現(xiàn)代企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀及改進(jìn)措施研究

崔 嵐

山西平陽重工機(jī)械有限責(zé)任公司科技創(chuàng)新部科技檔案室

一、簡述我國企業(yè)管理制度發(fā)展歷程

1.建國后計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期——檔案體制初現(xiàn)雛形。建國后我國各領(lǐng)域長期處于高度集中下的計(jì)劃管理模式，通過集中且管理模式為我國檔案管理奠定地基。宏觀方面表現(xiàn)為全國檔案工作將“集中統(tǒng)一管理國家檔案，維護(hù)檔案的完整與安全，便于國家各項(xiàng)工作的利用”確立為基本原則;微觀方面表現(xiàn)為當(dāng)時(shí)體制環(huán)境下，政府與企業(yè)是上下級(jí)關(guān)系，企業(yè)內(nèi)各部門直接與政府對(duì)應(yīng)部門對(duì)口設(shè)置，檔案管理以歸口管理模式，各部門直接接受政府上級(jí)對(duì)應(yīng)部門的指導(dǎo)。

計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期促進(jìn)了我國企業(yè)檔案體制初現(xiàn)雛形，但歸口管理模式導(dǎo)致企業(yè)各部門檔案管理各自指定，缺乏統(tǒng)一管理，專業(yè)化、科學(xué)化有所欠缺。

2.計(jì)劃經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型期——走向規(guī)范化、科學(xué)化。經(jīng)過計(jì)劃經(jīng)濟(jì)第一階段檔案管理宏觀模式的完善，我國企業(yè)檔案管理開始向程序化、專業(yè)化、科學(xué)化發(fā)展，這期間企業(yè)普遍業(yè)務(wù)水平、操作能力大幅提升，形成一套較為完善的檔案制度體系。檔案管理主動(dòng)權(quán)從外部主管機(jī)關(guān)向檔案行政管理部門遷移，從“以條為主”向“以塊為主”轉(zhuǎn)化，以因地制宜為指導(dǎo)思想要求各地檔案行政管理部門幫助企業(yè)逐步建立集中統(tǒng)一管理的檔案管理工作體制。

3.社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)時(shí)期——回歸企業(yè)回歸市場。在全國經(jīng)濟(jì)從計(jì)劃經(jīng)濟(jì)向社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)改革大趨勢下，“國退民進(jìn)”政府職能部門和企業(yè)的關(guān)系從管理走向監(jiān)管，企業(yè)檔案管理的責(zé)任和權(quán)利順理成章的開始回歸企業(yè)，自主權(quán)掌握到了企業(yè)手中。自主不等同于任性，企業(yè)需根據(jù)自身實(shí)際情況，在遵守國家檔案相關(guān)法規(guī)、符合所有權(quán)歸屬并結(jié)合自身規(guī)模及管理方式情況下，制定與之對(duì)應(yīng)的檔案管理制度。[1]

首先，企業(yè)檔案管理從集中向分散式管理發(fā)展，其次外包模式也逐漸形成，委托社會(huì)相關(guān)服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行企業(yè)相關(guān)檔案管理業(yè)務(wù)。檔案管理正式回歸企業(yè)回歸市場。

二、現(xiàn)今企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀及存在問題分析

1.部分企業(yè)對(duì)檔案工作重視程度欠缺。部分企業(yè)盲目注重主營業(yè)務(wù)發(fā)展，忽視企業(yè)檔案管理工作，導(dǎo)致檔案管理的基本配套規(guī)章制度、人員配置以及措施不足，淡化企業(yè)檔案建設(shè)和管理。企業(yè)上層管理人員對(duì)企業(yè)檔案管理的淡化和漠視，人力物力欠缺和資金配置嚴(yán)重不足，直接導(dǎo)致其企業(yè)內(nèi)部檔案管理員工喪失責(zé)任感、工作積極性不強(qiáng)，最終影響了企業(yè)檔案管理的程序化和專業(yè)化。[2]

2.管理秩序混亂。由于重視程度不夠，相當(dāng)多的企業(yè)檔案管理秩序較為混亂，缺乏專業(yè)、科學(xué)、規(guī)范的檔案管理規(guī)章和流程。在實(shí)際工作中的具體體現(xiàn)為：第一，在企業(yè)檔案管理工作上考核弱化，信息收集不完整，資源利用率嚴(yán)重不足；第二，整理不到位，由于管理崗位人員頻繁變動(dòng)，未經(jīng)過完整培訓(xùn)即上崗，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理沒有較為穩(wěn)定統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)，影響了企業(yè)檔案管理的科學(xué)性和有效性。[3]

3.管理方式不與時(shí)俱進(jìn)。企業(yè)檔案管理應(yīng)隨著時(shí)代發(fā)展不斷改進(jìn)，緊隨時(shí)代不斷改進(jìn)。在信息化時(shí)代的背景下，很多企業(yè)檔案管理還未配置計(jì)算機(jī)管理，以傳統(tǒng)人工形式進(jìn)行歸檔和整理，現(xiàn)代化程度不夠。尤其在中小企業(yè)，計(jì)算機(jī)管理普及更低，嚴(yán)重影響了相關(guān)工作效率，更不利于相關(guān)檔案資料全面且高效的查找，形成了檔案現(xiàn)代化普遍不高，未能做到與時(shí)俱進(jìn)。

三、針對(duì)企業(yè)檔案現(xiàn)存問題改進(jìn)探討

1.完善企業(yè)管理檔案制度。把企業(yè)檔案管理工作放到企業(yè)日常管理重要一環(huán)，是改善當(dāng)前企業(yè)檔案管理的前提。企業(yè)檔案就像一部史書，見證企業(yè)的發(fā)展歷程，是企業(yè)的榮辱史。所以應(yīng)提高將企業(yè)檔案工作完善、細(xì)化，制定完整的規(guī)章制度、工作流程以及考核標(biāo)準(zhǔn)，切實(shí)的將企業(yè)的檔案管理重視起來。企業(yè)應(yīng)為檔案管理建立領(lǐng)導(dǎo)小組，指定切實(shí)可行的年度目標(biāo)；搭配相關(guān)完整的工作制度、管理要求、督促力度；公司給與充足的資金、設(shè)備、培訓(xùn)支持。簡而言之，就是公司企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作高度重視；檔案管理部門既要爭取人、財(cái)、物的支持，更要加強(qiáng)檔案管理的人員管理、行動(dòng)標(biāo)準(zhǔn)、檢查力度，提高企業(yè)檔案管理整體水平。

2.完善加強(qiáng)企業(yè)檔案管理制度。為使得企業(yè)檔案管理更加高效，企業(yè)應(yīng)當(dāng)實(shí)行可行且嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理制度，并不斷修正完善相關(guān)規(guī)章制度。嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹贫葘?duì)于改善企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀及其重要。企業(yè)應(yīng)該以《檔案管理整理規(guī)則》為依據(jù)，制定符合自身實(shí)際情況的規(guī)章制度,在實(shí)際工作中逐步對(duì)已經(jīng)建立的企業(yè)檔案管理制度不斷改進(jìn),確保自身企業(yè)檔案檔案管理制度可以做到與時(shí)俱進(jìn)，符合國家標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，根據(jù)國家檔案管理保護(hù)相關(guān)規(guī)定和指導(dǎo)意見,企業(yè)要做好檔案設(shè)備配套的資金投入,設(shè)置專門的存放庫房,配備好防盜、防火、防潮、防有害生物等必要設(shè)施尤其對(duì)特殊載體檔案采取有效的安全防護(hù)措施重點(diǎn)保護(hù)。

3.緊跟時(shí)代,加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。全球化背景下，信息技術(shù)不斷更新、計(jì)算機(jī)再檔案管理中起到的作用越發(fā)重要，更成為促進(jìn)企業(yè)檔案管理工規(guī)范化、現(xiàn)代化的重要途徑，為檔案管理正常開展提供了保障。企業(yè)若想提高企業(yè)檔案管理水平，就應(yīng)緊跟時(shí)代，加大資金投入、引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)和設(shè)備，開發(fā)相應(yīng)檔案管理信息技術(shù)系統(tǒng)，從而提高檔案管理的專業(yè)性、科學(xué)性以及規(guī)范性。

在現(xiàn)代科技的推動(dòng)下，信息化計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)逐步普及到企業(yè)檔案管理中。企業(yè)應(yīng)當(dāng)本著“加強(qiáng)上層建設(shè)、加強(qiáng)制度管理、加強(qiáng)信息建設(shè)”的原則，提升企業(yè)檔案管理在企業(yè)中的地位。具體應(yīng)從管理規(guī)章制定及落實(shí)、人才儲(chǔ)蓄和培養(yǎng)、工作模式改良和考核等方案不斷學(xué)習(xí)改進(jìn)。只有清楚深刻的認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案管理的重要性的企業(yè)才能更好的推動(dòng)企業(yè)檔案管理的進(jìn)步和發(fā)展。