新形勢(shì)背景下檔案管理方面現(xiàn)代化的有效途徑

郭文倩

【摘 要】新的歷史發(fā)展時(shí)期對(duì)檔案的管理工作有著更高的要求，在信息技術(shù)發(fā)展和科學(xué)技術(shù)沖擊的背景之下，為了能夠更好地發(fā)揮檔案管理的作用、進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，必須要對(duì)檔案管理的要求以及檔案管理的問(wèn)題進(jìn)行思考和探究，采取針對(duì)性的措施進(jìn)行創(chuàng)新和改革。論文主要針對(duì)新形勢(shì)背景下檔案管理現(xiàn)代化的有效途徑進(jìn)行探討。

【Abstract】The new historical development period has higher requirements for archive management， under the background of the development of information technology and the impact of science and technology， in order to give better play to the role of archive management and carry out the modernization of archive management， it is necessary to think about and explore the requirements of archive management and the problems of archive management， and take targeted measures to carry out innovation and reform. This paper mainly discusses the effective approaches of modernization of archive management in the new situation.

【關(guān)鍵詞】新形勢(shì);檔案管理現(xiàn)代化;途徑

【Keywords】new situation; modernization of archive management; approaches

【中圖分類(lèi)號(hào)】G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章編號(hào)】1673-1069 （2020） 01-0023-02

1 引言

作為行政工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，檔案管理工作通過(guò)對(duì)資料的收集、分類(lèi)、管理以及分析為企業(yè)和事業(yè)單位提供各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作和服務(wù)工作，檔案管理工作既有政治性質(zhì)也有服務(wù)性質(zhì)，可以通過(guò)對(duì)歷史文件和運(yùn)用信息的管理為企事業(yè)單位的正常運(yùn)營(yíng)提供有效數(shù)據(jù)支持，更好地配合單位的工作，幫助單位領(lǐng)導(dǎo)人員進(jìn)行決策。在新時(shí)代背景之下，要想提高企事業(yè)單位的工作效率，對(duì)檔案管理工作現(xiàn)代化的探索是不可或缺的。

2 當(dāng)前檔案管理工作存在的問(wèn)題和不足

2.1 檔案管理制度不科學(xué)、不系統(tǒng)

我國(guó)檔案管理工作一直以來(lái)都處于比較不受重視的地位，人們對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)存在偏差，雖然一直以來(lái)我國(guó)致力于檔案管理制度的改革，但是從實(shí)際情況來(lái)看仍然存在很多問(wèn)題。當(dāng)前檔案管理制度方面的不完善和不科學(xué)，直接限制了檔案資料作用的發(fā)揮，嚴(yán)苛的檔案查閱和調(diào)研的權(quán)限設(shè)置影響檔案的開(kāi)放性，極大地增加了公眾對(duì)檔案的使用難度。結(jié)合《保密法》的檔案密級(jí)需要合理的分類(lèi)歸檔紙質(zhì)檔案，通常情況下檔案不能涉及個(gè)人隱私檔案以及國(guó)家機(jī)密檔案，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和檔案管理行業(yè)的進(jìn)步，檔案歸類(lèi)工作需要更加細(xì)致和詳盡的劃分，目前國(guó)家規(guī)定的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)相對(duì)比較模糊，工作人員在很多特殊情況下難以準(zhǔn)確界定檔案的密級(jí)，影響檔案正常信息的公開(kāi)工作以及檔案的正常調(diào)閱和查詢(xún)[1]。

2.2 缺乏科學(xué)有效的檔案流程管理

在檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)過(guò)程中，很多檔案管理員工對(duì)信息化系統(tǒng)的應(yīng)用依然不夠了解，存在很多工作方面的不足，有的檔案管理人員認(rèn)為檔案管理工作僅僅就是簡(jiǎn)單的記錄、分類(lèi)和存儲(chǔ)，并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到現(xiàn)代檔案管理工作的重要意義，整體檔案業(yè)務(wù)水平難以滿足日益增長(zhǎng)的檔案管理需求?，F(xiàn)代化的檔案管理工作對(duì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)提出了更高的要求，檔案管理人員需要把握好機(jī)遇，不斷完善自己和提升自己。但是，由于我國(guó)檔案管理制度和檔案管理流程分配的問(wèn)題，導(dǎo)致檔案管理人員的培訓(xùn)和培養(yǎng)活動(dòng)難以有效落實(shí)，部門(mén)之間的溝通也存在一定的阻礙，影響檔案管理工作的順利開(kāi)展。另外，檔案管理過(guò)程不規(guī)范、不科學(xué)，很多檔案管理人員在檔案管理過(guò)程中存在較強(qiáng)的主觀性和隨意性，無(wú)法提高檔案管理水平，容易使檔案管理過(guò)程產(chǎn)生較多的事故[2]。

2.3 缺乏足夠的經(jīng)費(fèi)投入

檔案管理一直以來(lái)都沒(méi)有受到企事業(yè)單位的重視，首先，管理工作人員相對(duì)來(lái)說(shuō)文化水平較低，專(zhuān)業(yè)能力較差，責(zé)任心不強(qiáng)，對(duì)管理的內(nèi)容和管理流程不夠重視，從而導(dǎo)致企事業(yè)單位的檔案管理工作相對(duì)比較混亂，存在機(jī)密檔案泄露以及檔案隨意取用的問(wèn)題;其次，經(jīng)費(fèi)投入方面的不足使得很多檔案的管理環(huán)境和存儲(chǔ)環(huán)境相對(duì)較差，有的檔案受到長(zhǎng)期存儲(chǔ)時(shí)間以及惡劣存儲(chǔ)條件的影響，出現(xiàn)缺角和泛黃的問(wèn)題。企事業(yè)單位并沒(méi)有充分重視到檔案部門(mén)的管理與運(yùn)營(yíng)，過(guò)度追求經(jīng)濟(jì)效益的提升，將資金絕大多數(shù)都投入到生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)里面，相對(duì)于行政部門(mén)的資金支持就比較少，針對(duì)檔案部門(mén)的資金投入就更加少之又少。在缺乏資金支持的背景之下，企事業(yè)單位的檔案管理工作難以有效進(jìn)行電子信息化的升級(jí)和優(yōu)化，相關(guān)電子運(yùn)營(yíng)系統(tǒng)沒(méi)有專(zhuān)人負(fù)責(zé)維護(hù)，導(dǎo)致實(shí)際工作期間存在各種各樣的問(wèn)題，嚴(yán)重影響檔案管理效率和檔案管理質(zhì)量。

2.4 缺乏針對(duì)檔案管理現(xiàn)代化方面的準(zhǔn)備

檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)離不開(kāi)信息技術(shù)的支持，在將計(jì)算機(jī)系統(tǒng)引入到企事業(yè)單位檔案管理部門(mén)之后，需要有效修正原有檔案錯(cuò)誤和遺漏的信息，將原有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子信息檔案，做好充足的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備，并將其正確的錄入系統(tǒng)。在檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)之前，還需要對(duì)企業(yè)的歷史和發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行系統(tǒng)科學(xué)的了解，不能隨意進(jìn)行檔案的管理與輸入，為檔案管理工作創(chuàng)造良好的環(huán)境，但是從實(shí)際檔案管理準(zhǔn)備工作來(lái)看，存在固步自封問(wèn)題，檔案管理工作人員沒(méi)有結(jié)合企業(yè)事業(yè)單位的整體發(fā)展情況開(kāi)展檔案現(xiàn)代化建設(shè)，導(dǎo)致很多檔案管理工作難以順利的開(kāi)展，造成資金的浪費(fèi)和時(shí)間的浪費(fèi)[3]。

3 新形勢(shì)背景下檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的相關(guān)途徑

3.1 促進(jìn)資源共享

科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的迅猛進(jìn)步極大地改變了人們的生活方式和生產(chǎn)方式，提高了生產(chǎn)效率，將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理和檔案現(xiàn)代化建設(shè)過(guò)程中，能夠充分利用信息技術(shù)傳播速度快、查詢(xún)便捷、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方便優(yōu)勢(shì)，解決傳統(tǒng)檔案管理模式存在的問(wèn)題。利用信息技術(shù)的共享性，可以通過(guò)單個(gè)電腦網(wǎng)站進(jìn)行多家單位人員信息和資料信息的調(diào)用，減少了工作時(shí)間，降低了工作人員的工作量，提高了檔案管理效率。在進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的過(guò)程中，需要對(duì)資源共享平臺(tái)進(jìn)行進(jìn)一步的完善，通過(guò)簡(jiǎn)單的搜索為用戶提供專(zhuān)業(yè)可靠的服務(wù)。信息管理部門(mén)和檔案管理部門(mén)分屬企業(yè)行政管理的獨(dú)立部門(mén)，在檔案資料管理的過(guò)程中會(huì)存在一定的協(xié)調(diào)問(wèn)題。由于多個(gè)人員參與溝通和交流會(huì)影響工作效率以及信息的真實(shí)性，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和管理平臺(tái)的構(gòu)建可以使信息的獲取途徑更加便捷，對(duì)信息部門(mén)開(kāi)放信息檢索的權(quán)利，減少線下的交流溝通，提高部門(mén)之間的合作能力和協(xié)調(diào)能力，更好地完成企業(yè)事業(yè)單位的管理工作[4]。

3.2 增強(qiáng)檔案管理服務(wù)職能

檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件檔案信息存在較大差別，可以直接通過(guò)文件上傳和下載的方式進(jìn)行電子信息文件的創(chuàng)建，并將檔案信息內(nèi)容存檔保存在網(wǎng)站服務(wù)器中，避免檔案資源的流失，提高檔案資源管理的安全性和可靠性。用戶和審閱者在進(jìn)行檔案調(diào)閱的過(guò)程中，可以通過(guò)網(wǎng)頁(yè)的瀏覽進(jìn)行提問(wèn)溝通，極大地提升了檔案服務(wù)效率和服務(wù)質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化企業(yè)管理運(yùn)營(yíng)的需求。另外，在檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)時(shí)還需要為用戶提供共享的資源，實(shí)現(xiàn)資源的開(kāi)放性，通過(guò)創(chuàng)建公共專(zhuān)欄以及做好信息分類(lèi)的方式，使得用戶能夠更加方便地了解當(dāng)前政策以及企業(yè)的發(fā)展背景，以更好地參與到企業(yè)事業(yè)單位的建設(shè)與經(jīng)營(yíng)過(guò)程中。

3.3 填充和修復(fù)遺漏的檔案信息

原有的以人力為主的檔案管理工作存在很多管理漏洞，由于檔案管理工作人員工作量相對(duì)較大，導(dǎo)致很多遺漏和破損的信息未能得到及時(shí)的修復(fù)，檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)能夠利用計(jì)算機(jī)平臺(tái)進(jìn)行檔案信息的填補(bǔ)與修復(fù)，并可以及時(shí)和對(duì)應(yīng)員工進(jìn)行信息資料的核實(shí)，制定數(shù)字化的檔案管理流程，實(shí)現(xiàn)檔案的智能檢索以及智能管理，從而可以有效解決檔案漏洞修復(fù)問(wèn)題，保證檔案的真實(shí)性和完整性。在新形勢(shì)背景下開(kāi)展檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)過(guò)程中，需要不斷提高檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)和專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，將檔案設(shè)備維護(hù)管理的責(zé)任落實(shí)到人，提高工作人員的工作積極性，將紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案分開(kāi)管理，相互印證管理效率和管理質(zhì)量。檔案管理人員必須要按照信息化平臺(tái)的管理流程和管理要求科學(xué)地進(jìn)行批示，避免網(wǎng)絡(luò)資源的損壞和丟失，針對(duì)檔案管理工作進(jìn)行考核，制定行之有效的績(jī)效制度，提高工作人員的責(zé)任感，及時(shí)發(fā)現(xiàn)不利于檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的環(huán)節(jié)，并采取針對(duì)性的措施進(jìn)行解決，保證檔案管理工作的可持續(xù)性和合理性。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)是新形勢(shì)背景下檔案管理工作的必然要求，需要不斷加強(qiáng)對(duì)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)工作的支持，為企業(yè)和事業(yè)單位的發(fā)展創(chuàng)造良好的檔案管理環(huán)境，明確新形勢(shì)背景下檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)存在的問(wèn)題，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行改進(jìn)優(yōu)化，進(jìn)一步改善檔案管理模式和管理環(huán)境，特別是隨著新形勢(shì)的背景下，開(kāi)始逐漸進(jìn)入現(xiàn)代信息化，需要充分發(fā)揮信息資源管理的作用，全面提高檔案管理質(zhì)量。

【參考文獻(xiàn)】

【1】劉文玉.加快信息化建設(shè)是提升檔案管理現(xiàn)代化的有效途徑[J].科技信息，2018（11）：233+253.

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【3】張一楠.淺談區(qū)級(jí)檔案館實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的有效途徑[J].黑龍江史志，2018（23）：42-43.

【4】楊玉峰.簡(jiǎn)論加快實(shí)現(xiàn)科技檔案現(xiàn)代化管理的有效途徑[J].黑龍江史志，2018（07）：158.