石油化工項(xiàng)目施工管理過(guò)程中的溝通管理

馬國(guó)華

（中國(guó)昆侖工程有限公司，北京 100037）

在石化工程建設(shè)的發(fā)展過(guò)程中，溝通管理的作用是舉足輕重的，甚至在一定程度上對(duì)石化工程建設(shè)起著決定作用。所以，在石油化工工程項(xiàng)目管理中，如何加強(qiáng)溝通管理是一個(gè)十分重要的問(wèn)題。為了能夠進(jìn)一步加快石化工程項(xiàng)目的發(fā)展，所有員工必須合作，才能夠讓石化工程得到更快速的發(fā)展。

1 項(xiàng)目溝通管理的內(nèi)容

通過(guò)高效溝通，能夠消除誤解，減少存在的差異，從而達(dá)到解決沖突的目的，確保工作環(huán)境的和諧，增強(qiáng)石油化工項(xiàng)目的競(jìng)爭(zhēng)力。隨著石油化工工程建設(shè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，為了能夠更好地管理石油化工項(xiàng)目施工，必須不斷加強(qiáng)施工團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的溝通管理能力。美國(guó)項(xiàng)目管理學(xué)會(huì)（PMI）對(duì)溝通管理的定義為對(duì)項(xiàng)目信息的及時(shí)、適當(dāng)?shù)囊?guī)劃、收集、生成、發(fā)布、存儲(chǔ)、檢索、管理、控制、監(jiān)督和最終處置。

作為“前線指揮官”的施工經(jīng)理，大部分時(shí)間都花在了與組織內(nèi)外利益相關(guān)者的溝通上，施工經(jīng)理的溝通管理水平直接影響著施工階段的項(xiàng)目執(zhí)行效果。有效的溝通不僅可以提高現(xiàn)場(chǎng)解決問(wèn)題的效率，也可以與干系人建立一個(gè)良好的工作關(guān)系。所以，如何在合適的時(shí)間用合適的方式將合適的信息傳遞給合適的干系人是施工經(jīng)理在施工階段要重點(diǎn)考慮的事情。

2 石油化工項(xiàng)目管理中進(jìn)行溝通管理的主要措施

由于石化行業(yè)在工程項(xiàng)目管理過(guò)程中，工作相對(duì)比較復(fù)雜，并且程序也比較煩瑣，因此需要各部門(mén)之間的相互配合和溝通。如何做好溝通管理工作，并有效地運(yùn)用于石化項(xiàng)目的工程管理實(shí)踐，是一個(gè)值得大家不斷研究和探索的問(wèn)題。

2.1 構(gòu)建完善的石化工程項(xiàng)目管理體系

在石化工程項(xiàng)目管理階段，最重要的就是加強(qiáng)有關(guān)部門(mén)和人員的溝通管理，并建立健全管理體系。只有這樣才能讓各部門(mén)聯(lián)系得更加緊密，從而提高企業(yè)的凝聚力和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，讓石油化工項(xiàng)目工程的管理水平得到進(jìn)一步的提高。為了能夠更好地提高石油化工工程項(xiàng)目的溝通和管理，必須完善各種制度。具體而言：（1）在提升領(lǐng)導(dǎo)素質(zhì)的同時(shí)，充分調(diào)動(dòng)員工溝通的積極性，明確各部門(mén)人員的職責(zé)和溝通方式，按照有關(guān)的規(guī)章制度來(lái)進(jìn)行溝通。（2）建立員工交流意見(jiàn)的渠道，強(qiáng)化內(nèi)部員工溝通和管理。如設(shè)置員工郵箱，允許員工通過(guò)郵箱發(fā)表自己的看法，并與相關(guān)主管溝通。在此基礎(chǔ)上，內(nèi)部員工交流意識(shí)和管理能力得到培養(yǎng)，從而能夠更好地加強(qiáng)石油化工管理。

2.2 建立公平、和諧的溝通與管理環(huán)境

在石化工程項(xiàng)目管理中，需要在不斷溝通、協(xié)調(diào)中創(chuàng)造公平和諧的環(huán)境，促進(jìn)項(xiàng)目管理工作的開(kāi)展。在一定程度上，公平、和諧的溝通協(xié)調(diào)環(huán)境氛圍體現(xiàn)了石化企業(yè)溝通協(xié)調(diào)管理工作的開(kāi)展情況。針對(duì)石油化工項(xiàng)目管理的復(fù)雜性，在石化項(xiàng)目管理過(guò)程中各種人員之間不可避免地會(huì)產(chǎn)生矛盾，如果這些矛盾不能被及時(shí)解決，必然對(duì)整個(gè)石化項(xiàng)目的管理造成極大的負(fù)面影響。因此，要真正推動(dòng)石油化工工程項(xiàng)目管理規(guī)范發(fā)展，應(yīng)致力于建立一個(gè)相對(duì)和諧、公平的溝通協(xié)調(diào)環(huán)境，讓員工在一個(gè)相對(duì)輕松和諧的工作環(huán)境中工作。

2.3 及時(shí)向員工提供溝通行為反饋

在石油化工工程管理中，員工作為溝通管理的重要組成部分，能夠及時(shí)、有效地對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行反饋，對(duì)項(xiàng)目管理工作的順利開(kāi)展起著至關(guān)重要的作用。因此，要加強(qiáng)與員工的溝通和管理，及時(shí)向員工提供溝通行為反饋。

例如，在石油化工工程項(xiàng)目管理中，如果要向員工介紹新工作，交代完之后要及時(shí)問(wèn)他們是否已明白所交代的內(nèi)容，還應(yīng)主動(dòng)詢問(wèn)是否有問(wèn)題和困難，如有需要及時(shí)幫助解決。石油化工工程項(xiàng)目管理過(guò)程中，不斷加強(qiáng)各部門(mén)、人員之間的溝通，還體現(xiàn)在通過(guò)各種渠道積極開(kāi)展工作，為員工提供表達(dá)意見(jiàn)的平臺(tái)；針對(duì)不同的員工使用不同的語(yǔ)言，必要時(shí)可以借助一些身體語(yǔ)言來(lái)表達(dá)。不管采取哪種方法，都要加強(qiáng)員工之間的溝通和協(xié)調(diào)。

2.4 提高管理人員的專(zhuān)業(yè)水平

（1）及時(shí)溝通，提前溝通。有問(wèn)題不可怕，可怕的是問(wèn)題不能及時(shí)被發(fā)現(xiàn)，問(wèn)題暴露得越晚，解決的難度就越大，這就要求施工經(jīng)理需要有前瞻性思維，這種前瞻性思維在施工管理過(guò)程中重點(diǎn)體現(xiàn)在：提前對(duì)未來(lái)某一階段現(xiàn)場(chǎng)人力資源的需求做分析并與部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和項(xiàng)目經(jīng)理溝通，給出合理的人力資源需求理由，給部門(mén)和項(xiàng)目經(jīng)理充足的調(diào)配時(shí)間。①預(yù)判影響施工進(jìn)度的障礙。比如，圖紙和材料不到位是影響施工進(jìn)度的普遍原因之一，施工經(jīng)理要及時(shí)向項(xiàng)目經(jīng)理發(fā)郵件匯報(bào)項(xiàng)目進(jìn)展和困難并抄送至設(shè)計(jì)經(jīng)理和采購(gòu)經(jīng)理，匯報(bào)材料中需對(duì)未來(lái)某一時(shí)間節(jié)點(diǎn)需要的圖紙和材料的急迫性進(jìn)行說(shuō)明，不能只是泛泛地匯報(bào)項(xiàng)目進(jìn)展。溝通的效果是要將現(xiàn)場(chǎng)的壓力和急迫性及時(shí)傳遞給設(shè)計(jì)經(jīng)理和采購(gòu)經(jīng)理，有了設(shè)計(jì)經(jīng)理和采購(gòu)經(jīng)理的大力協(xié)助，現(xiàn)場(chǎng)施工才能順利進(jìn)行。②識(shí)別、評(píng)估質(zhì)量和安全風(fēng)險(xiǎn)。③及時(shí)組織會(huì)議討論，制定預(yù)防措施。

（2）選擇合適的方式溝通。明確了主要干系人信息需求后，需要選擇合適的方式與干系人溝通。比如，現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)展匯報(bào)，除每周固定時(shí)間以固定格式向業(yè)主和項(xiàng)目經(jīng)理匯報(bào)外，還需不定期以微信內(nèi)容發(fā)送現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)度情況并附照片，這樣可以及時(shí)將現(xiàn)場(chǎng)信息直觀傳遞到項(xiàng)目主要干系人。另外，匯報(bào)進(jìn)展的同時(shí)也要匯報(bào)困難，提高項(xiàng)目主要干系人對(duì)項(xiàng)目的支持力度。

2.5 加強(qiáng)溝通控制

控制溝通是對(duì)溝通管理過(guò)程的監(jiān)督和控制。溝通過(guò)程中會(huì)影響信息傳輸?shù)囊蛩赜袝r(shí)間不對(duì)等、專(zhuān)業(yè)不對(duì)等、話語(yǔ)權(quán)不對(duì)等。施工經(jīng)理在溝通管理過(guò)程中要盡量將這些因素帶來(lái)的影響降到最低。具體措施：（1）修正與干系人不正確的溝通方式，使得信息在傳遞方和接收方之間順利傳輸；（2）高度總結(jié)概括需要溝通的內(nèi)容，明確目的后溝通；（3）找專(zhuān)業(yè)人員跟設(shè)計(jì)人員溝通具體設(shè)計(jì)問(wèn)題等。

當(dāng)項(xiàng)目之間的關(guān)系不順利時(shí)，要清除產(chǎn)生的干擾和障礙，從而保證能夠順利溝通。造成干擾的因素很多，主要包括決策失誤、沒(méi)有明確具體責(zé)任，以及對(duì)施工材料不能及時(shí)供應(yīng)等。

在石化工程施工管理過(guò)程中，正確理解各干系人的意圖非常重要，有很多項(xiàng)目經(jīng)理或施工經(jīng)理總喜歡感慨：“他們什么都不懂，還在那里亂指揮。”殊不知，對(duì)于這種現(xiàn)象其中很大一部分也是項(xiàng)目經(jīng)理或施工經(jīng)理的責(zé)任。當(dāng)面對(duì)“無(wú)知”的顧客時(shí)，仍然可以通過(guò)有效的溝通來(lái)解決。相應(yīng)的溝通管理要點(diǎn)，可以從以下方面展開(kāi)：①使項(xiàng)目的目標(biāo)明確，在項(xiàng)目的總目標(biāo)上達(dá)成一致，使各方能夠形成共識(shí)，繼而在統(tǒng)一的行動(dòng)步調(diào)下前進(jìn)；②為了避免項(xiàng)目參與者之間由于目標(biāo)不同而產(chǎn)生的沖突和障礙，使各方面的行為相同，減少摩擦、對(duì)抗。③解決矛盾，建立良好的團(tuán)隊(duì)組織，實(shí)現(xiàn)更高的組織效率。同時(shí)，還要讓客戶能夠充分理解項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程，使他們能夠成為“專(zhuān)家”，繼而減少其對(duì)項(xiàng)目開(kāi)展過(guò)程的非專(zhuān)業(yè)干預(yù)。在客戶決策之前，可以通過(guò)溝通讓他們了解項(xiàng)目的全貌、實(shí)施現(xiàn)狀、方案的利弊等；在溝通時(shí)，可以充分尊重客戶，及時(shí)向他們通報(bào)項(xiàng)目信息，使其決策更加科學(xué)和符合實(shí)際情況，繼而減少雙方的爭(zhēng)執(zhí)。

2.6 加強(qiáng)技術(shù)交流與協(xié)調(diào)

要更好地加強(qiáng)技術(shù)交流和合作，確保工藝更加領(lǐng)先，必須讓生產(chǎn)前沿的技術(shù)優(yōu)勢(shì)得到更好的發(fā)揮。對(duì)此，在設(shè)計(jì)組織、特技方案、圖樣審核、施工技術(shù)及施工工藝方面都要加強(qiáng)溝通。石油化工項(xiàng)目設(shè)計(jì)階段，各專(zhuān)業(yè)承包商的交叉作業(yè)主要通過(guò)提前溝通協(xié)調(diào)進(jìn)行有效控制。通過(guò)把設(shè)計(jì)圖紙和現(xiàn)場(chǎng)的實(shí)際情況結(jié)合起來(lái)，能夠制定出一套更加符合施工和后期維護(hù)的方案。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，為了保證項(xiàng)目的順利進(jìn)行，項(xiàng)目的一方和另一方必須進(jìn)行詳細(xì)的溝通，尤其是對(duì)項(xiàng)目中出現(xiàn)的問(wèn)題，更要加強(qiáng)溝通，只有這樣才能促進(jìn)施工的順利完成。一個(gè)優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理或施工經(jīng)理，必定有著良好的溝通管理能力，能夠在項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程中起到巨大的作用，通過(guò)溝通調(diào)動(dòng)項(xiàng)目各個(gè)參與方的力量，引導(dǎo)大家向著項(xiàng)目的施工總目標(biāo)前進(jìn)，繼而順利完成施工管理全過(guò)程工作。