質(zhì)量管理體系外包過程審核問題的思考

亢方亮

（海軍裝備部西安局，陜西 西安 710000）

加強對外包過程的策劃和控制，對于促進承制單位質(zhì)量管理體系的有效運行、減少承制單位因外包過程帶來的運行風(fēng)險具有非常重要的實際意義。但實際工作中，部分承制單位在對外包過程進行控制的過程中，仍存在某些問題。對此，分析其存在問題的原因，找出解決問題的辦法，總結(jié)出審核經(jīng)驗，對提高質(zhì)量管理體系監(jiān)督審核效果具有積極的意義。

1 外包過程的概念及意義

外包過程是組織質(zhì)量管理體系的重要組成部分，未經(jīng)顧客同意的前提下，原則上不可以刪減。按《質(zhì)量管理體系要求》（GJB 9001C—2017）（以下簡稱“GJB 9001C”）要求，外包過程或外包方對組織穩(wěn)定提供符合要求的產(chǎn)品和服務(wù)具有影響或潛在影響。因此，組織應(yīng)確定與質(zhì)量管理體系有關(guān)的外包過程的信息和相關(guān)要求，并監(jiān)視和評審這些信息及相關(guān)要求。

對此，部分承制單位選擇將部分決定產(chǎn)品質(zhì)量的關(guān)鍵過程作為外包過程，以確保其產(chǎn)品實現(xiàn)專業(yè)化和精細化，從而取得更大的管理效益。也就是說，外包過程對組織實現(xiàn)質(zhì)量管理體系預(yù)期結(jié)果有著重要影響，而組織對其相關(guān)的外包過程信息進行分析和控制也是確保組織實現(xiàn)自身質(zhì)量目標(biāo)的重要內(nèi)容[1]。

2 案例概述

文章以某燃料承制單位質(zhì)量管理體系外包過程的審核為例展開說明。從中發(fā)現(xiàn)，該承制單位在質(zhì)量管理體系文件的質(zhì)量手冊和質(zhì)量計劃中，均提及了對外包過程控制的相關(guān)要求，并提供了與質(zhì)量目標(biāo)實現(xiàn)有關(guān)的外包過程明細表。

其存在的問題是明細表中的外包過程主要是針對采購產(chǎn)品及其質(zhì)量控制而言，既未涉及外協(xié)及外包的內(nèi)容，也未包括從原材料采購到產(chǎn)品運輸交付所涉及的應(yīng)有外包過程。

3 存在的問題

針對該審核發(fā)現(xiàn)，其存在的問題主要是以下三個方面：

（1）承制單位作為一家生產(chǎn)單位，非常重視產(chǎn)品采購的控制，但若外包過程僅針對產(chǎn)品采購，顯然未能正確理解質(zhì)量管理體系所涉及的外協(xié)、外包與采購專用名詞的含義及區(qū)別[2]。

（2）在策劃質(zhì)量管理體系時，沒有能夠?qū)|(zhì)量管理體系的所有外包過程（應(yīng)包括質(zhì)量管理體系的所有過程，即圍繞質(zhì)量目標(biāo)實現(xiàn)所涉及的從原材料采購到最終產(chǎn)品交付的所有過程）進行梳理和分析，從而導(dǎo)致了部分外包過程未能得到充分識別和控制[3]。比如，燃料交付前的運輸是通過鐵路進行，應(yīng)屬外包過程，但其在所識別的外包過程中并沒有此過程。

（3）沒有針對外包過程的潛在影響明確外包過程的控制類型和程度，也未對已明確的外包過程進行評審和批準(zhǔn)。

4 出現(xiàn)問題的原因

（1）審核時，承制單位質(zhì)量管理體系有關(guān)人員認為，在有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)中沒有查到外協(xié)、外包與采購的術(shù)語定義。由此，在策劃產(chǎn)品實現(xiàn)及交付過程中，外包過程控制就僅對采購產(chǎn)品進行了分析和過程控制。

（2）問題的根源乃是有關(guān)人員沒有能夠正確理解和認真領(lǐng)悟標(biāo)準(zhǔn)中外包、外協(xié)、采購等意義相近專用名詞的含義，對標(biāo)準(zhǔn)中外包過程的內(nèi)涵理解不到位。

基于上述認識，承制單位在對質(zhì)量管理體系外包過程進行識別及控制策劃時難免存在問題，進而導(dǎo)致在監(jiān)督審核時審核方提出了上述審核發(fā)現(xiàn)。

5 問題的措施

問題整改是指承制單位在經(jīng)過思考后，對監(jiān)督審核發(fā)現(xiàn)中提出的問題進行分析、糾正，并報審核方監(jiān)督驗證的過程。一些質(zhì)量管理體系持續(xù)改進方面能力較強的承制單位，可能會從標(biāo)準(zhǔn)理解或單位質(zhì)量管理體系運行實際的角度向?qū)＜艺埥袒蛱接懘嬖趩栴}的原因及擬采取的措施[4]。對該次審核發(fā)現(xiàn)所涉及外包過程問題的整改，可從正確理解外包過程、科學(xué)策劃外包過程和有力控制外包過程的3個方面進行。

5.1 正確理解外包過程

正確理解外包過程是科學(xué)策劃外包過程的前提。為能夠使外包過程審核發(fā)現(xiàn)的問題得到正確整改，首先應(yīng)引導(dǎo)承制單位認真學(xué)習(xí)理解標(biāo)準(zhǔn)中外包過程的含義，及與其意義相近的專用名詞含義。比如，應(yīng)加強對外包過程涉及的外包、外協(xié)和采購專用名詞的理解。在標(biāo)準(zhǔn)中，外包過程的含義是為了質(zhì)量管理體系的需要，由組織選擇，并由外部方實施的過程，此過程的責(zé)任主體是外部方。簡言之，只要不是由組織獨自完成的過程，通常都可以納入外包過程并進行管理[5]。

外包的字面意思可以理解成有外部方承包，其具體過程由承包方直接組織實施，一般在組織的生產(chǎn)范圍外，由外包方按組織提供的原材料、圖紙、檢驗規(guī)范、驗收準(zhǔn)則等進行產(chǎn)品生產(chǎn)和供應(yīng)。外協(xié)的字面意思可以理解成有外部方協(xié)作，其具體過程直接受組織控制，一般在組織的生產(chǎn)范圍內(nèi)，按組織的要求或在組織監(jiān)控下進行作業(yè)和服務(wù)，并由組織驗收。而采購的字面意思可以理解成由組織的職能部門或人員向組織外的外包方訂購產(chǎn)品。

由此可見，采購主要是針對商品、物質(zhì)來講的。無論外部方以協(xié)作、承包還是采購的方式參與產(chǎn)品實現(xiàn)過程，都是組織外的單位來實施具體過程，對組織來講，都應(yīng)納入外包過程管理。服務(wù)有時是外協(xié)，有時是外包，主要看其具體過程的直接控制方是組織自身還是外包方。

例如，在燃料產(chǎn)品的運輸中，承制單位自身成立了貨物押運小組，其中有公安系統(tǒng)人員的參與，那么對承制單位來講，公安系統(tǒng)人員參與押運過程就涉及外協(xié)。但由于運輸本身是鐵路運輸，那么承制單位燃料的運輸過程應(yīng)是外包。

5.2 科學(xué)策劃外包過程

科學(xué)策劃外包過程是外包過程控制的重要導(dǎo)向。

（1）承制單位在分析理解相關(guān)方的需求和期望時應(yīng)識別出存在的所有外包過程。在具體策劃時，可以將可能涉及的外協(xié)、外包或采購過程一一明確，或者將同類過程明確，如果涉及的過程實在太多，也可以將與產(chǎn)品實現(xiàn)有著重要影響的同類過程予以明確，以便為策劃外包過程控制的類型和程度提供基礎(chǔ)。對于燃料承制單位來講，從原材料采購到最終產(chǎn)品運輸交付的過程以及在質(zhì)量管理體系的其他管理過程中，都存在著較多外協(xié)、外包、采購等外包過程。例如，設(shè)備大修和檢測儀器校準(zhǔn)的外協(xié)，燃料制造過程個別樣品的外檢和燃料運輸?shù)耐獍∮薪饘俸湾懠牧系牟少彽韧獍^程。

（2）體系文件應(yīng)明確對其控制的類型和程度?？山Y(jié)合外包過程對組織提供滿足要求產(chǎn)品的能力的潛在影響采取相應(yīng)的措施實施控制，同時外包過程中涉及的特殊過程和關(guān)鍵過程應(yīng)予以重點關(guān)注和控制。針對采購產(chǎn)品來講，應(yīng)按GJB 9001C標(biāo)準(zhǔn)8.4要求實施控制。對于外協(xié)或外包來講，也可以參考GJB 9001C標(biāo)準(zhǔn)8.4的要求采取相適應(yīng)的控制類型和程度，如與外包方進行溝通，明確各方的職責(zé)及有關(guān)問題的協(xié)調(diào)、處理的要求，驗證外包過程的結(jié)果。對重要的外包，應(yīng)到現(xiàn)場監(jiān)控。

（3）對外包過程進行評審和批準(zhǔn)。承制單位應(yīng)確保所策劃質(zhì)量管理體系外包過程的必要性和充分性得到評審，并在評審的組織前、過程中或批準(zhǔn)前，征求顧客對具體外包過程的意見。因此，對質(zhì)量管理體系來講，外協(xié)、外包和采購都應(yīng)作為外包過程予以明確和控制。

5.3 有力控制外包過程

有力控制外包過程是質(zhì)量管理體系正常運行的重要實踐和支撐。作為審核工作的一個重要方面，就是要通過檢查外包過程的質(zhì)量控制策劃和記錄來尋找質(zhì)量管理體系正常運行的證據(jù)，主要看策劃是否正確貫徹了標(biāo)準(zhǔn)的要求，是否按策劃的要求開展了質(zhì)量控制工作。外協(xié)、外包及采購產(chǎn)品的控制文件和記錄是否完整、有效，是證實質(zhì)量管理體系外包過程實際控制效果的證據(jù)。

6 總結(jié)經(jīng)驗

綜上可知，處理外包過程審核發(fā)現(xiàn)的問題，就是要堅持以下三點。

（1）加深對標(biāo)準(zhǔn)中專用名詞和內(nèi)涵的理解。理解和領(lǐng)悟標(biāo)準(zhǔn)中專用名詞的深刻內(nèi)涵有利于更好地勝任審核工作。審核發(fā)現(xiàn)是建立在對審核標(biāo)準(zhǔn)熟練掌握的基礎(chǔ)上的。對審核員來講，要完全理解標(biāo)準(zhǔn)中專用名詞的含義和有關(guān)的基本審核要求，這樣才能保證質(zhì)量管理體系在策劃及運行時的符合性，確保體系的銜接緊密，有機統(tǒng)一。只有對標(biāo)準(zhǔn)中專用名詞理解到位，才能迅速地發(fā)現(xiàn)并提出存在的問題。熟練掌握標(biāo)準(zhǔn)往往是需要多下功夫的，方法可以是多樣的，如通過自學(xué)、請教專家、交流、結(jié)合質(zhì)量管理體系實際運行實例等方式，以達到加深理解和融會貫通的效果。

（2）端正審核態(tài)度，善于發(fā)現(xiàn)存在的問題。質(zhì)量管理體系監(jiān)督審核是促進承制單位加強質(zhì)量工作的有效方式，也是豐富審核員審核經(jīng)歷的必要的過程。無論對承制單位還是審核人員，認真開展質(zhì)量管理體系監(jiān)督審核工作都是非常重要的。在審核中，無論對承制單位的體系運行是否非常熟悉，都應(yīng)本著實事求是的原則，提前熟悉質(zhì)量體系文件，認真開展審核工作，切不可僅憑個人好惡，或依靠在審核現(xiàn)場有限時間內(nèi)的提問檢查。

（3）耐心與承制單位溝通，促進體系有效運行。審核中發(fā)現(xiàn)問題，是一個正?，F(xiàn)象。發(fā)現(xiàn)問題后，要耐心與工廠有關(guān)工作人員交流，把問題講清楚，消除承制單位在認識上的誤區(qū)或漏洞，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)要求開展工作，能夠有力促使標(biāo)準(zhǔn)要求得到正確的實施。通過對發(fā)現(xiàn)問題所做整改的有效驗證，促進承制單位質(zhì)量管理體系持續(xù)改進。

7 結(jié)語

在質(zhì)量管理體系監(jiān)督審核中，一定要堅持按標(biāo)準(zhǔn)審核。如果看到承制單位的質(zhì)量管理體系文件，就按照其思路進行，很可能會導(dǎo)致對體系運行中存在問題的視而不見，導(dǎo)致質(zhì)量管理體系監(jiān)督審核的效力不能夠充分發(fā)揮。這對承制單位質(zhì)量管理體系或裝備采購質(zhì)量來說，都將帶來潛在的不利影響。在處理上述審核問題發(fā)現(xiàn)的過程中要先聽取承制單位對質(zhì)量管理體系外包過程的理解，并與之交流、探討，指出存在的問題。可不與承制單位研究如何開展問題整改，當(dāng)承制單位認識問題所在時，該問題的整改自然就有了方向。