如何優(yōu)化計(jì)量信息管理系統(tǒng)的功能設(shè)置

摘?要：近年來(lái)，隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型升級(jí)以及質(zhì)量提升的戰(zhàn)略部署，企業(yè)不斷追求高質(zhì)量發(fā)展，產(chǎn)品質(zhì)量在企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中的作用非常突出，計(jì)量業(yè)務(wù)需求呈現(xiàn)出不斷多樣化、專業(yè)化的趨勢(shì)，檢定機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)量逐年遞增，為降低客戶的時(shí)間成本，減少業(yè)務(wù)人員的工作量，提高檢定人員工作效率，為客戶提供更好的服務(wù)體驗(yàn)，必須合理優(yōu)化系統(tǒng)的功能設(shè)置。

關(guān)鍵詞：計(jì)量;效率;設(shè)置;管理

計(jì)量檢定業(yè)務(wù)是一項(xiàng)細(xì)致而復(fù)雜的工作，是法定計(jì)量檢定機(jī)構(gòu)計(jì)量管理的重要組成部分，直接體現(xiàn)了計(jì)量檢定機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)能力和服務(wù)水平。近年來(lái)，隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型升級(jí)以及質(zhì)量提升的戰(zhàn)略部署，企業(yè)不斷追求高質(zhì)量發(fā)展，產(chǎn)品質(zhì)量在企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中的作用非常突出，這樣的背景下，計(jì)量業(yè)務(wù)需求呈現(xiàn)出不斷多樣化、專業(yè)化的趨勢(shì)，檢定機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)量逐年遞增，就筆者所在中部省份的地級(jí)城市漯河市來(lái)說(shuō)，2018年，漯河市檢測(cè)中心共檢定各類計(jì)量器具6萬(wàn)余臺(tái)件，出具各類檢定、校準(zhǔn)、檢測(cè)證書(shū)28500份，龐大的工作量對(duì)管理規(guī)范化提出了更高的要求，為降低客戶的時(shí)間成本，減少業(yè)務(wù)人員的工作量，提高檢定人員工作效率，為客戶提供更好的服務(wù)體驗(yàn)，必須合理優(yōu)化系統(tǒng)的功能設(shè)置，現(xiàn)從三個(gè)主要方面介紹下計(jì)量信息管理系統(tǒng)的優(yōu)化方法。

一、業(yè)務(wù)接待管理方面

業(yè)務(wù)接待處于整個(gè)計(jì)量檢定工作流程的起點(diǎn)，良好的開(kāi)端是成功的一半，同樣，規(guī)范高效的樣品接收流轉(zhuǎn)給整個(gè)檢定工作的順利完成奠定了基礎(chǔ)，業(yè)務(wù)收發(fā)部門(mén)接到客戶送檢的樣品后，要根據(jù)客戶提供的樣品信息錄入系統(tǒng)，分配檢測(cè)部門(mén)、打印流轉(zhuǎn)卡、樣品標(biāo)識(shí)和正式的委托單，還要核對(duì)樣品信息是否有誤，粘貼樣品標(biāo)識(shí)，程序繁瑣又缺一不可，在人員緊缺的基層計(jì)量檢定機(jī)構(gòu)，勢(shì)必會(huì)占用過(guò)多時(shí)間，造成效率低下，客戶滿意度不高的情況發(fā)生，這里重點(diǎn)分析下耗時(shí)較長(zhǎng)的信息錄入環(huán)節(jié)，如果根據(jù)情況適當(dāng)簡(jiǎn)化錄入程序，減少不必要的輸入信息，就會(huì)大大提高接待效率，可以根據(jù)信息的重要程度和證書(shū)的格式要求，設(shè)置錄入信息菜單為不同的顏色，把“委托單位”、“器具名稱”、“證書(shū)類型”“委托人電話”等必填選項(xiàng)設(shè)置為紅色菜單，不輸入或輸入有誤無(wú)法進(jìn)行下一步操作，樣品接收人員一定要認(rèn)真仔細(xì)核對(duì)，確保錄入信息準(zhǔn)確無(wú)誤。把“規(guī)格型號(hào)”、“出廠編號(hào)”、“準(zhǔn)確度等級(jí)”“附件”等選項(xiàng)設(shè)置為黃色菜單，作為一般狀態(tài)下的必填項(xiàng)，如果遇到大批量的樣品送檢，時(shí)間比較緊張或排隊(duì)等待的客戶較多，可以在征求承檢科室的意見(jiàn)后，適當(dāng)減少或靈活把握此類信息的輸入，由檢定科室在檢定過(guò)程中詳細(xì)記錄。剩下的信息不設(shè)置顏色，諸如“受理日期”、“完成時(shí)限”、“檢定科室”、“郵編”等信息，可以設(shè)置為自動(dòng)生成或者默認(rèn)，也可以根據(jù)客戶要求自由選擇，使用這種根據(jù)信息的重要程度設(shè)置不同顏色菜單的方法，極大的提高了樣品受理環(huán)節(jié)的效率，為整個(gè)檢定工作騰出更多時(shí)間。

二、檢定工作管理方面

樣品檢定完畢，檢定人員開(kāi)始編輯檢定證書(shū)，因?yàn)闄z定原始記錄的信息更全面，證書(shū)內(nèi)容來(lái)源于原始記錄，檢定員怎么才能快速準(zhǔn)確地編輯證書(shū)并提交審核就與系統(tǒng)的設(shè)置有很大關(guān)系了。由于絕大部分信息已經(jīng)在樣品接收時(shí)錄入了系統(tǒng)，檢定員只需要輸入“檢定類型”、“檢定依據(jù)”、“有效期至”、“檢定所用標(biāo)準(zhǔn)器”等信息，如果每次檢定都要逐項(xiàng)輸入，勢(shì)必會(huì)帶來(lái)較大的工作量，由于此類信息內(nèi)容短時(shí)期內(nèi)不會(huì)變化，截止有效期也可以根據(jù)有效期長(zhǎng)短自動(dòng)顯示，此時(shí)可以設(shè)置一個(gè)“授權(quán)器具名稱”選項(xiàng)，提前在這個(gè)選項(xiàng)里設(shè)置好以上信息內(nèi)容，編輯過(guò)程中，檢定員只需要選中對(duì)應(yīng)的“授權(quán)器具名稱”，以上的信息就會(huì)自動(dòng)顯示在輸入欄，這樣就縮短了信息輸入時(shí)間，提高了證書(shū)編輯效率，值得注意的是，如果標(biāo)準(zhǔn)器或者規(guī)程有變更，一定要及時(shí)更新對(duì)應(yīng)信息，防止出現(xiàn)批量證書(shū)錯(cuò)誤。

三、模板和權(quán)限管理方面設(shè)置

“證書(shū)模板設(shè)置”，證書(shū)模板決定了證書(shū)內(nèi)容頁(yè)的內(nèi)容和格式，最能體現(xiàn)證書(shū)格式內(nèi)容的規(guī)范程度。通過(guò)參觀其他計(jì)量檢定機(jī)構(gòu)的信息管理系統(tǒng)，發(fā)現(xiàn)有些地方的信息管理系統(tǒng)用的是系統(tǒng)自帶的編輯軟件，軟件的操作界面和主流的辦公軟件差別較大，功能菜單設(shè)置過(guò)于簡(jiǎn)單。對(duì)于檢定項(xiàng)目較少、證書(shū)內(nèi)容格式不復(fù)雜的檢定機(jī)構(gòu)，這樣的設(shè)置完全可以滿足工作要求，而且，在熟練掌握操作界面后，由于是自帶系統(tǒng)，模板內(nèi)容的編輯還會(huì)更穩(wěn)定流暢，但在業(yè)務(wù)量較大、項(xiàng)目較多的檢定機(jī)構(gòu)，這樣系統(tǒng)設(shè)置的弊端就很明顯了，因?yàn)樵谀０鍍?nèi)容里需要插入不同類型的表格、特殊符號(hào)、公式等，系統(tǒng)自帶的編輯功能往往無(wú)法滿足需要，只有使用辦公軟件來(lái)輔助輸入，首先在Microsoft Office或者wps文檔里編輯好內(nèi)容，然后復(fù)制到系統(tǒng)模板設(shè)置里，再做一些細(xì)節(jié)方面的調(diào)整即可，這里建議在信息管理系統(tǒng)里加入一些常用辦公軟件的兼容包，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)編輯頁(yè)面和辦公軟件的完全兼容。系統(tǒng)設(shè)置功能可以細(xì)分為“權(quán)限管理”、“用戶管理”和“密碼修改”3個(gè)模塊。比較關(guān)鍵的是“權(quán)限管理”的功能設(shè)置，機(jī)構(gòu)可以根據(jù)人員的管理職責(zé)和權(quán)限設(shè)置相應(yīng)角色，包括但不限于機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、系統(tǒng)管理員、質(zhì)量負(fù)責(zé)人、技術(shù)負(fù)責(zé)人、檢定員、證書(shū)簽發(fā)人、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)負(fù)責(zé)人、設(shè)備管理員、監(jiān)督員、內(nèi)審員、資料管理員等角色。系統(tǒng)管理員根據(jù)機(jī)構(gòu)管理體系的運(yùn)行情況，為各角色分配相應(yīng)的權(quán)限。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，計(jì)量信息管理系統(tǒng)在整個(gè)計(jì)量檢定過(guò)程中起著舉足輕重的作用，決定了計(jì)量檢定機(jī)構(gòu)的工作效率和質(zhì)量，而系統(tǒng)功能的合理設(shè)置為檢定工作的準(zhǔn)確高效開(kāi)展提供了必備條件?，F(xiàn)實(shí)中，各地計(jì)量檢定機(jī)構(gòu)還有很多不同的設(shè)置方法，希望本文能引起更多專家學(xué)者對(duì)計(jì)量業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的研究和關(guān)注。

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作者簡(jiǎn)介：張衛(wèi)華（1981-），男，本科，工程師，研究方向：技術(shù)監(jiān)督。