河南省民辦高校檔案信息化平臺建設(shè)中存在的問題與對策

【摘要】檔案信息化平臺建設(shè)，不僅能保證信息的準確性和時效性，還能提高民辦高校檔案管理的整體水平。當前，我省民辦高校檔案信息平臺建設(shè)還不夠完善，數(shù)據(jù)更新慢，檔案服務(wù)體系尚不健全，信息安全保護方面還存在漏洞。對此，應(yīng)加強檔案信息平臺建設(shè)，完善平臺制度建設(shè)，強化數(shù)據(jù)的安全性，增強檔案服務(wù)意識，增加檔案平臺建設(shè)投入，推動民辦高校檔案信息化工作深入開展。

【關(guān)鍵詞】民辦高校檔案信息化問題建議

高校檔案是高等院校開展各種工作活動過程中產(chǎn)生和利用的文件和資料的總和。民辦高校檔案管理是高校發(fā)展的重要組成部分，是學校發(fā)展的歷史見證，也是衡量民辦高校管理水平的重要標志。在“互聯(lián)網(wǎng)+X”背景下，信息技術(shù)的應(yīng)用已成為檔案發(fā)展的必然趨勢。檔案數(shù)字化和管理網(wǎng)絡(luò)化、平臺化，是促進檔案事業(yè)發(fā)展的必由之路。因此，加快民辦高校檔案信息平臺建設(shè)切勢在必行。

1.民辦高校檔案信息化平臺建設(shè)的意義

檔案管理信息化平臺將各類檔案材料如文本，圖形，音頻和視頻等信息存儲在光盤，磁盤和其他載體上，并且通過計算機網(wǎng)絡(luò)和終端有效利用和共享文件信息資源。能為利用人直觀的提供更更便捷、高效的文件信息服務(wù)。

1.1有利于為學校的科學發(fā)展提供參考。

民辦高校檔案信息資源反映了不同時期高校的管理水平和服務(wù)水平。加強檔案信息資源的整合與規(guī)范，可以為檔案理論的研究和學校建設(shè)的發(fā)展規(guī)律提供重要的信息支持。同時，檔案信息資源可以為學校教學和科研的發(fā)展、管理水平的提高提供重要的決策依據(jù)、理論支持和智力支持。

1.2有利于檔案的長期保存和科學管理。

長期以來，民辦高校檔案信息資源一直采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)文獻保存和管理方式，這不利于檔案信息資源的長期保存與利用。建立檔案信息管理平臺，實現(xiàn)檔案數(shù)字化保存，有助于永久保存歸檔信息。當前，隨著數(shù)字化校園建設(shè)的發(fā)展和無紙化、數(shù)字化辦公方式的廣泛應(yīng)用，檔案信息管理平臺的建設(shè)將最大限度地提高各類文檔管理的效率和管理水平，促進檔案的規(guī)范有序管理。

2.目前民辦高校檔案信息平臺建設(shè)現(xiàn)狀

目前，大部分民辦高校檔案信息化平臺的建設(shè)正朝著信息化和移動終端的方向發(fā)展。民辦高校檔案信息化建設(shè)缺乏配套制度保障，從業(yè)人員業(yè)務(wù)適應(yīng)性差、平臺更新速度緩慢，建設(shè)資金不安全，檔案工作者的檔案意識有待提高。

2.1平臺建設(shè)標準不統(tǒng)一，檔案信息質(zhì)量不高。

民辦高校傳統(tǒng)檔案管理模式多年未引起一些民辦高校信息化建設(shè)和檔案管理人員的關(guān)注。如支持文件信息系統(tǒng)平臺的管理系統(tǒng)還不完善，出數(shù)據(jù)庫入口數(shù)據(jù)標準不統(tǒng)一、還沒有形成完整的文件信息平臺管理系統(tǒng)，造成信息共享不暢，數(shù)據(jù)孤島現(xiàn)實嚴重，數(shù)據(jù)庫利用率低，嚴重削弱了教師，學生，學校和社會的信息平臺溝通功能。加之傳統(tǒng)檔案信息收集面窄、信息不完整、數(shù)據(jù)庫的小型化、單一化、實用性低等缺陷的存在，直接導致檔案信息化質(zhì)量不高。

2.2檔案從業(yè)人員業(yè)務(wù)素養(yǎng)不適應(yīng)信息化要求。

隨著信息技術(shù)的普及和應(yīng)用，信息形式的文件資源將急劇增加。目前，許多檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)還沒有得到進一步的改善，已經(jīng)不能滿足當前檔案信息化工作的需要。只有了解紙質(zhì)管理的理論、原則、方法和技巧的管理人員才是不稱職的。雖然現(xiàn)代化的設(shè)備已經(jīng)引進，但它仍然不能充分發(fā)揮其功能，更不用說檔案的電子信息了。隨著統(tǒng)一辦公自動化平臺的建設(shè)和民辦高校數(shù)字化校園的運行，計算機信息網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)和發(fā)展打破了地理邊界。信息傳播速度加快，信息傳播方式發(fā)生了變化，為教師，學生，科研人員和社會各界提供了新的模式。信息利用模式從根本上改善了信息交流，科研合作和資源共享，促進了教育科研的快速發(fā)展。民辦高校檔案工作者要適應(yīng)這種新形勢的要求，采取有效的對策措施，促進電子申報管理和網(wǎng)絡(luò)平臺的應(yīng)用，實現(xiàn)信息資源的充分交流與共享。

2.3民辦高校檔案信息平臺建設(shè)缺乏安全性。

目前，隨著各高校檔案信息平臺的建設(shè)上線，雖然檔案信息化建設(shè)在很大程度上給用戶帶來了便利，但也存在著檔案泄露等安全隱患。主要表現(xiàn)在保密檔案的安全管理方面存在不足，在檔案數(shù)據(jù)的審查和信息共享方面缺乏安全管理，甚至在外部網(wǎng)絡(luò)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境或普通計算機中使用保密信息，這些容易造成黑客入侵，造成信息泄露。

2.4民辦高校檔案管理人員的檔案意識有待提高。

檔案信息管理在民辦高校管理工作的重要部分更是評價的重要指標。檔案管理從業(yè)人員的檔案管理意識對工作質(zhì)量有很大影響。但是，目前民辦高校往往重視辦公室的業(yè)務(wù)工作，忽視了檔案信息管理工作。因此，切實提高民辦高校檔案管理人員的檔案意識顯得尤為重要。

2.5民辦高校檔案信息設(shè)備資金不足，平臺更新速度較慢。

網(wǎng)絡(luò)化存檔信息管理平臺的開發(fā)需要相機，服務(wù)器，高速掃描儀，光盤庫，圖像數(shù)字化設(shè)備和終端設(shè)備的支持。這是實現(xiàn)高校檔案信息建設(shè)的常規(guī)要求。然而，目前許多民辦高校對這些設(shè)備的投入嚴重不足，致使文件信息構(gòu)建平臺的更新速度相對較慢，這使得一些文件信息資料無法及時更新，這直接影響到文獻信息的建設(shè)，導致檔案信息化建設(shè)滯后，檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺功能不完善。

3.加強民辦高校檔案信息化檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)戰(zhàn)略

3.1提高認識，加強領(lǐng)導，完善民辦高校信息化平臺建設(shè)管理體制。

民辦高校應(yīng)根據(jù)國家檔案管理規(guī)定，建立健全，科學，合理可持續(xù)發(fā)展的檔案信息管理制度。其主要內(nèi)容應(yīng)包括：電子文件歸檔管理系統(tǒng)，保密系統(tǒng)，訪問使用系統(tǒng)，網(wǎng)絡(luò)安全管理系統(tǒng)和具體人員崗位目標責任制。建立統(tǒng)一的在線目錄標準，確保人們能夠快速方便地在線檢索文件，充分體現(xiàn)檔案信息管理的管理方法和質(zhì)量要求。只有這樣，才能促進檔案信息管理的順利實施。同時，檔案信息管理也可以作為年度考核及職稱晉升的常規(guī)參考指標，這將在一定程度上激發(fā)檔案管理人員的主動性和積極性。

3.2加強檔案管理人員的培訓，提高檔案工作者的信息管理水平。

民辦高校檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)化水平與檔案管理工作者水平有直接關(guān)系。因此，要提高信息處理能力，必須大力加強人才培養(yǎng)，首選是培養(yǎng)檔案從業(yè)人員了解、學習和使用信息網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，提高其業(yè)務(wù)技能，提高綜合素質(zhì)。其次建立以內(nèi)培外引，自學提高的可持續(xù)的培訓機制，確保檔案工作者素養(yǎng)的不斷提高。最后，通過培訓和不斷擴大知識面，在了解檔案專業(yè)知識的同時，還要重視教育管理知識的學習，掌握文件撰寫知識，了解教育研究方法，為檔案的深入研究和發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

3.3加強學習，樹立檔案信息管理的新觀念，提高服務(wù)意識。

民辦高校檔案信息化思想的更新是信息技術(shù)在學校信息化建設(shè)中的具體運用。在各種科學和技術(shù)知識和成就的信息化改造的臉，在民辦高校檔案工作者應(yīng)審查的情況下，與時俱進，開拓創(chuàng)新是大膽的，并確保檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理的先進性質(zhì)首先，要樹立社會檔案信息資源的觀念，服務(wù)社會。從基于靜態(tài)歸檔信息資源的被動服務(wù)到基于網(wǎng)絡(luò)資源的主動服務(wù)，搞好檔案信息服務(wù)平臺建設(shè)，建立綜合性的學校信息數(shù)據(jù)庫。整合各種分散的信息資源，積極挖掘有價值的資源，并共享。

3.4有必要提高信息安全意識，確保檔案信息的安全使用。

民辦高校要繼續(xù)推進檔案信息平臺建設(shè)，為大眾提供更好的檔案信息服務(wù)。因此，民辦高校檔案信息管理平臺應(yīng)重視檔案信息的安全性。即要加強檔案信息管理平臺的保密性能建設(shè)，只能在民辦高校內(nèi)部網(wǎng)進行注冊，在文件信息查詢中，設(shè)置文件信息管理負責人的生物信號信息如虹膜、指紋等。也要加強民辦高校檔案從業(yè)人員及行政人員的業(yè)務(wù)培訓和道德素質(zhì)專項培訓，以提高他們的職業(yè)素質(zhì)和道德素質(zhì)。只有這樣，才能從根本上防止文件信息的泄露。

3.5增加資金投入，加快提交信息檔案和管理網(wǎng)絡(luò)平臺。

在信息時代，推進民辦高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理勢在必行。首先，為建立信息網(wǎng)絡(luò)平臺，需要計算機等硬件設(shè)施等大量硬件設(shè)施按照標準化計算機程序進行管理，形成高質(zhì)量的電子文檔。其次，為了提高工作效率，降低工作強度，有必要建立一個利用網(wǎng)絡(luò)強大功能進行存儲，檢索，使用和管理的高速網(wǎng)絡(luò)平臺。這是檔案管理發(fā)展的方向。因此，民辦高校每年要確立檔案信息專項資金，為學校檔案信息的建設(shè)提供資金支持。

總之，民辦高校的發(fā)展對我國的全面發(fā)展有著至關(guān)重要的影響。因此民辦高校應(yīng)尋求合理的解決方案，并加以應(yīng)對只有在不斷實踐的過程中吸收先進的科學技術(shù)，才能使民辦高校的檔案管理工作順利進行，從而促進民辦高校的健康發(fā)展。

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作者簡介：嚴巍，男，（1978.02），湖北省公安縣人，中共黨員，高校講師，大學本科學歷，主要研究方向：中成藥的藥理作用與開發(fā)、檔案信息化管理。