淺析企業(yè)管理體系的內(nèi)部審核

崔敏

摘 要：質(zhì)量管理體系的內(nèi)部審核是對組織內(nèi)部的管理體系進(jìn)行系統(tǒng)評價(jià)的重要方式，是自我驗(yàn)證管理體系是否持續(xù)的滿足規(guī)定的要求并且正在運(yùn)行。本文從內(nèi)部審核的特點(diǎn)、審核目的、審核的對象、審核的依據(jù)和方式、審核的策劃以及審核的實(shí)施步驟等方面，深入淺出的闡釋了內(nèi)部審核的主要步驟和注意事項(xiàng)。

關(guān)鍵詞：質(zhì)量管理體系;管理體系的內(nèi)部審核;內(nèi)部審核的特點(diǎn);內(nèi)審的目的;內(nèi)審的對象;內(nèi)審的依據(jù)和方式;內(nèi)審的策劃;內(nèi)審的實(shí)施及其步驟

質(zhì)量管理體系的審核是指為獲得審核證據(jù)并對其進(jìn)行客觀的評價(jià)，以確定滿足審核準(zhǔn)則的程度所進(jìn)行的系統(tǒng)的、獨(dú)立的并形成文件的過程。

內(nèi)部審核有時(shí)也稱為第一方審核，即由組織自己以組織的名義進(jìn)行，審核的對象是組織自己的管理體系，驗(yàn)證組織的管理體系是否持續(xù)的滿足規(guī)定的要求。

一、內(nèi)部審核的特點(diǎn)

內(nèi)部審核是由機(jī)構(gòu)內(nèi)部具備資格的人員實(shí)施的質(zhì)量審核，具階段性的特點(diǎn)，其審核范圍覆蓋整個(gè)管理體系的所有要素、部門和活動(dòng)。

二、內(nèi)部審核的目的

內(nèi)部審核的目的是證實(shí)組織的管理體系運(yùn)行是否有效。

1、保證管理體系完全按照計(jì)劃要求正常運(yùn)行。其中包括組織的質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)。

⑴質(zhì)量方針是由組織的最高管理者正式發(fā)布的該組織總的質(zhì)量宗旨和方向。通常質(zhì)量方針與組織的總方針相一致并為制定質(zhì)量目標(biāo)提供框架。質(zhì)量方針是組織總方針的組成部分，但都必須具有明確的號(hào)召力。

⑵質(zhì)量目標(biāo)：是質(zhì)量方針的展開和落實(shí)，尤其在作業(yè)層次上質(zhì)量目標(biāo)必須是定量的。由上而下的逐級展開。質(zhì)量目標(biāo)的內(nèi)容，應(yīng)與質(zhì)量方針提供的框架相一致，且包括持續(xù)改進(jìn)的承諾和滿足要求的所有內(nèi)容。

2、識(shí)別管理體系存在的問題，找出原因，確定需要采取的糾正措施，并采取必要的風(fēng)險(xiǎn)防控實(shí)施有效的預(yù)防。對管理體系的總體效果、適應(yīng)性及其對資源適應(yīng)性做出評價(jià)。

質(zhì)量手冊、程序文件 、作業(yè)指導(dǎo)書等的執(zhí)行情況，即管理體系所覆蓋的所有活動(dòng)，包括技術(shù)的、管理的、以及所涉及到的各種要素的運(yùn)行情況。內(nèi)審就是對這些活動(dòng)進(jìn)行階段性的審核，也就是對前段時(shí)間工作的查缺補(bǔ)漏，及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。

三、內(nèi)部審核的對象

內(nèi)部審核主要是針對組織的所有部門、組織的所有管理和技術(shù)活動(dòng)以及管理體系覆蓋的所有要素，并通過現(xiàn)場管理來展開。

⑴各部門的日常工作的開展情況

⑵主要是檢驗(yàn)部門的各項(xiàng)工作流程及其設(shè)備的日常管理、維護(hù)保養(yǎng)等。

四、 內(nèi)審的依據(jù)和方式

內(nèi)部審核的依據(jù)包括：組織建立的管理體系文件，其中包括質(zhì)量手冊、程序文件和作業(yè)指書;國家質(zhì)監(jiān)總局第163號(hào)令、評審標(biāo)準(zhǔn)、有關(guān)法律法規(guī);檢驗(yàn)檢測技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

內(nèi)部審核的方式不僅有全面審核、部門審核、活動(dòng)審核，還有“水平”審核和“垂直”審核。一般情況下，內(nèi)部審核的頻次是一年一次，遇到突發(fā)性事件時(shí)，就需要臨時(shí)增加一次內(nèi)部審核。

五、內(nèi)部審核的策劃

內(nèi)審策劃是一項(xiàng)準(zhǔn)備工作，該階段的工作主要包括：制定審核計(jì)劃，準(zhǔn)備審核用的工作文件和資料、編制審核表、發(fā)出審核通知等。

為了確保策劃成功，組織應(yīng)做到：

⑴計(jì)劃落實(shí)，其中包括計(jì)劃制定、批準(zhǔn)，采取必要措施讓審核組和受審核方充分了解。

⑵責(zé)任落實(shí)，即審核組分工明確、受審核方做好準(zhǔn)備。

⑶工作文件落實(shí)，即各類審核用文件、表格齊備，能讓使用者更便于理解和應(yīng)用。

六、內(nèi)部審核的實(shí)施

內(nèi)審是由質(zhì)量管理部門進(jìn)行內(nèi)審策劃，由質(zhì)量負(fù)責(zé)人組織成立內(nèi)審組，內(nèi)審組長制定內(nèi)審實(shí)施計(jì)劃，發(fā)出內(nèi)審?fù)ㄖ?，通知至少要提前一周發(fā)出。召集內(nèi)審預(yù)備會(huì)和首次會(huì)議。為了確保策劃成功，應(yīng)該在審核組內(nèi)部落實(shí)責(zé)任，分工明確。在此期間，內(nèi)審員要獨(dú)立于被審核活動(dòng)。尤其強(qiáng)調(diào)審核的原則，即公正性和抽樣性。

內(nèi)審的實(shí)施就是展開現(xiàn)場審核活動(dòng)。通過首次會(huì)議，確定了審核的目的、范圍、依據(jù)、內(nèi)容、方法及程序。之后，按照內(nèi)審計(jì)劃，開始部署實(shí)施。

1、內(nèi)審員需要收集客觀證據(jù)，嚴(yán)格按照核查表進(jìn)行。采用查、問、聽、看、考的方式來獲取第一手資料，詢問上次內(nèi)審中對有關(guān)問題的整改情況，聽取有關(guān)人員的匯報(bào)，觀察試驗(yàn)現(xiàn)場，考核檢驗(yàn)人員的操作程序，并做好現(xiàn)場審核記錄。

現(xiàn)場審核的主要內(nèi)容包括機(jī)構(gòu)、人員、場所環(huán)境、設(shè)備設(shè)施四個(gè)主要方面

⑴機(jī)構(gòu)：企業(yè)是依法成立并能夠承擔(dān)相應(yīng)法律責(zé)任的法人或者其他組織，應(yīng)有明確的法律地位。

⑵人員：企業(yè)應(yīng)建立和保持人員管理程序，對人員資格確認(rèn)、任用、授權(quán)和能力保持等進(jìn)行規(guī)范管理;明確技術(shù)人員和管理人員的崗位職責(zé)、任職要求和工作關(guān)系，使其滿足崗位要求并具有所需的權(quán)利和資源，履行建立、實(shí)施、保持和持續(xù)改進(jìn)管理體系的職責(zé)。

企業(yè)應(yīng)建立和保持人員培訓(xùn)程序，并保留技術(shù)人員的相關(guān)資格、能力確認(rèn)、授權(quán)、教育、培訓(xùn)和監(jiān)督的記錄，記錄包含能力要求的確定、人員選擇、人員培訓(xùn)、人員監(jiān)督、人員授權(quán)，這一系列的工作均應(yīng)記錄存檔。

⑶場所環(huán)境：企業(yè)除了應(yīng)有固定的場所來確保工作環(huán)境滿足檢驗(yàn)檢測要求之外，還應(yīng)建立和保持良好的內(nèi)務(wù)管理程序，不相容的相鄰區(qū)域進(jìn)行有效的隔離，采取措施以防止交叉污染。

⑷設(shè)備設(shè)施：企業(yè)是否配備了滿足運(yùn)行流程的設(shè)備和設(shè)施，設(shè)備和設(shè)施是否滿足了相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)或者技術(shù)規(guī)范的要求等。

內(nèi)審員在審核時(shí)首先查看設(shè)備設(shè)施管理程序文件，依據(jù)各種管理程序文件依次展開審核。

2、內(nèi)審員通過過程參與、旁觀、詢問、考核等方式，取得第一手材料，隨時(shí)記錄現(xiàn)場審核記錄，由于審核記錄是形成審核報(bào)告的重要依據(jù)，因此要力爭做到記錄的有效性和合適性，確保材料客觀公正。審核記錄還可以記錄與審核對象有關(guān)的信息。內(nèi)審員嚴(yán)格按照核查表，諸項(xiàng)填寫，根據(jù)材料，匯總分類。

3、內(nèi)審組把審核結(jié)果匯總整理成書面材料，形成不符合項(xiàng)和觀察項(xiàng)記錄。

對于不符合項(xiàng)的判定，取決于該結(jié)果是否直接與管理體系標(biāo)準(zhǔn)或被審核方的一個(gè)管理體系文件規(guī)定相違背;現(xiàn)場審核記錄能否提供明顯的證據(jù)支持所做的判定。這就要求判定不符合項(xiàng)時(shí)應(yīng)注意以下事項(xiàng)：以內(nèi)審員核查表上記錄的客觀證據(jù)為基礎(chǔ);與標(biāo)準(zhǔn)或體系文件某個(gè)特定要求直接相關(guān);應(yīng)是在審核過程中，在審核范圍內(nèi)所發(fā)現(xiàn)的事實(shí);對所提出的不符合事實(shí)，應(yīng)在核查表上有記錄，作為追溯不符合項(xiàng)的客觀證據(jù)。

觀察項(xiàng)是指直到審核結(jié)束時(shí)，尚沒有充足的證據(jù)證明內(nèi)審員觀察到的現(xiàn)象是否符合規(guī)定的要求。只是可疑，沒有足夠的客觀證據(jù)支持。對于觀察項(xiàng)，被審核方應(yīng)才引起注意，進(jìn)行自查，相應(yīng)地采取預(yù)防措施或糾正措施。

4、內(nèi)審組召開末次會(huì)議。其目的是將審核結(jié)果和審核報(bào)告提交被審對象，對存在的問題進(jìn)行討論，便于采取糾正措施。末次會(huì)不是內(nèi)審的終端，意味著只是現(xiàn)場審核階段審核結(jié)束。之后還要對受審核方進(jìn)行驗(yàn)證審核，即跟蹤審核。跟蹤審核是內(nèi)審的延續(xù)，是審核的一部分。因此，在規(guī)定整改時(shí)間期限內(nèi)，內(nèi)審員要隨時(shí)跟蹤糾錯(cuò)進(jìn)展。直至關(guān)閉不符合項(xiàng)和觀察項(xiàng)。關(guān)閉不符合項(xiàng)，需要在組長的組織、監(jiān)督下，輸入下次內(nèi)審。關(guān)閉情況應(yīng)寫入內(nèi)審報(bào)告，輸入管理評審，作為持續(xù)改進(jìn)的證據(jù)。

5、最后形成內(nèi)審報(bào)告。內(nèi)審報(bào)告是對內(nèi)審活動(dòng)中發(fā)現(xiàn)的客觀證據(jù)和觀察結(jié)果的統(tǒng)計(jì)分析、歸納和評價(jià)。內(nèi)審審核報(bào)告要力求客觀，對事不對人，應(yīng)客觀具體、突出重點(diǎn)、事實(shí)清楚、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、簡明扼要、易于理解。內(nèi)審報(bào)告由內(nèi)審組長負(fù)責(zé)編制，審核結(jié)果應(yīng)在所有審核觀察結(jié)果分析的基礎(chǔ)上做出，并在末次會(huì)議后于規(guī)定期限內(nèi)以正式文件的形式提交質(zhì)量負(fù)責(zé)人。經(jīng)批準(zhǔn)后，及時(shí)分發(fā)至相關(guān)部門和人員。

至此，內(nèi)審工作完畢。

內(nèi)部審核是質(zhì)量管理工具，重點(diǎn)是促進(jìn)機(jī)構(gòu)內(nèi)部質(zhì)量活動(dòng)改進(jìn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)

[2]質(zhì)量管理體系文件

（淄博市周村區(qū)檢驗(yàn)檢測中心）