事業(yè)單位人事檔案信息化管理探討

符標

摘 要：從目前事業(yè)單位人事檔案管理來看，采取信息化的管理措施不但能夠降低人事檔案管理難度，同時還能提高人事檔案管理效率，使人事檔案管理工作在推進落實過程中能夠在管理手段方面得到強化。通過對事業(yè)單位人事檔案管理工作的了解，在人事檔案管理工作過程中目前存在的問題在于檔案管理手段滯后、人生檔案信息調(diào)用速度慢，影響了人事檔案管理工作效果，人事檔案管理工作在具體實施中難以達到管理目標。因此，應立足事業(yè)單位人事檔案管理實際，制定科學的管理方案，積極采用信息化管理的手段。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案;信息化管理

引言

基于對事業(yè)單位人事檔案管理工作的了解，要想改變現(xiàn)有的管理現(xiàn)狀，提高管理的實效性，就應當立足人事檔案管理實際，積極采用信息化管理手段，保證人事檔案管理工作在開展過程中能夠達到管理要求，并圍繞管理目標制定合理的管理策略，使人事檔案信息化管理成為檔案管理的重要手段，為檔案管理提供必要的方法支持，解決檔案管理中存在的管理手段滯后和信息調(diào)用速度慢的問題，使事業(yè)單位人事檔案管理工作得到有效開展，在開展的實效性和全面性方面達標。

一、事業(yè)單位人事檔案信息化管理的必要性

1. 有利于提高人事檔案管理效率

事業(yè)單位人事檔案管理采取信息管理的方式不但有利于提高人事檔案管理效率，同時還能保證人事檔案管理在實施過程中根據(jù)人事檔案管理的特點和要求采取有效的管理措施。考慮到人事檔案國內(nèi)的難度以及人事檔案管理的具體要求，在管理中既要圍繞人事檔案管理的基本情況采取有效的管理對策，同時也要根據(jù)人事檔案管理的內(nèi)容加強信息化管理手段的應用，使信息化管理手段在具體應用環(huán)節(jié)能夠達到管理目標，并圍繞管理的具體條件采取優(yōu)化措施。所以，制定合理的人事檔案管理策略并積極推動人事檔案管理工作的有效落實，將信息化管理作為主要的管理手段，對做好人事檔案管理工作以及解決人事檔案管理矛盾具有重要影響。在具體實施中應明確人事檔案管理目標，做好信息化管理手段的應用，利用信息化管理手段替代傳統(tǒng)的管理手段，實現(xiàn)事業(yè)單位人事檔案管理手段的升級。

二、事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

1. 管理手段滯后

事業(yè)單位人事檔案管理工作目前存在的問題在于管理手段滯后，人事檔案管理普遍采取人工管理的方式，在檔案存儲檔案整理和檔案調(diào)用方面以人工管理為主。這種管理方式相對落后，在檔案資料的調(diào)用環(huán)節(jié)存在較大的矛盾，不利于檔案管理工作的開展。參考先進的檔案管理方式和經(jīng)驗，采取信息化管理的方式是檔案管理的重要趨勢。如果事業(yè)單位在人事檔案管理中不能夠積極的順應新的發(fā)展趨勢，在檔案管理中勢必會存在嚴重的問題，影響檔案管理工作的開展。而目前管理手段滯后的問題較為突出，既反映出事業(yè)單位檔案管理部門對人事檔案管理缺乏足夠的重視，同時也表明事業(yè)單位在人事檔案管理中投入不足，沒有根據(jù)人事檔案管理的具體要求構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)。因此，做好信息化管理工作并將信息化手段作為事業(yè)單位人事檔案管理的基礎手段，對滿足事業(yè)單位人事檔案管理要求以及做好人事檔案管理工作具有重要意義。

2. 人事檔案信息調(diào)用速度慢

目前事業(yè)單位在人事檔案管理中由于采取了人工管理的方式，在檔案信息的調(diào)用方面必須依靠人工查閱，整個查閱的時間長，調(diào)用效率低，不利于人事檔案管理工作的開展。人事檔案管理工作在具體落實環(huán)節(jié)無法根據(jù)檔案管理的具體要求和檔案管理的實際內(nèi)容實現(xiàn)信息化管理。這種管理方式制約性強，導致了事業(yè)單位人事檔案管理工作難以實現(xiàn)檔案資料的快速調(diào)用，既影響了檔案資料的使用，同時在大規(guī)模檔案信息查閱過程中暴露出明顯的問題和不足，導致人事檔案信息調(diào)用在具體實施環(huán)節(jié)存在問題。對于這一現(xiàn)象如果不采取信息化管理的方式，事業(yè)單位人事檔案管理工作在檔案信息調(diào)用、檔案整理以及具體存儲環(huán)節(jié)都容易出現(xiàn)效率低下的問題。所以，如何解決人事檔案信息調(diào)用速度慢的問題是事業(yè)單位人事檔案管理面臨的重要風險。

三、事業(yè)單位人事檔案信息化管理對策

1. 積極采用信息化管理手段

事業(yè)單位人事檔案信息化管理在具體實施過程中應當積極采用信息化管理手段，既要對原有的檔案進行電子化處理，同時也要建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，并采取云端備份的方式將人事檔案資料進行網(wǎng)絡存儲，解決檔案資料的存儲難題，降低檔案資料的存儲風險，通過電子化的方式提高人生答案的存儲效果。目前電子化檔案轉(zhuǎn)化需要事業(yè)單位投入一定的時間對電子檔案進行轉(zhuǎn)化，同時也要根據(jù)檔案管理的實際難度和特點進行檔案資料的有針對性轉(zhuǎn)化，保證轉(zhuǎn)化后的電子檔案在資料的全面性和完整程度方面達標，避免紙質(zhì)檔案資料在轉(zhuǎn)化過程中存在信息丟失的問題。因此，在檔案資料管理過程中應按照電子檔案管理的要求做好檔案的轉(zhuǎn)換，在檔案資料轉(zhuǎn)化過程中對于重要的等級高的檔案在轉(zhuǎn)化中應進行加密處理，避免檔案資料泄露，對事業(yè)單位的人事管理工作造成影響。

2. 建立電子檔案管理系

在檔案管理過程中需要建立電子檔案管理系統(tǒng)，保證檔案資料在調(diào)用過程中能夠達到快速調(diào)用的要求。在電子檔案管理系統(tǒng)建設環(huán)節(jié)需要考慮到檔案資料的歸類、檔案資料的整理以及檔案資料的使用等多個環(huán)節(jié)，使電子檔案系統(tǒng)在應用過程中能夠提高應用效果，降低應用難度，避免電子檔案在管理中系統(tǒng)功能不強或系統(tǒng)功能存在差異影響電子檔案的管理效果。

四、結(jié)論

通過對事業(yè)單位人事檔案管理工作的了解，積極應用信息化手段并建立電子檔案管理系統(tǒng)對事業(yè)單位檔案管理工作的實施具有重要影響。在具體實施環(huán)節(jié)需要了解檔案管理的特點，并積極做好數(shù)據(jù)庫的建立和關(guān)鍵信息的處理，使人事檔案管理取得實效。

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