“一帶一路”倡議下高校留學(xué)生特色檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)研究

鄭慧 黃艷芝

摘? 要：高校留學(xué)生特色檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)是指以高校檔案館、外事部門、各相關(guān)二級(jí)院系以及留學(xué)生個(gè)人為聯(lián)合建設(shè)主體，以在讀的和已經(jīng)畢業(yè)的外國(guó)留學(xué)生形成的學(xué)籍檔案、個(gè)人風(fēng)采檔案、名人檔案、突發(fā)事件檔案以及重大活動(dòng)檔案為客體，整合資金、資源、人員、技術(shù)等要素而構(gòu)建起來(lái)的數(shù)據(jù)庫(kù)。論文分析了目前數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)面臨的問題并有針對(duì)性地提出了對(duì)策。

關(guān)鍵詞：一帶一路;留學(xué)生;學(xué)生檔案

Abstract： College foreign students featured Archives information resources database refers to take the college Archives， foreign affairs departments， the relevant secondary school and individual students as the main body of the joint construction， to take the student records， personal demeanor， celebrity Archives， emergency Archives and major activity Archives which produced by foreign students as the object， and integrates funds， resources， personnel， technology and other elements to build the database. This paper analyses the current problems， and then make the suggestions.

Keywords： “the Belt and Road”; Foreign students; Students Archives

“一帶一路”倡議的提出，吸引了越來(lái)越多的“一帶一路”沿線國(guó)家的學(xué)生來(lái)到中國(guó)留學(xué)。據(jù)教育部統(tǒng)計(jì)顯示，2018年來(lái)華留學(xué)人數(shù)超過49萬(wàn)。[1]高校留學(xué)生特色檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)是指以高校檔案館、外事部門、各相關(guān)二級(jí)院系以及留學(xué)生個(gè)人為聯(lián)合建設(shè)主體，以在讀的和已經(jīng)畢業(yè)的外國(guó)留學(xué)生形成的學(xué)籍檔案、個(gè)人風(fēng)采檔案、名人檔案、突發(fā)事件檔案以及重大活動(dòng)檔案為客體，整合資金、資源、人員、技術(shù)等要素而構(gòu)建起來(lái)的數(shù)據(jù)庫(kù)。

筆者認(rèn)為，可以在前人研究成果的基礎(chǔ)上拓寬留學(xué)生檔案研究的角度，建立高校留學(xué)生特色檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，充分實(shí)現(xiàn)留學(xué)生檔案信息的社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益，切實(shí)服務(wù)“一帶一路”倡議。

1 “一帶一路”倡議下高校留學(xué)生特色檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的主體

高校留學(xué)生特色檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)以留學(xué)生個(gè)人為具體形成者，以高校外事部門或各相關(guān)二級(jí)院系為檔案信息收集和整理者，以高校檔案館為終端歸檔和檔案信息開發(fā)利用部門，以網(wǎng)絡(luò)與信息中心作為后臺(tái)管理和運(yùn)轉(zhuǎn)支持部門，因此，其建設(shè)主體呈現(xiàn)多元化的現(xiàn)象。

1.1 留學(xué)生個(gè)人。在日常的學(xué)習(xí)和生活中，留學(xué)生個(gè)人會(huì)產(chǎn)生很多檔案，不管是學(xué)習(xí)中形成的課程作業(yè)和論文、發(fā)表出版的論文和專著、學(xué)術(shù)演講比賽或?qū)W術(shù)研討會(huì)的成果，還是業(yè)余文體活動(dòng)的照片、錄像、見聞;不管是傳統(tǒng)的紙質(zhì)還是電子、磁盤、光盤等載體，這些檔案完整而真實(shí)地記錄了留學(xué)生個(gè)人的各方面表現(xiàn)。留學(xué)生個(gè)人檔案以電子檔案為主，有少量的紙質(zhì)檔案。

1.2 高校外事部門。有的高校的留學(xué)生管轄部門是該校的外事部門，如國(guó)際交流處、國(guó)際合作處、外事處、外事辦公室等。外事部門統(tǒng)一集中管理本校留學(xué)生的全部檔案，并按照要求于每年6月底前將其整理完畢、有序移交給本校檔案館保管。[2]

1.3 高校的各相關(guān)二級(jí)院系。有的高校規(guī)定，招收留學(xué)生的各二級(jí)院系負(fù)責(zé)承擔(dān)本院系留學(xué)生檔案的管理，要及時(shí)做好留學(xué)生檔案的收集和整理，并按學(xué)校檔案館的要求定期移交和報(bào)送這些檔案。

1.4 高校檔案館（室）。高校檔案館（室）主要負(fù)責(zé)制定科學(xué)規(guī)范的留學(xué)生檔案管理制度，并履行以下職責(zé)：首先，安排專門人員負(fù)責(zé)對(duì)接外事部門或二級(jí)院系定期接收移交上來(lái)的檔案;其次，對(duì)外事部門或二級(jí)院系的留學(xué)生檔案收集和整理進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督;最后，對(duì)留學(xué)生檔案進(jìn)行開發(fā)和利用。

2 “一帶一路”倡議下高校留學(xué)生特色檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的客體

2008年，教育部和國(guó)家檔案局聯(lián)合發(fā)布的第27號(hào)令《高等學(xué)校檔案管理辦法》中，規(guī)定學(xué)生類檔案主要包括高校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、黨團(tuán)組織檔案、畢業(yè)生登記表等;外事類檔案主要包括學(xué)校開展校際交流、中外合作辦學(xué)、境外辦學(xué)及管理外國(guó)或者我國(guó)港澳臺(tái)地區(qū)專家、教師、國(guó)際學(xué)生、我國(guó)港澳臺(tái)學(xué)生等的材料等。[3]留學(xué)生特色檔案信息的“特色”主要表現(xiàn)在個(gè)人風(fēng)采檔案、名人檔案、突發(fā)事件檔案以及重大活動(dòng)檔案等非常規(guī)檔案，這些檔案是構(gòu)成留學(xué)生特色檔案信息的重要組成部分，與常規(guī)檔案一起全面完整地反映留學(xué)生在華學(xué)習(xí)、生活和工作的方方面面。高校留學(xué)生特色檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的客體主要包括留學(xué)生學(xué)籍檔案、個(gè)人風(fēng)采檔案、留學(xué)生名人檔案、留學(xué)生突發(fā)事件檔案[4]、留學(xué)生重大活動(dòng)檔案等類型。

3 “一帶一路”倡議下建設(shè)高校留學(xué)生特色檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)所面臨的主要問題

“一帶一路”倡議下建設(shè)高校留學(xué)生特色檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)面臨的問題很多，包括主體、客體、資金、人員、技術(shù)、環(huán)境等，下面僅就比較突出的主體和客體問題進(jìn)行探討。

3.1 主體問題

3.1.1 主體之間溝通不足、任務(wù)不明確，不利于檔案的收集或報(bào)送。高校檔案館對(duì)學(xué)校各部門開展檔案工作負(fù)有主要的指導(dǎo)與監(jiān)督責(zé)任，但目前主要負(fù)責(zé)留學(xué)生檔案工作的學(xué)校檔案館、國(guó)際教育交流處、各相關(guān)二級(jí)院系這三方之間在檔案工作方面的交流不夠充分，高校檔案館對(duì)下級(jí)部門的指導(dǎo)與監(jiān)督多流于形式，沒有實(shí)際內(nèi)容，達(dá)不到理想效果。下級(jí)部門對(duì)學(xué)校檔案館制定和發(fā)布的留學(xué)生檔案的歸檔范圍及整理方法等文件重視不夠，文件精神無(wú)法得到準(zhǔn)確到位的理解，文件要求更談不上得到一絲不茍的執(zhí)行。留學(xué)生與所在二級(jí)院系的溝通也有問題，不少留學(xué)生認(rèn)為個(gè)人隱私受到侵犯，不愿配合院系做好其個(gè)人檔案的收集和報(bào)送。

3.1.2 留學(xué)生檔案追蹤難。留學(xué)生名人檔案是對(duì)已畢業(yè)并在某一領(lǐng)域取得較大成功或具有一定影響力的留學(xué)生進(jìn)行個(gè)人檔案的收集與管理，不僅包括留學(xué)生在華進(jìn)修和生活期間所形成的檔案的歸檔整理，更重視其學(xué)成就業(yè)后的檔案追蹤收集整理。由于留學(xué)生學(xué)成后其檔案信息的收集延伸到校外甚至國(guó)外，超出了學(xué)校的管理權(quán)限，給留學(xué)生檔案信息的追蹤收集帶來(lái)了很大的難度。[5]

3.2 客體問題

3.2.1 留學(xué)生檔案信息采集無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，檔案不全。留學(xué)生檔案信息的采集缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，各高校一般根據(jù)本校的留學(xué)生規(guī)模和管理模式，參照國(guó)內(nèi)學(xué)生檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行留學(xué)生檔案信息的采集與整理，忽略了留學(xué)生檔案的特殊性。來(lái)華留學(xué)生穩(wěn)定性差，學(xué)生休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)、降級(jí)、轉(zhuǎn)系、轉(zhuǎn)專業(yè)等情況較多，不實(shí)時(shí)采集、補(bǔ)充和更新這些信息，將會(huì)導(dǎo)致留學(xué)生個(gè)人檔案信息不夠完備齊全、不夠真實(shí)可靠，利用價(jià)值不高，難以發(fā)揮和體現(xiàn)留學(xué)生檔案信息應(yīng)有的經(jīng)濟(jì)價(jià)值與社會(huì)作用。[6]

3.2.2 留學(xué)生檔案存儲(chǔ)以紙質(zhì)載體為主，電子載體為輔。根據(jù)調(diào)研，目前留學(xué)生檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)多以紙質(zhì)載體為主，電子載體為輔。主要原因一是相對(duì)而言，留學(xué)生數(shù)量不多，直接形成和接收的檔案載體多為傳統(tǒng)的紙質(zhì);二是檔案從紙質(zhì)介質(zhì)轉(zhuǎn)移到電子介質(zhì)上需要時(shí)間、人力和經(jīng)費(fèi)投入，增加了操作成本;三是雖然自從2004年9月1日起，教育部就在全國(guó)各高等院校普遍推行“來(lái)華留學(xué)生檔案管理信息系統(tǒng)”[7]，但是多數(shù)高校僅使用其中的“基本信息”功能，并沒有發(fā)揮該系統(tǒng)在收集、存儲(chǔ)和利用電子檔案方面的優(yōu)越性。

3.2.3 留學(xué)生檔案利用率不高。高校檔案館將留學(xué)生檔案收集整理歸檔后，重其保管而輕其利用，留學(xué)生檔案的價(jià)值無(wú)法得以充分發(fā)揮。當(dāng)前，利用留學(xué)生檔案比較常見的方式是查詢和認(rèn)證。檔案工作者、教輔人員對(duì)留學(xué)生檔案的參考和憑證價(jià)值認(rèn)識(shí)不到位，留學(xué)生檔案在招生宣傳、教學(xué)活動(dòng)以及日常管理等方面的效用還沒有得到深入挖掘。

4 “一帶一路”倡議下建設(shè)高校留學(xué)生特色檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)的措施

4.1 加強(qiáng)各主體之前的溝通并明確任務(wù)，以豐富檔案內(nèi)容

4.1.1 加強(qiáng)溝通和協(xié)調(diào)。第一，高校檔案館要加強(qiáng)與各相關(guān)二級(jí)院系或部門的聯(lián)系，定期或不定期組織相關(guān)各二級(jí)院系或部門的檔案工作人員進(jìn)行研討和交流，尋找、剖析和解決他們?cè)诹魧W(xué)生檔案管理中遇到的難題、分享留學(xué)生檔案工作的成功經(jīng)驗(yàn);與此同時(shí)，聽取各部門工作人員提出的意見和建議，使學(xué)校的檔案工作水平得到提高。在具體的檔案管理環(huán)節(jié)和實(shí)際操作中，檔案館要協(xié)調(diào)好各方面的關(guān)系，確保檔案追蹤渠道暢通。留學(xué)生檔案的追蹤時(shí)間較長(zhǎng)、檔案信息來(lái)源紛繁復(fù)雜、關(guān)涉到校內(nèi)校外多個(gè)單位和部門，所以有必要采取靈活多變的收集方法和方式。為此要做好外事辦、留學(xué)生處、院系等相關(guān)部門乃至班主任、指導(dǎo)老師、任課教師等責(zé)任人的協(xié)調(diào)與溝通，分層次分階段分步驟進(jìn)行檔案采集工作，以確保留學(xué)生檔案的真實(shí)可靠和完整齊備。第二，相關(guān)二級(jí)院系要主動(dòng)與留學(xué)生進(jìn)行充分溝通交流，反復(fù)宣講做好留學(xué)生檔案工作和構(gòu)建留學(xué)生檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的重大意義，打消留學(xué)生的顧慮和芥蒂，明確提出留學(xué)生在信息庫(kù)建設(shè)過程中的責(zé)任和義務(wù)，并要求以班級(jí)為單位做好落實(shí)工作。

4.1.2 明確任務(wù)和分工。高校檔案館、各相關(guān)二級(jí)院系以及留學(xué)生個(gè)人在高校留學(xué)生特色檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)中的任務(wù)和分工有別。

高校檔案館要制定統(tǒng)一的留學(xué)生檔案管理制度，安排業(yè)務(wù)骨干負(fù)責(zé)對(duì)接二級(jí)院系，指導(dǎo)和監(jiān)督其做好檔案收集、整理和移交工作。留學(xué)生檔案移交到高校檔案館后，檔案館還要做好檔案的二次整理工作，方便日后的檔案信息庫(kù)建設(shè)和檔案開發(fā)利用。招收“一帶一路”沿線國(guó)家留學(xué)生的相關(guān)二級(jí)院系要重視并及時(shí)做好留學(xué)生檔案材料的收集、整理工作，同時(shí)做好留學(xué)生檔案的報(bào)送工作。留學(xué)生個(gè)人要做好日常學(xué)習(xí)、生活中具有一定意義的事情的記錄，形成文件夾定期報(bào)送給學(xué)院或班級(jí)。

留學(xué)生流動(dòng)性較強(qiáng)，其檔案信息內(nèi)容繁雜。除了以上三個(gè)主體，做好留學(xué)生檔案的收集還需要班主任、指導(dǎo)老師、任課教師、教學(xué)秘書、宿舍管理員、外事工作者和檔案工作者的分工合作。

4.2 拓寬留學(xué)生檔案追蹤的渠道

留學(xué)生名人檔案的追蹤收集有如下幾種渠道：借助校慶、院慶、校友聯(lián)誼會(huì)等活動(dòng)和組織開展實(shí)時(shí)的留學(xué)生檔案信息采集;通過留學(xué)生在華學(xué)習(xí)時(shí)的班主任、任課教師或?qū)熈私馇闆r并收集信息;通過外事交往活動(dòng)知悉和掌握留學(xué)生學(xué)成后的工作、生活情況;主動(dòng)將來(lái)華留學(xué)生名單及基本信息提供給駐外領(lǐng)事館，請(qǐng)領(lǐng)事館將他們掌握的信息或線索及時(shí)提供給高校;借助國(guó)際和校際交流、網(wǎng)絡(luò)社交等媒體收集留學(xué)生信息。

4.3 制定和實(shí)施科學(xué)規(guī)范的留學(xué)生檔案采集標(biāo)準(zhǔn)

高校檔案館要制定和實(shí)施科學(xué)規(guī)范的留學(xué)生檔案采集標(biāo)準(zhǔn)。將留學(xué)生檔案從類別上分為學(xué)籍檔案、名人檔案、個(gè)人風(fēng)采檔案、重大活動(dòng)檔案、突發(fā)事件檔案，從載體上分為紙質(zhì)檔案和電子檔案，從形式上又分為文字檔案、音像檔案，從時(shí)間上分為留學(xué)前的檔案、留學(xué)期間的檔案、畢業(yè)或結(jié)業(yè)后的檔案。

4.3.1 留學(xué)生學(xué)籍檔案。留學(xué)生學(xué)籍檔案包括語(yǔ)言進(jìn)修生學(xué)籍檔案和學(xué)歷留學(xué)生學(xué)籍檔案兩類。

語(yǔ)言進(jìn)修生學(xué)籍檔案歸檔范圍一般為：在華進(jìn)修時(shí)間證明、護(hù)照復(fù)印件、來(lái)華留學(xué)申請(qǐng)審批表、班級(jí)專業(yè)信息、課程表、各科任課教師名單、教學(xué)檔案、成績(jī)單、結(jié)業(yè)證書、就業(yè)去向表、個(gè)人簡(jiǎn)況表。

學(xué)歷留學(xué)生學(xué)籍檔案歸檔范圍比語(yǔ)言進(jìn)修生學(xué)籍檔案歸檔范圍大，除了語(yǔ)言進(jìn)修生學(xué)籍檔案所包括的內(nèi)容之外，還包括：人才培養(yǎng)計(jì)劃、在校獎(jiǎng)懲情況、各類協(xié)議證書復(fù)印件、學(xué)籍變更檔案、畢業(yè)實(shí)習(xí)鑒定表、畢業(yè)論文/設(shè)計(jì)定稿、學(xué)歷和學(xué)位申請(qǐng)表、學(xué)歷和學(xué)位證書、國(guó)家留學(xué)基金委的電子注冊(cè)材料等。

4.3.2 留學(xué)生名人檔案。留學(xué)生名人檔案的歸檔范圍有：在華留學(xué)期間其在學(xué)習(xí)、生活上形成的具有一定保存價(jià)值的原始記錄、在校期間的先進(jìn)事跡等材料;對(duì)其學(xué)成畢業(yè)后的檔案追蹤;畢業(yè)后回校訪問交流的檔案等。

4.3.3 留學(xué)生個(gè)人風(fēng)采檔案。留學(xué)生個(gè)人風(fēng)采檔案的歸檔范圍有：在華留學(xué)期間其在學(xué)習(xí)、生活上形成的體現(xiàn)個(gè)人積極向上的人格魅力的文字、照片、視頻，內(nèi)容包括參賽獲獎(jiǎng)、節(jié)慶活動(dòng)、旅行見聞等。

4.3.4 留學(xué)生重大活動(dòng)檔案。留學(xué)生重大活動(dòng)是有組織的有較大意義的群體活動(dòng)，高校檔案館要多方位全面收集檔案，形成紙質(zhì)檔案和電子檔案兼有，文字檔案和音像檔案聚齊的雙套制作法，既主動(dòng)拍攝和記錄活動(dòng)情況，也收集其他媒體的實(shí)時(shí)報(bào)導(dǎo)道材料。蘭州大學(xué)檔案館提倡的“檔案館在現(xiàn)場(chǎng)”的成功做法值得學(xué)習(xí)和借鑒。[8]

4.3.5 留學(xué)生突發(fā)事件檔案。留學(xué)生突發(fā)事件檔案的歸檔范圍：突發(fā)事件的起因、事發(fā)時(shí)的監(jiān)控錄像和視頻、在場(chǎng)人員的口供、事后的處理方法和結(jié)果等檔案。

4.4 提高留學(xué)生紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為電子檔案的轉(zhuǎn)換率

目前，我國(guó)高校留學(xué)生電子檔案管理系統(tǒng)主要采用北京郵電大學(xué)研制開發(fā)、教育部認(rèn)可的“全國(guó)來(lái)華留學(xué)生管理信息系統(tǒng)”，該系統(tǒng)涉及高校留學(xué)生的招生、教學(xué)、生活服務(wù)以及畢業(yè)等四個(gè)環(huán)節(jié)。但是，從實(shí)際使用情況來(lái)看，多數(shù)高校為完成數(shù)據(jù)上報(bào)僅使用了“基本信息”這一項(xiàng)功能，紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案上系統(tǒng)的比例很低。

高校應(yīng)該在已有“全國(guó)來(lái)華留學(xué)生管理信息系統(tǒng)”的基礎(chǔ)上，根據(jù)自己的教學(xué)特色和留學(xué)生檔案的分類，自主開發(fā)適合自身的留學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，適當(dāng)增減留學(xué)生檔案的種類和內(nèi)容，提高留學(xué)生檔案的查詢與利用效率。

4.5 提高留學(xué)生檔案信息資源的利用率

為提高高校的教學(xué)水平、科研水平、經(jīng)濟(jì)效益以及社會(huì)效益，在留學(xué)生檔案信息資源開發(fā)利用工作上應(yīng)加大力度、補(bǔ)齊提供利用服務(wù)的短板。高校檔案館應(yīng)通過定期編纂留學(xué)生檔案文獻(xiàn)匯編、編制留學(xué)生檔案管理宣傳冊(cè)、開通簡(jiǎn)便易行的網(wǎng)絡(luò)查檔路徑等措施，積極為學(xué)生、教師和行政人員提供檔案利用服務(wù)。與此同時(shí)，高校應(yīng)當(dāng)重視提高留學(xué)生檔案的電子化水平，實(shí)現(xiàn)留學(xué)生檔案的網(wǎng)上查閱或電子化查閱，從而提升留學(xué)生檔案信息資源的利用率。

5 結(jié)語(yǔ)

“一帶一路”倡議下高校留學(xué)生特色檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)有利于高校將面向國(guó)際化的辦學(xué)模式不斷推向深入，有助于高校重點(diǎn)面向“一帶一路”沿線國(guó)家開展招生宣傳工作，在擴(kuò)大招生規(guī)模、提高教學(xué)質(zhì)量、推動(dòng)相關(guān)專業(yè)開設(shè)和學(xué)科建設(shè)以及促進(jìn)“一帶一路”沿線國(guó)家文化教育交流等方面發(fā)揮積極的作用。

本文為2019年度國(guó)家社會(huì)基金：“一帶一路”涉外檔案文獻(xiàn)編研研究（項(xiàng)目號(hào)：19BTQ092）的階段性成果。

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作者單位：鄭慧，廣西民族大學(xué)民族研究中心;黃艷芝，華藍(lán)設(shè)計(jì)（集團(tuán)）有限公司 來(lái)稿日期：2019-12-12）