電子會計檔案管理的難點及對策研究

蔣韜 邱志鵬

摘 要 ?對電子會計檔案的法律地位和管理，新《會計檔案管理辦法》給予了肯定并提出了明確的要求，這為現(xiàn)實工作指明了方向。本文在探討電子會計檔案管理特征的基礎(chǔ)上，分析目前電子會計檔案管理中的主要困難，并提出了相應(yīng)的對策：建立健全電子會計檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn);強化電子會計檔案的全程管理和前端控制，確保收集齊全;加強電子會計檔案風(fēng)險評估，建立安全機制;加強技術(shù)培訓(xùn)，使會計檔案人員能跟上管理要求。

關(guān)鍵詞?電子會計檔案 管理特征 檔案管理

Abstract The new “Measures for the Management of Accounting Archives” affirms the legal role of electronic accounting archives， and puts forward clear requirements for the management of electronic accounting archives， which gives direction to the actual work. On the basis of discussing the characteristics of electronic accounting archives management， this paper analyzes the main difficulties in the current management of electronic accounting archives， and puts forward corresponding countermeasures： establishing and improving the management system and standards of electronic accounting archives; strengthening the whole-process management and front-end control of electronic accounting archives to ensure complete collection; strengthening the risk assessment of accounting archives and establishing a security mechanism; improving the training to make accounting archivists follow up the requirement of management.

Keyword electronic accounting archives; characteristics of management; management of archives

電子會計檔案是通過數(shù)字設(shè)備及環(huán)境形成，依賴計算機和網(wǎng)絡(luò)閱讀、處理、傳輸和以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體的，具有保存和利用價值并歸檔的會計數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)、讀取平臺等會計材料。主要有電子報表、電子賬簿、電子憑證、會計軟件及操作說明和其他一些如銀行對賬單等電子會計資料。它是反映和記錄一個單位經(jīng)濟發(fā)展的重要依據(jù)和史料。

對電子會計檔案的法律地位和管理，新《會計檔案管理辦法》給予了肯定并提出了明確的要求，這為現(xiàn)實工作指明了方向。針對電子會計檔案的特點，積極探討如何管理好電子會計檔案為國家經(jīng)濟發(fā)展服務(wù)，是目前檔案界應(yīng)重視且緊迫的研究內(nèi)容。

一、電子會計檔案的管理特征

1.管理對象載體的不耐久性。電子會計檔案的載體主要是磁光介質(zhì)。磁盤載體本身是不耐久性材料，不能永久保存。它在保存和使用過程中由于外界因素的影響，如外磁場、強烈摩擦撞擊、不適宜的溫濕度、光輻射等，載體材料內(nèi)部的結(jié)構(gòu)發(fā)生變化，如剩磁消失、磁層霉變、底基老化等，導(dǎo)致磁性材料耐久性下降。目前，磁性載體的保質(zhì)期為5—10年。

光盤載體的耐久性主要決定于光盤存儲信息的穩(wěn)定性和光盤盤基的持久性。光盤的記錄層材料由于環(huán)境條件，如空氣污染和不適宜的溫濕度、讀取設(shè)備及使用不當(dāng)?shù)?，會發(fā)生記錄層氧化、機械損傷等;光盤盤基在保存和使用過程中會老化、變形和被腐蝕，使光盤信息不能再現(xiàn)。目前，光盤載體檔案的保質(zhì)期一般為10—20年。

針對電子會計檔案載體的特殊性，在管理中應(yīng)采用新的管理機制、新的管理技術(shù)來做好電子會計檔案的管理工作。

2.管理復(fù)雜化，要求高。首先，電子會計檔案載體的多樣性如光盤、磁盤、磁帶等，各類載體的物理特征、信息存儲原理各不相同，它們對保存環(huán)境條件要求也不相同，所以針對不同載體的電子會計檔案要采用不同保存管理方式和提供不同的保管條件。這比紙質(zhì)檔案的管理要復(fù)雜得多。

其次，電子會計檔案信息的產(chǎn)生、管理都要通過計算機來完成，形成的格式主要有txt、pdf、jpg等，其讀取也要借助計算機及相關(guān)的支持軟件來進行，所以對不同電子會計檔案要按相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)進行歸檔保存管理，可見對電子會計檔案數(shù)據(jù)的處理更加復(fù)雜，技術(shù)要求更高。

3.電子會計檔案信息是數(shù)字化的，安全性要求高。電子會計檔案是由計算機會計核算系統(tǒng)生成的電子數(shù)據(jù)，這些數(shù)字信息的處理、保存、利用等對軟硬件系統(tǒng)環(huán)境的依賴性很強，而且電子會計數(shù)據(jù)容易被破壞、修改后不留痕跡、難恢復(fù)，其所處網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全隱患多。要針對電子會計檔案數(shù)字化管理特征、不同的財務(wù)軟件、不同的電子會計檔案版本，分析電子會計檔案管理中存在的安全隱患，采取有效管理措施確保電子會計檔案的安全和憑證作用。

4.高效的共享性。電子會計檔案信息是數(shù)字化的，其傳遞速度快，建檔歸檔流程方便高效。通過規(guī)范組織流程、業(yè)務(wù)活動、歸檔格式、管理流程、保管方案等，實現(xiàn)利用數(shù)據(jù)庫集中管理和共享，可方便快捷地不受時間和空間的限制實現(xiàn)會計信息的查閱利用，也可以促進電子會計檔案的深度挖掘開發(fā)，相關(guān)人員還可通過網(wǎng)絡(luò)對電子會計檔案信息進行分析，建立決策數(shù)據(jù)模型和決策方案，充分發(fā)揮會計檔案在經(jīng)濟建設(shè)中的重要作用。

二、電子會計檔案管理的主要難點

1.電子會計檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)不健全。雖然新《會計檔案管理辦法》對電子會計檔案的管理提出了相應(yīng)的要求，但目前仍有不少企事業(yè)單位檔案管理人員對電子會計檔案的認(rèn)識和了解不足，多數(shù)單位沒有針對電子會計檔案的管理制定切合自身需要的管理制度以及歸檔流程、著錄項規(guī)范等電子會計檔案管理業(yè)務(wù)及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。所以，在實際工作中，電子會計檔案管理隨意性大，容易出現(xiàn)歸類錯誤、無備份、無法查找的各種管理不善的問題，直接影響電子會計檔案的利用。

2.電子會計檔案收集不完整。電子會計檔案包含光磁介質(zhì)存儲的電子核算材料、計算機系統(tǒng)軟件、財務(wù)軟件及其開發(fā)文檔、其他機讀會計檔案等。盡管許多單位已普遍實現(xiàn)會計電算化，但他們還沒弄清楚電子會計檔案的歸檔范圍，只注重對電算化會計系統(tǒng)形成的電子會計資料的打印保存，而對關(guān)鍵的電子會計文件反而沒有歸檔保存，導(dǎo)致電子會計檔案收集不齊全，如有的單位系統(tǒng)軟件、財務(wù)軟件及元數(shù)據(jù)等沒有歸檔，備份數(shù)據(jù)也無法使用，電子會計檔案完整性得不到保證。

3.電子會計檔案管理安全隱患多。電子會計檔案的保存利用都離不開網(wǎng)絡(luò)、計算機、存儲器和信息系統(tǒng)，而這些也是安全問題的風(fēng)險基礎(chǔ)，電子會計檔案存儲介質(zhì)一旦受潮、高溫、消磁、灰塵等保存環(huán)境不達(dá)標(biāo)影響，可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)受損，直接影響會計信息的真實可靠性。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下會計信息更容易被修改且不易被發(fā)現(xiàn)，若安全防護措施不到位，電子會計檔案信息可能被改動或泄露。不少單位管理工作人員對電子會計檔案安全管理意識不高，網(wǎng)絡(luò)安全管理技術(shù)水平低，目前電子會計檔案安全保密性環(huán)境的良好狀況還沒建成。

4.電子會計檔案管理人員素質(zhì)低，缺乏指導(dǎo)與培訓(xùn)。做好電子會計檔案管理工作的前提：檔案工作人員一方面要具備檔案專業(yè)管理知識和技能，另一方面還要具備財務(wù)及審計管理、計算機網(wǎng)絡(luò)安全管理、電算化會計配套的軟硬件維護技能等。由于傳統(tǒng)檔案的保管對管理人員的計算機操作、維護水平?jīng)]有太高要求，因而管理人員的計算機操作與應(yīng)用維護能力不強，使電子會計檔案的安全保管難以達(dá)到要求。目前，能應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)對電子會計檔案歸檔管理的專業(yè)人員少，許多單位都缺乏有技術(shù)的管理人才來保證電子會計檔案的完整性和安全性。另外，一些單位對檔案管理工作不重視，不能定期對管理人員進行繼續(xù)教育培訓(xùn)，他們的管理能力無法得到提升，不能滿足電子會計檔案管理的要求。

三、加強電子會計檔案管理的對策

1.建立健全電子會計檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)。各單位要依據(jù)《檔案法》《會計法》《會計檔案管理辦法》等制定適合本單位的《會計檔案管理實施細(xì)則》，其中要有針對電子會計檔案的歸檔范圍、電子會計數(shù)據(jù)移交、保管、存儲備份、利用等方面的條款。明確劃分責(zé)任權(quán)屬，責(zé)任落實到崗位，對電子會計檔案流程進行規(guī)范。在數(shù)據(jù)錄入后要按實際錄入情況進行檢查，嚴(yán)格執(zhí)行電子簽名審簽制度，加強會計部門與檔案部門的溝通和交流，保證電子會計檔案的真實、完整與安全，并確保收集、移交和保管的順利進行。

同時制定電子會計檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，按規(guī)定刻錄光盤、備份、分類、保管、遷移和利用。由于電子會計檔案的格式較多，會計軟件版本也較多，電子會計檔案數(shù)據(jù)的讀取對應(yīng)用軟件有依賴性，為了避免出現(xiàn)“信息孤島”現(xiàn)象，對電子會計檔案管理要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、編碼規(guī)則和系統(tǒng)參數(shù)，如制定電子會計檔案接口標(biāo)準(zhǔn)、著錄標(biāo)準(zhǔn)、存儲格式標(biāo)準(zhǔn)等，確保電子會計檔案的可靠和信息可用性。

2.強化電子會計檔案的前端控制和全程管理，確保收集齊全。電子會計檔案主要有存儲在主機硬盤上的會計數(shù)據(jù)，脫機存儲在光盤及磁盤上的會計數(shù)據(jù)、會計軟件程序和其他電子會計檔案。要確保電子會計檔案的完整準(zhǔn)確，必須要加強電子會計檔案前端控制，把好電子會計檔案來源關(guān)，電子會計檔案管理要延伸至軟件系統(tǒng)設(shè)計開發(fā)階段，把電子會計檔案管理過程的目標(biāo)、要求及規(guī)則納入到軟件功能之中。明確各崗位產(chǎn)生形成的電子會計檔案的收集歸檔職責(zé)，并對電子會計檔案的形成、保管和利用全過程進行記錄，收集必要的“元數(shù)據(jù)”“背景信息”，保證整個生命周期內(nèi)電子會計檔案得到嚴(yán)密控制。

另外，在會計管理信息系統(tǒng)中要開發(fā)電子檔案歸檔模塊，便于電子會計檔案的一體化管理;同時也要開發(fā)檔案管理系統(tǒng)接口，使會計系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)無縫連接，以確保電子會計檔案的真實完整和收集管理。

3.加強電子會計檔案風(fēng)險評估，建立安全機制。信息安全問題是電子檔案管理中的重點，網(wǎng)絡(luò)安全、系統(tǒng)安全、信息存儲安全、利用安全是電子會計檔案安全的基礎(chǔ)。因此，第一，要把安全放在第一位，強化安全意識。充分認(rèn)識電子會計檔案真實性、完整性、可用性和保密性是首要的質(zhì)量安全要求，必須得到保證。針對電子會計檔案安全管理的特點，相關(guān)工作人員應(yīng)具備信息安全技術(shù)應(yīng)用能力，所以檔案部門要加強計算機技術(shù)、安全技術(shù)應(yīng)用等方面的培訓(xùn)，提高有關(guān)工作人員的安全意識和技能。

第二，要進行電子會計檔案信息安全風(fēng)險評估。電子會計檔案信息的風(fēng)險在生成、流轉(zhuǎn)和保存過程中都存在，在明確安全保護對象的基礎(chǔ)上，從保護成本和電子會計檔案的價值之間的比較出發(fā)，利用安全風(fēng)險評估來發(fā)現(xiàn)電子會計檔案管理潛在的問題，確定受保護對象所需的安全等級，從而避免風(fēng)險、監(jiān)控風(fēng)險。

第三，建立電子會計檔案的安全保障機制。針對載體安全方面：選用質(zhì)量好可靠性高的載體，嚴(yán)格控制載體保存環(huán)境條件，異地備份;針對硬件實體的安全：多機備份，磁盤鏡像，雙路專線供電，控制機房溫濕度等;針對網(wǎng)絡(luò)安全：加強訪問控制，如設(shè)置防火墻，采用加密技術(shù)對敏感信息進行加密，利用防毒軟件對病毒進行防范，采用異地備份策略進行數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)管理等，構(gòu)建一個完整堅固的安全管理體系。

4.加強技術(shù)培訓(xùn)，使得會計檔案人員跟上管理要求。首先，各單位要加強內(nèi)部繼續(xù)教育培訓(xùn)。通過講座、網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)等方式，加強對檔案管理人員的計算機、會計軟件操作、信息安全技術(shù)等方面知識和技能的培訓(xùn)，并把這種技能培訓(xùn)作為部門的基本工作任務(wù)及檔案管理人員上崗、晉升的必要條件，這樣可從根本上實現(xiàn)電子會計檔案管理規(guī)范化和專業(yè)化。

其次，要配備專業(yè)的電子會計檔案管理人員，不僅應(yīng)掌握檔案學(xué)、會計學(xué)、計算機信息技術(shù)的基本理論、基本方法和操作技，同時還應(yīng)根據(jù)電子會計檔案的特點側(cè)重信息安全管理措施和技術(shù)的應(yīng)用，特別是根據(jù)存儲介質(zhì)的不同情況，定期對電子會計檔案的存儲情況進行可用性檢查分析，定期進行電子會計數(shù)據(jù)的遷移備份等。

另外，還要建立相應(yīng)的激勵管理機制，對檔案管理人員進行嚴(yán)格和定期的工作業(yè)績成果的考核，并明確崗位晉升的條件，以確保管理人員的優(yōu)質(zhì)性，從而保證電子會計檔案管理工作的效率及質(zhì)量。

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