淺析自然資源檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀、問題及應(yīng)對(duì)策略

●張 曄

隨著現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)和互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的快速發(fā)展，作為省級(jí)自然資源廳的直屬事業(yè)單位，平時(shí)擔(dān)負(fù)著所轄域內(nèi)自然資源檔案信息材料的集中管理和社會(huì)化服務(wù)工作。伴隨著新時(shí)代科技信息的發(fā)展，省級(jí)自然資源廳直屬部門的地質(zhì)資料館和土地檔案館，在現(xiàn)代檔案管理的信息化建設(shè)方面，將面臨著前所未有的發(fā)展機(jī)遇和挑戰(zhàn)。

一、當(dāng)前自然資源檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

在平時(shí)工作中，單位領(lǐng)導(dǎo)往往把主要精力投入到自然資源整體信息化綜合業(yè)務(wù)的流程辦理和實(shí)際操作平臺(tái)的運(yùn)用上，而忽視了對(duì)自然資源檔案管理的信息化建設(shè)。用于檔案信息技術(shù)設(shè)備投入的資金十分有限，人員編制崗位設(shè)置偏少，新購置的設(shè)備數(shù)量有限，資金投入不足，不能滿足當(dāng)前開放檔案對(duì)社會(huì)查詢及利用的需求。

目前，作為自然資源信息管理部門，雖然在檔案信息化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)方面投入了部分資金，也購買了一些計(jì)算機(jī)、大型的掃描儀、繪圖儀等設(shè)備，但在軟件的信息化運(yùn)用和管理方面，不能及時(shí)有效地對(duì)地質(zhì)資料館和土地檔案館所藏檔案材料的信息化進(jìn)行同步銜接，存在著對(duì)新設(shè)備信息化系統(tǒng)操作、技術(shù)運(yùn)用不夠嫻熟，紙質(zhì)檔案材料轉(zhuǎn)化為電子檔案的信息化流程及各個(gè)環(huán)節(jié)要加強(qiáng)制度保障和技能培訓(xùn)，大部分自然資源信息檔案管理部門基本上還是依靠傳統(tǒng)的人工手工檢索或查詢，檔案工作崗位人員編制有限，檔案工作者平時(shí)的工作量很大，檔案利用效果明顯降低，傳統(tǒng)的思維觀念和檔案管理服務(wù)模式與現(xiàn)代社會(huì)對(duì)檔案管理信息化、規(guī)范化、制度化的要求不相適應(yīng)，這就需要進(jìn)一步加快檔案管理信息化建設(shè)的步伐。

二、充分認(rèn)識(shí)自然資源檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

隨著社會(huì)發(fā)展的不斷深入，檔案信息化發(fā)展為社會(huì)的穩(wěn)定發(fā)展提供了豐富的社會(huì)資源，自然資源檔案信息得到了社會(huì)的許多部門和廣大群眾的廣泛利用，其檔案信息在解決土地糾紛、土地產(chǎn)權(quán)糾紛和維護(hù)土地合法權(quán)益等方面，為社會(huì)的穩(wěn)定發(fā)揮著非常重要的基石作用。

三、自然資源檔案管理信息化建設(shè)方面存在的主要問題

（一）自然資源檔案信息數(shù)據(jù)共享平臺(tái)的搭建比較滯后，檔案利用效率低

長(zhǎng)期以來，由于受過去傳統(tǒng)觀念思想的影響，檔案部門總認(rèn)為只有管好守好檔案不出事就行，未能真正地將檔案變成一種流動(dòng)的信息源，在檔案的信息數(shù)據(jù)共享平臺(tái)建設(shè)方面存在諸多為難情緒和疑慮：一是部門領(lǐng)導(dǎo)重業(yè)務(wù)辦理輕檔案管理的思想比較嚴(yán)重；二是檔案信息化建設(shè)缺乏足夠的資金支持，設(shè)備陳舊更新速度慢；三是檔案管理人員對(duì)檔案信息化軟件操作不熟悉；四是檔案的信息化數(shù)據(jù)共享平臺(tái)建設(shè)需要多個(gè)部門的參與合作，協(xié)調(diào)困難。

檔案信息化數(shù)據(jù)共享平臺(tái)的搭建是一項(xiàng)龐大的信息系統(tǒng)工程，要涉及到多個(gè)部門的通力協(xié)作，關(guān)鍵環(huán)節(jié)是要依托政府網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)技術(shù)為支撐。作為記錄自然資源信息的部門，在對(duì)地質(zhì)資料館和土地檔案館的紙質(zhì)檔案管理中耗費(fèi)了大量的人力、物力和財(cái)力，檔案查找效率很低，與現(xiàn)代信息社會(huì)的快速發(fā)展很不相適應(yīng)，館藏檔案數(shù)字化和新接收的檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)庫已成為擺在我們面前的現(xiàn)實(shí)問題，社會(huì)對(duì)檔案的信息需求得不到及時(shí)的滿足。

（二）檔案信息化管理制度不夠完善，沒有健全長(zhǎng)效的管理機(jī)制

檔案信息來源于日常的行政，當(dāng)前檔案工作還是以傳統(tǒng)的管理模式為主，信息化建設(shè)起步晚，檔案工作還沒有形成統(tǒng)一的信息化管理體系。檔案信息化管理的思想觀念，日常檔案信息管理制度以及安全防泄密制度還不夠完善，沒有形成完整的檔案信息化管理制度體系，沒有健全長(zhǎng)效的自然資源檔案信息管理機(jī)制，缺乏科學(xué)管檔、依法治檔的理念。正是由于檔案管理制度的缺失和漏洞，在自然資源檔案的信息利用過程中，難免給自然資源檔案網(wǎng)絡(luò)信息安全與保密工作造成重大隱患，必須靠科學(xué)完善的檔案管理制度體系來做好預(yù)防工作和事先堵塞漏洞，杜絕由自然資源檔案信息給國(guó)家安全帶來危害與損失。

（三）自然資源檔案管理信息化起步晚，檔案信息查閱利用模式落后

很多時(shí)候，自然資源部門在自然資源信息化建設(shè)的工作重點(diǎn)放在了日常窗口的業(yè)務(wù)辦理和信息技術(shù)的操作方面。雖然部門有了自己的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)工作人員，但是，工作人員把大部分的時(shí)間用在了前期檔案業(yè)務(wù)在窗口辦理和服務(wù)之中，而輕視了后期形成的大量的檔案材料的準(zhǔn)確及時(shí)歸檔，工作質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)降低。檔案管理工作人員編制少，現(xiàn)有管理人員業(yè)務(wù)不夠精，敬業(yè)奉獻(xiàn)意識(shí)有待加強(qiáng)，大部分時(shí)間和精力就用在了人工查閱、翻閱檔案上。單位每年要形成大量的檔案材料，檔案工作人員在現(xiàn)行工作量壓力極大的情況下，新的檔案不斷地形成，其增長(zhǎng)速度很快，造成大量的自然資源檔案材料常年積壓，當(dāng)年的任務(wù)不能及時(shí)完成，紙質(zhì)檔案文件歸檔完畢不能很快地轉(zhuǎn)為電子文件，傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)管理水平很難適應(yīng)現(xiàn)代的技術(shù)網(wǎng)絡(luò)電子檔案。

由于日常單位工作形成的大量的礦產(chǎn)及土地檔案材料不能及時(shí)地整理到位，特別是在自然資源檔案管理信息化建設(shè)方面比其他單位起步晚，方法滯后，紙質(zhì)檔案材料實(shí)體占用了大量的資料館和檔案館空間，造成檔案資料積壓，材料統(tǒng)計(jì)不完整，給全面檔案信息化建設(shè)工作帶來被動(dòng)落后的局面。特別是在檔案信息的查詢和利用方面，查詢困難，在搜索和檢索等方面存在嚴(yán)重的缺陷，查詢內(nèi)容不全面，傳統(tǒng)的檔案利用模式很難適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的需求。

四、自然資源檔案管理信息化建設(shè)中應(yīng)采取的對(duì)策

（一）搭建檔案信息共享平臺(tái)，創(chuàng)新服務(wù)模式

依托政府信息平臺(tái)，根據(jù)自然資源部門檔案信息資源共享的實(shí)際情況，與社會(huì)各方面的需求相結(jié)合，嚴(yán)格按照檔案統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，逐步搭建起省自治區(qū)、盟市、旗縣三級(jí)綜合信息共享平臺(tái)，進(jìn)行科學(xué)的分類管理，把適合當(dāng)前開放的非涉密自然資源信息檔案，建成共享信息平臺(tái)數(shù)據(jù)并有效存儲(chǔ)，可統(tǒng)一上傳共享平臺(tái)公共數(shù)據(jù)庫由平臺(tái)統(tǒng)一存儲(chǔ)管理，共享部門提供在線檔案目錄的檢索及查閱利用，信息平臺(tái)建立統(tǒng)一的目錄檢索體系，線上提供目錄及查詢檢索。對(duì)涉密檔案等要加強(qiáng)安全管理，嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家保密工作的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，提升檔案服務(wù)的綜合能力，在加快部門信息化建設(shè)的同時(shí)，檔案信息化建設(shè)的步伐要加快，紙質(zhì)檔案向電子文件轉(zhuǎn)變，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，充分利用檔案的信息資源，適應(yīng)檔案部門管理信息發(fā)展的要求，滿足社會(huì)對(duì)檔案利用的需求，抓出成效，補(bǔ)齊短板，使所轄區(qū)內(nèi)的自然資源檔案部門之間的檔案資源信息能充分利用，互利互通，穩(wěn)步推進(jìn)，提升服務(wù)水平，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，提高礦產(chǎn)信息資源的利用效率和咨詢程度，盡可能地?cái)U(kuò)大開放無涉密的檔案材料。必要時(shí)，在所屬部門的全程監(jiān)督下，非涉密紙質(zhì)館藏資料的檔案信息化、數(shù)字化工作可委托第三方試行完成，按照雙方簽訂的合同協(xié)議內(nèi)容，各自履行責(zé)任，平時(shí)做好信息的維護(hù)和防護(hù)管理工作，向社會(huì)提供更多的有利用價(jià)值的檔案信息需求，向社會(huì)提供滿意的檔案查詢、借閱和利用服務(wù)，提升檔案的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。

（二）建立健全自然資源檔案管理信息化制度的長(zhǎng)效機(jī)制

依法治檔，嚴(yán)格履行管理職責(zé)，制定完善的檔案管理制度。根據(jù)國(guó)家檔案局、?。ㄗ灾螀^(qū)）檔案局（館）的有關(guān)檔案法律法規(guī)，充分依據(jù)《地質(zhì)材料管理?xiàng)l例》和《涉密地質(zhì)檔案材料管理細(xì)則》的有關(guān)規(guī)定，進(jìn)行整理、編目、歸檔，定期對(duì)庫存的各種材料進(jìn)行使用安全檢查，嚴(yán)格落實(shí)檔案的管理的“八防”要求，加快做好檔案信息化技術(shù)的安全保密工作，在信息資源勘查基礎(chǔ)上，加大和維護(hù)數(shù)據(jù)信息的原創(chuàng)性，把好檔案資源信息的入口關(guān)，嚴(yán)格授權(quán)，建立健全自然資源信息檔案管理的安全保密制度，努力做好檔案材料的收集、整理、鑒定等各項(xiàng)工作。軟件使用之前要進(jìn)行國(guó)家安全部門的檢查和驗(yàn)收，電子檔案信息形成過程中防控的安全保密防護(hù)措施要適時(shí)跟蹤，電子檔案形成后重點(diǎn)要做好各種防控泄密措施，做好自然資源涉密檔案材料的安全保密管理工作。

建立網(wǎng)上檔案實(shí)名制注冊(cè)查詢或單位誠(chéng)信賬號(hào)注冊(cè)制檔案查詢制度，自然資源的檔案管理部門根據(jù)所提供申請(qǐng)身份信息的真實(shí)性、合法性進(jìn)行有效身份甄別，符合條件的方可提供網(wǎng)上查詢服務(wù)。以社會(huì)各部門對(duì)檔案信息的高效利用為目標(biāo)，加強(qiáng)檔案基本功修煉，提高自然資源信息檔案的管理能力，提高土地檔案的利用率，提升服務(wù)觀念，科學(xué)決策，科學(xué)管理，確保檔案信息萬無一失，嚴(yán)禁失泄密現(xiàn)象的發(fā)生，對(duì)出現(xiàn)泄密現(xiàn)象的，要嚴(yán)格追究責(zé)任人。建立健全現(xiàn)代化檔案信息化管理的各種制度的長(zhǎng)效機(jī)制，形成依法治檔，依法管檔，依法用檔的良好氛圍。

（三）創(chuàng)建智慧檔案，探索提升檔案管理信息化的多種有效利用途徑

積極開展館藏地質(zhì)材料和土地檔案管理檔案的信息開發(fā)利用工作，提升檔案管理部門的信息化水平，充分挖掘館藏檔案資料信息資源作用，發(fā)揮使用館藏檔案材料的寶貴價(jià)值，打造和維護(hù)一流的檔案信息共享和服務(wù)平臺(tái)。開展自然資源檔案的信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)技術(shù)工作，可以利用手機(jī)查詢，微信公眾號(hào)和部門辦公區(qū)域內(nèi)配置的檔案機(jī)自助查詢等，采用多種渠道為用戶開通在線查詢所需檔案信息。對(duì)過去的紙質(zhì)檔案進(jìn)行信息化、數(shù)字化管理，對(duì)現(xiàn)在和未來的檔案進(jìn)行電子檔案管理，適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展，以人為本，使自然資源信息的查詢、利用、服務(wù)逐漸向窗口延伸，引進(jìn)新媒體技術(shù)、5G 網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，最大限度地滿足社會(huì)各方面對(duì)自然資源檔案信息的需求，創(chuàng)建自然資源信息智慧檔案，用戶在線可使用手機(jī)APP、微信等各種現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)讓用戶足不出戶，能在網(wǎng)絡(luò)軟件上辦成的事，不跑路或少跑路就能辦成事。

（四）加快檔案專業(yè)管理人才梯隊(duì)建設(shè)，完善考評(píng)和獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制

開展土地檔案管理研究，積極參加省自治區(qū)檔案局（館）組織的有關(guān)檔案工作會(huì)議和檔案業(yè)務(wù)管理，提高檔案管理人員的思想素質(zhì)和綜合技能，通過培訓(xùn)不斷提升檔案管理隊(duì)伍的操作和業(yè)務(wù)水平。同時(shí)，將檔案管理信息化建設(shè)工作列入單位年度工作目標(biāo)考核和領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任目標(biāo)考核之中，對(duì)于工作中業(yè)績(jī)表現(xiàn)突出的要給予表彰獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)工作中出現(xiàn)失誤或差錯(cuò)的要進(jìn)行責(zé)任追究。

雖然檔案工作人員從事檔案專業(yè)工作非常枯燥無味，但是守護(hù)好自然資源信息檔案材料的安全就是守護(hù)好自然資源安全，就是守護(hù)好國(guó)家和人民的利益，其責(zé)任重大，使命光榮。我們要“不忘初心，牢記使命”，提高政治站位，勇立潮頭，敢于挑戰(zhàn)，奮發(fā)有為，牢固樹立為黨守檔，甘于奉獻(xiàn)，守得住清貧，發(fā)揮蘭臺(tái)人的“工匠”精神和敬業(yè)奉獻(xiàn)精神，在平凡的崗位上再立新功，建立穩(wěn)定的檔案管理人才隊(duì)伍。

結(jié)語

在新形勢(shì)下，依法治檔，建立長(zhǎng)效的檔案管理信息化制度，建立數(shù)據(jù)庫動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)管理，充分挖掘數(shù)據(jù)庫的信息作用，確保在線檔案的信息歸檔的安全和全面。自然資源部門在無紙化辦公自動(dòng)化過程中，要即時(shí)完成在線歸檔和錄入檔案信息工作，即時(shí)形成電子檔案，自動(dòng)形成檔案操作日志記錄，做好計(jì)算機(jī)、后臺(tái)交換機(jī)的擴(kuò)容，增加后臺(tái)計(jì)算機(jī)交換機(jī)的信息交互儲(chǔ)存功能，適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)對(duì)自然資源信息檔案的需求，搭建好共享信息檔案管理平臺(tái)，對(duì)所有自然資源檔案進(jìn)行信息化、數(shù)字化改造升級(jí)，創(chuàng)新拓寬服務(wù)多渠道檔案信息化服務(wù)模式，為社會(huì)提供高效、快捷的信息資源服務(wù)。