中央高?；究蒲袠I(yè)務(wù)費(fèi)項目管理信息系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)

劉海峰 劉春 廖冠琳等

摘 ? 要：通過調(diào)查同濟(jì)大學(xué)基本科研業(yè)務(wù)費(fèi)項目管理用戶需求和分析項目管理業(yè)務(wù)流程，文章設(shè)計并實現(xiàn)了同濟(jì)大學(xué)基本科研業(yè)務(wù)費(fèi)項目管理信息系統(tǒng)，目標(biāo)是解決中央高?；究蒲袠I(yè)務(wù)費(fèi)項目管理過程中存在的手工錄入信息出錯、信息孤島和工作效率低的問題，從而推動學(xué)校科研管理信息化建設(shè)進(jìn)程，提升科研管理服務(wù)質(zhì)量，為國內(nèi)科研院所和兄弟高校推進(jìn)基本科研業(yè)務(wù)費(fèi)項目管理信息化建設(shè)提供參考。

關(guān)鍵詞：基本科研業(yè)務(wù)費(fèi);項目管理;信息系統(tǒng)

中圖分類號：G644;G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1673-8454（2020）05-0057-04

一、引言

自2009年開始，為貫徹落實《國家中長期科學(xué)和技術(shù)發(fā)展規(guī)劃綱要（2006-2020年）》，完善高?？蒲薪?jīng)費(fèi)投入制度，提高高校的自主創(chuàng)新能力和高層次人才培養(yǎng)能力，中央財政設(shè)立中央高?；究蒲袠I(yè)務(wù)費(fèi)（簡稱“基本科研業(yè)務(wù)費(fèi)”）專項資金。[1]基本科研業(yè)務(wù)費(fèi)的使用和管理實行項目制。目前，同濟(jì)大學(xué)基本科研業(yè)務(wù)費(fèi)項目分六大類，包括青年人才培育類、重點(diǎn)項目培育類、學(xué)科交叉預(yù)研類、國際合作與交流類、智庫和學(xué)術(shù)影響類、科技創(chuàng)新與科普類。每一大類項目由學(xué)校不同職能部門完成管理?；究蒲袠I(yè)務(wù)費(fèi)項目管理實行全過程控制，包括項目申報、項目評審、項目立項、經(jīng)費(fèi)撥款、過程管理、年度執(zhí)行情況檢查、項目結(jié)題、績效評價等。科研管理部是學(xué)?；究蒲袠I(yè)務(wù)費(fèi)專項資金的牽頭主管部門，負(fù)責(zé)會同相關(guān)職能部門進(jìn)行項目管理，并每年按教育部要求報送經(jīng)費(fèi)使用及績效自評報告。[2]

隨著學(xué)校持續(xù)推進(jìn)一流大學(xué)建設(shè)，基本科研業(yè)務(wù)費(fèi)項目數(shù)量和經(jīng)費(fèi)持續(xù)增長，項目管理難度加大，一些問題日益突出，其中跨校區(qū)業(yè)務(wù)辦理問題、手工處理與數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化問題和科研系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)相互獨(dú)立不互通問題較為嚴(yán)峻，給學(xué)?？蒲腥藛T和管理人員帶來了很大困擾。傳統(tǒng)的管理模式已無法滿足復(fù)雜的科研管理工作需求，而隨著科技的進(jìn)步及計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)的快速發(fā)展，使信息的收集、統(tǒng)計和交換更加簡單方便。為此，我們采用Web應(yīng)用前端開發(fā)技術(shù)和以MVVM為基礎(chǔ)框架，使用Python 3.7.0和Ruby on Rails等作為開發(fā)語言及管理工具，MySQL 5.7.21和Redis 4.0.1等作為后臺數(shù)據(jù)庫，設(shè)計并實現(xiàn)了同濟(jì)大學(xué)基本科研業(yè)務(wù)費(fèi)項目管理信息系統(tǒng)。[3]

二、基本科研業(yè)務(wù)費(fèi)項目管理信息系統(tǒng)的開發(fā)目標(biāo)

本系統(tǒng)開發(fā)的目標(biāo)是通過與學(xué)校信息中心、財務(wù)系統(tǒng)信息對接，為學(xué)?？蒲泄芾聿块T、項目業(yè)務(wù)主管部門、項目所屬院系和科研人員開發(fā)方便使用的基本科研業(yè)務(wù)費(fèi)項目管理信息系統(tǒng)，一方面使用計算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)替代傳統(tǒng)的手工或者借助Excel等辦公軟件對項目進(jìn)行管理，解決錄入和計算錯誤、工作效率低等問題;另一方面為廣大科研人員和管理人員提供一個快捷的管理、瀏覽和查詢信息的平臺。[4]

系統(tǒng)用戶角色和功能分為如下六個層次：①項目分管領(lǐng)導(dǎo)，負(fù)責(zé)基本科研業(yè)務(wù)費(fèi)項目總體管理，對項目專職主管的業(yè)務(wù)進(jìn)行審核。②項目專職主管，負(fù)責(zé)基本科研業(yè)務(wù)費(fèi)項目具體工作組織協(xié)調(diào)，對項目業(yè)務(wù)主管草擬的通知、公示等項目管理文檔進(jìn)行審核，并在教育部項目信息報送要求方面按年度編制項目信息表。③項目業(yè)務(wù)主管，按項目一級分類分管項目的申報、評審、立項、撥款和執(zhí)行監(jiān)管等工作，負(fù)責(zé)草擬通知、公示等項目管理文檔，并審核項目申請表、計劃任務(wù)書等項目技術(shù)文檔。同一大類的項目允許有多個業(yè)務(wù)主管，同一用戶可以負(fù)責(zé)多個大類項目，且具有相同的處理權(quán)限。④院系科研分管領(lǐng)導(dǎo)，負(fù)責(zé)審核項目所屬院系項目申請表、計劃任務(wù)書等項目技術(shù)文檔，可以設(shè)置院系科研秘書角色，授權(quán)其負(fù)責(zé)項目管理。⑤院系科研秘書，協(xié)助院系科研分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)項目管理，院系科研秘書和院系科研分管領(lǐng)導(dǎo)具有相同審核操作權(quán)限。⑥普通用戶/項目負(fù)責(zé)人，學(xué)校教職工的默認(rèn)角色，可以登錄系統(tǒng)查看通知公告、申請項目和管理個人所負(fù)責(zé)項目。

本系統(tǒng)主要實現(xiàn)如下目標(biāo)：①對基本科研業(yè)務(wù)費(fèi)項目進(jìn)行全過程控制;②基本科研業(yè)務(wù)費(fèi)項目申請表、計劃任務(wù)書等項目技術(shù)文檔的生成、打印、輸出和審核功能;③基本科研業(yè)務(wù)費(fèi)項目申報通知、立項公示等項目管理文檔的草擬、審核和發(fā)布功能;④基本科研業(yè)務(wù)費(fèi)項目數(shù)據(jù)匯總統(tǒng)計和查詢功能;⑤教職工本人和項目所屬院系承擔(dān)基本科研業(yè)務(wù)費(fèi)項目信息和經(jīng)費(fèi)使用情況查詢;⑥支持各種主流瀏覽器，具有友好的用戶使用界面;⑦對用戶輸入的數(shù)據(jù)，系統(tǒng)進(jìn)行嚴(yán)格的數(shù)據(jù)校驗，排除手工錄入錯誤;⑧要求系統(tǒng)的數(shù)據(jù)保密性強(qiáng)，通過為每個用戶設(shè)置使用權(quán)限來實現(xiàn);⑨系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定、安全可靠。

三、基本科研業(yè)務(wù)費(fèi)項目管理業(yè)務(wù)流程分析

根據(jù)同濟(jì)大學(xué)中央高?；究蒲袠I(yè)務(wù)費(fèi)項目有關(guān)管理辦法和從工作實際出發(fā)，在充分考慮學(xué)校內(nèi)部管理體系、資源共享、信息交換等方面的復(fù)雜需求基礎(chǔ)上，可以分析描述基本科研業(yè)務(wù)費(fèi)項目申報、立項、撥款、年度執(zhí)行情況檢查和結(jié)題驗收等的全過程管理業(yè)務(wù)流程，由于篇幅限制，本文僅對項目申報和理想管理業(yè)務(wù)流程做分析描述。

1.項目申報管理業(yè)務(wù)流程分析

項目申報管理業(yè)務(wù)流程圖如圖1所示，業(yè)務(wù)流程分析描述如下：項目業(yè)務(wù)主管發(fā)起草擬項目申報通知操作，項目專職主管和項目分管領(lǐng)導(dǎo)依次審核通過后，普通用戶可以查看項目申報通知。普通用戶填寫項目申請表后報送項目所屬院系審核，院系科研分管領(lǐng)導(dǎo)或院系科研秘書和項目業(yè)務(wù)主管依次審核項目申請表內(nèi)容，項目業(yè)務(wù)主管在審核項目申請表后編制項目申請匯總表，并組織下一步項目評審，項目申報管理業(yè)務(wù)流程結(jié)束。

2.項目立項管理業(yè)務(wù)流程分析

項目立項管理業(yè)務(wù)流程如圖2所示，該業(yè)務(wù)流程分析描述如下：項目業(yè)務(wù)主管發(fā)起草擬項目立項公示操作，項目立項公示內(nèi)容分別通過項目專職主管和項目分管領(lǐng)導(dǎo)審核后公開發(fā)布，普通用戶可以查看項目立項公示。待公示期滿，項目業(yè)務(wù)主管發(fā)布項目批準(zhǔn)通知給項目負(fù)責(zé)人，項目負(fù)責(zé)人根據(jù)項目批準(zhǔn)通知意見填寫項目計劃任務(wù)書，并報送項目所屬院系審核，院系科研分管領(lǐng)導(dǎo)或院系科研秘書和項目業(yè)務(wù)主管依次審核項目計劃任務(wù)書內(nèi)容，項目業(yè)務(wù)主管在審核項目計劃任務(wù)書后編制項目信息表，并組織下一步申請撥款，項目立項管理業(yè)務(wù)流程結(jié)束。

四、基本科研業(yè)務(wù)費(fèi)項目管理信息系統(tǒng)功能設(shè)計

通過用戶需求調(diào)查和業(yè)務(wù)流程分析，可以建立基本科研業(yè)務(wù)費(fèi)項目管理信息系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)圖，如圖3所示。該系統(tǒng)功能模塊包括通知公告模塊、我的項目模塊、我的任務(wù)模塊、我的審核模塊、系統(tǒng)設(shè)置模塊、統(tǒng)計報表模塊。各模塊功能如下：①通知公告模塊，普通用戶可以在網(wǎng)上查看項目申報通知和立項公示等項目管理文檔。②我的項目模塊，普通用戶和項目負(fù)責(zé)人可以在網(wǎng)上完成添加、修改、刪除、生成和下載項目申請表、計劃任務(wù)書等項目技術(shù)文檔操作。③我的任務(wù)模塊，項目業(yè)務(wù)主管可以在網(wǎng)上完成添加、修改、刪除項目申報通知、立項公示和申請撥款等操作。④我的審核模塊，院系科研分管領(lǐng)導(dǎo)、院系科研秘書、項目業(yè)務(wù)主管可以在網(wǎng)上完成項目申請表、計劃任務(wù)書等項目技術(shù)文檔審核操作。項目專職主管、項目分管領(lǐng)導(dǎo)可以在網(wǎng)上完成項目申報通知、立項公示等項目管理文檔審核操作。⑤系統(tǒng)設(shè)置模塊，項目專職主管等用戶可以在網(wǎng)上完成用戶角色管理、組織機(jī)構(gòu)管理、項目分類管理、業(yè)務(wù)審查規(guī)則管理等操作。⑥統(tǒng)計報表，項目專職主管和院系科研分管領(lǐng)導(dǎo)、院系科研秘書可以在網(wǎng)上查詢、下載項目申請匯總表和項目信息表等操作。

五、基本科研業(yè)務(wù)費(fèi)項目管理信息系統(tǒng)主要功能介紹

1.我的項目

（1）項目申請書

該模塊對項目申請表信息進(jìn)行顯示、添加、修改、刪除、生成和下載pdf文檔。用戶在添加項目申請信息“基本情況”、“可行性方案”、“經(jīng)費(fèi)預(yù)算表”、“附件列表”后，系統(tǒng)會自動生成唯一的項目申請表編號。填寫完成后系統(tǒng)自動生成pdf文檔供下載。項目申請表必須在規(guī)定的填報起止時間內(nèi)提交審核才是有效的。申請書填報頁面如圖4所示。

（2）項目計劃任務(wù)書

該模塊對項目計劃任務(wù)書信息進(jìn)行顯示、添加、修改、刪除、生成和下載pdf文檔。項目計劃任務(wù)書由項目第一申請人負(fù)責(zé)填寫，系統(tǒng)自動填寫項目申請表中的資料，減少重復(fù)提交，項目負(fù)責(zé)人只需填寫“主要任務(wù)和目標(biāo)”、“年度研究計劃”、“考核指標(biāo)”和“主要研究人員”等信息。填寫完成后系統(tǒng)自動生成pdf文檔供下載。項目計劃任務(wù)書必須在規(guī)定的填報起止時間內(nèi)提交審核才是有效的。

2.我的任務(wù)

（1）草擬申報通知

該模塊提供草擬、編輯、刪除申報通知功能，由項目業(yè)務(wù)主管按年度草擬項目申報通知，設(shè)置項目申報起止時間，并可以根據(jù)業(yè)務(wù)規(guī)則庫的條件設(shè)置形式審查規(guī)則內(nèi)容和規(guī)則參數(shù)，如限項要求、年齡要求、職稱要求等。在填報項目申請書時，系統(tǒng)會對科研人員進(jìn)行形式審查，不符合條件的不允許申請。

（2）草擬立項公示

該模塊提供草擬、編輯、刪除立項公示功能，項目評審結(jié)束后，由項目業(yè)務(wù)主管草擬立項公示，內(nèi)容包括標(biāo)題、公示內(nèi)容、設(shè)置公示起止時間，并篩選已經(jīng)通過項目評審擬立項資助的若干項目，檢查無誤后提交審核。

3.我的審核

（1）項目申報審核

該模塊提供項目申請表查詢和審核功能。項目申報審核由院系科研分管領(lǐng)導(dǎo)或院系科研秘書和項目業(yè)務(wù)主管依次進(jìn)行，可以選擇批量審核或者逐項審核，任何一級審核不通過則返回申請人修改或終止申請，系統(tǒng)自動記錄各審核環(huán)節(jié)的時間、意見、審核結(jié)論和審核人等信息。

（2）項目審核

該模塊提供項目計劃任務(wù)書、年度執(zhí)行情況報告、結(jié)題報告等項目技術(shù)文檔查詢和審核功能。項目年度執(zhí)行情況報告審核由院系科研分管領(lǐng)導(dǎo)或院系科研秘書和項目業(yè)務(wù)主管依次進(jìn)行，可以選擇批量審核或者逐項審核，任何一級審核不通過則返回第一項目負(fù)責(zé)人修改或終止執(zhí)行，系統(tǒng)自動記錄各審核環(huán)節(jié)的時間、意見、審核結(jié)論和審核人等信息。

（3）申報通知審核

該模塊提供項目申報通知、立項公示、年度執(zhí)行情況檢查通知等項目管理文檔查詢和審核功能。項目申報通知審核由項目業(yè)務(wù)主管和項目分管領(lǐng)導(dǎo)依次進(jìn)行，任何一級審核不通過則返回項目業(yè)務(wù)主管修改或終止執(zhí)行，系統(tǒng)自動記錄各審核環(huán)節(jié)的時間、意見、審核結(jié)論和審核人等信息。

4.系統(tǒng)設(shè)置

本系統(tǒng)設(shè)置包括用戶職能角色設(shè)置、組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、項目分類設(shè)置、規(guī)則庫和失信人員名單設(shè)置和郵件通知模板設(shè)置。

六、結(jié)束語

同濟(jì)大學(xué)中央高校基本科研業(yè)務(wù)費(fèi)項目信息管理系統(tǒng)自2018年10月上線以來，生成各類項目文檔3000余項，累計用戶訪問量15000余次，為科研人員提供了便捷，受到了廣泛好評，用戶滿意度總體良好。由于基本科研業(yè)務(wù)費(fèi)項目管理信息系統(tǒng)上線不久，用戶還需時間對基本科研業(yè)務(wù)費(fèi)項目管理信息系統(tǒng)的具體操作流程進(jìn)行熟悉。另外，基本科研業(yè)務(wù)費(fèi)項目管理信息系統(tǒng)的系統(tǒng)兼容性還需進(jìn)一步調(diào)試和完善，系統(tǒng)開發(fā)團(tuán)隊將根據(jù)用戶的反饋意見不斷改善升級，以期為廣大用戶提供更為高效便捷的服務(wù)。一流大學(xué)離不開一流信息化保障，基本科研業(yè)務(wù)費(fèi)項目管理信息系統(tǒng)是學(xué)校信息化建設(shè)的重要組成部分?；赪eb的基本科研業(yè)務(wù)費(fèi)項目管理信息系統(tǒng)的開發(fā)必將極大地提高項目管理的效率，兌現(xiàn)“讓信息多跑路、讓群眾少跑腿”的承諾，進(jìn)而提升科研管理服務(wù)質(zhì)量，推動高校科研管理信息化建設(shè)的進(jìn)程，實現(xiàn)高校科研信息管理的科學(xué)化、規(guī)范化、高效化。

參考文獻(xiàn)：

[1]財教[2016]277號.關(guān)于印發(fā)《中央高?；究蒲袠I(yè)務(wù)費(fèi)管理辦法》的通知[Z].

[2]同濟(jì)大學(xué)“中央高?；究蒲袠I(yè)務(wù)費(fèi)”專項資金管理辦法（同濟(jì)財[2018]3號）[EB/OL].[2018-02-08]. http：//tjcwc.#edu.cn/index.php？classid=9717&newsid=17487&t=show.

[3]王盾，李季.面向需求的農(nóng)業(yè)科研管理信息系統(tǒng)的研發(fā)設(shè)計探討——以寧夏農(nóng)林科學(xué)院為例[J].農(nóng)業(yè)圖書情報學(xué)刊，2014（3）：31.

[4]蔣君.基于SOA的高校實驗室管理系統(tǒng)的設(shè)計與開發(fā)[D].成都：電子科技大學(xué)，2012：11.

（編輯：王天鵬）