檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的重要作用及其創(chuàng)新改善

李朝霞

摘 要 隨著信息化時(shí)代的到來，將企業(yè)的經(jīng)營、管理與信息化相結(jié)合已成為社會(huì)發(fā)展的必然趨勢，同時(shí)也成為企業(yè)提高競爭力的重要手段。企業(yè)檔案是企業(yè)在社會(huì)活動(dòng)中形成的有價(jià)值的各類信息資源，是體現(xiàn)企業(yè)核心競爭力的重要依據(jù)。因此，企業(yè)要重視檔案管理工作及其創(chuàng)新，本文將對新形勢下檔案管理及其創(chuàng)新在企業(yè)發(fā)展中的作用進(jìn)行簡述，并對當(dāng)前企業(yè)檔案管理創(chuàng)新改善的策略進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞 檔案管理;企業(yè)發(fā)展;創(chuàng)新;策略

前言

企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分，當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作仍存在一些問題，如檔案運(yùn)輸難度大、紙質(zhì)檔案不易保存、檔案數(shù)量多不易取閱、管理人員思想觀念落后等對企業(yè)的發(fā)展很不利。因此，認(rèn)識(shí)檔案管理對企業(yè)發(fā)展的作用，對企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新和改善是十分有必要的。希望本文的分析，能為企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新與改善提供參考，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)更為長遠(yuǎn)的發(fā)展和不斷進(jìn)步，同時(shí)也能夠推動(dòng)整個(gè)行業(yè)的優(yōu)化升級。

1檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的重要作用

檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的作用主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先，合理的檔案管理是企業(yè)維護(hù)合法權(quán)益的重要手段。企業(yè)在社會(huì)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖像或聲像資料記錄都可成為企業(yè)檔案的信息，在內(nèi)容上包括企業(yè)產(chǎn)品的專利、商業(yè)機(jī)密等，這些都屬于企業(yè)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，是判斷企業(yè)運(yùn)營成果的客觀依據(jù)。而在企業(yè)發(fā)展中，檔案管理工作就是對企業(yè)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)進(jìn)行準(zhǔn)確、客觀的記錄，檔案管理信息是企業(yè)擁有合法知識(shí)產(chǎn)權(quán)的有力依據(jù)，如果企業(yè)發(fā)展過程中出現(xiàn)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的糾紛時(shí)，就可以通過產(chǎn)權(quán)檔案的作用來維護(hù)企業(yè)自身合法權(quán)益。其次，檔案管理有利于實(shí)現(xiàn)資源共享，提高企業(yè)管理水平。檔案是企業(yè)運(yùn)營過程中保存下來的信息資料，企業(yè)各部門管理人員可通過資源共享查閱以往的企業(yè)檔案信息，利用對當(dāng)前企業(yè)發(fā)展階段有價(jià)值的信息，把握市場動(dòng)向，及時(shí)優(yōu)化調(diào)整企業(yè)管理策略，將其作為企業(yè)改革創(chuàng)新的動(dòng)力，這對提高員工的積極性、提高企業(yè)綜合競爭力具有重要作用;企業(yè)在運(yùn)營過程中，需要大量的工作人員處理大量繁雜的工作，有時(shí)會(huì)影響了企業(yè)正常運(yùn)營的進(jìn)度，而對企業(yè)檔案信息進(jìn)行合理的管理，不但使某些繁雜的工作程序簡化，使工作人員的時(shí)間得到有效利用，更重要的是，合理的檔案管理使企業(yè)管理人員對檔案的保存和取閱變得有秩序，便于對企業(yè)的管理工作，提高了企業(yè)的管理水平。再次，檔案管理是企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，對于其日常工作的開展而言有著重要的作用，企業(yè)的各個(gè)發(fā)展環(huán)節(jié)都無法脫離檔案管理工作，不論是行政管理、技術(shù)管理、財(cái)務(wù)管理還是業(yè)務(wù)的拓展，都與檔案管理有著密切的關(guān)系。檔案管理作為見證企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的憑證，能夠推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展，對生產(chǎn)的各個(gè)環(huán)節(jié)給予理論支持，能夠指導(dǎo)企業(yè)的發(fā)展。企業(yè)進(jìn)行科學(xué)的檔案管理，有利于提高工作科學(xué)性，能夠有效提高企業(yè)的工作效率，為企業(yè)經(jīng)營者提供決策參考。最后，企業(yè)的發(fā)展都會(huì)經(jīng)歷創(chuàng)業(yè)、成長、發(fā)展、壯大這幾個(gè)必要時(shí)期，而檔案能夠詳細(xì)記錄企業(yè)發(fā)展的每一個(gè)階段的細(xì)節(jié)，企業(yè)經(jīng)營者可以憑借檔案信息，規(guī)劃之后的發(fā)展道路，檔案能夠起到借鑒作用，企業(yè)的管理者可以根據(jù)檔案記錄，總結(jié)管理經(jīng)驗(yàn)，規(guī)范內(nèi)部管理制度，使其制度更加細(xì)致，有利于推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展。另外，企業(yè)注重對檔案的管理，能夠確保企業(yè)生產(chǎn)水平得到提升，經(jīng)營者可以通過檔案了解產(chǎn)品在設(shè)計(jì)、質(zhì)量、安全方面存在的問題，經(jīng)營者可以實(shí)時(shí)掌控企業(yè)信息，任何環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題相關(guān)工作者都能及時(shí)補(bǔ)救，對于企業(yè)而言，其產(chǎn)品質(zhì)量得到了保證，工作更具科學(xué)性，工作流程更加順暢，能夠提升企業(yè)的綜合素質(zhì)，有利于推動(dòng)其發(fā)展，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的最大化[1]。

2企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的重要性

鑒于檔案管理工作對企業(yè)發(fā)展的重要意義，在實(shí)際的工作中，企業(yè)的檔案管理人員需要做好檔案管理的創(chuàng)新工作，而在此過程中，檔案管理人員需要明確檔案管理創(chuàng)新的重要性，進(jìn)而才能夠采取針對性的創(chuàng)新策略，全面的提高檔案管理工作的質(zhì)量，確保企業(yè)更為長遠(yuǎn)的發(fā)展和進(jìn)步，下面針對企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的重要性進(jìn)行如下的分析和研究。

2.1 促進(jìn)企業(yè)檔案管理部門的可持續(xù)發(fā)展

檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分，企業(yè)的檔案信息記錄著企業(yè)發(fā)展的心路歷程，是企業(yè)發(fā)展經(jīng)驗(yàn)的積累，做好企業(yè)檔案管理工作有利于企業(yè)的改革與創(chuàng)新，增強(qiáng)企業(yè)的競爭力。當(dāng)前國際經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速，信息化時(shí)代已經(jīng)到來，企業(yè)的發(fā)展更離不開信息技術(shù)的支持，企業(yè)檔案管理更要進(jìn)行創(chuàng)新，只有改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，從檔案信息的建立、保存到檔案信息的取閱進(jìn)行創(chuàng)新，才能夠提高企業(yè)資源的利用效率，從而促進(jìn)檔案管理部門的可持續(xù)發(fā)展，增強(qiáng)企業(yè)的核心競爭力[2]。

2.2 促進(jìn)社會(huì)的發(fā)展

創(chuàng)新是社會(huì)發(fā)展的源泉，更是一個(gè)國家不斷進(jìn)步的不竭動(dòng)力。企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新，在一定程度上能夠促進(jìn)社會(huì)檔案管理工作的開展，而檔案管理工作也是國家、機(jī)關(guān)管理工作的重要組成部分。國家主張社會(huì)精神文明建設(shè)，檔案管理工作做得好，也是對我國文化、精神文明的有效傳承。因此，對企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新是社會(huì)發(fā)展的必然要求。

3企業(yè)檔案管理創(chuàng)新改善的策略

3.1 實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)信息化

企業(yè)檔案管理系統(tǒng)就好比是人身體的脈絡(luò)，將脈絡(luò)梳理、打通，才能夠維持身體的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，將企業(yè)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行梳理、簡化，才能夠提高企業(yè)檔案信息的管理效率，保障企業(yè)檔案工作的順利進(jìn)行。因此，企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新改善應(yīng)先從檔案管理系統(tǒng)的創(chuàng)新開始。在當(dāng)前信息化時(shí)代的背景下，企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的創(chuàng)新應(yīng)與先進(jìn)的信息技術(shù)結(jié)合起來，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)信息化。當(dāng)前企業(yè)大部分檔案記錄方式為電子文本和實(shí)體文本兩種，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)信息化，利用科學(xué)的、信息化的檔案管理系統(tǒng)，將電子文本和實(shí)體文本轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息進(jìn)行分類和儲(chǔ)存，將大大提高企業(yè)檔案管理效率，便于企業(yè)管理者取閱和進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，進(jìn)一步提高企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量，從而促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展[3]。

3.2 建立健全的檔案信息數(shù)據(jù)庫

數(shù)據(jù)庫的建立是企業(yè)檔案管理工作的重要組成部分，建立健全的檔案信息數(shù)據(jù)庫是企業(yè)檔案管理創(chuàng)新改善的重點(diǎn)。在信息化技術(shù)發(fā)展迅速的形勢下，將檔案數(shù)據(jù)庫的建立與先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)結(jié)合在一起是企業(yè)檔案管理創(chuàng)新改善的必然趨勢。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)的有效性，建立開放式網(wǎng)絡(luò)和分散式網(wǎng)絡(luò)并存的數(shù)據(jù)庫網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)檔案目錄與數(shù)字化信息的有機(jī)結(jié)合，促進(jìn)檔案信息化管理系統(tǒng)的進(jìn)一步完善，從而提高企業(yè)檔案管理的工作效率。

3.3 提高檔案管理人員的素質(zhì)

國家對企業(yè)檔案管理實(shí)施相應(yīng)的管理辦法，這就要求企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新改善要嚴(yán)格遵守國家的相關(guān)規(guī)定，因此，提高檔案管理人員的素質(zhì)是企業(yè)檔案管理創(chuàng)新改善的必要舉措。要定期對檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，提高其對企業(yè)檔案管理工作的重視，提高檔案意識(shí)，加強(qiáng)技能的學(xué)習(xí)，提高檔案管理水平。除此之外，還要對先進(jìn)的信息化技術(shù)具有一定的應(yīng)用能力，能夠?qū)n案管理工作的創(chuàng)新提出改善建議，樹立愛崗敬業(yè)的理念，從而促進(jìn)檔案管理工作的有效進(jìn)行，提高企業(yè)的整體管理水平，進(jìn)而推動(dòng)企業(yè)不斷的發(fā)展和進(jìn)步，同時(shí)也能夠?qū)崿F(xiàn)整個(gè)檔案管理工作的快速發(fā)展[4]。

4結(jié)束語

綜上所述，企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)管理的重要組成部分，合理的企業(yè)檔案管理是企業(yè)增強(qiáng)核心競爭力的重要手段，促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新是企業(yè)發(fā)展和社會(huì)發(fā)展的必然要求。在當(dāng)今社會(huì)發(fā)展形勢下，企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新改善應(yīng)與信息化技術(shù)有機(jī)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的數(shù)字化管理。除此之外，還要提高企業(yè)檔案管理人員的整體素質(zhì)，樹立檔案管理意識(shí)，加強(qiáng)自身職業(yè)道德修養(yǎng)，加強(qiáng)信息化技術(shù)的學(xué)習(xí)，為企業(yè)的檔案管理的創(chuàng)新改善貢獻(xiàn)自己的一分力量，從而促進(jìn)企業(yè)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1] 趙源.檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的重要作用及其創(chuàng)新改善[J].現(xiàn)代國企研究，2019，（12）：343，346.

[2] 郭玉成.檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的重要作用及其創(chuàng)新[J].企業(yè)改革與管理，2016，（11）：33-34.

[3] 唐琳.企業(yè)檔案精細(xì)化管理模式構(gòu)建思路[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019， （20）：124-125.

[4] 靳莉.企業(yè)檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019， （20）：126，129.