市政工程施工檔案管理存在的問題和對策研究

劉常林

（中國水利水電第七工程局有限公司第一分局，四川 眉山 620860）

市政工程施工檔案的完整性與精確性對整個工程管理與規(guī)劃有著重要影響，也是體現(xiàn)工程施工質(zhì)量的重要表現(xiàn)形式，因此，加強對市政工程施工檔案的管理至關(guān)重要。然而在實際管理過程中，由于市政工程檔案管理機制不健全、檔案管理意識淡薄、檔案接收內(nèi)容不全面等問題的存在，導(dǎo)致市政工程施工檔案管理仍然存在一些問題和不足，不利于市政工程的全面發(fā)展。因而要對施工檔案管理中存在的問題進行針對性的分析，找準問題癥結(jié)所在，制定出相應(yīng)的應(yīng)對策略，為市政工程施工檔案管理步入標準化、信息化、專業(yè)化發(fā)展軌道助力。

1 市政工程施工檔案管理的重要性

隨著城市建設(shè)進程的深入推進，完善城市功能的各項基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度也在逐步加大，這些工程的規(guī)劃與順利開展需以現(xiàn)有的市政設(shè)施為基礎(chǔ)，就是借助市政工程施工檔案資料來為城市規(guī)劃提供科學依據(jù)，因此，市政工程施工檔案是城市規(guī)劃編制與調(diào)整、市政設(shè)施維護維修的基礎(chǔ)資料。市政工程施工檔案包含的資料非常多，涉及城市建設(shè)的道路、給排水工程、電力管道、照明、燃氣設(shè)施建設(shè)等項目施工全過程的文字、圖片、影像資料等，這些檔案的準確性和完整性與城市建設(shè)規(guī)劃、市政工程管理維護等有直接關(guān)系。市政工程施工檔案可以說是城市建設(shè)與發(fā)展的資源寶庫，是各種隱蔽工程質(zhì)量與后續(xù)管理的可靠依據(jù)，同時也是市政工程維修與應(yīng)對突發(fā)事件的有力依據(jù)。因此，加強對市政工程施工檔案的管理，可為城市的持續(xù)健康發(fā)展提供支持。

2 市政工程施工檔案特點

市政工程檔案包含工程準備階段的各種文件、施工文件、監(jiān)理文件、工程竣工驗收文件，以及相關(guān)圖紙、圖片、圖像等資料。其中不同的施工階段所包含的檔案內(nèi)容各不相同，但都充分體現(xiàn)了該階段的專業(yè)特點和建設(shè)內(nèi)容，整個檔案呈現(xiàn)出較強的專業(yè)性和綜合性。一項市政工程的完成，從調(diào)研規(guī)劃開始，直至工程竣工結(jié)束投入試運行，整個工程跨度時間較長，在工程施工周期內(nèi)，所有與項目相關(guān)的各種文件、重要資料類型和數(shù)量都非常多，這些檔案資料有以下三點特征。

（1）檔案形成的成套性。市政工程的活動特點決定了其施工檔案具有成套性的特點，市政工程活動的對象通常為一個獨立的項目，表現(xiàn)該項目的文件是一系列的文件整體。該項目檔案的形成、收集、管理，需要各施工參與主體協(xié)作完成，抓住市政工程施工檔案成套性的特點，可為檔案的科學管理、有效利用創(chuàng)造條件。

（2）管理的動態(tài)性。市政工程施工檔案管理過程，會隨著工程建設(shè)進展及時間推移而處于動態(tài)變化中。如工程建設(shè)前期若發(fā)生設(shè)計變更會使得相應(yīng)的文件隨之變化，施工期間若因質(zhì)量問題發(fā)生整改，也需對相應(yīng)的圖紙進行完善。

（3）利用的重復(fù)性。由于市政工程是與城市建設(shè)和百姓生活息息相關(guān)的民心工程，具有較高的同比性和借鑒價值，使得市政工程施工檔案利用頻率相對較高，體現(xiàn)了其利用重復(fù)性的特點。

3 目前市政工程檔案管理存在的主要問題

（1）檔案不齊全，存檔質(zhì)量差。市政工程施工流程較為復(fù)雜，整個工程施工期間需要的文件資料數(shù)量較多，因此需要做好海量工程文件資料的管理，只有這樣才能為工程的順利進行及后續(xù)管理提供依據(jù)。然而在檔案管理實踐中，相關(guān)工作人員往往將工作重點放在實體工程的建設(shè)進度和質(zhì)量上，忽視對工程建設(shè)細節(jié)的記錄，從而導(dǎo)致工程施工檔案資料的缺失，也就無法為工程后續(xù)管理工作提供全面的資料。有些規(guī)模較小的市政工程項目，甚至對基本的文件資料都沒有進行收集和歸檔，導(dǎo)致市政工程施工檔案嚴重殘缺。另外，市政工程建設(shè)期間，相關(guān)文件資料收集歸檔不及時，以及工作人員規(guī)范管理意識差、標準操作程度低等問題的存在，都會引發(fā)檔案丟失、破損等情況的發(fā)生，嚴重影響了市政工程施工檔案的存檔質(zhì)量。

（2）市政工程施工檔案資料缺少統(tǒng)一的標準。市政工程施工檔案資料涉及的內(nèi)容非常廣，由于市政工程建設(shè)周期長、施工工序多而復(fù)雜，致使工程施工期間形成的檔案數(shù)量多、種類多。因此，在進行存檔保管時，其存檔形式也非常豐富，既有單一的文字文件、資料，也有形式多樣的圖表、文字、圖紙、聲像和視頻等多種形式的組合資料。這樣多種形式的檔案資料在存檔管理時，具體哪種類型的檔案采用哪種標準的存檔形式實施管理并沒有統(tǒng)一的規(guī)范可遵循。對于一些原始資料除竣工驗收表格等少部分大資料文件具有行業(yè)標準化格式以外，其他檔案資料在存檔管理時通常較為雜亂，各種形式并存，存檔資料格式、表格、圖例等形式應(yīng)有盡有。這種雜亂無章的管理形式增加了檔案資料的收集和整理難度，影響了存檔質(zhì)量和效率。

（3）市政工程檔案管理信息化程度低。信息技術(shù)、計算機等先進技術(shù)的發(fā)展進步，為市政工程施工檔案實現(xiàn)信息化管理提供了助力。市政工程施工檔案信息化管理必須建立在檔案資料規(guī)范標準的基礎(chǔ)上進行，只有這樣才能不斷提升檔案資料的管理效率。而目前的市政工程施工檔案管理標準化程度較低，雖然有些工作環(huán)節(jié)采用了信息化技術(shù)，但信息化技術(shù)的應(yīng)用領(lǐng)域、范圍都有待拓展。市政工程施工檔案的歸檔、入庫、查閱檢索等工作的數(shù)字化和信息化技術(shù)應(yīng)用力度明顯不足，施工檔案的很多管理步驟仍然沿用傳統(tǒng)管理技術(shù)，使得檔案管理資料管理流程繁瑣，不利于資料的高效利用。

（4）檔案管理員素質(zhì)有待提高。檔案管理人員專業(yè)技術(shù)薄弱，大部分工作人員沒有經(jīng)過專業(yè)知識培訓(xùn)就開始上崗工作，實際管理能力不足，服務(wù)意識差，工作缺乏主動性。同時由于檔案管理工作本身就比較枯燥單一，在實際工作中，有些管理人員處于被動應(yīng)付狀態(tài)，往往容易出現(xiàn)工作疲倦癥，影響了工作效率和工作質(zhì)量。并且，由于檔案管理人員專業(yè)技能的缺失，有時會出現(xiàn)歸檔手續(xù)不齊全，使得工程文件的法律效率降低，如簽字不全、漏蓋章現(xiàn)象，以及隨意涂改等問題，這些都容易給后續(xù)檔案的利用帶來不利影響。

4 解決市政工程施工檔案管理問題的有效對策

（1）提升存檔質(zhì)量，健全管理機制。為確保市政工程施工檔案存檔質(zhì)量，要從工程建設(shè)初期開始，在每個不同的項目管理部門抽調(diào)專職檔案管理人員組建專門的管理機構(gòu)，建立健全檔案管理制度，明確檔案管理目標與檔案管理職責，并要求市政工程施工檔案管理工作隨著工程建設(shè)進程的推進而同步進行，只有這樣才能確保檔案資料的完整與真實。檔案管理人員要嚴格按照檔案管理流程實施規(guī)范化管理，檔案資料的收集、整理、審核、歸檔和移交等各環(huán)節(jié)需要多部門共同配合協(xié)作才能完成，如采購部門、監(jiān)理部門、設(shè)計部門等必須參與其中，缺少任何一個部門都會影響檔案資料的完整性。因此，在檔案管理工作中，應(yīng)對各職能部門的檔案管理職責進行明確劃分，不同部門的工作人員要加強溝通與協(xié)調(diào)，為提升檔案管理水平而發(fā)揮作用。

（2）大力推進市政工程檔案標準化改革工作?；谑姓こ淌┕n案類型的多樣化與管理復(fù)雜化特點，為提高其標準化管理水平，相關(guān)職能部門應(yīng)根據(jù)檔案資料類別出臺相應(yīng)的統(tǒng)一標準格式，明確哪種類型的資料依照什么樣的標準實施管理，表格形式、圖紙格式、電子文檔等資料的存檔形式都有自身可遵循的標準，從而不斷提升市政工程施工檔案的規(guī)范化水平。同時對檔案管理流程進行規(guī)范，明確檔案編制、整理、入卷、歸檔驗收等各個環(huán)節(jié)的質(zhì)量標準與操作規(guī)范，確保每一環(huán)節(jié)的工作都有統(tǒng)一的規(guī)范可遵循，為后續(xù)施工檔案的存檔管理和檔案資料利用創(chuàng)造條件。

（3）提高檔案管理信息化水平。信息資源逐漸成為人們生產(chǎn)生活中重要的戰(zhàn)略資源，市政工程施工檔案也應(yīng)緊跟科技發(fā)展步伐，不斷提高其檔案管理的信息化水平。利用信息化技術(shù)將市政工程多種形式的施工檔案進行數(shù)字化加工，并對檔案資源進行網(wǎng)絡(luò)化、標準化管理，從而為實現(xiàn)檔案各管理單位之間的資源共享搭建平臺，讓工程所有的參與主體借助檔案資源管理平臺實現(xiàn)資源共享，隨時隨地可進行檔案資料的交流和傳遞，提升了檔案利用效率。市政工程施工檔案管理只有實現(xiàn)了信息化管理，才能最大限度地發(fā)揮檔案資料的利用價值。

（4）強化隊伍素質(zhì)建設(shè)，提高工作效能。檔案管理人員是檔案管理的直接參與者與執(zhí)行者，他們的綜合素養(yǎng)與專業(yè)水平直接關(guān)系到檔案管理質(zhì)量，因此，強化對檔案管理隊伍素質(zhì)的建設(shè)，提高其工作效能，對促進整個檔案管理工作水平具有重要作用。檔案管理人員不僅要具備較高的檔案管理專業(yè)技能，同時要增強服務(wù)意識，充分認識市政工程施工檔案管理工作的現(xiàn)實意義。檔案管理人員要通過定期培訓(xùn)來提升自身的專業(yè)素養(yǎng)，強化自身的服務(wù)意識和服務(wù)質(zhì)量，能夠運用現(xiàn)代化的科學技術(shù)和設(shè)備實現(xiàn)對檔案的規(guī)范化管理。另外，還要不斷總結(jié)經(jīng)驗，結(jié)合檔案管理實際情況，創(chuàng)新管理方法，增強主動服務(wù)意識，認真學習國家相關(guān)法律法規(guī)及相關(guān)部門的有關(guān)規(guī)定，以高度負責的態(tài)度做好檔案管理工作。

（5）突出市政工程檔案資料的的完整性與系統(tǒng)化。只有保障市政工程施工檔案的完整性與系統(tǒng)化，才能為工程后續(xù)修改與規(guī)范化管理提供全面可靠的依據(jù)。所以在工程施工檔案管理過程中，檔案管理人員要隨著工程的進展及時跟進檔案資料的收集，并經(jīng)過整理與審核后進行分類和歸檔，確保檔案資料的系統(tǒng)化和連續(xù)性。市政工程項目歸檔材料只有全面、具體、準確，并嚴格按照國家相關(guān)行業(yè)規(guī)范進行整理和收錄，科學組卷與規(guī)范化管理，才能發(fā)揮其應(yīng)用價值與法律效力。

5 結(jié)束語

市政工程建設(shè)關(guān)系到城市發(fā)展，關(guān)系到人們的生產(chǎn)生活，市政工程施工檔案可直接反映出整個項目的建設(shè)過程，是市政工程建設(shè)的重要組成部分。近年來，隨著市政工程建設(shè)難度的加大和建設(shè)標準的提升，使得市政工程施工檔案管理難度也隨之加大。因此，需要相關(guān)人員根據(jù)市政工程檔案特點，從優(yōu)化和創(chuàng)新管理模式、提升檔案管理人員的專業(yè)水準、構(gòu)建完善的檔案管理機制、拓展檔案管理信息化技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域等多角度入手，確保施工檔案資料的完整性和系統(tǒng)性，最大限度地提升檔案資料技術(shù)優(yōu)勢和社會價值，為促進市政工程步入良性發(fā)展軌道貢獻力量。