淺談人社檔案的管理

檔案是為建立我們國家和民族文化的歷史記憶，是還原歷史的最原始的依據(jù)，是傳承歷史文明的重要載體，是知古鑒今的源泉。人社局的檔案種類算是較多的部門，有機(jī)關(guān)社保管理的機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員的社保檔案、企業(yè)社保管理的企業(yè)單位工作人員的社保檔案、城市居民社保管理的城鎮(zhèn)居民和農(nóng)業(yè)人口的社保檔案、就業(yè)服務(wù)中心的有關(guān)就業(yè)培訓(xùn)和社保補(bǔ)貼等等檔案、局里的行政公文檔案、全縣機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工人、全縣未就業(yè)高校畢業(yè)生的檔案、人事人才中心的流動人員檔案、勞動仲裁院的勞動仲裁檔案等。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》規(guī)定，按照遵循檔案的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于查找和利用的精神，只有做好檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動等環(huán)節(jié)，才能為經(jīng)濟(jì)、政治、文化服務(wù)，在構(gòu)成整個社會的科學(xué)能力中占有重要的地位。它是成為社會信用系統(tǒng)的基石，是復(fù)原歷史的憑證，是推進(jìn)社會前進(jìn)的動力源。因此，加強(qiáng)檔案管理十分必要的工作，各級各部門都要引起高度重視。為確保做好檔案管理工作，本人淺談如下幾點(diǎn)見識：

1.檔案工作存在的問題

1.1對檔案工作重要性認(rèn)識不到位

檔案管理隊(duì)伍有待加強(qiáng)，很多部門或單位認(rèn)為檔案不是什么重要的工作，就是舊紙一堆，隨便放在雜箱里面，有的當(dāng)廢紙賣了。認(rèn)為事情做好就過去了，這種情況很普片，因此，我們要加強(qiáng)宣傳檔案工作的重要性。

1.2檔案庫房等設(shè)施比較落后

時代的進(jìn)展，檔案的各種設(shè)施都在提升，很多單位沒有專用的檔案庫房，更不用說有專用的檔案柜或密集架。有的是庫房面積很小，條件很差，檔案沒有通過整理，零亂堆放，這樣是對檔案的生命非常不利的。

1.3檔案的利用率不高

很多單位的檔案管理質(zhì)量差，利用效率極低。沒有檔案查找借閱記錄本等，沒有專人管理，有的甚至讓需要的人員自己查找、亂翻，這樣對檔案的利用難以發(fā)揮效用，并且影響檔案的壽命。

1.4檔案管理人員的不穩(wěn)定性

檔案的管理人員一般要相對的穩(wěn)定，不能隨意換人，有的是讓辦公室人員都能拿到，這樣是很容易使檔案變得雜亂無序的，而且會遇到破壞，甚至?xí)斐蓙G失。經(jīng)常換人或沒有指定專人很不利于熟悉和適應(yīng)檔案的業(yè)務(wù)。

2.如何改進(jìn)檔案管理工作

（1）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，健全組織。檔案工作是歷史的真實(shí)體現(xiàn)，是連續(xù)的業(yè)務(wù)，不能通過憑空制作的，是十分嚴(yán)肅的事情，各級各部門要加強(qiáng)對檔案工作重要性的認(rèn)識。俗話說“工作好不好，關(guān)鍵看領(lǐng)導(dǎo)?！敝挥蓄I(lǐng)導(dǎo)重視，才能把檔案工作推向科學(xué)化、制度化、規(guī)范化。

（2）規(guī)范管理，強(qiáng)化重點(diǎn)。檔案工作是合理把文件材料進(jìn)行歸檔和管理。要做好歸檔和管理，就必須揪住重點(diǎn)，能體現(xiàn)單位職能活動的重要材料才要?dú)w檔，重份、一般性的材料就沒必要?dú)w檔。要按照業(yè)務(wù)的需要，安排合適的管理方法進(jìn)行管理。例如，高校畢業(yè)學(xué)生檔案要按畢業(yè)年份的順序排列;企業(yè)養(yǎng)老保險要按退休的年份排列;庫房里面要按照各單位、中心部門進(jìn)行排列，按照單位年度問題的模式順序排列，這樣才便于查找和利用。

（3）系統(tǒng)學(xué)習(xí)，有序更新。要加強(qiáng)對檔案管理人員進(jìn)行不定期的繼續(xù)教育和系統(tǒng)培訓(xùn)，不斷提高管理人員的檔案管理水平。不斷提升專業(yè)意識，使之能夠高度熟悉和適應(yīng)檔案管理的業(yè)務(wù)，能夠及時更新檔案的連續(xù)性，及時歸檔整理，系統(tǒng)存放，提高檔案法律意識，達(dá)到依法整理檔案工作，使檔案發(fā)揮更大效用。

（4）完善設(shè)施，軟硬建設(shè)。只有不斷改進(jìn)檔案庫房等設(shè)施，及時更新軟件設(shè)備，才能保證檔案的安全，保證檔案的有效利用。為確保檔案的絕對安全，必須建立符合《中華人民共和國檔案法》規(guī)定要求的專用檔案庫房，配置鐵質(zhì)的檔案專用柜，庫房面積每千卷不少于20-25平方米，庫房內(nèi)要設(shè)置空調(diào)、去濕、除蟲、滅火等設(shè)備。溫度要求為14℃-24℃，濕度要求45%-65%，要保持庫房的清潔，不得在庫房里面辦公，更不能吸煙，無關(guān)人員不得入內(nèi)。要推動檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。推動紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的最佳方案，不但可以保留原始，又可利用現(xiàn)代檢索，從而達(dá)到檔案的高效利用，使檔案的用途得到充分的顯現(xiàn)。

作者簡介：林春松（1973.7-），男，漢族，福建華安人，大專，技師，研究方向?yàn)樾姓聞?wù)。

華安縣人力資源和社會保障局? ? 福建漳州? ? 363800