新形勢下如何有效控制會(huì)議經(jīng)費(fèi)

張成棟 趙恩宏

【摘 要】召開會(huì)議需要經(jīng)費(fèi)支撐，如何讓會(huì)議經(jīng)費(fèi)的管理者和使用者在管控和使用上達(dá)成一致，是擺在大家面前最現(xiàn)實(shí)的問題。會(huì)議經(jīng)費(fèi)的組成、標(biāo)準(zhǔn)和管理各單位都不盡相同，論文針對會(huì)議經(jīng)費(fèi)的管控給出了很好的建議。

【Abstract】Holding a conference needs funding support. How to make the managers and users of conference funding reach an agreement on control and use is the most realistic problem in front of us. The composition， standard and management of conference funding vary from unit to unit. This paper gives good suggestions for the control of conference funding.

【關(guān)鍵詞】會(huì)議;會(huì)議經(jīng)費(fèi);標(biāo)準(zhǔn);分類;管理

【Keywords】conference; conference funding; standard; classification; management

【中圖分類號】F812.3? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章編號】1673-1069 （2020） 01-0134-02

1 引言

會(huì)議經(jīng)費(fèi)的管控一直是黨政機(jī)關(guān)、國有企業(yè)的一個(gè)難題，尤其是中央八項(xiàng)規(guī)定出臺(tái)以來，對精簡會(huì)議數(shù)量、壓縮會(huì)議費(fèi)用等方面提出了明確的要求。堅(jiān)持厲行節(jié)約、反對浪費(fèi)、規(guī)范簡樸、務(wù)實(shí)高效是當(dāng)今會(huì)議組織的基本原則。

2 會(huì)議經(jīng)費(fèi)的組成

從人類有文明記載以來，會(huì)議一直都是組織機(jī)構(gòu)加強(qiáng)管理、政策宣貫、溝通交流的重要手段，會(huì)議是一種普遍的社會(huì)現(xiàn)象，凡是有組織的地方都會(huì)有會(huì)議。召開會(huì)議是需要條件的，會(huì)議的基本要素包括參加人、場地、食宿、議程、資料等，高端會(huì)議對場地、食宿、資料等會(huì)有更高的要求?，F(xiàn)代社會(huì)舉辦會(huì)議，無論會(huì)議大小，會(huì)議形式，或多或少都需要經(jīng)費(fèi)做支撐。

目前黨政機(jī)關(guān)、國有企業(yè)的年度預(yù)算中，大部分都會(huì)列支會(huì)議經(jīng)費(fèi)，年度會(huì)議經(jīng)費(fèi)一般情況是根據(jù)上年度的會(huì)議數(shù)量及本年度的具體業(yè)務(wù)測算出來的。會(huì)議經(jīng)費(fèi)大致可以分為場租費(fèi)、餐費(fèi)、住宿費(fèi)、租車費(fèi)、廣告費(fèi)、資料費(fèi)、評審費(fèi)、講課費(fèi)等。按照“管用分開”原則，大部門單位的會(huì)議經(jīng)費(fèi)使用者和管理者不是同一人或同一部門。如何讓會(huì)議費(fèi)的管理者和使用者在管控和使用上達(dá)成一致，是擺在單位面前最現(xiàn)實(shí)的問題。論文依據(jù)多年的工作經(jīng)驗(yàn)和有關(guān)規(guī)定，將會(huì)議經(jīng)費(fèi)分為了會(huì)議費(fèi)和住宿費(fèi)。

其中，比較明確的是住宿費(fèi)，所謂住宿費(fèi)，就是通常所說的“房費(fèi)”，各單位對住宿費(fèi)的標(biāo)準(zhǔn)基本都有明確的規(guī)定，根據(jù)本單位費(fèi)用的情況和會(huì)議所在城市可以確定住宿費(fèi)的上限，并且住宿費(fèi)絕大部分是參會(huì)者自己墊付，會(huì)議結(jié)束后回所在單位報(bào)銷。個(gè)別沒有單位的人員，例如邀請的專家學(xué)者，他們的住宿費(fèi)要計(jì)入會(huì)議經(jīng)費(fèi)里。如果單位會(huì)議經(jīng)費(fèi)充足，也可以承擔(dān)所有參會(huì)人員的住宿費(fèi)。

除了住宿費(fèi)用比較明確外，其他會(huì)議費(fèi)用支出就沒有嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)了，例如場租費(fèi)會(huì)因會(huì)場條件不同而不同，餐飲費(fèi)會(huì)因食材和季節(jié)不同而不同，交通費(fèi)會(huì)因車型和數(shù)量不同而不同，資料費(fèi)會(huì)因印刷質(zhì)量和數(shù)量不同而不同，并且會(huì)議舉辦過程中，還可能會(huì)產(chǎn)生一些意想不到的其他費(fèi)用。筆者認(rèn)為，對于這些比較難以控制的費(fèi)用，以打包的方式控制總費(fèi)用比較合理。

會(huì)議經(jīng)費(fèi)主要包括兩個(gè)方面，一是住宿費(fèi)，二是除了住宿費(fèi)以外的其他會(huì)議費(fèi)。

3 會(huì)議經(jīng)費(fèi)的標(biāo)準(zhǔn)

會(huì)議經(jīng)費(fèi)到底定多少才算合理呢？這與會(huì)議的級別、地點(diǎn)及本單位的財(cái)政經(jīng)費(fèi)有很大關(guān)系。會(huì)議級別高，會(huì)場、車輛、餐飲、資料等標(biāo)準(zhǔn)自然會(huì)提高，反之標(biāo)準(zhǔn)就會(huì)下降;由于各城市間的消費(fèi)水平不同，即使是同級別的會(huì)議在不同城市舉辦，費(fèi)用也會(huì)大相徑庭;會(huì)議經(jīng)費(fèi)還要符合國家、地方及企業(yè)內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)。

依據(jù)會(huì)議重要情況，論文建議將會(huì)議分為四個(gè)級別。例如，一類會(huì)議為本級主要領(lǐng)導(dǎo)出席的重要會(huì)議，如年度工作會(huì)議、領(lǐng)導(dǎo)干部會(huì)議等。二類會(huì)議為本級組織召開的年度專業(yè)會(huì)議、委員會(huì)會(huì)議，如安全環(huán)保會(huì)議、財(cái)經(jīng)會(huì)議等。三類會(huì)議為下級組織召開的業(yè)務(wù)會(huì)議，如技術(shù)交流會(huì)、產(chǎn)品發(fā)布會(huì)等。四類會(huì)議為根據(jù)工作需要召開的小型業(yè)務(wù)會(huì)議。

依據(jù)城市經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)程度和消費(fèi)水平，論文建議將會(huì)議費(fèi)分為三個(gè)臺(tái)階。第一級為北京、上海、廣州、深圳等一線城市，消費(fèi)水平是目前國內(nèi)最高的;第二級為其他直轄市、省會(huì)、經(jīng)濟(jì)特區(qū)及沿海開放城市，消費(fèi)水平在國內(nèi)處于中上等水平;第三級為其他一般地區(qū)，消費(fèi)水平在國內(nèi)處于較低水平。

會(huì)議類別和城市類別劃分之后，各單位就可以根據(jù)自己單位的財(cái)政情況確定具體的金額了。例如中國西部某政府部門根據(jù)自己的財(cái)政情況確定了一類、二類、三類、四類會(huì)議的標(biāo)準(zhǔn)分別為200、180、160、140四個(gè)檔次。

4 會(huì)議經(jīng)費(fèi)亂象產(chǎn)生的原因

規(guī)章制度存在漏洞。無章可遵守和有章不遵守是行政企事業(yè)單位會(huì)議活動(dòng)經(jīng)費(fèi)管理失的主要原因。地方政府未根據(jù)《中央國家機(jī)關(guān)會(huì)議費(fèi)管理辦法》相應(yīng)出臺(tái)地方會(huì)務(wù)活動(dòng)經(jīng)費(fèi)管理辦法，使各單位會(huì)務(wù)活動(dòng)管理形成“真空”，不同單位對會(huì)議活動(dòng)支出范圍，標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)模及審批流程無統(tǒng)一制度可遵循，造成會(huì)議經(jīng)費(fèi)支出無序、無度，內(nèi)容繁雜，浪費(fèi)嚴(yán)重。監(jiān)督不力。法律法規(guī)以及制度規(guī)定的條款不細(xì)化、不具體，造成違紀(jì)違規(guī)成本低廉，紀(jì)檢監(jiān)察、財(cái)政、審計(jì)等執(zhí)法部門即便查出問題，礙于制度設(shè)計(jì)障礙和處理處罰尺度難以掌握，多數(shù)選擇情況披露或口頭警示為主要方式，極少對違紀(jì)違規(guī)主體采取行政或司法處理。

5 會(huì)議經(jīng)費(fèi)的管理

按照目前國內(nèi)大部分政府部門或企業(yè)管理程序來說，會(huì)議經(jīng)費(fèi)的管理大致要分為預(yù)算、審批、使用、報(bào)銷四個(gè)階段。

按照事先制定的會(huì)議費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，承辦會(huì)議人員可根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)做一個(gè)大致的預(yù)算，例如，某公司要在北京召開公司的年度工作會(huì)議，按照公司會(huì)議分類為一類會(huì)議，會(huì)議標(biāo)準(zhǔn)為260元/人·天，預(yù)計(jì)參會(huì)人員為80人，會(huì)議召開天數(shù)為2天，那么本次會(huì)議的經(jīng)費(fèi)=260×80×2=41600元。

會(huì)議經(jīng)費(fèi)審批可按照組織機(jī)構(gòu)設(shè)定審批流程。例如，某公司的下屬部門要承辦一個(gè)公司級別的會(huì)議，承辦人提交會(huì)議經(jīng)費(fèi)后，首先由下屬部門的領(lǐng)導(dǎo)審批，再報(bào)公司會(huì)議經(jīng)費(fèi)管理部門審批，最后報(bào)公司財(cái)務(wù)部或公司領(lǐng)導(dǎo)審批。

會(huì)議經(jīng)費(fèi)審批之后，承辦人可與相應(yīng)的酒店或者會(huì)議機(jī)構(gòu)洽談具體事宜，會(huì)議費(fèi)用的組成有很多，要綜合考慮全部因素，把會(huì)議需要的餐飲、車輛、場租、資料等所有費(fèi)用都要一一計(jì)算清楚，嚴(yán)格控制各項(xiàng)費(fèi)用，確保會(huì)議結(jié)束時(shí)，所有的費(fèi)用總和不超過審批的會(huì)議經(jīng)費(fèi)。

會(huì)議結(jié)束后，承辦人要及時(shí)報(bào)銷會(huì)議費(fèi)用。為了規(guī)范會(huì)議費(fèi)的報(bào)銷，財(cái)務(wù)部門要認(rèn)真核對會(huì)議費(fèi)的具體支出。住宿費(fèi)單獨(dú)報(bào)銷，不占用會(huì)議費(fèi)。其他場租費(fèi)、運(yùn)輸費(fèi)、資料費(fèi)、餐飲費(fèi)等等，要提供具體明細(xì)，承辦人要提供會(huì)議簽到表，以便財(cái)務(wù)人員核對經(jīng)費(fèi)是否超支。

目前，很多政府部門或企事業(yè)單位信息化程度比較高，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段改進(jìn)會(huì)議形式，舉辦視頻會(huì)議是當(dāng)前的大趨勢。論文也建議將會(huì)議費(fèi)用的預(yù)算、審批、報(bào)銷等環(huán)節(jié)全部在系統(tǒng)內(nèi)完成。下圖可作為參考。

總之，會(huì)議經(jīng)費(fèi)是政府和企業(yè)管理中必不可缺的經(jīng)費(fèi)支出，管理人員要對會(huì)議經(jīng)費(fèi)的標(biāo)準(zhǔn)、預(yù)算、支出、報(bào)銷等環(huán)節(jié)嚴(yán)格把關(guān)，既要符合反對鋪張浪費(fèi)的總體要求，又要發(fā)揮會(huì)議的積極作用，讓會(huì)議成為管理政府和企業(yè)的有效手段。