淺談人力資源管理軟件在人事檔案管理中的作用

文| 黃 娜

人力資源管理軟件在人事檔案管理中的作用

（1）存儲(chǔ)量大且占用空間小。人力資源管理軟件在人事檔案管理中應(yīng)用，可以將單位個(gè)人的所有人事信息，包括基本信息、個(gè)人履歷、社會(huì)關(guān)系、執(zhí)業(yè)資格、專(zhuān)業(yè)技術(shù)聘任、獎(jiǎng)懲情況、調(diào)動(dòng)情況、繼續(xù)教育等信息都導(dǎo)入到系統(tǒng)中，而且人力資源管理軟件的存儲(chǔ)量大，又不占用實(shí)地空間，這樣人事部門(mén)可以快速地通過(guò)軟件進(jìn)行員工信息的查詢(xún)，大大地提升了工作效率。此外，人力資源管理軟件的安裝，只需要在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)中安裝便可。（2）方便了信息數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和分析。人力資源管理軟件結(jié)合了國(guó)家人力資源部門(mén)的工資年報(bào)，建立了格式化的表格，只需要利用人力資源管理軟件便可以快速的統(tǒng)計(jì)出人事勞資的信息，這樣填報(bào)工資年報(bào)時(shí)效率明顯提高。同時(shí)，人力資源管理軟件可以對(duì)本單位的人力資源情況經(jīng)分析，主要是分析本單位人員的組織結(jié)構(gòu)是否都合理，這樣能夠?yàn)楸締挝粯?gòu)建合理的人才隊(duì)伍提供參考依據(jù)，相比紙質(zhì)人事檔案的查找，查找效率要快很多。（3）實(shí)現(xiàn)了信息資源的共享。通常情況下，在單位內(nèi)部員工都相應(yīng)有一個(gè)賬號(hào)和密碼，這樣方便員工可以快速地進(jìn)行新查詢(xún)。同時(shí)，在職位晉升、技術(shù)競(jìng)聘等環(huán)節(jié)，也可以通過(guò)人力資源管理軟件快速找出所需要的信息，實(shí)現(xiàn)了信息資源的共享，相比與紙質(zhì)人事檔案嚴(yán)格審批才可借閱而言，有效地提高了人事檔案的使用價(jià)值。

人力資源管理軟件在人事檔案管理中面臨的問(wèn)題

（1）投入和維護(hù)成本較高。人力資源管理軟件的應(yīng)用，在投入和后續(xù)的維護(hù)環(huán)節(jié)需要一定的成本。主要是表現(xiàn)在：人力資源管理軟件引入之后，紙質(zhì)人事檔案同樣也需要按照相關(guān)的檔案規(guī)范化要求進(jìn)行檔案整理、歸檔和保存，這一期間會(huì)消耗大量的人力和物力，同時(shí)在軟件引入使用之后，還需要對(duì)軟件進(jìn)行相關(guān)的維護(hù)工作，在人員培訓(xùn)和資料收集等方面也需要投入一定的成本。（2）存儲(chǔ)信息完整準(zhǔn)確性的問(wèn)題。在應(yīng)用人力資源管理軟件收集個(gè)人信息時(shí)，應(yīng)當(dāng)保證信息的完整性和準(zhǔn)確性，這樣才能夠保證檔案信息的有效利用。但是，在人力資源管理軟件在進(jìn)行信息錄入的過(guò)程中，由于涉及的文件數(shù)量較多，而且每天通過(guò)軟件記錄下的形象還需要本人進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)，一些紙質(zhì)的文件資料也需要掃描儀進(jìn)行導(dǎo)入，管理人員則需要對(duì)其進(jìn)行二次核對(duì)之后才可進(jìn)行資料整理和分類(lèi)?？梢?jiàn)，在建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程中，需要耗費(fèi)大量的人力物力和精力。相比較于傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，其檔案歸檔環(huán)節(jié)是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程，而且需要根據(jù)相關(guān)的準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行嚴(yán)格的審批才可進(jìn)行歸檔，這樣的歸檔方式更加的真實(shí)和準(zhǔn)確。（3）軟件安全性和保密性的問(wèn)題。人力資源管理軟件在人事檔案管理中應(yīng)用，需要建立起相應(yīng)的檔案信息系統(tǒng)，但是由于信息系統(tǒng)容易遭受到惡意攻擊，可能會(huì)導(dǎo)致信息修改和破壞的問(wèn)題，并且在信息修改和破壞并沒(méi)有留下痕跡，這樣便導(dǎo)致了信息失真。此外，有的人事檔案管理人員并非專(zhuān)業(yè)出身，檔案安全意識(shí)較為薄弱，也會(huì)導(dǎo)致電子人事信息失真。

人力資源管理軟件在人事檔案管理中開(kāi)發(fā)和利用的建議

（1）保證成本效益分析的科學(xué)性。首先，加大人事檔案管理重要性的宣傳力度，正確地人事檔案管理的重要性和價(jià)值，從而加大資金、人員和技術(shù)上的投入，促使人事檔案管理工作的順利開(kāi)展；其次，完善相應(yīng)的硬件設(shè)備，設(shè)立專(zhuān)門(mén)的人事檔案部門(mén)和人員，同時(shí)做好檔案的“八防”工作，即防高溫、防潮濕、防盜、防火、防霉菌、防光、防塵、防蟲(chóng)等；最后，選擇科學(xué)合理的人力資源管理軟件，保證人事檔案管理工作更加系統(tǒng)性、方便性和效率性，以此減輕工作人員的工作負(fù)擔(dān)，節(jié)約人力物力成本。（2）專(zhuān)門(mén)的人事檔案管理人員。要想充分發(fā)揮人力資源管理軟件的作用，還需具備良好的人事檔案管理隊(duì)伍，要保證人事檔案管理人員具有專(zhuān)業(yè)的檔案管理能力和良好的道德品質(zhì)，同時(shí)也要熟練掌握信息技術(shù)，這樣才能夠有效利用人力資源管理軟件。同時(shí)，由于人事檔案的保密性較強(qiáng)，所以配備的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)是保密意識(shí)較強(qiáng)而且是堅(jiān)持原則的。此外，要加強(qiáng)培訓(xùn)工作，不斷提升人事檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力、道德品質(zhì)和技術(shù)操作能力，落實(shí)相應(yīng)的績(jī)效管理制度，激發(fā)工作積極性，提升工作效率，促進(jìn)人事檔案管理工作高效進(jìn)行。（3）落實(shí)軟件防護(hù)措施。由于人事檔案的保密性較強(qiáng)，因此在應(yīng)用人力資源管理軟件時(shí)，應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化人事檔案的安全意識(shí)，充分利用先進(jìn)的技術(shù)對(duì)軟件進(jìn)行相應(yīng)的防護(hù)措施，可以通過(guò)建立防火墻、設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限、重要文件加密、網(wǎng)絡(luò)加密的方式進(jìn)行。同時(shí)，為了避免信息系統(tǒng)遭受到惡意攻擊，應(yīng)當(dāng)對(duì)系統(tǒng)登錄設(shè)置密碼加密，也要及時(shí)地進(jìn)行軟件更新，將已經(jīng)處理好的檔案文件要及時(shí)備份和格式轉(zhuǎn)換，保證信息的完整性和準(zhǔn)確性，避免遭受修改和破壞后無(wú)法進(jìn)行復(fù)原，造成不可挽回的損失。

結(jié)語(yǔ)

總而言之，人力資源管理軟件在人事檔案管理中應(yīng)用具有非常大的優(yōu)勢(shì)，不僅存儲(chǔ)量大、占用空間小，而且方便查詢(xún)、工作效率高，很大程度上提高了人事檔案管理的效率，有利于實(shí)現(xiàn)人事檔案科學(xué)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化管理。