基于系統(tǒng)工程的企業(yè)檔案工作管理體系的構(gòu)建與實踐

郗瀅 梁春華 劉殿春 王運(yùn)玲 溫波

摘? 要：本文以中國航發(fā)沈陽發(fā)動機(jī)研究所為例，引入系統(tǒng)工程思想，構(gòu)建以檔案工作需求為輸入，以需求體系、操作體系、產(chǎn)品層次體系為核心，以綜合保障體系為支撐，以檔案產(chǎn)品為輸出，以使命和愿景為目標(biāo)的企業(yè)檔案工作管理體系。本體系旨在對企業(yè)檔案工作如何正確地做正確的事進(jìn)行分析，為檔案工作更好地發(fā)揮固有作用和展示自身價值提供基礎(chǔ)保證。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案工作;系統(tǒng)工程;檔案管理體系;檔案體系

Abstract： In order to improve the effect of business Archives work， taking Shenyang engine Research Institute of AECC Shenyang Engine Research Institute as an example， this paper introduces the idea of systems engineering， constructs an business Archives work management system with archival work demand as input， archival work demand subsystem， technical operation subsystem， product hierarchy subsystem as core， comprehensive guarantee subsystem as support， archival products as output， vision as the goal. The purpose of this system is to analyze how to do the right thing correctly in the archival work of enterprises， and to provide the basic guarantee for the archival work to better play its inherent role and display its own value.

Keywords： Business Archives work; Systems engineering; Archives management system; Archives system

1 引言

企業(yè)檔案工作是利用科學(xué)的原則和方法直接對檔案實體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的綜合性工作。以1978年錢學(xué)森在上海文匯報發(fā)表《組織管理的技術(shù)——系統(tǒng)工程》一文為標(biāo)志，系統(tǒng)工程思想引進(jìn)中國，并于20世紀(jì)90年代到21世紀(jì)初由肖漢杰[1]、韓瑛瑾[2]、孫夢芝[3]、廖嵐亭[4]、翟素萍等[5]、鄭元香[6]和李惠銘[7]等嘗試引入檔案工作實踐中。周賢慧[8]運(yùn)用系統(tǒng)工程原理將檔案工作系統(tǒng)解構(gòu)為檔案工作目標(biāo)、檔案工作管理內(nèi)容（各流程環(huán)節(jié)）、檔案工作管理資源（人財物等環(huán)境）等方面。

本研究以中國航發(fā)沈陽發(fā)動機(jī)研究所為例，借鑒現(xiàn)代系統(tǒng)工程模型和梁春華等[9]構(gòu)建的情報工作體系，構(gòu)建以愿景為目標(biāo)，以檔案管理、檔案編研、檔案科研工作需求為輸入，以需求體系、操作體系、產(chǎn)品層次體系為核心，以綜合保障體系為支撐，以檔案產(chǎn)品為輸出的基于系統(tǒng)工程思想的企業(yè)檔案工作管理體系，旨在以更快的速度、更高的質(zhì)量、更低的成本開展企業(yè)檔案工作，充分發(fā)揮檔案的內(nèi)在價值，為企業(yè)發(fā)展提供支撐與保障。

2 基于系統(tǒng)工程的檔案工作管理體系的定義

系統(tǒng)工程思想和方法經(jīng)過多年的發(fā)展，已經(jīng)由樸素的系統(tǒng)工程思想，發(fā)展到以美國系統(tǒng)工程專家霍爾（A.D.Hall）三維結(jié)構(gòu)模型為代表的傳統(tǒng)系統(tǒng)工程思想[10]，進(jìn)一步發(fā)展到以美軍標(biāo)準(zhǔn)MIL-STD-499A/B和國際系統(tǒng)工程協(xié)會的系統(tǒng)工程思想為代表的現(xiàn)代系統(tǒng)工程思想[11]。

霍爾三維結(jié)構(gòu)模型的系統(tǒng)工程思想集中體現(xiàn)在時間維、邏輯維和知識維上。時間維以工作流程為基礎(chǔ)，以管理內(nèi)容和管理目標(biāo)為核心。邏輯維以邏輯思維為基礎(chǔ)，以系統(tǒng)工程過程為表現(xiàn)形式。知識維以方法和技術(shù)為基礎(chǔ)，以解決每一階段、每一步驟中可能出現(xiàn)的關(guān)鍵問題為目的。

基于系統(tǒng)工程理論的檔案管理體系是借鑒現(xiàn)代系統(tǒng)工程的理論和思想[11]，將其應(yīng)用到檔案工作中來，優(yōu)化和豐富檔案工作管理體系，使檔案工作更加科學(xué)、高效?；诨魻柸S結(jié)構(gòu)模型和基于INCOSE系統(tǒng)工程的檔案工作管理體系分別如圖1和2所示。

3 基于系統(tǒng)工程的檔案工作管理體系的構(gòu)建

以中國航發(fā)沈陽發(fā)動機(jī)研究所為例，借鑒如圖1和2所示的檔案工作管理體系，構(gòu)建以愿景為目標(biāo)，以檔案管理、檔案編研、檔案科研工作需求為輸入，以需求體系、操作體系、產(chǎn)品層次體系為核心，以綜合保障體系為支撐，以檔案產(chǎn)品為輸出的基于系統(tǒng)工程思想的企業(yè)檔案工作管理體系，如圖3所示。

3.1 以統(tǒng)帥發(fā)展為目的，確定檔案工作的愿景。檔案工作愿景，旨在為開展檔案工作提供目標(biāo)指引和方向?qū)Ш?，從?zhàn)略層面解決“做對工作”的問題。

檔案工作的核心屬性是原始記錄的管理性和原生知識的支撐性。檔案工作就是將過去完好地保存為歷史記錄，把現(xiàn)在完整地保存為原始記錄，為現(xiàn)在與未來提供盡可能多的歷史記憶和知識支撐，讓歷史學(xué)家有過去可研究，讓政治學(xué)家有現(xiàn)在可研究，讓檔案學(xué)家能有現(xiàn)在可把握與有未來可預(yù)測。

中國航發(fā)沈陽發(fā)動機(jī)研究所確定的檔案工作使命是圍繞研究所航空發(fā)動機(jī)和燃?xì)廨啓C(jī)的技術(shù)與產(chǎn)品研發(fā)和科研管理全生命周期的檔案工作需求，開展檔案管理、編研、科研工作，發(fā)揮檔案工作“歷史記憶和知識支撐”的作用，為所提供“科研發(fā)展保障，管理決策支撐”。檔案機(jī)構(gòu)愿景是全面建設(shè)產(chǎn)品一流、技術(shù)一流、隊伍一流、環(huán)境一流的中國航空發(fā)動機(jī)檔案研究和保障中心。

3.2 以輸入需求為目的，構(gòu)建檔案工作需求體系。檔案工作需求體系是圍繞企業(yè)核心業(yè)務(wù)，貫穿技術(shù)與產(chǎn)品研發(fā)和科研管理的全壽命周期，通過檔案管理與檔案編研工作，實現(xiàn)歷史記錄的管理性和原生知識的支撐性目標(biāo)，促進(jìn)檔案機(jī)構(gòu)愿景和“做對工作”目標(biāo)的達(dá)成。需求體系包括檔案管理、檔案編研和檔案科研三個子體系。

中國航發(fā)沈陽發(fā)動機(jī)研究所檔案管理、檔案編研和檔案科研需求子體系以航空發(fā)動機(jī)工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）為基礎(chǔ)，以航空發(fā)動機(jī)技術(shù)與產(chǎn)品研發(fā)和科研管理全壽命周期為主線，以各應(yīng)用門類、各載體形式、各表現(xiàn)形式的檔案管理、檔案編研、檔案科研為核心，以實現(xiàn)原始記錄的管理（查考）性和原生知識的支撐性為目標(biāo)。

3.3 以規(guī)范指導(dǎo)為目的，構(gòu)建檔案工作技術(shù)操作體系。檔案工作技術(shù)操作體系以霍爾三維結(jié)構(gòu)模型的時間維與邏輯維為基礎(chǔ)構(gòu)建并由制度、流程、指導(dǎo)書、檢查單、模板、案例等技術(shù)操作文件進(jìn)行指導(dǎo)。

3.3.1 檔案編研技術(shù)操作子體系。檔案編研工作的時間維包括課題論證、檔案研究、產(chǎn)品應(yīng)用3個階段，細(xì)化為需求搜集、課題論證、檔案檢索、檔案分析、課題規(guī)劃、報告撰寫、產(chǎn)品評價等7個子階段。邏輯維引入系統(tǒng)工程V字模型，如圖4所示。通過融入企業(yè)研發(fā)體系，確保檔案編研工作對企業(yè)各項科研工作提供科學(xué)、高效、可持續(xù)的知識支撐。

3.3.2檔案管理技術(shù)操作子體系。檔案管理技術(shù)操作子體系的時間維包括歸檔計劃制訂、文件材料歸檔、檔案保管利用3個階段，細(xì)化為檔案歸檔范圍與保管期限的制定、檔案歸檔計劃的制訂、檔案歸檔計劃的確認(rèn)、檔案資料的收集與鑒定、檔案資料的整理、檔案的保管、檔案的檢索、檔案的利用、檔案利用的評價與研究等9個子階段。

邏輯維引入系統(tǒng)工程V字模型，如圖5所示。通過融入企業(yè)研發(fā)體系，確保檔案管理工作對企業(yè)各項科研工作提供“多快好省”的管理保障。

3.3.3檔案科研技術(shù)操作子體系。檔案科研操作技術(shù)子體系的時間維包括P課題論證、專業(yè)研究、產(chǎn)品應(yīng)用3個階段，細(xì)化為需求搜集、現(xiàn)狀調(diào)研與分析、課題論證、專業(yè)研究、課題規(guī)劃、報告撰寫、產(chǎn)品應(yīng)用等7個子階段。邏輯維引入系統(tǒng)工程V字模型，如圖6所示。

這一體系，服務(wù)于檔案管理子體系和檔案編研子體系，以確保檔案管理與編研工作科學(xué)、高效和持續(xù)地發(fā)展。

3.4 以輸出產(chǎn)品為目的，構(gòu)建檔案產(chǎn)品層次體系。產(chǎn)品層次體系基于對檔案工作的需求，是產(chǎn)品規(guī)劃的宏觀構(gòu)架和重要組成部分，既是實現(xiàn)檔案機(jī)構(gòu)的愿景的保證，又是滿足檔案專業(yè)人才成長的指南和牽引，從戰(zhàn)術(shù)上解決“做對檔案工作”的問題。檔案產(chǎn)品層次體系，包括檔案編研產(chǎn)品、檔案管理產(chǎn)品和檔案科研產(chǎn)品等3個子層次體系。

檔案編研產(chǎn)品層次子體系包括5個層級。第一級為一次編研，如匯編、匯集、文集等;第二級為二次編研，如技術(shù)攻關(guān)總結(jié)、型號研制歷程、產(chǎn)品簡介、大事記（型號大事記）、工程（項目建設(shè)）簡介、設(shè)備簡介、質(zhì)量事故分析記編、組織沿革、單位情況介紹、成果簡介、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編、會議簡介等;第三級為三次編研，如手冊、年鑒等;第四級為四次編研，如所史、專業(yè)研究報告等;第五級為五次編研，如專著、專題評述等。

檔案管理產(chǎn)品層次子體系包括：件、卷、門類、項目/型號和檔案全宗。檔案科研產(chǎn)品層次子體系包括：資料匯編、綜述報告、專業(yè)趨勢報告、專業(yè)研究報告、專業(yè)述評報告等。

3.5 以支撐為目的，構(gòu)建檔案綜合保障體系。檔案綜合保障體系以保障檔案產(chǎn)品體系和檔案技術(shù)操作體系的實現(xiàn)為目標(biāo)，解決“做對工作”的問題。類似于霍爾三維結(jié)構(gòu)模型中的知識維，類似于INCOSE中的項目流程、項目使能流程和協(xié)議流程，類似于流程背景中的控制項和使能項。其具體包括制度體系、人才與團(tuán)隊、數(shù)字檔案平臺和安全防護(hù)等子體系。

3.5.1 檔案工作制度子體系。通過制訂并實施基于流程和門類（橫看成類側(cè)成流）、涵蓋總體、技術(shù)操作和技術(shù)基礎(chǔ)三個層級和不同載體類型（宏微虛實各不同）的基于系統(tǒng)思想的檔案工作制度體系，提升檔案工作的規(guī)范性和系統(tǒng)性。

3.5.2 檔案專業(yè)人才與團(tuán)隊子體系。通過引進(jìn)檔案專業(yè)與背景專業(yè)人才優(yōu)化專業(yè)配置，通過構(gòu)建基于檔案專業(yè)知識、檔案專業(yè)技能、檔案基礎(chǔ)能力、檔案職業(yè)素養(yǎng)的4維π形能力素質(zhì)模型，并通過基于知識與技術(shù)的5維5級人才成長模型，造就國內(nèi)一流的“兩專多能”π形能力素質(zhì)結(jié)構(gòu)檔案專業(yè)人才和隊伍。

3.5.3 數(shù)字檔案平臺子體系。通過建設(shè)以專/兼職檔案人員、項目主管人員、檔案形成人員和信息專業(yè)人員共同參與為合作機(jī)制，以記錄、文件、檔案作為管理與研究基礎(chǔ)的，以與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)高效互聯(lián)互通完成數(shù)字輸入，以檔案管理與編研工作流程為主線，以大數(shù)據(jù)采集、挖掘、分析技術(shù)為輔助手段的多功能數(shù)字化檔案工作平臺，實現(xiàn)資源的數(shù)字化、管理的自動化和服務(wù)的知識化，進(jìn)而全面提升檔案工作的效率、質(zhì)量與水平。

3.5.4 檔案安全防護(hù)子體系。通過智能安全子體系的不斷健全與完善，逐步建立起人防、物防、技防“三位一體”的檔案安全防護(hù)體系[12]，確保檔案各方面的安全。

4 結(jié)束語

基于系統(tǒng)工程（SE）管理思想的檔案工作管理體系集成了檔案工作的全過程、全要素以及全部利益相關(guān)者，形成的管理體系構(gòu)架、檔案產(chǎn)品層級結(jié)構(gòu)、橫看成類側(cè)成流的制度體系、4維π形能力素質(zhì)模型等，并在實踐中得以應(yīng)用，突顯了檔案工作的價值。該體系仍需要進(jìn)一步驗證、改進(jìn)和完善。

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（作者單位：中國航發(fā)沈陽發(fā)動機(jī)研究所 來稿日期：2019-12-11）