基于信息化環(huán)境分析醫(yī)院檔案管理對(duì)策探討

劉浩偉

摘 要：在信息化環(huán)境，醫(yī)院檔案管理存在重視程度不足、管理人員素質(zhì)有待提升、管理手段模式落后等問題，為了提升醫(yī)院檔案管理工作效率及質(zhì)量，深化檔案在醫(yī)院運(yùn)營管理中的指導(dǎo)作用，醫(yī)院應(yīng)重視檔案管理的信息化建設(shè)工作，建立健全檔案信息化管理制度，規(guī)范檔案數(shù)據(jù)采集管理流程，打造高素質(zhì)檔案信息化管理隊(duì)伍，完善信息化技術(shù)設(shè)施配置。

關(guān)鍵詞：信息化環(huán)境;分析;醫(yī)院檔案管理;對(duì)策

近年來，在信息化環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)工作已是迫在眉睫。但是，在此過程中，面臨著不少問題，比如說，缺乏完善的適用于信息化環(huán)境下的檔案管理模式，信息資料格式不統(tǒng)一，影響檔案管理效率;缺乏信息化專業(yè)人才，大部分醫(yī)院檔案管理人員，專業(yè)素質(zhì)達(dá)標(biāo)，但是信息素養(yǎng)不足，只能夠勝任基本的檔案數(shù)據(jù)采集、整理、儲(chǔ)存、編輯等工作，不具備數(shù)據(jù)維護(hù)、程序設(shè)計(jì)能力;此外，檔案信息化管理，依賴于相關(guān)的現(xiàn)代化信息技術(shù)及設(shè)備，耗資較大，而且設(shè)備的使用存在較長的適應(yīng)期[1]。上述問題均影響到醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程，急需解決。

1 信息化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理存在的問題分析

1.1 重視程度不夠

檔案在醫(yī)院管理及發(fā)展過程中所發(fā)揮的作用是不可估量的，但是，相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)層沒有正確認(rèn)識(shí)到其價(jià)值，對(duì)于檔案管理的重視層度不夠，繼而導(dǎo)致工作人員缺乏歸檔意識(shí)。檔案是日積月累形成的，檔案越完整，信息量越大，其信息指導(dǎo)價(jià)值越高，但由于員工歸檔意識(shí)不足，檔案管理流于形式化，導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息不齊全，內(nèi)容真實(shí)度不高，失去借鑒意義。而且，當(dāng)前醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)并沒有與其他系統(tǒng)，注入電子病歷系統(tǒng)、醫(yī)療研發(fā)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)交互，其信息指導(dǎo)價(jià)值無法得到有效發(fā)揮。

1.2 管理人員素質(zhì)有待提升

時(shí)代在發(fā)展，檔案管理理念也在不斷更新，隨著文件、資料的不斷累積，檔案管理工作量會(huì)越來越大，如果采用傳統(tǒng)的人工管理方式，工作效率低下，且對(duì)于檔案信息的利用率也比較低，所以，應(yīng)該創(chuàng)新檔案管理手段，引入數(shù)字化技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等，實(shí)現(xiàn)高效化、信息化檔案管理。但是，這一過程會(huì)受到管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的限制，醫(yī)院檔案管理人員多為檔案專業(yè)人才，甚至是辦公室工作人員兼職，雖然在檔案管理上較為專業(yè)，但是缺乏信息化檔案管理意識(shí)、知識(shí)和技術(shù)，無法適應(yīng)信息化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理模式[2]。

1.3 管理手段落后

在以往，檔案信息的載體多為紙質(zhì)文件以及一些音像資料，隨著時(shí)間的推移，大量的文書、檔案原件堆積，整理起來比較困難，檢索查證效率極低，整體而言，檔案利用率較低，無法發(fā)揮應(yīng)有的效益。在現(xiàn)代化社會(huì)，傳統(tǒng)的檔案管理手段已經(jīng)無法奏效，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)，已是勢(shì)在必行。但是，由于經(jīng)費(fèi)有限，管理技術(shù)手段落后，硬件、軟件設(shè)施配置不足，檔案信息化建設(shè)受到制約，而且，當(dāng)前醫(yī)院檔案管理仍然沿用傳統(tǒng)模式，X片、彩超片、CT片、MRI片等影像學(xué)資料由影像科保管，病理切片、細(xì)胞室保存細(xì)胞學(xué)及骨髓圖片等由病理科保存，格局混亂，影響到土地檔案管理信息化、規(guī)范化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

2 信息化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理對(duì)策分析

2.1 建立健全檔案信息化管理制度

計(jì)算機(jī)在醫(yī)院管理運(yùn)營中的普及，為檔案管理數(shù)據(jù)化建設(shè)、信息化管理目標(biāo)實(shí)現(xiàn)提供了技術(shù)支持。為了保證檔案數(shù)據(jù)采集的完整度與真實(shí)度，醫(yī)院應(yīng)該加大資金投入，構(gòu)建檔案信息化管理室，完善人力資源配置，完善現(xiàn)代化檔案管理設(shè)施配置。同時(shí)，建立健全信息化檔案管理制度，以《檔案資料管理保密規(guī)定》、《檔案查閱利用制度》、《檔案設(shè)備維護(hù)使用制度》及《電子檔案管理制度》等現(xiàn)行規(guī)章制度為依據(jù)，結(jié)合醫(yī)院運(yùn)營狀況，及檔案信息化管理目標(biāo)，制定科學(xué)合理的管理制度，明確檔案管理工作內(nèi)容、流程及標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案的信息識(shí)別、資料采集、遞交、歸檔、核對(duì)、儲(chǔ)存、整理、分析及借閱等過程的標(biāo)準(zhǔn)化，督促各部門工作人員提升檔案信息化管理意識(shí)[3]。

2.2 規(guī)范檔案數(shù)據(jù)采集管理流程

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，醫(yī)院檔案利用價(jià)值被充分挖掘出來，為了提升檔案利用價(jià)值，應(yīng)該規(guī)范檔案數(shù)據(jù)采集管理流程，明確各類文件歸檔的要求及標(biāo)準(zhǔn)，提升工作人員的歸檔意識(shí)，各部門應(yīng)該及時(shí)將工作中形成的資料，統(tǒng)一提交到檔案庫，確立檔案信息在真實(shí)性、完整性、及時(shí)性上達(dá)標(biāo)，從而確保檔案信息的參考價(jià)值。為了確保檔案數(shù)據(jù)采集工作質(zhì)量，可相關(guān)的評(píng)價(jià)考核機(jī)制，將檔案數(shù)據(jù)采集工作任務(wù)細(xì)分到各個(gè)部門，并建立科室聯(lián)動(dòng)機(jī)制，相互監(jiān)督，分工協(xié)作，確保醫(yī)院運(yùn)營管理中所產(chǎn)生的資料被完整納入檔案信息化管理部門，按照日期、模塊分類存檔。

2.3 打造高素質(zhì)檔案信息化管理隊(duì)伍

根據(jù)檔案信息化管理，培養(yǎng)專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)，定期組織培訓(xùn)，讓檔案管理人員學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)相關(guān)軟件、硬件設(shè)施的使用，突破檔案信息化建設(shè)中遇到的人才瓶頸。在信息化環(huán)境下，公司應(yīng)該充分意識(shí)到檔案的信息指導(dǎo)作用，以及檔案管理信息化建設(shè)的必要性，設(shè)立專門的檔案管理部門，根據(jù)工作需求合理設(shè)置崗位，引進(jìn)專業(yè)素養(yǎng)、信息素養(yǎng)達(dá)標(biāo)的檔案管理人才，做好崗前培訓(xùn)考核工作，加強(qiáng)繼續(xù)教育，在公司新購進(jìn)信息化管理技術(shù)及設(shè)施后，組織管理人員學(xué)習(xí)，迅速掌握相關(guān)硬件、軟件的使用流程及技術(shù)，幫助其樹立網(wǎng)絡(luò)安全防范意識(shí)，以防醫(yī)院機(jī)密或患者隱私泄漏[4]。

2.4 完善信息化技術(shù)設(shè)施配置

應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理內(nèi)容的數(shù)字化，并建立數(shù)據(jù)庫，能夠有效提高檔案信息的共享效率。在數(shù)字化檔案庫中，信息利用者只需根據(jù)自身需求，輸入關(guān)鍵詞，即可快速查詢找出所需資源，工作效率大大提高。因此，醫(yī)院必須意識(shí)到檔案信息化管理的意義與價(jià)值，提高重視度，加大資金投入，選擇合適的數(shù)據(jù)化模式，引進(jìn)相關(guān)技術(shù)及設(shè)備，包括計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、攝影機(jī)、掃描儀、專用微機(jī)、空調(diào)、消防設(shè)施等，構(gòu)建公司檔案數(shù)據(jù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息共享，同時(shí)，簡(jiǎn)化檔案借用、查閱的手續(xù)，通過登記權(quán)限制度，來提升信息利用安全度，通過完善數(shù)據(jù)平臺(tái)防御機(jī)制，增設(shè)防火墻、殺毒軟件等，確保檔案管理的信息安全。

3 結(jié)語

所謂檔案，是指人們?cè)谡归_社會(huì)活動(dòng)的過程中所形成的各類具有保存價(jià)值的原始記錄資料，其表現(xiàn)方式多種多樣，文字、圖表、音頻、影像等都屬于檔案資料[5]。檔案本質(zhì)上具有歷史再現(xiàn)性的特征，同時(shí)具有信息性、知識(shí)性、價(jià)值性、教育性，目前已經(jīng)深入到各行各業(yè)，記錄著時(shí)代的發(fā)展，行業(yè)的演變，成為各個(gè)領(lǐng)域發(fā)展的見證，和引領(lǐng)行業(yè)發(fā)展的指南針。醫(yī)院在管理運(yùn)營過程中，會(huì)產(chǎn)生大量的檔案資料，如若采用傳統(tǒng)的管理模式，信息存放難度大，難以檢索、分析，檔案利用率低。21世紀(jì)是信息化時(shí)代，在這一時(shí)代背景，信息資產(chǎn)得到高度利用，要想提升檔案管理效率及質(zhì)量，引進(jìn)現(xiàn)代化信息技術(shù)，推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)，是必經(jīng)之路。

參考文獻(xiàn)

[1]黃世重.新時(shí)代醫(yī)院干部人事檔案管理存在問題分析及應(yīng)對(duì)策略研究[J].經(jīng)濟(jì)師，2019（12）：239-240.

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[3]劉皓.計(jì)算機(jī)技術(shù)在醫(yī)院檔案室管理中的應(yīng)用及對(duì)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的促進(jìn)作用分析[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（33）：31-32.

[4]寧莉燕，施建紅，陳建榮，陳秋竺.基于澳新風(fēng)險(xiǎn)管理標(biāo)準(zhǔn)的醫(yī)院檔案工作風(fēng)險(xiǎn)管理體系構(gòu)建與應(yīng)用[J].檔案與建設(shè)，2019（11）：57-59.

[5]金龍.檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用效果探討[J].世界最新醫(yī)學(xué)信息文摘，2019，19（87）：242-243.