如何做好工程項目竣工圖檔案的編制與管理

劉亞曼

（遼寧港口集團有限公司，遼寧 營口 115007）

工程項目檔案的竣工圖是工程建設活動中直接形成的真實歷史記錄，是工程實體的真實反映。根據(jù)客觀需要有規(guī)律地形成的，具有客觀性。按照 國家的有關規(guī)定，建設項目的竣工圖應準確、清楚、修改到位，能夠真實反眏竣工時的實際情況。

1 加強竣工圖檔案的收集與整理

竣工圖是工程檔案中最重要的部分，是工程移交的重要憑證。這就要需要工程竣工圖要能夠清晰地反映土建工程，房屋建筑工程，電氣安裝工程，給排水工程中管道的實際走向和其它設備的實際安裝情況。

1）規(guī)范竣工圖編制標準。竣工圖是工程實體的真實反映，是工程項目檔案的最重要的部分，是工程移交的重要憑證。項目竣工圖的編制依據(jù)《建設項目檔案管理規(guī)范》（DA/T28-2018）、《科學技術檔案卷構成的一般要求》（GB/T11822-2008）、《水運建設項目文件材料立卷歸檔管理辦法》（交辦發(fā)[2009]225號）等規(guī)范要求。在編制的過程中要強化各參建方的責任意識，要做到層層把關，達到客觀、準確、真實，做到竣工圖與工程實體相符。

2）明確竣工圖收集要求?？⒐D應由施工單位負責收集整理，竣工圖應完整、準確、規(guī)范、清晰、修改到位。能夠真實反映竣工時的實際情況。應將設計變更、工程聯(lián)系單、技術核定單、材料變更、會議紀要、施工及質(zhì)檢記錄等涉及變更的全部文件匯總后，經(jīng)監(jiān)理審核、作為竣工圖編制依據(jù)。編制完成的竣工圖應由編制單位逐張加蓋竣工圖章并簽署，經(jīng)監(jiān)理審核簽字認可。如項目法人單位（建設單位）規(guī)定由設單位編制或施工單位委托設計單位編制的，應明確施工單位和監(jiān)理單位的審核和簽字認可責任，工程總平面布置圖及綜合管線竣工圖由項目法人單位（建設單位）負責或委托有關單位編制。

3）編寫竣工圖編制說明。工程竣工圖檔案應編寫竣工圖編制說明，內(nèi)容包括竣工圖涉及的工程概況、編制單位、編制人員、編制時間、編制依據(jù)、編制方法、變更情況、竣工圖張數(shù)和套數(shù)等相關內(nèi)容?？⒐D的編制應與工程施工同步，并能夠完整、準確、清晰地反映項目竣工時的實際情況。

4）規(guī)范加蓋竣工圖章?？⒐D審核章中的內(nèi)容應填寫齊全，清楚，應由相關責任人簽字，不得代簽，經(jīng)建設單位同意，可蓋執(zhí)業(yè)資格印章代替簽字。竣工圖審核章應使用紅色印泥，蓋在標題欄附近空白處。如工程施工是按施工圖進行施工的，可以在施工圖上加蓋竣工圖章。

5.準確擬定案卷題名。題名，又稱標題、題目，是表達檔案中心內(nèi)容、形式特征并使其個性化的名稱。工程竣工圖檔案的案卷題名不能用簡單的使用“XXX工程竣工圖”，應能夠反映本卷圖紙的基本內(nèi)容，例如可以用簡單明了的總平面布置圖、結(jié)構平面圖、碼頭立面圖、碼頭結(jié)構斷面圖、地基處理圖、管線工藝圖等做為案卷題名。

2 加強竣工圖檔案完整性審核力度

工程建設項目往往建設同期比較長，在施工期過程中會出現(xiàn)冬季停工期或暫緩施工情況，且經(jīng)常由多個施工單位進行施工，這就容易造成竣工圖的檔案可能會出現(xiàn)圖紙缺少缺失、重復裝檔、標識不統(tǒng)一等現(xiàn)象。

1）建立竣工圖的審查機制。為了保證竣工圖檔案的完整性、唯一性，需要加強對工程檔案的完整性審核力度?？⒐D編制完成后，由監(jiān)理單位對竣工圖編制的完整性、準確性、系統(tǒng)性和規(guī)范性情況進行審核。用施工圖編制竣工圖的，不得使用白圖編制竣工圖，應使用新圖紙。一般由項目總監(jiān)對工程竣工圖檔案完整性進行審核確認。監(jiān)理工程師對工程竣工圖檔案的唯一性進行審核。監(jiān)理員對工程竣工圖的規(guī)范性進行審核。

2）加強設計變更情況確認。監(jiān)理人員在對竣工圖檔案的審核過程中，同時應指導并監(jiān)督施工人員做好“設計變更情況一覽表”。在施工過程中嚴格執(zhí)行變更的規(guī)范程序，設計變更在竣工圖上進行修改到位并注明修改的依據(jù)，在變更的依據(jù)性文件上注明被修改的圖號。修改方法要參照有關標準、標識要統(tǒng)一。特別是對工程建設過程中的地下管網(wǎng)、給排水管線等隱蔽工程的審核。為后期進行改擴建、維護查找竣工圖紙?zhí)峁┍憷麠l件。

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3）做好竣工圖整理歸檔。竣工圖在歸檔時，需做到完整、清淅、系統(tǒng)、修改規(guī)范、簽字手續(xù)完備。工程檔案由卷宗封面、卷脊、卷內(nèi)圖紙目錄、卷內(nèi)圖紙及備考表組成。每套竣工圖前面圴附有圖紙目錄，每份圖紙需加蓋檔號章，檔號章內(nèi)容包括該份文件材料所在案卷的檔號和本案卷中的所在有頁次。竣工圖的組卷應遵循工程施工程序各階段文件材料的自然形成規(guī)律和成套性原則，保持文件材料的內(nèi)在有機聯(lián)系，達到便于保管和后期查找利用的目的。按施工先后順序進行排列，由項目建設單位將竣工圖檔案與其它文件資料統(tǒng)一編碼歸檔。

3 建立檔案利用的保護制度和措施

在工程檔案的利用過程中，圖紙檔案的利用頻率是非常高的，在利用過程中需要調(diào)卷、查閱、還卷，這不可避免地存在其它安全隱患，同時圖紙檔案將造成磨損，影響檔案的自然壽命。制定相關的保護制度，采取適當?shù)谋Ｗo措施十分必要。

1）圖紙在利用過程中有保護制度。檔案使用登記和交接制度，檔案出入庫時對調(diào)卷、還卷及交接行為進行登記，簽收手續(xù)必須清楚、嚴格。檔案利用行為規(guī)范制度。包括對檔案利用行為方式的規(guī)范及防止不良行為，如禁止在圖紙上勾畫、涂抹、禁止擅自將圖紙帶離規(guī)定的使用場所，未經(jīng)允許不得擅自拍照、抄錄、復印檔案，對于損毀檔案的行為應有嚴明的懲罰措施。

2）檔案在利用過程中的保護措施。一是對數(shù)量與順序的控制。當檔案利用數(shù)過大時，應分批定量提供，并要求利用者在使用過程中和歸還檔案時保持原排列順序，以免發(fā)生混亂。二是對檔案利用行為的監(jiān)督和指導，外部利用者利用檔案時，應安排相關的工作人員在現(xiàn)場進行監(jiān)督和指導，發(fā)現(xiàn)問題及時指導和糾正。三是推進檔案數(shù)字化管理工作。檔案實現(xiàn)數(shù)字化管理是檔案管理的發(fā)展趨勢，將存儲于不同載體的紙質(zhì)檔案和音像檔案通過數(shù)字化處理轉(zhuǎn)為電子檔案，做到檔案登記、借閱、催還以及庫房管理等日常業(yè)務和實體管理相結(jié)合，實現(xiàn)檔案實體管理和檔案信息組織的自動化，提升檔案的利用價值。