淺議高校學院辦公室工作的創(chuàng)新與發(fā)展

張連君

[摘? ? ? ? ? ?要]? 作為學校教育教學管理的重要窗口以及組成部分，辦公室工作發(fā)揮著關鍵的作用及優(yōu)勢，通過對學院辦公室工作內(nèi)容及形式的分析研究可以對學校的管理路徑以及方向有一個簡單的認知和了解。在對學院辦公室進行分析時不難發(fā)現(xiàn)，辦公室發(fā)揮著承上啟下的作用，能夠實現(xiàn)內(nèi)外之間的有效交流以及合作，但是結合相關實踐調查可以看出，高校學院辦公室工作的內(nèi)容及形式相對較為復雜，實際的工作質量及效率不容樂觀，因此，將理論分析與實踐研究相結合，著眼于高校學院辦公室工作的現(xiàn)實條件，了解這一工作創(chuàng)新與發(fā)展的相關要求，以期為提升學院辦公室的工作質量及效率提供借鑒。

[關? ? 鍵? ?詞]? 高校學院;辦公室工作;創(chuàng)新與發(fā)展

[中圖分類號]? G647? ? ? ? ? ? ? ? ?[文獻標志碼]? A? ? ? ? ? ? ? [文章編號]? 2096-0603（2020）27-0230-02

一、引言

在推動課程改革的過程之中，我國高校的發(fā)展路徑以及教學模式和管理模式產(chǎn)生了極大的變化，作為內(nèi)外聯(lián)系以及承上啟下的重要紐帶和樞紐，學院辦公室扮演著重要的角色，學院辦公室是整個學校的重要窗口，在塑造高校社會形象的過程之中，學校辦公室有著重要的影響。學生辦公室的工作質量以及工作人員的言行舉止都會直接影響這一工作的實質水平以及成敗，管理工作人員必須要了解自身工作的價值以及作用，積極樹立良好的服務意識，注重以人為本工作理念的有效踐行，只有這樣才能夠為學校主體工作提供更多的依據(jù)以及保障。辦公室工作需要以為學生以及老師提供優(yōu)質和便捷的服務為依據(jù)，關注自身工作內(nèi)容及形式的優(yōu)化改革要求，以創(chuàng)新和發(fā)展為重要的方向，結合時代發(fā)展的趨勢來調整自身的工作模式以及發(fā)展內(nèi)容，只有這樣才能夠體現(xiàn)自身工作的價值及作用。

二、學院辦公室的基本定位

學院辦公室是學校教學管理中的重要組成部分，是一個比較特殊的行政管理科室，主要以高校管理以及科學化的服務為依據(jù)。為了實現(xiàn)自身的穩(wěn)定運作，管理工作人員必須要以規(guī)范化的服務以及人性化的管理為著眼點，積極調整管理路徑以及服務模式，為學生的自主學習以及老師的教學改革創(chuàng)建良好的外部空間和環(huán)境。為了有效應對來自時代發(fā)展的挑戰(zhàn)，學院辦公室必須要注重自身工作能力及工作水平的穩(wěn)定提升，不斷調整工作路徑，保障建設資源以及管理資源的優(yōu)化配置及應用。對于辦公室工作的內(nèi)部人員配置來說，實質的人數(shù)需要占到全學院人數(shù)的5%～8%之間，管理工作人員需要根據(jù)各個工作崗位的實施內(nèi)容以及工作難度制定教學辦、科研辦以及輔導員辦等科室的人員匹配要求和標準，明確各個工作組織的核心要求以及具體內(nèi)涵，以建設綜合性的辦公室為依據(jù)，實現(xiàn)各個辦公室之間的統(tǒng)一發(fā)展以及協(xié)調配合，不斷提高工作質量，順利完成前期的工作任務以及工作目標。對于辦公室工作人員個人來說則需要注重工作決策的有效定位，明確自身的工作心理以及工作職責，關注所從事工作的師資需求，對崗位內(nèi)容有一個深刻的理解及認知，其中工作角色的分析最為關鍵。這一點主要以崗位職責所擔任的職務以及職位為分析對象，工作心理則是指個人在工作之中的內(nèi)心活動，涉及不同的工作打算以及基本想法。工作職責則是指個人從事工作崗位的具體工作內(nèi)容以及相關要求，辦公室工作人員必須要注重不同細節(jié)要素的分析，了解個人的工作心理、工作角色以及具體的職責內(nèi)容，只有這樣才能夠推進這一工作的有效改革以及建設，真正實現(xiàn)教育資源以及管理資源的優(yōu)化配置及利用。

三、學院辦公室的自身建設

結合上文的相關分析不難發(fā)現(xiàn)，學院辦公室的建設內(nèi)容及形式比較復雜，不管是學校管理者還是工作人員自身都需要重新考量以及分析，了解辦公室建設的核心要求，明確不同辦公室以及組織之間的內(nèi)在邏輯聯(lián)系，保障人員與崗位之間的合理匹配，嚴格按照工作的實施需求來進行有效的設置，只有這樣才能夠體現(xiàn)自身工作的針對性以及有效性。

（一）完善制度建設

與其他管理工作相比，辦公室工作更為復雜及多元，為了避免出現(xiàn)工作失誤進而影響工作質量及效率，學校必須要構建完善的管理機制。其中以人為本是重要的原則，學校需要加強制度建設工作的管理以及監(jiān)督，管理層需要結合學院辦公室管理工作的重要價值以及作用，投入更多的時間以及精力加大對這一工作的支持力度。另外，全體工作人員需要主動參與其中，配合學院辦公室的各項建設工作。中國共產(chǎn)黨在十七大報告之中明確提出，我國必須堅持用制度管人、管事、管權，注重不同管理環(huán)節(jié)之間的協(xié)調以及發(fā)展，以監(jiān)督權、執(zhí)行權和決策權為依據(jù)，實現(xiàn)不同權利的有效制約以及均衡發(fā)展。對于我國辦公室制度管理來說則需要積極落實這一重要的指導精神，以科學化發(fā)展以及均衡發(fā)展為依據(jù)，為其他工作提供更多的指導以及幫助，促進工作質量和工作水平的穩(wěn)定提升。

在構建管理規(guī)章制度的過程之中，管理工作人員首先需要注重理念上的革新，明確各個行政部門的工作責任以及工作權限，以各項管理資源的優(yōu)化配置及應用為依據(jù)，不斷調動工作人員的積極性，保障其能夠意識到自身工作的重要價值。其次，在落實相關管理規(guī)章制度的過程之中，管理工作人員以及領導者必須要堅持以人為本的工作理念以及工作原則，明確各個機制的規(guī)范要求，以此更好地調整自身的工作行為以及方向。最后學校以及相關的工作人員需要加強與基層工作人員之間的聯(lián)系，了解辦公室工作人員的工作內(nèi)容以及工作效率，通過集思廣益來獲取群眾的認可以及幫助，只有這樣才能夠體現(xiàn)管理規(guī)章制度的人性化以及針對性。從宏觀的角度上來看，辦公室工作需要注重理念的更新以及轉變，以提高工作效率和質量為原則，積極構建服務型的辦公室，為學生提供更多的服務以及引導，保障師生能夠在一個更加自由且寬松的服務環(huán)境之下實現(xiàn)自身的發(fā)展。

（二）辦公室資源與文化建設

大部分高校學院辦公室的辦公資源主要來自學校的自主配置，學院也可以結合自身工作的具體條件，積極配置相關的辦公設備以及用品，但是大部分配置需要由學校來完成，學院自身的發(fā)揮空間較少。對此，學院辦公室工作可以在堅持學校領導的基礎之上，根據(jù)不同的工作要求來進行針對性配置，實現(xiàn)學院與學校之間的有效整合以及科學配合，保障各項工作服務質量及服務水平的穩(wěn)定提升。在使用各種辦公室設備的過程之中，學院必須要堅持公平性、合理性以及科學性，盡量避免鋪張浪費，積極落實公共資源合理配置的要求。管理工作人員需要了解辦公環(huán)境的情況，注重辦公環(huán)境與工作效率之間的相關性，不斷發(fā)揮辦公工作人員的積極性以及創(chuàng)造力，只有這樣才能夠充分創(chuàng)建良好的文化環(huán)境，體現(xiàn)文化建設的重要推動作用及優(yōu)勢。學院辦公室需要了解目前師生工作的具體情況，以創(chuàng)建具有一定文化品位的溫馨辦公環(huán)境，只有這樣才能夠更好地體現(xiàn)自身工作的重要價值及作用，推進管理資源的優(yōu)化配置以及工作效率的穩(wěn)定提升。

四、高校學院辦公室的創(chuàng)新與發(fā)展

結合上文的相關分析不難發(fā)現(xiàn)，高校學院辦公室的創(chuàng)新與發(fā)展內(nèi)容及形式比較復雜，但是對推動學校教學管理工作的大力落實意義重大。高校領導者以及學院辦公室的管理工作人員必須要注重不同細節(jié)要素的分析以及解讀，了解時代發(fā)展的趨勢，抓住辦公室工作創(chuàng)新與發(fā)展的具體路徑以及核心要求，將制度創(chuàng)新、理念創(chuàng)新以及其他管理環(huán)節(jié)的落實融為一體，更好地體現(xiàn)自身工作的重要價值及作用。

（一）理念與制度創(chuàng)新

理念與制度創(chuàng)新是一個長期性過程，需要投入更多的時間和精力，但是對體現(xiàn)高校學院辦公室的工作作用意義重大。在創(chuàng)新理念的過程之中，我國高校必須要堅持與時俱進、實事求是以及解放思想的工作原則，積累豐富的管理工作經(jīng)驗，重新調整管理思路以及方向，將符合時代發(fā)展要求以及具有一定吸引力的管理機制以及管理理念融入辦公室管理工作創(chuàng)新之中，有效避免傳統(tǒng)管理模式的束縛以及影響。其中辦公室管理工作人員需要站在宏觀的角度，多角度、全方面地審視目前的工作困境，了解辦公室工作的發(fā)展規(guī)律，將辦公室的具體要求與工作部署和領導指示融為一體，理性思考不同的工作內(nèi)容及形式，將創(chuàng)造性的管理思路與工作人員的基礎性工作相結合，在不斷改革的過程之中進行有效創(chuàng)新，只有這樣才能夠實現(xiàn)辦公室工作的穩(wěn)定運作以及協(xié)調服務。

理念創(chuàng)新需要以制度創(chuàng)新為依據(jù)，兩者存在極為緊密的內(nèi)在聯(lián)系，管理工作人員需要注重一定的預見性，做好相應的準備工作，明確不同工作環(huán)節(jié)所出現(xiàn)的各類突發(fā)性問題，以此來制定相應的應對策略。其中各項管理規(guī)章制度以及規(guī)則的制定是一個長期性的過程，學校需要著眼于本部門以及本單位的管理情況構建完善的管理規(guī)章制度，明確各項制度的合理性以及可操作性，盡量避免對全局工作的影響。辦公室工作需要以時代發(fā)展趨勢為依據(jù)，明確各個工作重點，樹立良好的集體觀，注重與其他組織之間的聯(lián)系以及配合，真正做到分工明確和上下協(xié)調，充分體現(xiàn)每一個工作人員的積極性，保障其能夠在自主參與的過程之中發(fā)揮出個人的光與熱。

（二）管理與服務創(chuàng)新

辦公室管理的系統(tǒng)性以及整體性較為明顯，因此工作人員需要注重人性化管理以及人性化關懷，了解每一個參與者的發(fā)展要求，關注個人的生存以及發(fā)展。其中學生以及老師是重要的服務對象，學院辦公室需要注重人文性元素的有效融入，關注與其他部門之間的協(xié)作，增強合力。作為辦公室工作創(chuàng)新的核心所在，人文化管理尤為關鍵，人文化管理也對工作人員提出了極高的要求，辦公室工作人員需要了解目前的生活條件，分析個人的尊嚴以及個性解放的實質追求，真正體現(xiàn)尊重人、愛護人和關心人，加強與其他基層工作人員之間的聯(lián)系，及時了解辦公室人員的工作狀態(tài)以及生活狀態(tài)，解決這一部分工作人員的后顧之憂，只有這樣才能夠從整體上提高整個工作效率及質量。

五、結語

高校學院辦公室工作的創(chuàng)新對推動學校綜合實力的提升意義重大，學校需要注重理念與制度的革新，關注管理與服務工作的大力落實，將更多創(chuàng)造性的元素融入其中，在引導和鼓勵辦公室工作人員的同時積極構建完善的辦公室內(nèi)部管理機制和框架，推動辦公室工作的大力落實。

參考文獻：

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編輯 張 慧