商務英語外貿函電寫作的語用原則及策略分析

魏 婷

（天水師范學院 外國語學院，甘肅 天水 741000）

作為信息載體的商務英語外貿函電不僅肩負著商務信息溝通的責任，同時也是貿易雙方的“文字名片”，是商家尋求合作和促成貿易的重要中介[1]。為了更好地傳遞貿易信息，促進合作，穩(wěn)固雙方的良好關系，貿易雙方在撰寫函電時應遵循一定的語用原則，采用一定的策略調控言語行為，避免不必要的誤解和可能產生的負面影響，從而為貿易雙方營造一個友好和諧的交流環(huán)境，確保貿易活動能夠順利進行。

一、商務英語外貿函電寫作中的“7C”原則

Grice[2]和Leech[3]分別就“商務活動中的有效溝通”提出了“合作原則”和“禮貌原則”。前者的核心在于信息溝通的“有效性”，提出了“質量準則”“數(shù)量準則”“相關準則”和“方式準則”；后者則側重信息溝通中的“情感”因素，提出了“得體”“慷慨”“贊譽”“謙遜”“一致”和“同情”六項準則。外貿函電相關人員根據(jù)“合作原則”和“禮貌原則”在信息內容的真實性、恰當性、相關性、有序性以及信息表述的贊譽性、恭維性、自謙性等方面的語用特征、語言形式和禮貌態(tài)度，對其進行加工整理，提出了外貿函電寫作七項基本原則。由于這七項原則對應的英文單詞都是以字母C 開頭，所以簡稱為“7C”原則，分別是Completeness（完整性原則）、Concreteness（具體性原則）、Clarity（清楚性原則）、Conciseness（簡潔性原則）、Courtesy（禮貌原則）、Considerateness（體諒原則）和Correctness（正確性原則）。

（一）完整性原則

完整性原則主要針對函電內容所包含的范疇。讀信人希望能得到所關心的一切情況或全部問題的答案，尤其是在一些“關鍵”時刻，因此在賣方的還盤函電中，最好把交易條件一次性描述清楚（報價、最低數(shù)量、發(fā)貨日期、付款方式等），因為此時的函電實際已具備成交的必要條件，與合同等效，一經確認，對雙方都會產生約束力，如果信息不完整，很可能會引起不必要的糾紛，造成時間上的浪費，從而影響雙方的利益。

（二）具體性原則

具體性原則要求函電撰寫應避免使用含糊、籠統(tǒng)和抽象的文字，尤其是關系到貿易雙方真實意愿或在貿易活動中對雙方責權關系有嚴格規(guī)定時，比如商品的報價方式、包裝要求、付款方式、發(fā)貨時間等，描述必須明確具體，以規(guī)避由此產生的誤解和貿易摩擦。例如：

（1）“This contract will come into effect from next week.”

本合同自下周起效。

（2）“This contract will come into effect from and including next week.”

本合同自下周起效，包括下周。

與第二個句子相比，第一個句子就顯得有些“含糊”了。因為合同生效的時間是否包括“下周”界定的不太清晰，貿易雙方很可能對此產生不同的理解，從而導致貿易活動受到影響。

某些特定情況下，比如沒有確實的事實或數(shù)字，就不可能做到具體；或者出于外交和策略的需要，有意避免太過具體；抑或無需提及具體事實和數(shù)據(jù)時，也可不必機械地遵守這一原則[4]。例如：

（3）If you cannot accept, please make a best possible counter-offer.

若無法接受，請盡力給一個最好的還盤。

（4）It seems that your price is a bit higher,which prohibits us from placing an order with you.

你方價格有些高，使我們無法向你們訂購。

以上兩封函電中，寫信人都對報盤不甚滿意，但也沒有提出具體的數(shù)字，顯然是一種商業(yè)策略，是為了讓對方做出讓步，從而達到自己的目的。

（三）清楚性原則

清楚性原則是“7C”原則中最為重要的一項原則，是針對函電文字產生的“解釋力”而言。由于外貿函電的內容涉及買賣雙方的利益，“敘述不清”不僅會造成誤解，甚至會造成經濟損失，引起不必要的糾紛。因此，撰寫時應抱有嚴謹?shù)膽B(tài)度選擇清楚、明白的文字，避免使用晦澀難懂、容易令對方產生歧義的表述，比如一詞多義、生僻詞、長單詞等[5]。例如：

（5）As to the walnut meat you ordered, we have bimonthly direct services of steamers sailing from Xiamen to San Francisco.

對于你方訂購的核桃仁，我們有從廈門開往舊金山的輪船，每兩個月一班/每個月兩班。

句中bimonthly 有兩個含義，既可以表示“twice a month”(一月兩次地) ，也可以表示“once two months”(兩月一次)，存在歧義，可能會令雙方產生分歧。

（四）簡潔性原則

簡潔性原則強調了函電文字的“有效”性，即在滿足內容“完整”和表意“具體”的基礎上，盡量“化繁為簡”，能讓對方在最短時間內了解清楚寫信人的意圖和目的，快速做出反饋，提高貿易工作的效率。例如：

（6）I wish to express my heartfelt gratitude to you for your kind cooperation.

非常感謝你方的合作。

（7）Thank you for your cooperation.

非常感謝你方的合作。

這兩個句子都是表達感謝的，相比較而言，第二個句子在表述效力相同的情況下更為簡潔，節(jié)約了彼此的時間，達到了“雙贏”的局面。

（五）禮貌原則

禮貌原則主要針對函電措辭所傳遞的“情感態(tài)度”，要求撰寫人應堅持“友好”和“尊敬”，避免“粗魯”和“盛氣凌人”給他人帶來“不快”或“負面情緒”，維護好對方的“面子”。即使表示不滿情緒、反對意見甚至責備時，仍然要講究策略，減少矛盾或降低摩擦，從而使局面朝著有利于雙方的方向發(fā)展。例如：

（8）Kindly please send me some pictures of your models.

請寄給我一些貴方產品模型的照片。

（9）We ask for some pictures of your models.

我們想要一些你們的產品模型照片。

從語義的角度看，這兩個句子的意思基本一致。但從“禮貌”程度上看，第一個句子用到了“kindly please”，更能表達說話人“真摯”的謝意；而第二個句子就過于“直白”，略顯“粗魯”了。

除了語言上的禮貌，還可以通過“迅速回信”解答對方的問題或要求，以實際行動表達對貿易伙伴的尊重。這更容易使他們感受到對方的重視，從而加大對貿易伙伴的“好感”。當然，禮貌原則并非意味著“一味地忍氣吞聲”，尤其在對外貿易中，既要尊重國際貿易慣例，又要維護好國家的利益和企業(yè)的形象。

（六）體諒原則

所謂“體諒”，就是要真正顧及對方的要求、愿望和感情，能夠“急人所急”，并站在客戶的角度看問題[6]。從語言層面上講，“體諒”意味著優(yōu)先表述對方利益，盡量避免“否定式”語氣，讓對方感受到自己的“讓利”行為，建立一個“真摯合作”的形象。例如：

（10）We allow 2%discount for cash payment.

以現(xiàn)金結算，可以打2%的折扣。

（11）You may earn 2% discount if you pay us cash.

如果你方能以現(xiàn)金結算，可以享受2%的優(yōu)惠。

這兩個句子的表意相似，但主語不同：第一人稱是從自身利益出發(fā)，更像是命令，會給對方造成一定的“壓抑感”和“脅迫感”；而第二人稱則突顯了對方的利益，并給予對方選擇的權利，更容易讓人接受。

（七）正確性原則

正確性原則可以說是一切正式文體所必需的，因為它牽涉雙方的責權利關系，任何錯誤的表述都會為后續(xù)的交易帶來麻煩，甚至會造成嚴重的損失。例如：

（12）The goods we ordered shall be delivered by July 20th.

我方訂購的貨物發(fā)貨期應不遲于7月20日。

（13）The goods we ordered shall be delivered before July 20th.

我方訂購的貨物應于7月20日前發(fā)貨。

顯然，“by July 20th”和“before July 20th”在時間的限定上不完全相同：前者包括了7月20日，而后者則不包括這一天。因此，在撰寫商務外貿函電時必須圍繞雙方的真實意愿進行陳述，不能篡改事實，弄虛作假。

總之，商務外貿函電中對交易的主要條件和約定一定要準確無誤，不能出現(xiàn)任何偏差。除此之外，還應注意函電中的標點符號、拼寫和專業(yè)術語是否正確，尤其要注意數(shù)字的正確性。

二、商務英語外貿函電寫作的策略分析

作為一種言語行為，商務英語外貿函電以一定的語境為依托，從交際雙方的關系出發(fā)，借助信函達成交際，從而實現(xiàn)貿易目的。因此，函電能否達到理想的結果，不僅有賴于一定的英語水平，還需要根據(jù)目的采用不同的策略組織好言語的形式，以促進貿易的達成。

（一）文化差異補償策略

商務英語外貿函電本身屬于跨文化交際活動，會因文化差異，如習慣差異、思維差異、文化內涵差異以及語言本身的差異而造成表述和理解上的“不一致”。要想彌補這些差異，就需要加深對英語國家文化背景和風俗的認識，熟悉對方的思維方式，并在此基礎上全面了解英語表達的習慣，切不可按照漢語意思進行生搬硬套的翻譯[7]。

比如，英語中“5% discount”的意思是“打掉5%，按原價的95%”計算（原價100 元，折后為95元）。而漢語中打5%折，意味著按原價的5% 計算（原價100 元，折后為5 元）。如果沒有意識到英、漢兩種語言表述習慣的不同，按照“中國式”思維，想給對方的訂單打“9 折”，報實盤為“You may earn 90% discount if you can respond before next Monday.”就會讓對方誤解為“下周一前訂貨，可以按原價的10%成交”，這肯定會給賣方造成巨大的經濟損失。

這種策略是為了避免基于“文化差異”而產生的“理解誤差”，應充分考慮到對方的思維方式和語言習慣，恰當?shù)亟M織語言以確保函電內容的“清楚”和“正確”，推動貿易的有序進行。其實，補償策略的實施也恰恰體現(xiàn)了“體諒原則”和“禮貌原則”，因為保證對方的“正確理解”才是最體貼、最禮貌的行為。

（二）請求策略

商務外貿函電的最終目標是達成貿易訴求，完成貨物的交易。在這一過程中，貿易雙方通過“請求”敦促對方立即行動或促使對方做出“讓步”，從而為自己爭取到更多的利益。

Leech根據(jù)寫信人的語氣強弱和語言形式，將請求策略分為“直接請求”“陳述性請求”“提問式請求”和“非句式性請求”。然而，該分類雖概括了請求言語的語用變體形式，但并未照應雙方互動關系的建構，缺乏對人際語用動機的關注。鄒瓊以Blum 提出的九大請求策略為基礎，結合漢語請求策略的動機和語言變體形式，從詞法和句法出發(fā)，將其劃分為“直接請求策略”和“間接請求策略”，前者用于明確表達自己的愿望，后者則出于“體諒”或“面子”考慮，采用間接的方式表達自己的訴求[8]67-72。

1.直接請求策略

如果請求的目的是為了獲取商務信息、維護商務關系或執(zhí)行已經約定好的商務計劃，具有較強的“合理性”，可以選擇以“please”開頭的祈使句?！皃lease”的使用是為了遵循外貿函電的“禮貌原則”，如：“Please ship the first half as we have committed as soon as possible.”（請如約盡快發(fā)第一批貨）。顯然，說話人雖然使用了請求語氣，但實際上是在提醒對方應嚴格遵守約定發(fā)貨，這時就可以采取“直接施為策略”。

當對方違背了約定，或沒有及時盡到自己的義務時，寫信人不得不“強勢”做出請求，督促對方按規(guī)定繼續(xù)履行自己的責任。這時，寫信人可以采用“責任陳述策略”，先用“since/because/as”引導的原因狀語從句指出對方的“違約”行為，再搭配高情態(tài)請求類動詞結構“you should/ must ”表明自己的要求，敦促對方執(zhí)行自己提出的指令。如“Since you have delayed the shipment of the first half wooden boxes according to our order number 78334, you must speed up the shipment of the second half, and make sure that we can receive all the ordered goods before the deadline.”（根 據(jù)78334 號訂單的規(guī)定，你方已推遲了第一批木箱的發(fā)貨時間，請盡快發(fā)剩下的木箱，以便我方能在規(guī)定截止日前收到所有的貨品）。該策略的應用看似“不太禮貌”，但其請求的“合理性”最高。這時，人們往往會犧牲禮貌原則，以確保自己的利益最大化[9]。

如果請求的“合理性”不高，但基于雙方的貿易關系也可以進行嘗試，則可以采取“模糊施為策略”，即選擇“I'm looking forward to...”或是“We'd like to...,We need...”這類主語為第一人稱的句型表述自己的需求，期待對方能滿足需求的同時，又有效維護了聽話人自主選擇的權利[8]67-72。如“I'm looking forward to your immediate respond.”（期待您的快速回復）。顯然，說話人期盼對方能夠滿足自己的需求，盡快提供相關信息，但這一請求又不在對方的義務內，因此采用了較為客氣的“模糊施為策略”。該策略在外貿函電中使用較為頻繁，因為它有助于增進雙方的認同感和商務社交關系，使對方“樂于”接受請求。

當請求意愿強烈，且可能會給對方帶來“麻煩”或“不便”時，請求的“合理性”較低。這時可以采用“需求陳述策略”，即通過“第一人稱+hope/wish”引導的虛擬語氣來表達“略帶歉意”的請求。如“I sincerely hope you are satisfied with our compensation decisions.”（我方誠摯地希望你方能滿意我們的賠償決定）。為了進一步表達誠懇的態(tài)度，往往還會搭配使用“sincerely”“truly”“really”等副詞，讓對方感受到自己的“歉意”，減少“不悅的情緒”。

2.間接請求策略

有時，寫信人害怕遭到拒絕，面子難堪，或影響到雙方的合作關系，往往會選擇一種較為“隱蔽”的形式，即采用間接請求策略達到目的，其中最常用的就是“探尋式策略”和“建議式策略”。

寫信人通過“Can you ... ?”“Could you ... ?”、“Would you...?”引導的疑問句和“if”引導的條件句來“探尋”對方的態(tài)度，因為疑問句往往具備語力調節(jié)的功能，可以降低指令性語言產生的“強迫感”，增大對方自由選擇的權利。其本質是以“體諒”和“禮貌”為基礎的“選擇性請求”，即使對方拒絕，也不會損傷到自己的“面子”。試比較以下三個句子：

（14）Please send us your latest quotation on the cotton shirt.

（15）Could you please send us your latest quotation on the cotton shirt?

（16）I am looking forward to your latest quotation on the cotton shirt.

第一個句子采用了直接施為策略，用祈使句表述自己的“請求”。盡管使用了禮貌用語“please”，且請求本身也具有較強的“合理性”，但仍然會給對方造成“強迫感”，尤其是面對新客戶，會讓對方感到“命令大過請求”，產生反感情緒。第二個句子采用的是探尋式策略，用詢問的語氣提出“請求”，并將回復的主動權交給了對方，體現(xiàn)了寫信人對讀信人處境的“體諒”，即使遭到拒絕也不會令人感到尷尬。最后一個句子采用的是模糊施為策略，用“期待”的口吻表述了自己的“請求”。盡管寫信人維護了對方自由選擇的權利，然而一旦遭拒，仍會顯得“沒有面子”。

當然，貿易雙方的合作關系也會影響策略的使用。如果雙方合作時間較長，彼此非常熟悉，可以使用“直接施為策略”表達訴求；如果雙方合作過，請求的事項難度也不大，則可以使用“模糊施為策略”；如果雙方不太熟悉，尤其是第一次打交道，“探尋式策略”更有助于保全自己的“面子”不受損傷。

建議式策略是一種委婉的請求方式，看似是在給對方提建議，實則是出于“私心”，希望與對方“交換條件”，來滿足自己的訴求。根據(jù)“建議”的語氣和意愿強度，還可以選擇顯性建議策略和隱性建議策略。前者使用第一人稱做主語，通過“suggest”明確提出“建議”，并附帶相應的“承諾行為”；而后者“建議”性更強，“請求”的隱蔽性更大，通過“It's better for you...”暗示對方只要順從說話人的建議，就會從中獲益。試比較以下兩個句子：

（17）We suggest you open the L.C. promptly and we can prepare the shipment as soon as possible.

我方建議你方立即開出信用證以便我們能盡快安排船運。

（18）It is better for you to open the L.C.promptly and we can prepare the shipment as soon as possible.

如果你方能立即開出信用證就太好了，那樣我們也能盡快安排船運。

這兩個句子的目的都是“請求”對方盡快開立信用證，但前者很明顯是以己方著手“船運準備”為條件，督促對方履行交易義務；而后者則“隱藏”了自己的目的，看上去似乎更“關心”對方的利益，并“急于”為對方準備船運?！帮@性建議策略”介于“責任陳述策略”與“隱性建議策略”之間，當對方尚未完全違反貿易規(guī)定，但已接近規(guī)定的邊界，寫信人不便提出指令，只能以“建議”的方式敦促其嚴守責任。如果是第一次提出“建議”，且對方還不存在“顯著”的違規(guī)行為，寫信人應本著“體諒原則”，盡量采用“隱性建議策略”，維護好貿易雙方的友好關系。

（三）利益—合作—禮貌互補策略

合作原則和禮貌原則的初衷都是為了促進商務交流，取得商業(yè)利益。然而，當雙方的利益發(fā)生沖突時，又該如何調整這三者之間的關系呢？對此，Leech 提出禮貌程度主要依照“惠—損”的標準而定，即寫信人受益最大，合作意愿最強時，其用語的禮貌程度最高，反之亦然[3]。根據(jù)這個標準，寫信人面臨“合作危機”時，往往會有以下三種選擇：

1.高利益—高合作—高禮貌

當寫信人合作意愿強烈，或試圖維護自己利益時，就會選擇使用“禮貌程度”較高的詞匯進行表述，如“appreciate”“thankful”“kind”等。例如：

（19）We should highly appreciate it if you would give us a special discount.

假如你方能給出我們特殊的折扣，我們將十分感激。

（20）We are thankful for your shipment in our favor.感謝你方能夠從我方立場出發(fā)安排船運。

2.中利益—中合作—中禮貌

盡管有利益沖突，但仍希望合作能夠繼續(xù)時，寫信人可以選擇轉折句或讓步從句先陳述“要求不合理”，然后再表達自己“可以接受”或“部分接受”，讓對方感受到你的體諒和讓步，從而使自己在日后的合作中處于有利地位。例如：

（21）Your offer is a bit higher than the average market. However, in order to start business, we are prepared to make a trial order.

你方報價高于市場水平，但為了與你方建立貿易關系，我方將進行試訂購。

（22）Consider our good business relationship,we'll accept your offer only for this time although it's obviously lower than the market level.

基于我們良好的商業(yè)關系，盡管你方報價顯然低于市場水平，但我們這次同意以此價格成交，僅限本次。

3.高損失—低合作—低禮貌

當對方的要求難以令人接受，已無合作可能時，寫信人可以直接拒絕，或是通過一些表示“遺憾”態(tài)度的詞匯，如“regret”“sorry”等，將合作失敗歸因于對方，此時信函用語的禮貌程度最低。當然，為了日后還有機會合作，或出于“禮貌”的考慮，寫信人還是應該盡量避免使用“傷害性”話語，為將來再次合作創(chuàng)造機會。例如：

（23）We regret to notice you that we must withdraw our order number 446 because of your delayed shipment.

很遺憾地通知你方，由于你方一直拖延發(fā)貨，我方不得不撤銷446號訂單。

（24）We are sorry to notice you that since you haven't respond to our last offer, the price has increased by 1%now.

很抱歉地通知貴公司，由于你方未對上一次的報價做出任何回應，現(xiàn)該商品的價格已上漲了1%。

三、結論

外貿函電是國際商務交往中一種常見的文體形式，也是我國對外貿易活動中非常重要的一項工作。高質量的外貿函電不僅可以有效傳遞貿易信息，還可以起到開發(fā)客戶、聯(lián)絡感情、促進貿易的作用。撰寫外貿信函時，首先應該遵循“7C”原則，確保信函內容具體、完整，語言清晰、簡潔，態(tài)度禮貌，書寫正確，并在此基礎上充分“體諒”對方的境況，積極促成貿易合作。同時，為了促進貿易的順利進行，保證自身貿易利益，還應視情況采取不同的策略。貿易雙方在溝通過程中可以通過“文化差異補償”“請求”“利益—合作—禮貌互補”等有效策略交換彼此的貿易訴求，推動貿易的進展，最終達到交易的目的。