建筑施工材料采購的內(nèi)部控制與管理

鄭小龍

中鐵建工集團建筑安裝有限公司

1 引言

統(tǒng)計數(shù)據(jù)顯示，多達70%的企業(yè)破產(chǎn)是由于企業(yè)內(nèi)部控制混亂造成的。因此，為了企業(yè)的健康發(fā)展，必須加強企業(yè)內(nèi)部控制，降低企業(yè)的潛在風險，及時有效地進行風險管理。自2011年以來，國家對房地產(chǎn)市場的大規(guī)?？刂埔褜ㄖ袌霎a(chǎn)生了嚴重影響，致使建筑業(yè)規(guī)模整體減少，給經(jīng)濟發(fā)展帶來了嚴重損失。除此之外，原材料、能源和勞動力價格上漲也威脅到建筑業(yè)。內(nèi)部和外部問題如此之多，使中小型建筑企業(yè)的發(fā)展變得舉步維艱，甚至走向破產(chǎn)。在這種情況下，許多建筑企業(yè)正在放慢發(fā)展步伐，尋找提高競爭力的方法，并在建筑行業(yè)的市場中謀求適合自己的路徑。建筑企業(yè)有不同的內(nèi)部控制程序，各自都有自己的優(yōu)勢。但是，由于各個建筑企業(yè)內(nèi)部控制的特殊性，其內(nèi)控制度總有疏漏，大多數(shù)建筑企業(yè)迫切需要創(chuàng)建一個相對完整的內(nèi)部控制系統(tǒng)來解決內(nèi)部控制存在的問題。

隨著施工過程中市場經(jīng)濟體制和招投標制度的逐步完善，市場競爭日趨激烈，建筑企業(yè)作為一種使用建筑材料專門從事建筑商品生產(chǎn)的企業(yè)，無法像其他生產(chǎn)企業(yè)，可以通過對原材料的內(nèi)部控制來控制材料成本。有些企業(yè)為了拿到建筑材料的供貨權(quán)，不斷降低材料的供應(yīng)價格，最后在供貨的時候偷工減料，由于以上原因建筑材料采購的內(nèi)部控制才被提出來，企業(yè)才越來越重視內(nèi)部控制。

2 內(nèi)部控制的定義

內(nèi)部控制直到1930年代才被提出、認可和認同，并且作為一個特殊的術(shù)語和完整的概念。在人類社會的歷史上，內(nèi)部控制的基本思想和主要形式是內(nèi)部遏止?！皟?nèi)部控制是企業(yè)為了保護資產(chǎn)，確保會計信息的可靠性和準確性以及以提高運營效率為目的而建立的。通過各種組織計劃、方法和支持措施，使業(yè)務(wù)管理部門加快政策的實施?！泵绹詴嫀焻f(xié)會于1988年發(fā)布審計標準。第一次將“內(nèi)部控制”更改為“內(nèi)部控制結(jié)構(gòu)”，而企業(yè)的內(nèi)部控制結(jié)構(gòu)還包含了為企業(yè)的特定目標創(chuàng)造了合理的保證而出臺的不同的政策和程序。“內(nèi)部控制整體框架”這一定義于1992年在《內(nèi)部控制-整體框架》中被COSO提出來，即企業(yè)的董事會、管理人員和工作人員提供的合理保證程序為了三個目標：提高財務(wù)報告的可靠性、遵守相關(guān)法律法規(guī)，企業(yè)活動的效率和有效性。

內(nèi)部控制定義為企業(yè)內(nèi)部要素的集成，包括系統(tǒng)、流程、資源文化、結(jié)構(gòu)和任務(wù)。這些元素結(jié)合在一起，支持實現(xiàn)企業(yè)目標。財政部在《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》（2010年）中對內(nèi)部控制的定義如下：企業(yè)董事會、監(jiān)督委員會、經(jīng)理和所有工作人員執(zhí)行的控制過程，以實現(xiàn)企業(yè)控制目標。其目標是合情合理確保法律上遵守業(yè)務(wù)控制措施，資產(chǎn)保障措施和財務(wù)報表的真實完整性，提高業(yè)務(wù)效率和效力，加快企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略。

3 內(nèi)部控制的組成部分

在現(xiàn)代社會中，企業(yè)內(nèi)部控制和管理對于企業(yè)的整體發(fā)展變得越來越重要。COSO 內(nèi)部控制是指企業(yè)董事會和管理人員以相互合作的方式建立一套適合企業(yè)發(fā)展的管理系統(tǒng)。其目的是確保企業(yè)的正常運行，并確保數(shù)據(jù)和信息的準確性和完整性，以提高整個企業(yè)的效率并為企業(yè)獲取更大的利潤。內(nèi)部控制的五個要素主要包括企業(yè)的內(nèi)部環(huán)境，風險評估，控制活動，信息和溝通以及內(nèi)部監(jiān)督。

3.1 內(nèi)部環(huán)境

企業(yè)應(yīng)將內(nèi)部環(huán)境作為實施內(nèi)部控制過程的重要基礎(chǔ)，內(nèi)部環(huán)境主要包括組織結(jié)構(gòu)、企業(yè)文化、部門職責和管理機制。內(nèi)部環(huán)境的質(zhì)量直接影響企業(yè)內(nèi)部控制的效果的好壞。

3.2 風險評估

成立一個小組專門來評估建材采購的風險，設(shè)置風險預(yù)測水平的指標，設(shè)置建材采購的目標，確定風險、分析和對應(yīng)措施，為建材采購的風險評估水平設(shè)置矩陣圖，確定采購操作的風險水平。通過處理和預(yù)防重大采購風險，例如風險預(yù)防、緩解風險、分散風險和承擔風險策略，可以進一步降低企業(yè)的重大采購風險。常用的控件包括沒有交集的職務(wù)分開，內(nèi)部授權(quán)管理，文檔管理和信息內(nèi)部公開。

3.3 控制活動

企業(yè)的管理人員要制定有關(guān)制度，以確保企業(yè)采取必要的預(yù)防措施，減少企業(yè)損失，使管理工作高效執(zhí)行起來，這稱為控制活動。為了實現(xiàn)對運營的有效控制，企業(yè)通常會采取控制措施來實現(xiàn)內(nèi)部控制。根據(jù)內(nèi)部控制目標，企業(yè)結(jié)合有關(guān)的風險應(yīng)對策略并全面應(yīng)用控制措施。常用的控件包括不相關(guān)的職務(wù)分開，內(nèi)部授權(quán)管理，文檔管理和信息內(nèi)部公開。

3.4 信息和溝通

信息和溝通包括確保企業(yè)收集的內(nèi)部控制信息的可靠性和及時性，提供實施反饋，比較和分析預(yù)期目標，檢查漏缺和填補空白。進行有效地信息交流在企業(yè)內(nèi)外部。以確定并優(yōu)化內(nèi)部控制的實施。

3.5 內(nèi)部監(jiān)督

內(nèi)部監(jiān)督是實施內(nèi)部控制的重要保障，建立企業(yè)內(nèi)部控制制度后，它可以監(jiān)督檢查運營過程中進行的內(nèi)部控制工作，進一步提高內(nèi)部控制的工作效率，并從不同的層面反映結(jié)果，及時發(fā)現(xiàn)并指出疏忽大意和薄弱環(huán)節(jié)。這稱為內(nèi)部監(jiān)督。通過內(nèi)部監(jiān)督，可以確保企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的具體實施和促進內(nèi)部控制系統(tǒng)的有效運行，最終為企業(yè)良好運營帶來顯著的變化。日常監(jiān)督和專項監(jiān)督是通常情況下的內(nèi)部監(jiān)督方法。

4 建筑企業(yè)采購建材的內(nèi)部控制問題

4.1 需求和采購計劃在形成時的主要風險

在建材購買之前，需要對建材進行基本情況的進行摸底，例如預(yù)算價格、材料類型和供應(yīng)商篩選等。此步驟存在計劃不周的風險，例如沒有提前提出到貨需求，沒有根據(jù)實際情況購買，不按照計劃數(shù)量或要求隨意進行購買等情況。

4.2 建材采購合同的管理和執(zhí)行不到位

企業(yè)采購合同的具體條款以互聯(lián)網(wǎng)或供應(yīng)商或分支機構(gòu)經(jīng)理或項目經(jīng)理與材料供應(yīng)商協(xié)商后提供的所謂“標準模型合同”為基礎(chǔ)。采購合同中沒有明確的條款就被有些人認為是默認規(guī)則，不應(yīng)在紙面上寫明。造成的后果就是企業(yè)的采購業(yè)務(wù)承擔了不可控制的風險，給未來的采購業(yè)務(wù)合同的實施帶來了風險。管理采購合同有三個方面：（1）負責簽署采購合同的人法律意識和對采購合同的防范意識低，以及對合同執(zhí)行風險的認識不到位。（2）采購合同的樣式不統(tǒng)一，采購合同有很多管理方面的漏洞。（3）采購合同在執(zhí)行和管理過程中存在著監(jiān)督既不規(guī)范也不完善的問題。工程項目主要基于項目經(jīng)理。在采購建材方面，項目經(jīng)理通常獨立完成采購工作并且購買多余的建材。也不一定要嚴格根據(jù)材料的質(zhì)量選擇，有可能被收買，拿取好處，用次品來代替優(yōu)等品，多拿的好處全都進了自己的腰包等情況的發(fā)生。直接影響項目的成本和項目的質(zhì)量。

4.3 偷工減料降低工程質(zhì)量

在某些情況下，為了贏得投標，建筑企業(yè)盲目地降低了獲得項目的價格，并實施了低成本策略。建筑企業(yè)在施工過程中會因為預(yù)算不夠而昧著良心的降低產(chǎn)品質(zhì)量，從而導(dǎo)致質(zhì)量事故不斷發(fā)生。這些豆腐渣項目的出現(xiàn)會導(dǎo)致人民的生命安全沒有保障。

4.4 關(guān)于材料采購的信息沒有及時交流

在建材采購過程中，建筑企業(yè)缺乏有效地內(nèi)部信息溝通和交流，只是用電話簡單溝通增加了傳輸物資采購信息的風險，并在管理企業(yè)物資采購信息方面造成了漏洞。

4.5 驗收過程的問題

驗收的關(guān)鍵是根據(jù)合同檢查和檢驗選擇購買的商品，并確保其質(zhì)量符合承諾或有沒有遵照規(guī)定執(zhí)行。此階段的主要風險：模糊的驗收要求，不能按照正常程序進行驗收以及驗收過程的異常情況不被重視，最后導(dǎo)致會計核算對不上或所購物品折損。

5 采購建筑材料的有效內(nèi)部控制策略

5.1 制定采購計劃并創(chuàng)建采購系統(tǒng)

采購計劃主要由項目預(yù)算人員制定。首先，項目預(yù)算人員根據(jù)建筑圖紙的建筑和設(shè)計要求來計算對建材的特定要求，并將其以電子數(shù)據(jù)的形式加載到項目建材的要求列表中。根據(jù)財務(wù)部門和采購建材的需求清單創(chuàng)建價格的近似預(yù)算表，并針對各種建筑材料和施工需求制定合理的采購計劃。采購計劃需要有關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)的批準。同時，企業(yè)可以建立有關(guān)的采購小組，共同選擇可靠和高質(zhì)量的供應(yīng)商，以確保采購活動的公開透明。企業(yè)必須建立和完善建材采購的定價機制，以最大限度地減少人為因素對采購價格的影響。從而有效地降低了購買價格中的水分含量并遏制了貪污腐敗的行為。除此之外，企業(yè)將在購買建材后加強驗收，接受技術(shù)人員和倉庫管理人員的嚴格驗收，統(tǒng)一入庫檢查，仔細注冊建材明細，為以后的使用和驗證做好準備。另外，在購買建材時，必須確保有關(guān)建材采購的信息不中斷，并及時了解業(yè)務(wù)的現(xiàn)狀和業(yè)務(wù)發(fā)展中的問題。企業(yè)應(yīng)注意收集建材采購信息，包括市場上建材供應(yīng)的實際情況，建材價格的波動等，并及時發(fā)現(xiàn)在傳遞建材采購信息的過程中存在的問題，以避免產(chǎn)生不良后果。再有，企業(yè)定期舉行適當?shù)牟少彆h，以加強有關(guān)建材采購信息的傳遞，加強對建材采購的內(nèi)部控制，確保信息交換的效率和順序，避免出現(xiàn)建筑材料不夠或者多余的問題。

5.2 改善采購合同的簽訂和合同執(zhí)行的管理

在有關(guān)部門批準了采購申請后，采購部門應(yīng)盡快確定采購材料的范圍。在領(lǐng)導(dǎo)同意的情況下，可以以采購訂單的形式購買零星建材。對于大宗材料及設(shè)備，企業(yè)必須明確說明其在規(guī)格、價格、數(shù)量、類型、交貨方式、付款方式、違反合同等方面的責任。并與合格的供應(yīng)商簽訂標準的采購合同以確保雙方都的權(quán)利和義務(wù)。為了做好購買建材之前和購買過程中的控制以及購買之后的驗收與檢查，需要與材料供應(yīng)商簽訂正式的采購合同，并由財務(wù)和審計部門共同參與。正式的購買協(xié)議一般都是一式三份，企業(yè)財務(wù)、檔案室和供應(yīng)商各一份。其次，采購部門必須不斷監(jiān)督合同的執(zhí)行，以確保合同的及時執(zhí)行?？梢允褂靡韵路绞竭M行監(jiān)督：加強驗證績效，并督查材料的供應(yīng)商以履行其義務(wù)。如有各種問題，及時采取措施，與對應(yīng)供應(yīng)商聯(lián)系，并及時采取措施，到最佳解決方案，減少業(yè)務(wù)損失。如有必要，可以補充、修改甚至取消協(xié)議，讓供應(yīng)商承擔其違約責任。

5.3 建立健全的采購監(jiān)督機制

在市場經(jīng)濟飛速發(fā)展的情況下，建筑企業(yè)面臨著日益激烈的市場競爭環(huán)境，如果要在激烈的市場競爭條件下發(fā)展并保持高效運行的狀態(tài)，需要建立可靠的監(jiān)督機制。如果創(chuàng)建了內(nèi)部審計部門，則必須確保高度獨立性，以便內(nèi)部審計部門可以對企業(yè)的各個方面進行全面的監(jiān)督。特別是建材采購的監(jiān)督。首先，建立完整、獨立的上報機制。當企業(yè)的運營和管理出現(xiàn)問題時，有關(guān)的人員必須及時向企業(yè)的管理層和高級管理層報告。企業(yè)必須確保其報告渠道是完全開放的，以便企業(yè)的高層管理人員能夠真正了解基層的實際情況。其次，組建一支由高素質(zhì)的檢驗和監(jiān)督專家組成的團隊，并提高培訓水平。檢驗和監(jiān)督人員不僅需要具有特定的表達能力，而且還需要有關(guān)法律和財務(wù)方面的知識體系。最后，定期邀請相關(guān)專家來企業(yè)做專題講座，使全體員工能夠養(yǎng)成積極發(fā)展自我學習、自我提高和自我完善的技能，使員工能夠充分理解實際工作和發(fā)展狀況，從而改善企業(yè)建筑材料采購內(nèi)部控制情況。

5.4 加強建材采購信息的內(nèi)部和外部傳遞

改善企業(yè)建材采購信息的內(nèi)部和外部傳輸，加強建材采購信息的交流和反饋，使用電子采購、互聯(lián)網(wǎng)和通信工具等加速信息系統(tǒng)的建設(shè)，發(fā)送、共享和提供反饋信息，以改善建材采購內(nèi)部控制的有效性。同時，我們需要改善我們的監(jiān)督機制，以監(jiān)控建材的采購，監(jiān)督和審計采購的日常活動，并快速識別和應(yīng)對采購風險。

6 結(jié)束語

建筑企業(yè)通過制定合理的計劃和方案來參與采購過程，以避免采購錯誤，在市場經(jīng)濟環(huán)境中最大限度地利用各種資源進行招標，并確保材料質(zhì)量。應(yīng)當強調(diào)內(nèi)部控制的重要性，其目的是提高企業(yè)的盈利能力，提高企業(yè)的效率以及實現(xiàn)企業(yè)穩(wěn)定、可持續(xù)和健康的發(fā)展。