辦公室文秘工作水平的提升策略初探

潘玉婷

摘 要：在辦公室的日常工作中，文秘發(fā)揮著重要的作用，辦公室文秘的工作任務(wù)是最繁重、最核心的。因此，相關(guān)部門應(yīng)該重視辦公室文秘工作，保證其有較高的工作質(zhì)量和水平。辦公室文秘工作者要做到工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，加強(qiáng)工作責(zé)任感，把學(xué)到的專業(yè)知識更加恰當(dāng)?shù)卦诠ぷ髦惺褂?。本文就辦公室文秘工作中存在的問題、辦公室文秘工作者要注意提高自身的專業(yè)素質(zhì)以及提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的策略，這三個方面對文秘工作的質(zhì)量和水平的提高進(jìn)行了深入的探討。

關(guān)鍵詞：辦公室文秘;工作質(zhì)量和水平;辦公效率

引言

隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，國有企業(yè)迎來了較好地發(fā)展契機(jī)，辦公室文秘涉及企業(yè)的日常經(jīng)營活動、業(yè)務(wù)來往，因此對企業(yè)的未來發(fā)展方向起有著重要影響。由于辦公室文秘工作人員每天接觸到的業(yè)務(wù)數(shù)量較多，因此文秘工作人員必須有非常強(qiáng)的動手能力，熟悉業(yè)務(wù)流程，遇事能隨機(jī)應(yīng)變，并且能在第一時間內(nèi)將各種信息傳達(dá)到企業(yè)里的各個部門。

1突出把握政治性，堅(jiān)持從講政治的高度去思考

習(xí)近平總書記指出：“堅(jiān)持黨的領(lǐng)導(dǎo)、加強(qiáng)黨的建設(shè)，是我國國有企業(yè)的光榮傳統(tǒng)，是國有企業(yè)的“根”和“魂”，是我國國有企業(yè)的獨(dú)特優(yōu)勢?！眹衅髽I(yè)是中國特色社會主義的重要物質(zhì)基礎(chǔ)和政治基礎(chǔ)，是我們黨執(zhí)政興國的重要支柱和依靠力量。習(xí)總書記的講話，指明國有企業(yè)具有鮮明的政治屬性。因此，國有企業(yè)辦公室文秘人員在文稿撰寫時，必須堅(jiān)定政治立場，從講政治的高度去思考，才能確保寫出高質(zhì)量的文稿。一是必須堅(jiān)持以習(xí)近平新時代中國特色社會主義思想為指導(dǎo)。習(xí)近平新時代中國特色社會主義思想，是馬克思主義中國化最新成果，是中國特色社會主義理論體系的重要組成部分，是全黨全國人民為實(shí)現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興而奮斗的行動指南。只有以習(xí)近平新時代中國特色社會主義思想為指導(dǎo)，并結(jié)合企業(yè)的實(shí)際撰寫出來的文稿，才能成為站位高遠(yuǎn)、觀點(diǎn)鮮明的好文稿。二是必須體現(xiàn)黨對國有企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)這一重大政治原則。習(xí)近平總書記指出：堅(jiān)持黨對國有企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)是重大政治原則，必須一以貫之。國有企業(yè)是黨的執(zhí)政基礎(chǔ)，只有堅(jiān)持這一重大政治原則，發(fā)揮國有企業(yè)黨委（黨組）的領(lǐng)導(dǎo)作用，把方向、管大局、保落實(shí)，才能使黨的執(zhí)政基礎(chǔ)穩(wěn)如泰山、牢不可破。把握好這一重大政治原則，是辦公室文秘人員起草好文稿的重要前提。三是必須增強(qiáng)“四個意識”、做到“兩個維護(hù)”。國有企業(yè)是黨和國家最可信賴的依靠力量，是堅(jiān)決貫徹執(zhí)行黨中央決策部署，推動落實(shí)“四個全面”戰(zhàn)略布局，壯大綜合國力、促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的重要力量。辦公室文秘人員只有切實(shí)增強(qiáng)政治意識、大局意識、核心意識、看齊意識，堅(jiān)決維護(hù)習(xí)近平總書記黨中央的核心、全黨的核心地位，堅(jiān)決維護(hù)黨中央權(quán)威和集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，才能在文稿起草中做到思想純正、態(tài)度端正，寫出高質(zhì)量文稿。

2文秘工作人員應(yīng)找準(zhǔn)工作重點(diǎn)，統(tǒng)籌規(guī)劃工作內(nèi)容

文秘人員的工作內(nèi)容便是傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)信息，工作人員若想提高工作效率，應(yīng)當(dāng)遵循企業(yè)規(guī)范，抓住工作技巧。辦公室文秘工作人員的工作內(nèi)容較多，一個優(yōu)秀的文秘工作人員應(yīng)能分清工作主次，按照重要程度羅列事項(xiàng)的先后順序，既有條理、又高效地完成工作內(nèi)容。國有企業(yè)的內(nèi)部會議都是以工作人員寶貴的時間為基礎(chǔ)。由于會議會涉及許多內(nèi)容，因此文秘人員在會議開始之前要將重點(diǎn)全部羅列出來。例如文秘人員要熟知會議流程、明確會議目的、嚴(yán)格把控會議時間，將這幾個重點(diǎn)全部明確后才能最大化會議效果。

3勤于辦事的執(zhí)行能力

其一，要“眼中有活兒”，即工作要超前想，主動做，而不是等著領(lǐng)導(dǎo)催促才去辦理，等著問題出現(xiàn)才去解決。辦公室工作內(nèi)容多而雜，文秘人員不可能只是做好“案頭工作”就行，其它具體的事務(wù)性工作也要多經(jīng)歷，多面對，這對個人綜合素質(zhì)的提高有很大幫助。在辦事的過程中，要具匠心，善溝通，會協(xié)調(diào)。其二，要“會辦事”。“要嚴(yán)格遵循重大問題按原則辦、日常工作按制度辦、綜合工作按分工辦、請示報告按程序辦的基本辦事規(guī)則，堅(jiān)持原則性與靈活性相統(tǒng)一，認(rèn)真把份內(nèi)的工作、領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)完成好。”要有能力把容易的事辦好，把困難的事辦成，逐步提升自身處理多方復(fù)雜關(guān)系的公關(guān)能力。其三，要“及時報”。“報”意在溝通和協(xié)調(diào)。這其中既包括及時上報領(lǐng)導(dǎo)工作進(jìn)展、存在問題、下步籌劃，又包含及時下達(dá)部門，傳達(dá)指令，具體問題具體分析。

4增加文秘工作者的數(shù)量

文秘工作者的數(shù)量少是企業(yè)和政府機(jī)構(gòu)文秘工作進(jìn)展緩慢的主要原因。人員太少，工作量太多，形成了巨大的失衡，文秘工作就無法正常進(jìn)行。這就導(dǎo)致了很多辦公室文秘的工作每天都完成不了，工作任務(wù)堆積如山。讓大部分文秘工作者都望而卻步，感到巨大的壓力。但是文秘工作的人員數(shù)量增加的數(shù)量不要太多，因?yàn)槿藛T太多，工作者的工作效率就會降低，這樣就難以發(fā)揮每個人的自身能力。因此，文秘工作者要增加到合適的數(shù)量，以更好、更有效率地開展工作。

5會議管理能力

①制定完善的會議管理制度。從企業(yè)全局出發(fā)，會議管理制度建立是保證所有會議有序開展的前提。②對于文秘人員來說，處理好會議全程的工作是重點(diǎn)。會前要做好充分地準(zhǔn)備，清楚本次會議的議題，領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖。做好會前的基礎(chǔ)工作，例如會議資料的準(zhǔn)備等。如遇重大會議，文秘人員還要負(fù)責(zé)工作動員，對每一個細(xì)節(jié)、每一個程序考慮周到。③會議管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，涉及的部門較多，所以要求文秘人員要有較強(qiáng)的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)能力。文秘人員要做好精密的會議計(jì)劃，從接待、材料、新聞報道、會議紀(jì)要等方面都要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)挠?jì)劃和細(xì)節(jié)，只有這樣才能做好會議工作。

6突出把握針對性，堅(jiān)持從問題導(dǎo)向上去著眼

一是目的要明確。撰寫一份文稿，文秘人員首先要弄清楚文稿做何使用，達(dá)到什么目的，需要突出表達(dá)的內(nèi)容是什么，哪些問題需要避而不談？然后再進(jìn)行構(gòu)思動筆。二是站位要準(zhǔn)確。文秘人員撰寫的文稿，要站高看遠(yuǎn)，站在“講述人”的角度去定位和思考，不能局限在文秘人員自身的范圍來起草。一般文秘人員起草的文稿，都是要通過企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)“講出來”，或者以企業(yè)的名義“傳出去”，因此必須要站在“講述人”的角度或企業(yè)的高度來表達(dá)。三是意圖要精確。文秘人員在撰寫文稿時，除清楚目的、搞準(zhǔn)站位外，領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖也十分關(guān)鍵，這是突出把握針對性的重點(diǎn)。以撰寫向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報工作的文稿為例，首先要弄清楚“匯報人”想“講什么”？其次要弄清楚上級領(lǐng)導(dǎo)想“聽什么”？但最終要以“匯報人”想“講什么”為主來撰寫，故聽取“匯報人”的想法，領(lǐng)會“匯報人”的意圖十分重要。否則，難以撰寫出讓領(lǐng)導(dǎo)滿意的文稿。

結(jié)語

綜上所述，國有企業(yè)辦公室文秘工作雖然內(nèi)容復(fù)雜，但其工作職能在整個企業(yè)中都非常重要。作為連接上下級之間的樞紐，辦公室文秘工作質(zhì)量與工作水平會直接關(guān)系到企業(yè)的未來發(fā)展規(guī)劃，因此文秘工作人員應(yīng)當(dāng)適當(dāng)優(yōu)化工作方式，協(xié)調(diào)好各項(xiàng)內(nèi)容，提高文秘工作的條理性。

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