科技檔案管理過程中如何強化檔案的展覽和咨詢服務

摘 要：在縣區(qū)級科學技術(shù)館中，科技檔案管理是日常工作中必不可少的一部分。科技檔案展覽和咨詢服務工作與正常的檔案管理工作相同，是檔案館（室）為利用者服務的一種方式。它是以檔案為根據(jù)，通過展覽和個別解答問題的方式，向利用者提供檔案、檔案專業(yè)知識、檔案檢索途徑的一項服務性的工作。

關(guān)鍵詞：科技檔案展覽;檔案展覽;咨詢服務;檔案咨詢;科技檔案;檔案;展覽;咨詢

科技檔案管理在企業(yè)、事業(yè)單位和在城市建設工作中都是一項技術(shù)基礎工作，為科技生產(chǎn)活動提供技術(shù)條件，為組織管理工作提供信息依據(jù)，是生產(chǎn)技術(shù)管理、科研、設計管理或城市建設管理等的一個組成部分。其管理機構(gòu)通常為檔案室或檔案館。國家或?qū)I(yè)主管部門的科技檔案館是科學技術(shù)事業(yè)單位，代表國家或?qū)I(yè)系統(tǒng)收集和保管需要長久保存的重要的科技檔案的基地。在更大范圍內(nèi)組織和開發(fā)利用科技檔案信息資源，實現(xiàn)科技檔案信息的社會共享。

1科技檔案展覽

舉辦科技檔案展覽是一項具有政治性、思想性、科學性和藝術(shù)性的工作，必須認真組織好，科技檔案展覽的組織工作包括：

1.1選定展覽的主題。舉辦展覽應有明確的目的性，選好展覽主題是搞好展覽的關(guān)鍵。選題要配合國家的中心任務、重大政治事件或社會主義現(xiàn)代化建設中一些重大的、急需解決的關(guān)鍵性問題。題目選對了，展覽的效果就傳代好。題目的大小要適當，題目過大，科技檔案過多，質(zhì)量深度不易保證，題目過窄，感興趣的群眾少。

1.2精心選材。圍繞展覽的主題，精心選出展品，是組織展覽過程中最重要的一環(huán)。科技檔案展覽內(nèi)容的思想性、科學性和展出效果如何，科技檔案的內(nèi)容和種類的選擇具有決定性的意義。展出的科技檔案材料是最能表現(xiàn)和反映主題的材料，能正確提示事件或事物本質(zhì)，具有長遠查考價值的材料，要充分注意展覽內(nèi)容的客觀需求，注重社會性，避免檔案館單方面的主觀意愿。

1.3編制展品和編寫說明。展品一般按專題編排，每個專題內(nèi)再按事件和時間的順序排列，既要照顧到一個專題內(nèi)科技檔案的集中和系統(tǒng)性，又要照顧到各個專題間的相互聯(lián)系，使人看后既感到材料豐富、全面，又覺得主題明確、重點突出、層次分明，展覽的各個部分之間形成一個有機整體。為了使觀眾一目了然，要為展覽編寫前言，在每個部分或?qū)ｎ}之前，寫明題名、提要和介紹。

1.4陳列展出。綜合性與專題性展覽的展出場所選擇對展覽的效果影響甚大，檔案館必須要結(jié)合展覽的重要程度，精心挑選適宜場地。展出后，應注意搜集和聽取觀眾的意見，不斷改進工作。

2科技檔案咨詢服務

在科技檔案利用過程中，經(jīng)常遇到這樣的情況：利用者由于各種原因，往往是帶著亟待解決的疑難問題，來檔案館（室）查詢利用科技檔案。他們對館（室）藏科技檔案材料的內(nèi)容和成分不夠了解，對科技檔案管理的原則和方法也不清楚，對需要查閱的科技檔案檢索要素諸如作者、年度、題名與所屬全宗都說不清楚，只能提出所要解決的問題或者提出一些零散的線索。為解答利用者提出的問題，需要有專人承擔利用者與科技檔案之間的媒介作用。同時咨詢服務還應面對社會，為還不了解科技檔案工作或不知道每一個公民都有利用科技檔案的權(quán)利的人們解答各種疑難問題，擴大科技檔案的影響，起到向社會宣傳科技檔案的作用。

2.1科技檔案咨詢的種類。科技檔案咨詢的種類，可從不同角度劃分。

2.1.1按內(nèi)容性質(zhì)，可分為事實性咨詢、指導性咨詢與檢索性咨詢。事實性咨詢是指檔案館（室）為解答利用者某一特定問題而進行的咨詢服務。如利用者要求獲得某一具體事件發(fā)生的時間、地點，某一會議的召開時間、會議內(nèi)容和參加人數(shù)等。指導性咨詢，是指檔案館（室）對科技檔案用戶在查閱科技檔案時所發(fā)生的疑難問題進行指導服務。如指導科技檔案用戶掌握使用科技檔案檢索工具以及查找科技檔案材料的方法，解答科技檔案用戶在利用科技檔案過程中的知識性咨詢等。檢索性咨詢，是指檔案館（室）根據(jù)科技檔案用戶的利用需求，有計劃、有組織地幫助利用者獲得某一方面的科技檔案信息而提供的服務，也稱情報性咨詢服務。如利用者需要某一個學術(shù)性研究課題有哪個單位或個人正在進行研究，搞到了什么程度，有什么成果可以利用等情況，某一個專題的材料保存在何處等。針對這些問題科技檔案服務人員需要調(diào)查研究，確定范圍，明確檢索途徑，查找出有關(guān)科技檔案材料或提供進一步檢索這方面的材料的線索。

2.1.2按科技檔案咨詢的難易程度，可劃分為一般性咨詢和專題性咨詢。一般性咨詢是針對利用者在利用科技檔案中提出問題進行解答性服務。如檔案館（室）基本情況，利用科技檔案的規(guī)章制度，館藏科技檔案的內(nèi)容和成分，某一機關(guān)或某一人物的科技檔案是否在館內(nèi)保存，利用聲像檔案、照片檔案、縮微檔案方面的知識等。專題性是指為解決利用者急需解決的課題或?qū)ｎ}而提供的服務。利用者為完成一個課題，要求檔案館系統(tǒng)地提供有關(guān)的科技檔案材料，這就要求咨詢?nèi)藛T與專業(yè)人員共同研究制訂方案，有計劃、有重點地查找科技檔案，進行針對性地服務。這種服務針對性強、涉及面廣、發(fā)掘程度深，需要科技檔案數(shù)量大，要求科技檔案人員進行綜合思維和分析并與利用者互通信息、密切合作，才能取得成效。

2.1.3按利用者向科技檔案部門提出咨詢問題的方式，或劃分為口頭咨詢、書面咨詢和電話咨詢?？陬^咨詢是利用者來館（室）查閱科技檔案的過程，可能遇到許多疑難問題， 要求科技檔案人員幫助解決。利用者提出的咨詢問題多種多樣，有的要求查找某一事實或某個專題的科技檔案材料，有的要求介紹館藏科技檔案與檢索工具的使用方法，有的要求解答某一名詞術(shù)語擴大查找線索。接受口頭咨詢時，科技檔案人員與利用者直接交談，弄清其意圖、要求，問題的中心實質(zhì)，善于從利用者的談話中進一步獲得解決問題的線索。書面咨詢是指遠離檔案館（室）的單位或個人，寫信來咨詢。電話咨詢一般多用于處理利用者急需解答的咨詢問題。

2.2科技檔案咨詢的步驟

參考咨詢工作的步驟一般為：（1）接受咨詢問題，建立咨詢記錄。（2）研究分析問題。只有對利用者提出的問題了解具體，找出問題的關(guān)鍵所在，考慮所需科技檔案材料的范圍，才能使問題的解決針對性強，才能有助于提高咨詢工作的質(zhì)量和服務水平。（3）查找科技檔案材料。在調(diào)查研究的基礎上，按照已確定的范圍，選定檢索工具，明確檢索途徑和方法，查找有關(guān)的科技檔案材料。（4）答復咨詢問題。經(jīng)過一系列工作，找出利用者所需的科技檔案材料后，即可答復咨詢問題。答復咨詢的方式，依具體情況而定。可分別采用，直接提供答案，提供科技檔案復制件，介紹有關(guān)查找線索等等。

對科技檔案實行專門管理，是近代工業(yè)革命以后出現(xiàn)的，是社會化大生產(chǎn)和專業(yè)分工的產(chǎn)物。西方國家的工廠企業(yè)和科技事業(yè)單位，視科技檔案為重要財富，把科技檔案管理強調(diào)為發(fā)展經(jīng)濟、開發(fā)技術(shù)不可缺少的必要條件。蘇聯(lián)的科技檔案管理工作，從理論到實踐都比較健全，國家重視對科技檔案的科學管理和開發(fā)利用。中國從 20世紀 50年代開始建立并加強對科技檔案的管理。1957年國務院批準的《關(guān)于改進檔案、資料工作的方案》，是建立和加強科技檔案工作的第一個文件。1960年和1980年國務院先后批準發(fā)布的《技術(shù)檔案室工作暫行通則》和《科學技術(shù)檔案工作條例》，是指導中國科技檔案實行科學管理的重要法規(guī)。中國的科技檔案管理工作是國家檔案事業(yè)的重要組成部分。

作者簡介：

閆雪（1978.12-），女，漢族，吉林乾安人，現(xiàn)任職于吉林省松原市寧江區(qū)科學技術(shù)館，研究方向為檔案管理。

（吉林省松原市寧江區(qū)科學技術(shù)館，吉林 松原 138000）