關于檔案管理工作的探討

佟 彤

(黑龍江省林業(yè)設計研究院,黑龍江 哈爾濱 150080)

檔案的管理工作中有很多重要的節(jié)點，檔案的質量、檔案管理人員的素質等都決定著每份檔案的保管工作，下面以企業(yè)檔案管理為例，探討檔案管理工作的要點。

1 牢固樹立檔案管理意識

檔案質量的提高與工作人員及領導的工作意識有直接關系，建立有效的內部管理規(guī)章制度，加強管理。較高的業(yè)務能力和優(yōu)良的政治素養(yǎng)是檔案管理工作人員應當具備的，檔案的管理工作涉及多部門聯(lián)合完成，每個環(huán)節(jié)都需要認真負責保質保量，否則下一個環(huán)節(jié)就會出現(xiàn)難以彌補的漏洞。要做到預防為主、防查結合[1]。

2 檔案管理工作中的要素分析

2.1 庫房的建立

單位檔案庫房的建立要符合國家有關規(guī)定，按照規(guī)章制度對庫房進行設置，即使是單位規(guī)模較小的，也要有單獨的檔案室設立，要考慮最基礎的一點是檔案的保存年限較長、體積大、重量大，庫房的承重能力要考慮到，不要造成檔案過多后的不必要危害。出于安全保密的角度，檔案庫房一般不應設置在最底層，如情況特殊必須設置在此處的，應進行門窗等的加固處理，防止發(fā)生盜竊等事件，另外，建筑最底層一般會出現(xiàn)潮濕等現(xiàn)象，應做好防潮、防霉處理，避免檔案文字受損情況出現(xiàn)。按照中國《檔案館建筑設計規(guī)范》的規(guī)定，檔案庫房溫度在冬季不得低于14℃，夏季不能高于24℃，相對濕度保持在45%～60%之間。檔案庫房設立在建筑頂層的，要考慮到屋頂?shù)慕Y構、材質是否能夠保證隔熱以及防雨的作用。當屋頂為平屋頂時，要做好保溫處理，當屋頂為坡屋頂時，坡頂內要考慮通風問題，保證防潮效果達標。檔案庫房應當盡量少設置窗戶，必須存在的窗戶也要做到牢固、密實、方便打開和關閉，而且要安裝遮陽設備。檔案庫房的門更要防火、防盜、防潮。庫房與辦公室應設置緩沖區(qū)，檔案室還應將庫房與辦公區(qū)分開，設置單獨的借閱室，形成有效的借閱制度。有的企業(yè)單位辦公條件緊張，在設立檔案庫房時，將地下室設置為檔案的存放地，地下室溫度恒定對存放檔案有一定好處，沒有強光照射及過大的灰塵，但弊端是如果防水不做好，容易發(fā)生霉變、蟲蛀現(xiàn)象。在南方濕度較高的地區(qū)，地面一般采用架空處理，架空層不小于0.45m[2]。

2.2 如何做好檔案管理工作

檔案管理制度的制定，是為了保證單位檔案資料歸檔的及時性、完整性。

檔案要寫明名稱、類型，由檔案管理人員裝訂成冊，方便日后查詢。檔案要整潔齊全，否則留存意義全失。

檔案管理的工作人員必須保證檔案的安全性，在離開檔案庫房時，要及時關閉電器設備、門窗關閉上鎖、鑰匙保存好。如節(jié)假日期間離開時間較長的，應對庫房門窗進行封條粘貼。檔案管理人員要每季度或者每半年對檔案進行一次全面的檢查，做好臺賬，并對破損或褪色霉變的檔案進行修復或復印。

檔案管理工作也要逐步進行電子化管理，將檔案數(shù)據錄入電腦保存?zhèn)浞?，這樣更科學有效并且可以延長檔案保存時間。檔案管理人員要對檔案進行分類和分析，檢索出可參考資料，編制檔案目錄，要對所保存檔案情況爛熟于心，在調取和借閱時做出迅速反應。檔案的借閱手續(xù)要完善，形成借閱人、主管領導簽字的登記制度，嚴格控制檔案的借閱時間。檔案的借閱必須由檔案管理人員進行查找和抽取，借閱人不得進入檔案存放庫房。檔案管理人員如遇工作變動，必須有正式的交接單，逐項點清核對，交接手續(xù)要有主管領導在場。檔案管理部門負責人交接，應由主管檔案管理的領導進行監(jiān)督交接，交接雙方在監(jiān)交人的監(jiān)督下進行移交、接收工作，應當做到臺賬與實物相符，相應手續(xù)齊備，交接單上要寫明交接時間、地點、移交人、接收人以及監(jiān)交人姓名及職務，交接工作結束后，移交人、接收人以及監(jiān)交人要在文件上簽字，交接文件應最少一式三份，移交人、接收人各一份，單位存檔一份。

檔案的保存也有期限，對于超過保存期限的檔案，要組織檔案鑒定，對確定需要繼續(xù)保存的檔案進行登記，無需保存的檔案在銷毀手冊上登記，然后經主管領導審批后，由專人進行銷毀。

歸檔文件要統(tǒng)一為A4紙張大小的規(guī)格，大于這個規(guī)格的盡量減少折疊的次數(shù)，因為折疊處的字跡長年累月會變得模糊不清，小于這個規(guī)格的要統(tǒng)一粘貼在A4紙張上然后進行裝訂。裝訂時，文件的先后順序要整理清楚，結論性材料放在前面，論證性、依據性材料放在后面；如有紅頭文件，正文在前面，發(fā)文稿件材料在后面。歸檔文件在裝訂之前，要將文件上之前留有的金屬釘或塑料釘?shù)热〕觯b訂材料要盡量選取不易損材料，比如用線繩裝訂就比較牢固。歸檔文件均采用左側裝訂，封皮一定要注明材料序號、名稱。

材料的歸檔要有時效性，對于應在制定時間內未進行歸檔的要進行處罰。以某工程項目為例，從招投標到項目的設計、完工，各個步驟都要及時歸檔。工程量清單及控制價編制的歸檔應當準備的材料舉例：簽訂生效的合同、清單以及控制價編制成果文件、工程量計算書、圖紙、變更以及上述材料的電子文檔。

檔案的信息化建設在近年來被大力推行，很多企業(yè)已經進行了檔案的電子化管理，充分利用電腦和大數(shù)據的力量，對檔案進行科學化管理，這樣不僅可以節(jié)省人力，也能保證歸檔文件的質量，在借閱時，也可以節(jié)省紙質材料的翻閱對文件的磨損。

涉密檔案的管理，針對大型企業(yè)或國家機關，必然會有核心機密材料，這些材料關系到黨和國家的安全或者企業(yè)的生存命脈，有關于國家政治、軍事活動以及企業(yè)經營發(fā)展方向的材料，一定要確保其安全性，必須做好涉密檔案的管理。最基本的配備要有保險柜、防盜報警器等。在材料的經手過程中也要嚴格執(zhí)行相關規(guī)章制度，做到“腦子里的秘密，連帽子都不能知道”。這也是對檔案管理人員的一種考驗[3]。

3 結語

隨著經濟的不斷發(fā)展，各類檔案管理工作也邁上了新的臺階，大部分檔案管理工作都能做到歸檔及時、科學歸納、按章操作、嚴格管理，為使檔案管理工作提升新的高度，逐漸向科學化、規(guī)范化邁進，檔案管理工作也將開啟全新的模式來適應競爭激烈的市場環(huán)境。