協(xié)作應用程序在數(shù)字化轉(zhuǎn)型中的作用

Matthew Finnegan

無論是零售商從實體商店轉(zhuǎn)到網(wǎng)上銷售商品，媒體企業(yè)將印刷品換成電子版，還是企業(yè)希望賦予一線員工權(quán)力，商業(yè)活動中一個越來越普遍的主題是：數(shù)字平臺現(xiàn)在已經(jīng)成為了成功的基礎(chǔ)，成功取決于員工是否可以隨時隨地進行實時協(xié)作。

由于員工分布越來越廣泛，工作人員流動性越來越強，近年來許多企業(yè)不得不迅速調(diào)整設(shè)備以保持競爭力。這項工作的關(guān)鍵是通過最新的溝通和協(xié)作工具有效地實現(xiàn)信息和想法的共享。Slack之類的實時消息應用程序、Skype for Business之類的視頻會議應用程序以及Dropbox之類的在線文件共享應用程序的興起為企業(yè)提供了許多可用于支持企業(yè)發(fā)展和實現(xiàn)連通性的工具。

尤其是，基于團隊的協(xié)作軟件和經(jīng)過改進的業(yè)務(wù)流程的廣泛使用正幫助企業(yè)變得更加敏捷。

市場研究機構(gòu)IDC的研究總監(jiān)Wayne Kurtzman說：“使用了團隊協(xié)作應用程序的企業(yè)報告稱，他們的團隊和個人生產(chǎn)效率得到了顯著提高，產(chǎn)品上市的時間得到了縮短，執(zhí)行項目的速度也變得更快了。”

但是讓員工朝著同一方向前進，使用相同的軟件進行工作并非易事。在充分意識到了現(xiàn)代數(shù)字工具對支持員工隊伍的重要性之后，企業(yè)高管發(fā)現(xiàn)當務(wù)之急是讓在辦公場所之外辦公的員工與應用程序和設(shè)備相匹配。

更好的連通性可讓員工變得更靈活和更投入

Kurtzman說：“消費者如今希望點一下鼠標就能完成購買，點兩下鼠標就能返回。當這些消費者上班時，他們希望協(xié)作、溝通和工作能夠和在家時與社區(qū)和家人一起做事那樣便利?！?/p>

德勤的一份報告顯示，近80%的企業(yè)高管將員工體驗評為重要，但是在企業(yè)為員工營造生產(chǎn)環(huán)境方面只有22%的企業(yè)高管將其評為“優(yōu)秀”。這種差距顯示，企業(yè)在數(shù)字環(huán)境中正在努力尋找合適的工具以保持員工的生產(chǎn)力和幸福感。

這樣做對于吸引和留住員工都至關(guān)重要。Kurtzman稱：“與在工作環(huán)境中相比，為什么他們在家中更容易協(xié)作呢，更愿意就孩子們參加足球俱樂部的事情進行溝通呢？員工們的溝通、協(xié)作和在工作場所以外的地方完成工作的能力有非常重要的意義?！?/p>

市場研究機構(gòu)Gartner的副總裁Jeffrey Mann在最近的一份研究報告中指出，為員工提供的數(shù)字體驗應該與為客戶提供的數(shù)字體驗相匹配。

Mann稱：“通常，員工體驗是業(yè)務(wù)和應用程序領(lǐng)導者們的事后想法。在客戶體驗方面，他們忽略了員工從營銷和客戶關(guān)系管理中獲得的實際體驗。用來提升客戶滿意度的許多技術(shù)都可以用來鼓勵員工提高效率?！?p>

對于住宅安保與設(shè)施服務(wù)提供商Valet Living來說，F(xiàn)acebook的Workplace企業(yè)社交網(wǎng)絡(luò)可幫助連接其在40個州內(nèi)6000名員工（其中90%為兼職）。這一部署還可幫助新進員工更快地進入角色。

Valet Living的首席人力官Henry Toledo稱：“在我們采用在線協(xié)作工具之前，很難通過一種統(tǒng)一且全面的方式招募員工。”工作人員可以通過他們在個人生活中已經(jīng)熟悉的平臺來訪問相關(guān)的培訓材料。

他說：“我們知道為員工提供成功所需的技能，以及為我們的客戶和居民提供一致的體驗至關(guān)重要，為此我們創(chuàng)建了一個培訓資源庫，其中包括了我們的在線培訓數(shù)據(jù)庫Valet U，以讓所有的員工能夠更加快速高效地進入角色?！?/p>

Toledo 說，使用數(shù)字協(xié)作工具連接分散著的勞動力的能力（以前僅通過電子郵件是不可能的）能夠帶來切實的業(yè)務(wù)收益，減少員工流動率。

他說：“隨著我們在企業(yè)中的協(xié)作越來越多，我們注意到連接性與Valet Living員工保留率的穩(wěn)定上升之間有著直接的關(guān)聯(lián)。自Workplace推出一年以來，我們的員工保留率增長了20%。數(shù)字的上升是員工喜歡這種能力的有力證據(jù)?！?/p>

在Weight Watchers，企業(yè)高管發(fā)現(xiàn)，Workplace 在2018年已經(jīng)被其位于全球的18000名員工所使用，以幫助員工在內(nèi)部進行知識共享。

負責企業(yè)傳播的高級副總裁Stacie Sherer稱：“我們曾經(jīng)面臨的最大問題或挑戰(zhàn)之一就是如何將所有人團結(jié)在一起？我們?nèi)绾未蚱莆挥诓煌乩砦恢蒙系墓聧u，以及如何打破企業(yè)總部與分支機構(gòu)員工之間的隔閡？”

Sherer說，員工對于這些舉措是歡迎的。她說：“一位受訪者稱‘與其他國家的同事一起工作時，我就感覺他們好像就在辦公室的走廊里一樣。良好的連接性讓我覺得自己非常了解他們。除了專注于工作協(xié)同和溝通的小組以外，還有一些興趣小組，你可以設(shè)置自己的個人資料，通過一些其他方式認識同事?！?h3>合作文化

現(xiàn)在，許多企業(yè)已經(jīng)意識到他們需要改善協(xié)作以保持競爭力。所以社交軟件和協(xié)作工具方面的支出一直在增長也就不足為奇了。據(jù)Gartner預測，到2023年，這一數(shù)字將達到48億美元，幾乎是2018年27億美元支出的兩倍。

通過對大約40個數(shù)字化轉(zhuǎn)型的調(diào)查，波士頓咨詢集團（Boston Consulting Group）發(fā)現(xiàn)，將文化轉(zhuǎn)型作為數(shù)字化轉(zhuǎn)型項目一部分的企業(yè)，其財務(wù)成功率（90%）比忽略文化轉(zhuǎn)型的企業(yè)（17%）要高得多。

金融軟件供應商Intuit正趁著企業(yè)轉(zhuǎn)型的東風將更多的精力放在創(chuàng)新上，而沒有放在管理基礎(chǔ)設(shè)施上。Intuit首席信息官Atticus Tysen表示：“數(shù)字化轉(zhuǎn)型既是一種思維模式，也是一種文化變革，同時又是一種商業(yè)和技術(shù)變革?！?/p>

該公司一直在使用Slack的工作流協(xié)作應用程序來促進員工之間分享想法。Tysen稱：“Slack是我們通過近即時的消息傳遞將位于全球各地的員工聯(lián)系在一起的一種工具，同時也為志趣相投的個人或團隊提供了交流機會，這些交流不需要長時間開會或大量的電子郵件。通過Slack，我們實現(xiàn)了思維方式和文化的轉(zhuǎn)變，以找到更多能夠大規(guī)模提升工作效率的機會?！?/p>

Slack的另一個用戶，數(shù)據(jù)分析公司Splunk也有著類似的經(jīng)歷。Splunk負責學習與發(fā)展的副總裁Fred McAmis說：“對于我們來說，Slack有望真正改變現(xiàn)有的溝通文化?！?/p>

在部署Slack應用程序之前，Splunk使用各種不同的工具進行通信。他說：“營銷用的是一種工具，產(chǎn)品和工程使用的則是另一種工具。在我們的首席技術(shù)官加入公司后，他選擇了Slack進行工程設(shè)計。最初Slack只是一個試點項目，但是很快就在整個公司中得到了廣泛使用?！?/p>

如今，簡短而有針對性的即時消息可有效地幫助團隊推進項目。他說：“盡管相比之下，電子郵件更為正式，但是Slack卻是實時的?！?/p>

經(jīng)過改進的協(xié)作流程還有助于公司隨著業(yè)務(wù)規(guī)模的發(fā)展一直保持敏捷性。McAmis說：“我們的員工基數(shù)正在逐年增長，這意味著我們必須要保證公司的敏捷性不會出現(xiàn)下降?！?/p>

職業(yè)發(fā)展有著清晰明確的通道可以幫助員工保持動力。此外，Slack渠道還為公司中的各級員工提供了關(guān)于領(lǐng)導力的課程。

McAmis說：“雖然培訓是主要項目，但是我認為Slack可以提高員工們的學習積極性。我們使用Slack來補充培訓內(nèi)容，用它們?yōu)閱T工提供一種能夠保持聯(lián)系和提醒進行學習的方法。Slack使我們能夠快速共享知識并創(chuàng)建知識數(shù)據(jù)庫。”

下一個推動力：針對一線員工的數(shù)字化工具

近年來，數(shù)字化轉(zhuǎn)型的大部分焦點都集中在辦公室工作人員身上。如今企業(yè)軟件供應商正在將協(xié)作、通信和生產(chǎn)力工具的目標鎖定為更多的員工，例如零售、制造和醫(yī)療保健人員。這些一線服務(wù)人員和工作人員成為了許多公司的新興投資領(lǐng)域。

自2018年底以來一直將重點放在一線員工身上的微軟尤其如此。微軟Modern Workplace Verticals業(yè)務(wù)的副總裁Emma Williams稱：“一線員工在全球員工中占了很大一部分，不過目前他們對技術(shù)的了解還遠遠不夠。我們提供的是一種可定制的體驗，真正將重點放在了那些移動優(yōu)先的員工身上?！?/p>

這些注釋是在微軟向其Teams協(xié)作工具添加了大量更新以吸引一線工作人員時發(fā)表的。這些新增功能包括新的移動應用程序功能，與第三方規(guī)劃應用的集成以及員工“點贊”工具。

弗吉尼亞州的管道供應公司Ferguson是一個使用Teams成功吸引一線員工的范例。為了更有效地進行信息共享，更為快速地改善客戶服務(wù)，該公司大規(guī)模部署了Teams，并迅速實現(xiàn)了向基于渠道的通信的轉(zhuǎn)變。

對于必須要回答客戶問題，需要反復檢查庫存并協(xié)助客戶購買的展廳銷售顧問而言，這一變化尤為重要。

Ferguson的業(yè)務(wù)流程總監(jiān)Tony Morris解釋道：“從以往的情況看，展廳銷售顧問不得不打電話或前往倉庫的后臺辦公室去問，‘嘿，我正在尋找這種產(chǎn)品，我們有嗎？你能提出來嗎？對于客戶而言，這并不是很好的體驗，因為這可能需要耗費一些時間。”

借助Teams渠道，F(xiàn)erguson的銷售人員現(xiàn)在可以使用他們的移動設(shè)備將信息請求快速發(fā)送至后臺辦公室，從而使他們能夠更好地專注于客戶?！八麄儾粌H能夠繼續(xù)為客戶提供服務(wù)，還可以通過Teams應用程序直接獲得反饋。這樣很不錯，因為他們可以將信息直接提供給客戶，無需讓客戶處于等待狀態(tài)。”

這種變化可以帶來更高的效率，更為敬業(yè)的員工以及體驗更為愉快的客戶。盡管許多企業(yè)剛剛開始為一線員工投資一些工具，但是隨著業(yè)務(wù)案例變得更加清晰，他們可能還會有追加投資。與此同時，工作場所的發(fā)展變化還將會持續(xù)下去。

Kurtzman說：“我們正在讓每名員工都成為知識型員工。企業(yè)協(xié)作運行的效率越高，想法就會越多，可以執(zhí)行的想法也會隨之增多。”

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https：//www.computerworld.com/article/3513363/making-the-connection-the-role-of-collaboration-apps-in-digital-transformation.html