“一帶一路”倡議下高校留學(xué)生特色檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)研究

鄭慧 黃艷芝

摘? 要：高校留學(xué)生特色檔案信息資源數(shù)據(jù)庫是指以高校檔案館、外事部門、各相關(guān)二級院系以及留學(xué)生個人為聯(lián)合建設(shè)主體，以在讀的和已經(jīng)畢業(yè)的外國留學(xué)生形成的學(xué)籍檔案、個人風(fēng)采檔案、名人檔案、突發(fā)事件檔案以及重大活動檔案為客體，整合資金、資源、人員、技術(shù)等要素而構(gòu)建起來的數(shù)據(jù)庫。論文分析了目前數(shù)據(jù)庫建設(shè)面臨的問題并有針對性地提出了對策。

關(guān)鍵詞：一帶一路;留學(xué)生;學(xué)生檔案

Abstract： College foreign students featured Archives information resources database refers to take the college Archives， foreign affairs departments， the relevant secondary school and individual students as the main body of the joint construction， to take the student records， personal demeanor， celebrity Archives， emergency Archives and major activity Archives which produced by foreign students as the object， and integrates funds， resources， personnel， technology and other elements to build the database. This paper analyses the current problems， and then make the suggestions.

Keywords： “the Belt and Road”; Foreign students; Students Archives

“一帶一路”倡議的提出，吸引了越來越多的“一帶一路”沿線國家的學(xué)生來到中國留學(xué)。據(jù)教育部統(tǒng)計顯示，2018年來華留學(xué)人數(shù)超過49萬。[1]高校留學(xué)生特色檔案信息資源數(shù)據(jù)庫是指以高校檔案館、外事部門、各相關(guān)二級院系以及留學(xué)生個人為聯(lián)合建設(shè)主體，以在讀的和已經(jīng)畢業(yè)的外國留學(xué)生形成的學(xué)籍檔案、個人風(fēng)采檔案、名人檔案、突發(fā)事件檔案以及重大活動檔案為客體，整合資金、資源、人員、技術(shù)等要素而構(gòu)建起來的數(shù)據(jù)庫。

筆者認(rèn)為，可以在前人研究成果的基礎(chǔ)上拓寬留學(xué)生檔案研究的角度，建立高校留學(xué)生特色檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，充分實現(xiàn)留學(xué)生檔案信息的社會效益與經(jīng)濟(jì)效益，切實服務(wù)“一帶一路”倡議。

1 “一帶一路”倡議下高校留學(xué)生特色檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)的主體

高校留學(xué)生特色檔案信息資源數(shù)據(jù)庫以留學(xué)生個人為具體形成者，以高校外事部門或各相關(guān)二級院系為檔案信息收集和整理者，以高校檔案館為終端歸檔和檔案信息開發(fā)利用部門，以網(wǎng)絡(luò)與信息中心作為后臺管理和運轉(zhuǎn)支持部門，因此，其建設(shè)主體呈現(xiàn)多元化的現(xiàn)象。

1.1 留學(xué)生個人。在日常的學(xué)習(xí)和生活中，留學(xué)生個人會產(chǎn)生很多檔案，不管是學(xué)習(xí)中形成的課程作業(yè)和論文、發(fā)表出版的論文和專著、學(xué)術(shù)演講比賽或?qū)W術(shù)研討會的成果，還是業(yè)余文體活動的照片、錄像、見聞;不管是傳統(tǒng)的紙質(zhì)還是電子、磁盤、光盤等載體，這些檔案完整而真實地記錄了留學(xué)生個人的各方面表現(xiàn)。留學(xué)生個人檔案以電子檔案為主，有少量的紙質(zhì)檔案。

1.2 高校外事部門。有的高校的留學(xué)生管轄部門是該校的外事部門，如國際交流處、國際合作處、外事處、外事辦公室等。外事部門統(tǒng)一集中管理本校留學(xué)生的全部檔案，并按照要求于每年6月底前將其整理完畢、有序移交給本校檔案館保管。[2]

1.3 高校的各相關(guān)二級院系。有的高校規(guī)定，招收留學(xué)生的各二級院系負(fù)責(zé)承擔(dān)本院系留學(xué)生檔案的管理，要及時做好留學(xué)生檔案的收集和整理，并按學(xué)校檔案館的要求定期移交和報送這些檔案。

1.4 高校檔案館（室）。高校檔案館（室）主要負(fù)責(zé)制定科學(xué)規(guī)范的留學(xué)生檔案管理制度，并履行以下職責(zé)：首先，安排專門人員負(fù)責(zé)對接外事部門或二級院系定期接收移交上來的檔案;其次，對外事部門或二級院系的留學(xué)生檔案收集和整理進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督;最后，對留學(xué)生檔案進(jìn)行開發(fā)和利用。

2 “一帶一路”倡議下高校留學(xué)生特色檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)的客體

2008年，教育部和國家檔案局聯(lián)合發(fā)布的第27號令《高等學(xué)校檔案管理辦法》中，規(guī)定學(xué)生類檔案主要包括高校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎懲記錄、黨團(tuán)組織檔案、畢業(yè)生登記表等;外事類檔案主要包括學(xué)校開展校際交流、中外合作辦學(xué)、境外辦學(xué)及管理外國或者我國港澳臺地區(qū)專家、教師、國際學(xué)生、我國港澳臺學(xué)生等的材料等。[3]留學(xué)生特色檔案信息的“特色”主要表現(xiàn)在個人風(fēng)采檔案、名人檔案、突發(fā)事件檔案以及重大活動檔案等非常規(guī)檔案，這些檔案是構(gòu)成留學(xué)生特色檔案信息的重要組成部分，與常規(guī)檔案一起全面完整地反映留學(xué)生在華學(xué)習(xí)、生活和工作的方方面面。高校留學(xué)生特色檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)的客體主要包括留學(xué)生學(xué)籍檔案、個人風(fēng)采檔案、留學(xué)生名人檔案、留學(xué)生突發(fā)事件檔案[4]、留學(xué)生重大活動檔案等類型。

3 “一帶一路”倡議下建設(shè)高校留學(xué)生特色檔案信息資源數(shù)據(jù)庫所面臨的主要問題

“一帶一路”倡議下建設(shè)高校留學(xué)生特色檔案信息資源數(shù)據(jù)庫面臨的問題很多，包括主體、客體、資金、人員、技術(shù)、環(huán)境等，下面僅就比較突出的主體和客體問題進(jìn)行探討。

3.1 主體問題

3.1.1 主體之間溝通不足、任務(wù)不明確，不利于檔案的收集或報送。高校檔案館對學(xué)校各部門開展檔案工作負(fù)有主要的指導(dǎo)與監(jiān)督責(zé)任，但目前主要負(fù)責(zé)留學(xué)生檔案工作的學(xué)校檔案館、國際教育交流處、各相關(guān)二級院系這三方之間在檔案工作方面的交流不夠充分，高校檔案館對下級部門的指導(dǎo)與監(jiān)督多流于形式，沒有實際內(nèi)容，達(dá)不到理想效果。下級部門對學(xué)校檔案館制定和發(fā)布的留學(xué)生檔案的歸檔范圍及整理方法等文件重視不夠，文件精神無法得到準(zhǔn)確到位的理解，文件要求更談不上得到一絲不茍的執(zhí)行。留學(xué)生與所在二級院系的溝通也有問題，不少留學(xué)生認(rèn)為個人隱私受到侵犯，不愿配合院系做好其個人檔案的收集和報送。

3.1.2 留學(xué)生檔案追蹤難。留學(xué)生名人檔案是對已畢業(yè)并在某一領(lǐng)域取得較大成功或具有一定影響力的留學(xué)生進(jìn)行個人檔案的收集與管理，不僅包括留學(xué)生在華進(jìn)修和生活期間所形成的檔案的歸檔整理，更重視其學(xué)成就業(yè)后的檔案追蹤收集整理。由于留學(xué)生學(xué)成后其檔案信息的收集延伸到校外甚至國外，超出了學(xué)校的管理權(quán)限，給留學(xué)生檔案信息的追蹤收集帶來了很大的難度。[5]

3.2 客體問題

3.2.1 留學(xué)生檔案信息采集無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，檔案不全。留學(xué)生檔案信息的采集缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，各高校一般根據(jù)本校的留學(xué)生規(guī)模和管理模式，參照國內(nèi)學(xué)生檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行留學(xué)生檔案信息的采集與整理，忽略了留學(xué)生檔案的特殊性。來華留學(xué)生穩(wěn)定性差，學(xué)生休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)、降級、轉(zhuǎn)系、轉(zhuǎn)專業(yè)等情況較多，不實時采集、補充和更新這些信息，將會導(dǎo)致留學(xué)生個人檔案信息不夠完備齊全、不夠真實可靠，利用價值不高，難以發(fā)揮和體現(xiàn)留學(xué)生檔案信息應(yīng)有的經(jīng)濟(jì)價值與社會作用。[6]

3.2.2 留學(xué)生檔案存儲以紙質(zhì)載體為主，電子載體為輔。根據(jù)調(diào)研，目前留學(xué)生檔案的存儲介質(zhì)多以紙質(zhì)載體為主，電子載體為輔。主要原因一是相對而言，留學(xué)生數(shù)量不多，直接形成和接收的檔案載體多為傳統(tǒng)的紙質(zhì);二是檔案從紙質(zhì)介質(zhì)轉(zhuǎn)移到電子介質(zhì)上需要時間、人力和經(jīng)費投入，增加了操作成本;三是雖然自從2004年9月1日起，教育部就在全國各高等院校普遍推行“來華留學(xué)生檔案管理信息系統(tǒng)”[7]，但是多數(shù)高校僅使用其中的“基本信息”功能，并沒有發(fā)揮該系統(tǒng)在收集、存儲和利用電子檔案方面的優(yōu)越性。

3.2.3 留學(xué)生檔案利用率不高。高校檔案館將留學(xué)生檔案收集整理歸檔后，重其保管而輕其利用，留學(xué)生檔案的價值無法得以充分發(fā)揮。當(dāng)前，利用留學(xué)生檔案比較常見的方式是查詢和認(rèn)證。檔案工作者、教輔人員對留學(xué)生檔案的參考和憑證價值認(rèn)識不到位，留學(xué)生檔案在招生宣傳、教學(xué)活動以及日常管理等方面的效用還沒有得到深入挖掘。

4 “一帶一路”倡議下建設(shè)高校留學(xué)生特色檔案信息資源數(shù)據(jù)庫的措施

4.1 加強(qiáng)各主體之前的溝通并明確任務(wù)，以豐富檔案內(nèi)容

4.1.1 加強(qiáng)溝通和協(xié)調(diào)。第一，高校檔案館要加強(qiáng)與各相關(guān)二級院系或部門的聯(lián)系，定期或不定期組織相關(guān)各二級院系或部門的檔案工作人員進(jìn)行研討和交流，尋找、剖析和解決他們在留學(xué)生檔案管理中遇到的難題、分享留學(xué)生檔案工作的成功經(jīng)驗;與此同時，聽取各部門工作人員提出的意見和建議，使學(xué)校的檔案工作水平得到提高。在具體的檔案管理環(huán)節(jié)和實際操作中，檔案館要協(xié)調(diào)好各方面的關(guān)系，確保檔案追蹤渠道暢通。留學(xué)生檔案的追蹤時間較長、檔案信息來源紛繁復(fù)雜、關(guān)涉到校內(nèi)校外多個單位和部門，所以有必要采取靈活多變的收集方法和方式。為此要做好外事辦、留學(xué)生處、院系等相關(guān)部門乃至班主任、指導(dǎo)老師、任課教師等責(zé)任人的協(xié)調(diào)與溝通，分層次分階段分步驟進(jìn)行檔案采集工作，以確保留學(xué)生檔案的真實可靠和完整齊備。第二，相關(guān)二級院系要主動與留學(xué)生進(jìn)行充分溝通交流，反復(fù)宣講做好留學(xué)生檔案工作和構(gòu)建留學(xué)生檔案信息數(shù)據(jù)庫的重大意義，打消留學(xué)生的顧慮和芥蒂，明確提出留學(xué)生在信息庫建設(shè)過程中的責(zé)任和義務(wù)，并要求以班級為單位做好落實工作。

4.1.2 明確任務(wù)和分工。高校檔案館、各相關(guān)二級院系以及留學(xué)生個人在高校留學(xué)生特色檔案信息資源數(shù)據(jù)庫中的任務(wù)和分工有別。

高校檔案館要制定統(tǒng)一的留學(xué)生檔案管理制度，安排業(yè)務(wù)骨干負(fù)責(zé)對接二級院系，指導(dǎo)和監(jiān)督其做好檔案收集、整理和移交工作。留學(xué)生檔案移交到高校檔案館后，檔案館還要做好檔案的二次整理工作，方便日后的檔案信息庫建設(shè)和檔案開發(fā)利用。招收“一帶一路”沿線國家留學(xué)生的相關(guān)二級院系要重視并及時做好留學(xué)生檔案材料的收集、整理工作，同時做好留學(xué)生檔案的報送工作。留學(xué)生個人要做好日常學(xué)習(xí)、生活中具有一定意義的事情的記錄，形成文件夾定期報送給學(xué)院或班級。

留學(xué)生流動性較強(qiáng)，其檔案信息內(nèi)容繁雜。除了以上三個主體，做好留學(xué)生檔案的收集還需要班主任、指導(dǎo)老師、任課教師、教學(xué)秘書、宿舍管理員、外事工作者和檔案工作者的分工合作。

4.2 拓寬留學(xué)生檔案追蹤的渠道

留學(xué)生名人檔案的追蹤收集有如下幾種渠道：借助校慶、院慶、校友聯(lián)誼會等活動和組織開展實時的留學(xué)生檔案信息采集;通過留學(xué)生在華學(xué)習(xí)時的班主任、任課教師或?qū)熈私馇闆r并收集信息;通過外事交往活動知悉和掌握留學(xué)生學(xué)成后的工作、生活情況;主動將來華留學(xué)生名單及基本信息提供給駐外領(lǐng)事館，請領(lǐng)事館將他們掌握的信息或線索及時提供給高校;借助國際和校際交流、網(wǎng)絡(luò)社交等媒體收集留學(xué)生信息。

4.3 制定和實施科學(xué)規(guī)范的留學(xué)生檔案采集標(biāo)準(zhǔn)

高校檔案館要制定和實施科學(xué)規(guī)范的留學(xué)生檔案采集標(biāo)準(zhǔn)。將留學(xué)生檔案從類別上分為學(xué)籍檔案、名人檔案、個人風(fēng)采檔案、重大活動檔案、突發(fā)事件檔案，從載體上分為紙質(zhì)檔案和電子檔案，從形式上又分為文字檔案、音像檔案，從時間上分為留學(xué)前的檔案、留學(xué)期間的檔案、畢業(yè)或結(jié)業(yè)后的檔案。

4.3.1 留學(xué)生學(xué)籍檔案。留學(xué)生學(xué)籍檔案包括語言進(jìn)修生學(xué)籍檔案和學(xué)歷留學(xué)生學(xué)籍檔案兩類。

語言進(jìn)修生學(xué)籍檔案歸檔范圍一般為：在華進(jìn)修時間證明、護(hù)照復(fù)印件、來華留學(xué)申請審批表、班級專業(yè)信息、課程表、各科任課教師名單、教學(xué)檔案、成績單、結(jié)業(yè)證書、就業(yè)去向表、個人簡況表。

學(xué)歷留學(xué)生學(xué)籍檔案歸檔范圍比語言進(jìn)修生學(xué)籍檔案歸檔范圍大，除了語言進(jìn)修生學(xué)籍檔案所包括的內(nèi)容之外，還包括：人才培養(yǎng)計劃、在校獎懲情況、各類協(xié)議證書復(fù)印件、學(xué)籍變更檔案、畢業(yè)實習(xí)鑒定表、畢業(yè)論文/設(shè)計定稿、學(xué)歷和學(xué)位申請表、學(xué)歷和學(xué)位證書、國家留學(xué)基金委的電子注冊材料等。

4.3.2 留學(xué)生名人檔案。留學(xué)生名人檔案的歸檔范圍有：在華留學(xué)期間其在學(xué)習(xí)、生活上形成的具有一定保存價值的原始記錄、在校期間的先進(jìn)事跡等材料;對其學(xué)成畢業(yè)后的檔案追蹤;畢業(yè)后回校訪問交流的檔案等。

4.3.3 留學(xué)生個人風(fēng)采檔案。留學(xué)生個人風(fēng)采檔案的歸檔范圍有：在華留學(xué)期間其在學(xué)習(xí)、生活上形成的體現(xiàn)個人積極向上的人格魅力的文字、照片、視頻，內(nèi)容包括參賽獲獎、節(jié)慶活動、旅行見聞等。

4.3.4 留學(xué)生重大活動檔案。留學(xué)生重大活動是有組織的有較大意義的群體活動，高校檔案館要多方位全面收集檔案，形成紙質(zhì)檔案和電子檔案兼有，文字檔案和音像檔案聚齊的雙套制作法，既主動拍攝和記錄活動情況，也收集其他媒體的實時報導(dǎo)道材料。蘭州大學(xué)檔案館提倡的“檔案館在現(xiàn)場”的成功做法值得學(xué)習(xí)和借鑒。[8]

4.3.5 留學(xué)生突發(fā)事件檔案。留學(xué)生突發(fā)事件檔案的歸檔范圍：突發(fā)事件的起因、事發(fā)時的監(jiān)控錄像和視頻、在場人員的口供、事后的處理方法和結(jié)果等檔案。

4.4 提高留學(xué)生紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為電子檔案的轉(zhuǎn)換率

目前，我國高校留學(xué)生電子檔案管理系統(tǒng)主要采用北京郵電大學(xué)研制開發(fā)、教育部認(rèn)可的“全國來華留學(xué)生管理信息系統(tǒng)”，該系統(tǒng)涉及高校留學(xué)生的招生、教學(xué)、生活服務(wù)以及畢業(yè)等四個環(huán)節(jié)。但是，從實際使用情況來看，多數(shù)高校為完成數(shù)據(jù)上報僅使用了“基本信息”這一項功能，紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案上系統(tǒng)的比例很低。

高校應(yīng)該在已有“全國來華留學(xué)生管理信息系統(tǒng)”的基礎(chǔ)上，根據(jù)自己的教學(xué)特色和留學(xué)生檔案的分類，自主開發(fā)適合自身的留學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，適當(dāng)增減留學(xué)生檔案的種類和內(nèi)容，提高留學(xué)生檔案的查詢與利用效率。

4.5 提高留學(xué)生檔案信息資源的利用率

為提高高校的教學(xué)水平、科研水平、經(jīng)濟(jì)效益以及社會效益，在留學(xué)生檔案信息資源開發(fā)利用工作上應(yīng)加大力度、補齊提供利用服務(wù)的短板。高校檔案館應(yīng)通過定期編纂留學(xué)生檔案文獻(xiàn)匯編、編制留學(xué)生檔案管理宣傳冊、開通簡便易行的網(wǎng)絡(luò)查檔路徑等措施，積極為學(xué)生、教師和行政人員提供檔案利用服務(wù)。與此同時，高校應(yīng)當(dāng)重視提高留學(xué)生檔案的電子化水平，實現(xiàn)留學(xué)生檔案的網(wǎng)上查閱或電子化查閱，從而提升留學(xué)生檔案信息資源的利用率。

5 結(jié)語

“一帶一路”倡議下高校留學(xué)生特色檔案信息資源數(shù)據(jù)庫的建設(shè)有利于高校將面向國際化的辦學(xué)模式不斷推向深入，有助于高校重點面向“一帶一路”沿線國家開展招生宣傳工作，在擴(kuò)大招生規(guī)模、提高教學(xué)質(zhì)量、推動相關(guān)專業(yè)開設(shè)和學(xué)科建設(shè)以及促進(jìn)“一帶一路”沿線國家文化教育交流等方面發(fā)揮積極的作用。

本文為2019年度國家社會基金：“一帶一路”涉外檔案文獻(xiàn)編研研究（項目號：19BTQ092）的階段性成果。

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作者單位：鄭慧，廣西民族大學(xué)民族研究中心;黃艷芝，華藍(lán)設(shè)計（集團(tuán)）有限公司 來稿日期：2019-12-12）