基于用友資產(chǎn)管理系統(tǒng)的設(shè)備信息化管理平臺建設(shè)與應(yīng)用

劉平

隨著企事業(yè)單位資產(chǎn)規(guī)模的增大，傳統(tǒng)的資產(chǎn)管理模式已不能適應(yīng)發(fā)展需要。無錫市公共實訓(xùn)基地資產(chǎn)管理系統(tǒng)是基于用友資產(chǎn)管理系統(tǒng)開發(fā)建設(shè)的，通過相關(guān)功能模塊的配置與應(yīng)用，實現(xiàn)了資產(chǎn)管理的信息化、科學(xué)化、精細化，大大提高了管理效率。

無錫市公共實訓(xùn)基地作為政府投入建設(shè)的公益性培訓(xùn)平臺，隨著建設(shè)和發(fā)展的推進，資產(chǎn)規(guī)模日益龐大，種類繁多，存放地點分散，傳統(tǒng)的資產(chǎn)管理方式已不能適應(yīng)發(fā)展要求。為實現(xiàn)資產(chǎn)管理各環(huán)節(jié)的信息化管理，無錫市公共實訓(xùn)基地使用了用友資產(chǎn)管理系統(tǒng)，根據(jù)實際情況對相關(guān)功能模塊進行了開發(fā)配置，以滿足使用要求。

一、系統(tǒng)初始數(shù)據(jù)設(shè)置

系統(tǒng)使用前，首先需要輸入初始化信息，包括人員、組織結(jié)構(gòu)、設(shè)備類別、位置、用戶權(quán)限等信息。

（一）人員信息

人員信息包括：編碼、姓名、所屬部門等。組織結(jié)構(gòu)信息包括：組織編碼、組織名稱、下設(shè)部門等。

（二）設(shè)備類別

設(shè)備類別包括：土地、房屋及構(gòu)筑物，通用設(shè)備、專用設(shè)備、家具用具、電子產(chǎn)品及通信設(shè)備等分類。用戶可以根據(jù)實際情況添加、刪除分類及其子類。

（三）位置

位置是指設(shè)備的存放地點，根據(jù)實際情況分別設(shè)置了樓號、樓層、及房間，為每個存放地點設(shè)置了唯一編碼（如圖1所示）。

（四）用戶

用戶是指系統(tǒng)的操作者，用戶信息包括：用戶編碼、名稱、登錄密碼、身份（與其對應(yīng)人員信息關(guān)聯(lián)）、角色及其對應(yīng)權(quán)限。用戶的登錄密碼，由系統(tǒng)隨機生成，首次登陸時，需修改密碼。角色包括：系統(tǒng)管理員、領(lǐng)導(dǎo)、庫管員、采購員、實訓(xùn)管理員。其中實訓(xùn)管理員是設(shè)備的直接責任人，負責設(shè)備信息的維護、設(shè)備采購、入庫、維修等環(huán)節(jié)的操作，其具體職責如圖2所示。

二、設(shè)備登記卡片信息維護

設(shè)備卡片記載設(shè)備的基本信息，設(shè)備與卡片一一對應(yīng)，主要包括：設(shè)備編號、設(shè)備名稱、使用部門、設(shè)備類別、位置、價值、投用日期、錄入日期、規(guī)格、型號等。

（一）設(shè)備新增

設(shè)備新增可以單條紀錄直接錄入，也可通過Excel批量導(dǎo)入。單次錄入設(shè)備條目數(shù)較少時，可選擇直接錄入，在設(shè)備卡片界面選擇“新增”功能下的“自制”即可。設(shè)備條目數(shù)較多時，可選擇批量導(dǎo)入。在設(shè)備卡片的“導(dǎo)入導(dǎo)出”功能中選擇“Excel導(dǎo)出”即可導(dǎo)出模板，然后在模板中批量輸入設(shè)備信息。輸入完畢后，在設(shè)備卡片的“導(dǎo)入導(dǎo)出”功能中選擇“Excel導(dǎo)入”，選擇已錄入設(shè)備信息的Excel文件，即可實現(xiàn)批量設(shè)備信息導(dǎo)入。

（二）設(shè)備信息查詢

在設(shè)備卡片中選擇“查詢”功能，輸入查詢條件，即可查詢到滿足條件的設(shè)備信息。值的一提的是，對于新增設(shè)備，除了在系統(tǒng)中錄入設(shè)備信息外，還需要打印“新增設(shè)備交接表”，由設(shè)備負責人簽字確認。根據(jù)此需求，我們在系統(tǒng)的輸出模板中，設(shè)置了“新增設(shè)備交接表”打印模板。這樣用戶在設(shè)備卡片查詢界面中，點擊“打印”功能下的打印清單，即可打印新增設(shè)備交接表，如圖3所示。打印模板可在模板編輯中進行編輯，具體操作為：在動態(tài)建模平臺？客戶化配置？模板設(shè)置-集團中選擇：資產(chǎn)管理？資產(chǎn)信息管理？設(shè)備卡片？輸出模板中點擊“打印清單”，即可進入模板編輯器，進行該模板的配置，如圖4所示。

系統(tǒng)還允許將查詢到的設(shè)備信息，以Excel文件的形式導(dǎo)出系統(tǒng)。在資產(chǎn)管理？資產(chǎn)信息管理？設(shè)備臺賬中點擊查詢功能，輸入查詢條件，即可查詢到所需的設(shè)備信息。然后在打印功能中，選擇輸出為Excel文件，即可實現(xiàn)設(shè)備臺賬的輸出。

三、設(shè)備維修

為實現(xiàn)設(shè)備維修過程的信息化、精細化管理，同時便于后期對設(shè)備歷史維修情況的查詢，我們在系統(tǒng)中配置了設(shè)備維修流程，實現(xiàn)設(shè)備維修過程在系統(tǒng)中留痕。具體流程是：實訓(xùn)管理員作為設(shè)備的直接負責人，先就需維修的設(shè)備制作維修工單，維修過程如需領(lǐng)用物料，則填寫計劃物料；然后由技術(shù)部門對需維修情況進行審核，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準后，倉庫員進行“材料出庫”，并從系統(tǒng)中打印材料出庫單，由領(lǐng)料員簽字確認；維修完成后，由實訓(xùn)管理員填寫維修情況，并流轉(zhuǎn)設(shè)備使用部門對設(shè)備維修情況進行確認，最后由實訓(xùn)管理員驗收確認。具體的工作流配置，如圖5所示。

四、零備件采購

在設(shè)備維修、使用過程中，經(jīng)常需要采購相關(guān)零備件，種類、數(shù)量繁多，大部分零備件單價不大，但日積月累下來量較多，總額就大了。為實現(xiàn)對零備件采購、入庫流程的有序管理，我們在系統(tǒng)中配置了相關(guān)流程：由實訓(xùn)管理員制請購單，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后，實訓(xùn)管理員將該請購單轉(zhuǎn)為采購單；然后線下進行采購，采購?fù)瓿珊?，實?xùn)管理員進行到貨單維護，到貨驗收；驗收完成后，進行入庫操作，倉庫員簽收。具體流程，如圖6所示。這里的請購單需要領(lǐng)導(dǎo)審批，則需要配置審批流：實訓(xùn)管理員制單后，由其部門負責人審批，如圖7所示。

五、設(shè)備借用歸還

之前的設(shè)備借用歸還，是采用手工借條的形式，若借用時間長了，容易遺忘。特別是在設(shè)備管理責任人更換，又沒有做好借條交接時，就容易導(dǎo)致賬實不符，甚至設(shè)備遺失。為了實現(xiàn)設(shè)備借用歸還的有效管理，我們在系統(tǒng)中配置了設(shè)備借用歸還流程，如圖8所示。

具體流程如下：

設(shè)備借用時，實訓(xùn)管理員制作“借用申請”單，填寫借用設(shè)備的相關(guān)信息，再由該設(shè)備區(qū)域維管單位確認申請，然后可以打印出“實訓(xùn)資源借用轉(zhuǎn)移單”，簽字確認，這樣可以實現(xiàn)紙質(zhì)流程與電子流程同步?！皩嵱?xùn)資源借用轉(zhuǎn)移單”是根據(jù)單位實際情況，在輸出模板編輯中進行配置的，借用設(shè)備的一些信息通過系統(tǒng)變量從系統(tǒng)中讀取，包括：借用人、部門、填表時間、設(shè)備名稱、設(shè)備編號、設(shè)備型號、數(shù)量、審批意見、原存放地、現(xiàn)存放地等。如圖9所示。

實訓(xùn)管理員把借用申請單轉(zhuǎn)為資產(chǎn)借用單，資產(chǎn)借用單上的“使用位置”必須填寫為“原存放地”，否則按原存放地查詢該設(shè)備時，就查詢不到了。我們變通地把設(shè)備的“現(xiàn)存放地”填寫在“備注”里。

設(shè)備歸還時，實訓(xùn)管理員制借用歸還單，并由借出維管單位確認。同時，從系統(tǒng)打印一張借用歸還單，簽字后與之前的借用單一起歸檔。

配置了工作流后，工作流在執(zhí)行過程中，工作任務(wù)里會有相關(guān)通知信息，通知下一步的操作者進行相應(yīng)的操作，這樣可以提高溝通效率。

六、耗材出入庫

除了一卡一物的固定資產(chǎn)，還有大量的耗材、零備件需要管理。我們開發(fā)了系統(tǒng)中的庫存管理來實現(xiàn)對耗材的出入庫管理，這樣耗材使用情況在系統(tǒng)中可隨時查詢，大大提高了管理效率。

（一）新增物料

首先要添加物料的基本分類，具體操作為：在動態(tài)建模？基礎(chǔ)數(shù)據(jù)？物料基本分類-集團）中添加物料基本分類。然后在物料-業(yè)務(wù)單元中新增物料，填寫物料名稱、編號、型號、計量單位等信息。

（二）物料分配

對于新增的物料需要做分配，可在物料-業(yè)務(wù)單元？分配中選擇“向?qū)Х峙洹?，根?jù)提示完成操作。

（三）入庫

物料信息準備好后，就可以進行相關(guān)物料的入庫操作。新增一條入庫記錄，填寫入庫物料的信息，包括倉庫名稱、出入庫類型、業(yè)務(wù)員、部門，物料名稱，數(shù)量等，并打印入庫單，簽字確認。

（四）出庫

在需要領(lǐng)用物料時，需要進行出庫操作。新增一條出庫記錄，填寫出庫物料信息，保存后從系統(tǒng)中打印“庫存材料出庫單”出來，由領(lǐng)用人簽字。

（五）庫存量查詢

物料信息錄入系統(tǒng)后，即可實現(xiàn)庫存量、出入庫情況等方面的信息查詢。具體操作為：在供應(yīng)鏈？庫存管理？現(xiàn)存量中，點擊“查詢”，設(shè)定查詢條件，即可查詢到需要的物料信息。

隨著該信息化管理平臺的建設(shè)與應(yīng)用，我們有效地實現(xiàn)了設(shè)備管理各環(huán)節(jié)的高效管理。設(shè)備信息全部錄入系統(tǒng)，實現(xiàn)一卡一物，方便查詢，便于清點，為實現(xiàn)“賬實相符”提供了基礎(chǔ)；設(shè)備維修實現(xiàn)審批、物料領(lǐng)用、維修驗收等環(huán)節(jié)的信息化管理，避免了不必要的維修，并提高了維修效率；設(shè)備借用歸還，實現(xiàn)系統(tǒng)留痕，有據(jù)可查，并在接近歸還時間進行提醒，確保了設(shè)備“物歸原主”；零備件采購管理及出入庫操作，實現(xiàn)了流程在使用者、管理者、倉庫管理員之間的自動流轉(zhuǎn)，并提供了便捷的查詢服務(wù)，大大提高了工作效率。

作者單位：無錫市高技能人才公共實訓(xùn)管理服務(wù)中心