應(yīng)用信息技術(shù)提升電網(wǎng)企業(yè)辦公室精益管理水平

●于 艇

電力行業(yè)是應(yīng)用信息技術(shù)較早且較有深度的行業(yè)之一，目前信息化技術(shù)在電力生產(chǎn)、營銷、基建等領(lǐng)域發(fā)揮了至關(guān)重要的作用，但行政辦公業(yè)務(wù)與信息化的融合還有較大的提升空間。近年來，云計算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、移動應(yīng)用、人工智能等新一代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)加速推廣應(yīng)用，為提升電網(wǎng)企業(yè)辦公室工作精益管理水平提供了技術(shù)支撐和解決方案。通過應(yīng)用信息技術(shù)，可以大幅提升會議管理、督辦管理、車輛管理、考勤和訪客管理、辦公資產(chǎn)管理等工作的精益管理水平，從而提高辦公室工作的質(zhì)量和效率。

一、信息技術(shù)在電網(wǎng)企業(yè)辦公室精益管理中的應(yīng)用方向

（一）建設(shè)智能會議室提升會議管理精益水平

1.傳統(tǒng)模式。目前，電網(wǎng)企業(yè)使用的會議室多為傳統(tǒng)多媒體會議室，在會前、會中、會后各環(huán)節(jié)均存在工作效率不高的情況。一是對會議組織者而言，會前需打印裝訂大量的紙質(zhì)會議資料，工作繁瑣費時且造成資源浪費；會后整理會議紀要時需回聽會議錄音，費時費力。二是對會議參與者而言，會前需集中排隊簽到，影響會議體驗且容易出現(xiàn)會后字跡難以辨認的情況；會中查詢資料時，需從大量紙質(zhì)文檔中尋找，容易分散注意力。

2.信息化解決方案?；谌遮叧墒斓娜四樧R別、語音識別等人工智能技術(shù)，打造智能會議室，可大幅提升工作效率，提升電網(wǎng)企業(yè)會議管理精益水平。一是應(yīng)用無紙化會議系統(tǒng)，通過桌面終端實現(xiàn)坐席設(shè)置、文件共享、手寫批注、投票表決等功能，與傳統(tǒng)會議模式相比，不僅綠色節(jié)能，更具有減少工作量、及時糾錯、快速統(tǒng)計等特性，能夠有效提高會議效率和質(zhì)量。二是應(yīng)用人臉識別簽到系統(tǒng)，采用人臉識別方式和在線匹配，實現(xiàn)自動簽到。三是應(yīng)用語音辨識與轉(zhuǎn)化系統(tǒng)，可實現(xiàn)會場發(fā)言的實時記錄、文字轉(zhuǎn)化、智能排版、自動形成會議記錄。四是應(yīng)用智能環(huán)境控制系統(tǒng)，實現(xiàn)智能會議室燈光、溫度、窗簾、新風(fēng)等系統(tǒng)的智能調(diào)節(jié)，減少浪費。

（二）應(yīng)用移動應(yīng)用技術(shù)提升督辦管理精益水平

1.傳統(tǒng)模式。當前，電網(wǎng)企業(yè)基本通過建立督辦信息系統(tǒng)，實現(xiàn)了桌面電腦端的督辦管理信息化，與傳統(tǒng)的發(fā)文、郵件、填報表格等方式相比，大幅提升了督辦工作的規(guī)范化水平和效率，但受限于桌面電腦的使用環(huán)境要求，仍存在較大的改善空間。一是提醒不夠及時，仍存在“人找事”的現(xiàn)象，因提醒不到位引起的工作停滯時有發(fā)生。二是當督辦工作的參與人員出差或外出時，無法及時登錄電腦處理督辦工單，事后容易遺忘督辦事項。三是線下催辦的溝通成本較高。四是統(tǒng)計不夠直觀，無法滿足多樣化需求。

2.信息化解決方案。應(yīng)用移動應(yīng)用技術(shù)，打造掌上督辦APP，與傳統(tǒng)督辦信息系統(tǒng)打通，可進一步提升督辦工作的即時性、便捷性，從而提升督辦管理效率。一是實現(xiàn)即錄即查，新增督辦任務(wù)將第一時間推送到相關(guān)責(zé)任人的手機端，通過“事找人”避免督辦任務(wù)流轉(zhuǎn)滯后。二是實現(xiàn)及時提醒和預(yù)警，工作下達、預(yù)警、超期、催辦等消息將通過APP、短信等形式即時推送。三是實現(xiàn)一鍵催辦，領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心的重點任務(wù)可隨時對任務(wù)相關(guān)人員進行提醒催促。四是實現(xiàn)高效統(tǒng)計和手機端展示，通過不同關(guān)鍵字篩選，提供高效豐富的統(tǒng)計和分析功能，在手機端以表格、條狀圖、柱形圖、餅圖、對比圖等多樣化的形式進行展示和考核排名，一目了然。

（三）應(yīng)用移動互聯(lián)網(wǎng)和車聯(lián)網(wǎng)技術(shù)提升車輛管理精益水平

1.傳統(tǒng)模式。目前，電網(wǎng)企業(yè)普遍建立了車輛管理系統(tǒng)，員工可以在系統(tǒng)上提交用車申請單，經(jīng)審批通過后使用公務(wù)車輛，但與當前社會上應(yīng)用廣泛的網(wǎng)約車平臺對比，在便捷性、使用體驗等方面存在較大差距，管理成本也處于高位。一是員工提出用車申請、車輛調(diào)度員審批均需在信息系統(tǒng)中完成操作，即時性較低，工單提交后往往還需線下溝通提醒，溝通成本較高。二是調(diào)度管理智能化水平較低，無法按照用車時間和線路合理拼車，資源使用效率亟待提升。三是用車形式單一，未通過市場化手段有效利用社會車輛資源，用車高峰時段車輛資源緊張，無法及時滿足用車需求；用車低谷時段車輛出現(xiàn)閑置，車輛維修保養(yǎng)成本較高。

2.信息化解決方案。應(yīng)用移動互聯(lián)及車聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，建設(shè)車輛管理APP，打破傳統(tǒng)管理方式，面向領(lǐng)導(dǎo)員工、車輛調(diào)度員、司機實現(xiàn)“掌上訂車、掌上派車、掌上用車”，使用車申請簡單化，調(diào)度管理智能化，車輛管理精細化。一是實現(xiàn)車輛調(diào)度員掌上審批和派車，即使車輛調(diào)度員離開辦公室，也可以實現(xiàn)移動端審批，切實提升用車申請單審批效率。同時，審批結(jié)果、乘車信息可實時推送至申請人的手機，將有效減少人工工作量、提升員工用車體驗。二是實現(xiàn)員工掌上訂車、拼車，可大幅提升訂車效率，有效整合車輛資源，減少浪費。同時，可對駕駛員進行評價，有助于對駕駛員駕駛技術(shù)、服務(wù)態(tài)度等方面的全方位管理。三是可以通過平臺接口引入網(wǎng)約車服務(wù)，當車輛安排緊張時，合理利用社會車輛資源解決員工市內(nèi)短途公務(wù)出行需求，有助于降低維護成本，提升車輛資產(chǎn)運營效率，甚至逐步減少公務(wù)用車配置數(shù)量。

（四）應(yīng)用人臉識別和移動應(yīng)用技術(shù)提升考勤和訪客管理精益水平

1.傳統(tǒng)模式。考勤管理方面，電力企業(yè)傳統(tǒng)的考勤主要有刷卡考勤和指紋考勤兩種模式。一是刷卡考勤，他人代替刷卡考勤現(xiàn)象嚴重，還經(jīng)常出現(xiàn)考勤卡丟失情況，考勤成本較高。二是指紋打卡，指紋采集需要花費大量的人力物力，遇到上班高峰期時常出現(xiàn)排隊打指紋的情況，不僅容易造成混亂，還經(jīng)常出現(xiàn)因排隊而“遲到”的狀況。訪客管理方面，多以保安、前臺人員登記，電話確認等方式為主，不僅增加了溝通成本，也影響了訪客體驗。

2.信息化解決方案?？记诠芾矸矫妫瑧?yīng)用谷歌tensorflow 人工智能學(xué)習(xí)系統(tǒng)+ 圖像識別算法搭建圖像識別模塊，只需10分鐘左右的訓(xùn)練周期，即可實現(xiàn)準確率達90%以上的精準人臉識別，并可持續(xù)不斷訓(xùn)練及優(yōu)化模型，提高識別準確度。后臺批量導(dǎo)入員工免冠照片即可實現(xiàn)頭像采集，不需組織圖像采集。同時，員工路過攝像頭即可完成簽到，無需排隊，且無法作弊，考勤高效準確。訪客管理方面，打造訪客APP 和前臺觸摸機，可大幅提升訪客管理的精益化水平。外來訪客可通過移動端APP 軟件提前網(wǎng)上預(yù)約，登記相關(guān)訪問信息，系統(tǒng)審核通過后發(fā)送確認信息。訪客可在公司前臺觸摸機自助打印二維碼作為進出憑證，通過控制通道閘機及電梯到達指定樓層。既可以減少溝通成本，又能夠有效提升訪客體驗。

（五）應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)提升辦公資產(chǎn)管理精益水平

1.傳統(tǒng)模式。目前，電網(wǎng)企業(yè)基本將辦公資產(chǎn)納入資產(chǎn)管理系統(tǒng)進行信息化管理，對于屬于固定資產(chǎn)的辦公資產(chǎn)，通過在系統(tǒng)中建立辦公資產(chǎn)臺賬、粘貼資產(chǎn)卡片、定期盤點等方式，努力提升“賬、卡、物”一致性。但在資產(chǎn)卡片方面，仍存在突出問題：一是多使用普通紙質(zhì)標簽或一維條碼，一次性使用，不可重復(fù)利用，維護成本高且不夠節(jié)能環(huán)保；標簽易破損臟污，數(shù)據(jù)容易丟失；需要人工使用紙筆或光學(xué)采集設(shè)備近距離掃描，耗時費力；不支持批量盤點，效率和準確率不高。二是由于打印機等辦公設(shè)備容易搬動，掌握設(shè)備編碼卻無法找到具體辦公設(shè)備的情況時有發(fā)生。

2.信息化解決方案。應(yīng)用RFID（無線射頻識別）物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將辦公資產(chǎn)上的普通紙質(zhì)標簽升級為電子標簽，可有效提升電網(wǎng)企業(yè)辦公資產(chǎn)管理精益水平。一是RFID 標簽自帶儲存區(qū)，支持數(shù)據(jù)反復(fù)讀寫，可重復(fù)使用。二是標簽不易破損，數(shù)據(jù)能可靠保存50年不丟失。三是支持遠距離無線式數(shù)據(jù)采集，使用安全。四是支持批量讀取，盤點效率更高、更準確，且盤點結(jié)果可以與資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)實時同步，大量節(jié)省人力物力，有利于實現(xiàn)日?；P點。五是通過RFID 定位電子標簽，可以實現(xiàn)室內(nèi)辦公設(shè)備精準定位及定時數(shù)據(jù)上報，便于辦公設(shè)備的精準管理。

二、結(jié)語

在信息技術(shù)日趨成熟和普及的“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，在電力企業(yè)辦公室應(yīng)用“云大物移智”等信息技術(shù)，實現(xiàn)信息化與辦公室業(yè)務(wù)深度融合，不僅可以提升辦公室的服務(wù)水平，為企業(yè)運營管理提供智能、便利的服務(wù)，還可以大幅提升工作效率，減少浪費，從而以技術(shù)創(chuàng)新驅(qū)動辦公室工作精益管理水平提升。