對地震科技星火計劃專項檔案管理工作的思考

龔自祿

(中國地震局地震研究所大地測量重點實驗室，湖北 武漢 420071)

0 引言

我國是一個多地震的國家，國家對地震研究的重視隨著國民經(jīng)濟社會的發(fā)展而不斷增強。2007年10月31日，中國政府網(wǎng)發(fā)布了《國家防震減災規(guī)劃(2006—2020年)》，2010年1月28日，中國地震局官網(wǎng)發(fā)布了《國家地震科學技術(shù)發(fā)展綱要(2007—2020年)》，隨后，于2010年3月16日又發(fā)布了《中國地震局關(guān)于進一步加強地震科技工作的意見》(中震科發(fā)〔2010〕27號)。同年12月17日中國地震局官網(wǎng)發(fā)布《中國地震局地震科技星火計劃管理辦法(試行)》(中震科發(fā)〔2010〕91號)，并在通知文件中正式設立“地震科技星火計劃專項”。通知文件明確指出“專項主要面向省、自治區(qū)、直轄市地震局，兼顧市縣地震工作機構(gòu)、中國地震局所屬的觀測和任務型事業(yè)單位科技研發(fā)需求”“專項重點支持防震減災三大工作體系中實用性強、需求緊迫的具體科技問題，具有區(qū)域特色、行業(yè)特色的科技問題和科技成果的推廣轉(zhuǎn)化應用”。這為地震科研工作者深耕于地震研究領(lǐng)域提供了強有力的政策支持和一系列的科研保障。為此，地震科技星火計劃項目申請數(shù)量逐漸增多，科學規(guī)范管理地震科技星火計劃專項的檔案也就顯得尤為重要。

1 地震科技星火計劃項目檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 專項檔案管理意識薄弱

地震部門和檔案部門的領(lǐng)導者的認識不足，將地震科技星火計劃專項的資料檔案管理工作當作普通的檔案工作來處理，沒有認識到地震科技星火計劃專項的特殊地位，導致對相應的檔案管理工作按部就班地分派。

此外，檔案工作者把地震科技星火計劃專項的檔案當作普通科技檔案來處理，加之檔案工作者的任務繁重，沒有把地震科技星火計劃專項的檔案挑出來單獨進行管理，而是按照先來后到的順序“論資排輩”地接收。

地震科技星火計劃項目負責人的認識不足，在科研資料形成過程中沒有檔案責任意識，往往導致在歸檔時出現(xiàn)資料缺失、粗糙不規(guī)范、拖沓等問題。專項檔案意識不強會直接影響到檔案管理工作的效益，甚至會影響地震科研工作的進展。

1.2 專項檔案管理制度不完善

檔案管理制度是進行檔案規(guī)范管理的首要依據(jù)和制度保障。《中國地震局地震科技星火計劃管理辦法(試行)》(中震科發(fā)〔2010〕91號)有關(guān)檔案管理內(nèi)容只有第37條，只是指明了歸檔責任制，并沒有明確檔案管理過程中各個環(huán)節(jié)的具體工作標準。為了規(guī)范項目驗收，中國地震局發(fā)布了《中國地震局地震科技星火計劃項目驗收工作規(guī)定》(中震科發(fā)[2012]46號)，規(guī)定中指出項目依托單位檔案管理部門應檢查指導項目負責人進行資料歸檔整理工作，在附件4中明確了歸檔范圍和總體要求，至于專項檔案歸檔責任劃分、歸檔流程、整理標準和詳細要求以及檔案利用仍然沒有明確，附件4提到項目依托單位要按照《科學技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》等的有關(guān)要求認真做好資料歸檔工作，而《科學技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》是1987年3月20日頒布的，目前仍然有效，但由于其針對的是普通科技檔案的管理規(guī)定，沒有指出檔案管理各方的職責劃分和詳細的流程和規(guī)范標準。針對地震科技星火計劃專項的檔案管理制度不完善，容易造成檔案收集困難、管理混亂的局面。

1.3 專項檔案人員不穩(wěn)定

檔案工作不受重視，檔案工作崗位邊緣化非常嚴重。這種現(xiàn)象嚴重影響地震科技星火計劃專項檔案工作的嚴肅性、完整性、連續(xù)性。首先，檔案工作人員由于崗位輪換，頻繁變更專項檔案工作人員，導致工作連續(xù)性不強；其次，地震科技星火計劃專項檔案工作人員往往兼管許多其它檔案，有時還要承擔領(lǐng)導交辦的其他事項，導致工作人員業(yè)務技能不專一；另外，檔案人員的晉升機會和福利待遇無法形成有效激勵也嚴重影響人員的穩(wěn)定性。

2 地震科技星火計劃專項檔案管理工作的思考

2.1 強化專項檔案意識

要組織檔案管理部門、科技管理部門、專項項目負責人等認真學習《中華人民共和國檔案法》(2020年6月20日修訂)、《中國地震局科技檔案管理辦法》(中震辦發(fā)[2011]23號)、《中國地震局地震科技星火計劃管理辦法(試行)》(中震科發(fā)[2010]91號)、《中國地震局地震科技星火計劃項目驗收工作規(guī)定》(中震科發(fā)[2012]46號)等相關(guān)規(guī)定，提高科技管理人員、檔案人員、專項項目負責人對地震科技星火計劃專項檔案重要性的認識，增強對專項檔案工作的了解，使他們認真對待地震科技星火計劃專項的檔案工作。

加強宣傳交流，舉辦檔案業(yè)務培訓班，可以讓專項檔案相關(guān)人員到檔案部門參觀交流，讓他們意識到地震科技星火計劃專項的檔案工作不僅僅是檔案人員的事情，而是需要每個項目相關(guān)人員共同參與進來的工作。強化專項檔案意識，從意識形態(tài)上提升認識，才能在地震科研工作中事半功倍。

2.2 完善專項檔案管理制度規(guī)范

在嚴格執(zhí)行《中國地震局科技星火計劃管理辦法(試行)》(中震科發(fā)[2010]91號)和《中國地震局地震科技星火計劃項目驗收工作規(guī)定》(中震科發(fā)[2012]46號)的基礎上，制定詳細的專項檔案歸檔、分類和加工整理規(guī)范，明確檔案管理部門、科技管理部門、項目負責人等各方的職責，細化任務和標準規(guī)范。特別是在歸檔階段，要指明歸檔質(zhì)量要求，明確專項檔案加工整理的具體標準規(guī)范，如移交手續(xù)、分類、編號、編目、編頁、裝訂等標準，為檔案部門嚴格把控專項檔案歸檔質(zhì)量提供評判依據(jù)。再者，在專項檔案驗收階段，要賦予檔案管理人員參與驗收工作的權(quán)利，將專項檔案歸檔是否合格作為項目驗收是否合格的前置條件，從而提高項目責任人歸檔的積極性，也有利于改善專項檔案工作人員收集檔案處于被動地位的局面。

2.3 推進專項檔案的信息化建設

地震科技星火計劃專項檔案工作要依托地震科技星火計劃網(wǎng)上管理平臺(網(wǎng)址:http://211.71.233.114/)和“中國地震局地震科技信息管理系統(tǒng)”客戶端，做好檔案收集和加工工作。同時，根據(jù)社會信息化技術(shù)發(fā)展程度，積極探索優(yōu)化這2個專項軟件，依托網(wǎng)絡提升檔案形成質(zhì)量和歸檔效率。值得注意的是，要同時做好網(wǎng)絡安全保障工作，特別是保密工作，嚴格遵守《保守國家秘密法》《科學技術(shù)保密規(guī)定》等相關(guān)規(guī)定。

2.4 加強專項檔案人員配置保障

鑒于地震科技星火計劃專項的檔案管理工作的特殊性，可以從以下3方面入手。

1)配備專門的檔案管理人員，并保持人員穩(wěn)定，使其全程監(jiān)督指導項目過程中產(chǎn)生的重要文檔材料。

2)提升專項檔案工作人員在專項進程中的地位，使檔案工作人員在專項進程中的指導作用真正發(fā)揮。

3)劃清專項檔案收集、歸檔、加工整理等各環(huán)節(jié)的責任，建立檔案形成、歸檔、加工、管理各環(huán)節(jié)的問責機制，對失職人員進行批評教育，甚至可以采取降低績效的辦法予以懲戒，從而充分調(diào)動項目負責人、檔案工作人員工作的主動性和積極性，使其嚴肅對待專項檔案工作。

3 結(jié)語

地震科技星火計劃專項是中國地震局設立的、為提高地震科技自主創(chuàng)新能力、推進地震科學技術(shù)進步的國家級專項科研活動，其形成的專項檔案資料毫無疑問是極其重要的。對專項檔案工作進行更加科學化、更加標準化的管理，是地震科技星火計劃專項持續(xù)推進的基本保障，更是推進我國地震科技進步的基石。專項設立十年來，地震科技取得了很大成績，同時，專項檔案管理也暴露出很多問題。隨著專項檔案管理經(jīng)驗的積累，面對新的挑戰(zhàn)和機遇，地震科技管理部門、檔案管理部門、專項負責人等要不斷解放思想，提高檔案意識；完善專項檔案管理制度體系，標準化、規(guī)范化管理專項檔案；借助信息化手段，提升專項檔案管理效率；組建高效、高水平、高素質(zhì)的專項檔案工作團隊。如此，才能更好地為地震科技進步、為防震減災事業(yè)做出更大貢獻。