新時期如何做好人事檔案管理工作

宮春明

摘 要：事業(yè)單位是國家重要的職能機構(gòu)，事業(yè)單位人事檔案管理是事業(yè)單位日常工作中重要的組成部分。事業(yè)單位人事檔案管理工作，需要從實際出發(fā)，積極有效地探索新模式、新途徑，以便使事業(yè)單位人事檔案管理，能夠始終與社會發(fā)展需求相一致。本文主要針對新時期如何做好人事檔案管理工作進行分析和討論。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案管理

一、人事檔案管理的重要性

新時期，信息是一項重要的社會資源，具有十分重要的社會價值，通過對信息的收集利用，建立起強大的信息帝國，促進社會更加文明發(fā)達。人事檔案的重要性主要體現(xiàn)在兩個方面：一個是對個體的重要性，另一個是對事業(yè)單位的重要性。

首先，人事檔案對個體的重要性。通過人事檔案可以幫助個人辦理社會保險，獲取更多的社會保障，改善個人的生活狀況;能夠幫助提供婚姻狀況的證明以及資產(chǎn)證明，證明個人的社會身份，保證自身的社會安全;另外人事檔案可以幫助個人進行護照或港澳通行證的辦理，在事業(yè)單位招聘中人事檔案是重要的政審工具。

其次，對事業(yè)單位的重要性。人事檔案對事業(yè)單位來說更為重要，他能夠幫助事業(yè)單位選拔最優(yōu)秀、最合適的人才，能夠幫助員工進行職稱的申請，可以根據(jù)人事檔案的記載中推算出員工的退休年齡，為員工代繳養(yǎng)老保險以及其它的社會保險，還是企事業(yè)單位進行評優(yōu)選先、提干、調(diào)動工薪待遇的重要依據(jù)，幫助出具各類證明材料。

二、事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的問題

1、事業(yè)單位人事檔案管理跟不上人事改革的步伐

《干部檔案工作條例》是進行事業(yè)單位人事檔案管理的政策依據(jù)。目前，事業(yè)單位人員的人事檔案主要由單位及上級主管單位進行管理。但隨著事業(yè)單位人事制度改革的深入，事業(yè)單位實行崗位聘用制，公開招考、崗位競聘等過程中形成的考察性材料及相應(yīng)的聘用合同未能及時整理、按類歸檔。此外，事業(yè)人員流動變得日益頻繁，但人事檔案未能及時通過保密渠道轉(zhuǎn)遞，有的人事檔案擅自交由本人自帶轉(zhuǎn)遞。接收檔案時檔案員不能及時清查檔案是否齊全，極易造成檔案材料不全或丟失等嚴重后果。

2、事業(yè)單位人事檔案材料審核力度不夠

因長期以來對事業(yè)單位干部人事檔案的管理欠規(guī)范有序，致使事業(yè)單位人事檔案管理存在著不少問題：一是檔案材料不齊全。部分檔案中反映干部基本情況的個人履歷、工資材料、年度考核、學(xué)歷證明等材料多有缺漏。二是內(nèi)容記載不準確。有的干部在填寫自己的“三齡兩歷”時過于隨意，出生日期、工作時間等在材料填寫中存在前后不一的現(xiàn)象，增加了后期甄別的難度。三是材料填寫不規(guī)范。有的干部填寫的材料，或是有遺漏，或是少照片，或是缺公章，造成材料準確性和權(quán)威性降低。

3、事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)嚴重滯后

當(dāng)前，雖然部分事業(yè)單位已經(jīng)將人事檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建起來，但因為對人事檔案管理系統(tǒng)缺乏系統(tǒng)性認識和了解，從而導(dǎo)致很多系統(tǒng)只是簡單地對職工信息進行了記錄和統(tǒng)計，而并沒有對職工的生活、工作等信息進行記錄，使檔案信息化效果受到極大影響。同時，有個別事業(yè)單位因為領(lǐng)導(dǎo)不重視、經(jīng)費不充足等原因，在促進人事檔案管理信息化工作開展方面力度不夠，仍采用傳統(tǒng)的手工操作。這樣不僅檔案管理和保存難度加大，同時也對人事檔案管理工作效率造成極大影響。

三、新時期如何做好人事檔案管理工作

1、健全人事檔案管理制度

制度是做好工作的前提和保障，人事檔案的性質(zhì)決定了檔案管理工作是一項瑣碎繁雜、非常嚴肅的工作。因此必須結(jié)合人事檔案管理工作的實際和社會現(xiàn)實需要，進一步建立和健全各項檔案管理制度，嚴格按照人事檔案管理工作的各項規(guī)章制度來辦事，使檔案管理工作有規(guī)可循、有章可依。人事檔案管理工作中，對于不適應(yīng)新形勢、新情況、新任務(wù)的規(guī)章制度，必須要進行改革，及時建立新的、更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化。

2、注重人事檔案材料收集

收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎(chǔ)，隨著政治經(jīng)濟體制改革的不斷深化，干部制度的改革、考察、考核、學(xué)歷、各種培訓(xùn)、聘任、專業(yè)技術(shù)晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來了新的要求。檔案管理人員必須及時收集與檔案有關(guān)的各種材料，認真整理，細致鑒別，做到取之有據(jù)。對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門進行補辦，確保材料齊全完整、手續(xù)完備，保證人事檔案的權(quán)威性、準確性和真實性。

3、加強人事檔案的分類保管

事業(yè)單位中的人事檔案管理屬于非常復(fù)雜的一項工作，人事檔案的保管與分類是檔案管理過程中比較關(guān)鍵性的一項內(nèi)容。如人事檔案保管不合理，長期下去便會丟失和損壞很多非常重要的人事檔案。所以人事檔案的管理人員一定要結(jié)合人事檔案部門與內(nèi)容，來對人事檔案進行類別的區(qū)分和存儲管理。在此情況下，一定要在人事檔案部門當(dāng)中制定科學(xué)高效的人事檔案存儲制度，并同時嚴格要求人事檔案管理人員依據(jù)制度來開展工作，對于人事檔案材料實施分類及存儲。

此外，還需特別注意，紙質(zhì)形式的人事檔案資料較易受到損壞。所以人事檔案管理人員在實施查找分類的時候，一定要采取相應(yīng)的保護對策，以避免紙質(zhì)形式的人事檔案資料受到損壞。歸根結(jié)底，就是一定要對人事檔案管理各環(huán)節(jié)工作嚴格注意，同時還需人事檔案管理的工作人員結(jié)合具體要求來實施人事檔案管理操作。

4、采用先進技術(shù)管理工作

信息化技術(shù)屬于事業(yè)單位人事檔案管理工作的主要發(fā)展方向，結(jié)合事業(yè)單位的發(fā)展戰(zhàn)略來看，需廣泛應(yīng)用計算機與信息化技術(shù)來開展人事檔案管理工作。通過使用計算機來存儲人事檔案及傳輸人事檔案資料會比較便利，如個人情況、照片、科學(xué)成果、專利證書等，這些重要的信息都能夠利用計算機技術(shù)來實現(xiàn)，同時還可防止人事檔案資料的損壞或是丟失。

信息化技術(shù)同樣也能夠讓人事檔案管理工作更加方便，如可使用軟件來對某人的人事檔案或是相關(guān)資料進行查找和翻閱。因此，事業(yè)單位需廣泛應(yīng)用先進的現(xiàn)代化技術(shù)來實施事業(yè)單位的人事檔案管理工作，由此使事業(yè)單位能夠獲得更加良好的發(fā)展。

結(jié)束語

人事檔案管理工作是一項復(fù)雜而艱巨的工程，隨著人員管理制度的不斷改革和完善，人事檔案管理工作必須要做到適應(yīng)新形勢的要求，做到科學(xué)、規(guī)范、與時俱進。這就要求從事相關(guān)工作的人員從觀念上轉(zhuǎn)變，從制度上做到更新，從管理上做到完善，采取有效的措施，不斷改進，只有這樣，才能使人事檔案更好的為人事工作服務(wù)，為當(dāng)前的社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

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