企業(yè)采購規(guī)范化流程管理探析

◎屠寶玉

企業(yè)采購流程

一、企業(yè)采購概述

企業(yè)采購是現(xiàn)今市場經濟下一種最主要最主流的采購。優(yōu)化企業(yè)采購管理包含以下兩點現(xiàn)實意義。一是提升企業(yè)資金周轉效率的內在要求。眾所周知，資金鏈條以及資金周轉效率是企業(yè)的生命線，關系著企業(yè)生產經營活動的成敗。物資的采購會導致企業(yè)成本的支出，進而影響到企業(yè)資金周轉效率。不科學的物資采購方式會降低企業(yè)資金利用效率，使得大量的資金被浪費，此時，如果企業(yè)沒有得到相應的利潤，成本支出與利潤收入之間不成正比，就會直接影響企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，甚至導致企業(yè)破產?；诖?，企業(yè)需要優(yōu)化采購管理工作，提升采購管理工作的規(guī)范性、可行性、合理性以及科學性，為企業(yè)生產經營活動的開展提供充足的資金保障。二是增強企業(yè)的經濟效益。實質上，企業(yè)采購管理工作與企業(yè)生產經營工作是內在聯(lián)系的有機整體，二者會相互影響。優(yōu)化企業(yè)采購管理工作，意味著企業(yè)可以更加快捷的采購相關物資，反作用于生產經營活動，確保生產經營活動的正常開展。尤其是對于制造型企業(yè)而言，其對原材料的依賴程度較重，各種原材料的采購數(shù)量也較高，采購管理工作的優(yōu)化能夠節(jié)約成本的同時，為企業(yè)加快產品制造提供充實的保障。除此之外，優(yōu)化企業(yè)采購管理工作，確保物資購買在價格合理的情況下也能夠滿足企業(yè)質量要求，能夠更好地推動企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

二、企業(yè)采購規(guī)范化流程管理

通常采購作業(yè)流程由以下七個作業(yè)步驟組成。一是采購申請。二是選擇供應商。三是確定價格。四是簽約或簽發(fā)采購定單。物料采購協(xié)議或定單是具有法律效力的書面文件，其內容主要有：采購物料的具體名稱、品質、數(shù)量及其他要求；包裝要求及其運輸方式；采購驗收標準；交貨時間和地點；付款方法；不可抗拒因素的處理；違約責任及其他。五是跟蹤協(xié)議或訂單與稽核。六是接收物料。采購方根據(jù)送達物料認真驗收，驗收時一般有如下要求：確定驗收時間或日期。 驗收工作應按合約內容進行，以確定是否完全符合訂單或合約要求。確定驗收人員和負責人員。驗收時，如發(fā)現(xiàn)物料存在質量或其他方面上問題時，應及時通知供應商處理。驗收單據(jù)由驗收人員簽署，并對此負全部責任。驗收單據(jù)被簽署后，可作為采購方付款憑證之一。七是確認支付發(fā)票與結案。

采購管理的目的是分解并執(zhí)行企業(yè)采購政策，具有監(jiān)督與服務支持雙重角色。采購業(yè)務的管理有四個方面：業(yè)務支持、業(yè)務審核、優(yōu)化調整、批準實施。一是業(yè)務支持。根據(jù)業(yè)務需求建立采購流程，建立采購組織對采購業(yè)務進行配套建設，同時還應有日常業(yè)務過程中的管理支持。對采購業(yè)務運轉狀況進行量化測評。二是業(yè)務審核。包括接收業(yè)務報告文檔，審核報告文檔的正確性及審核文檔格式。三是優(yōu)化調整。包括業(yè)務人員分析商討改進意見，確定優(yōu)化調整措施，措施實施，形成業(yè)務報告新文檔等內容。四是批準實施。包括接收業(yè)務報告新文檔，第一道批準手續(xù)，必要時進行第二道批準手續(xù)，進行業(yè)務操作程。

企業(yè)采購規(guī)范化流程管理是現(xiàn)代企業(yè)提升企業(yè)管理效率和管理質量的重要內容之一。在企業(yè)采購規(guī)范化流程管理工作中，應按照現(xiàn)代企業(yè)管理的一般體系進行構建，從而是企業(yè)采購管理規(guī)范，更好的服務企業(yè)生產實際。在具體的企業(yè)采購規(guī)范化流程管理的構建中，應從以下幾個方面進行健全和完善。一是企業(yè)采購規(guī)范化流程管理的基礎是制度建設。規(guī)范化管理就是通過事前設定的共同認可、共同遵守遵守的規(guī)范來引導各項工作的開展。在企業(yè)采購規(guī)范化流程管理工作的實踐中，應先對采購相關制度按照國家法律法規(guī)和企業(yè)發(fā)展、企業(yè)采購的實際進行健全好完善，以制度先行，規(guī)范采購流程。二是企業(yè)采購規(guī)范化流程流管理的重點是崗位設置與職責明確。采購工作涉及工作內容和工作環(huán)節(jié)較多，因此，要實現(xiàn)采購權力分立，保障采購符合企業(yè)發(fā)展的利益就應當對于涉及采購工作的崗位進行明確的設置，并且對采購各個崗位的職責進行明確，通過崗位設置與職責明確實現(xiàn)規(guī)范化管理。三是企業(yè)采購規(guī)范化流程管理的核心是采購流程的梳理與再造。流程是采購規(guī)范化管理的核心，在流程管理過程中，應對企業(yè)現(xiàn)有的采購流程進行梳理，對于符合企業(yè)利益，能夠提升企業(yè)生產效率的流程進行保留，對于存在問題，影響和制約企業(yè)高質量生產經營的流程進行再造，其目的是為了提升企業(yè)發(fā)展的內生動力，適應激烈的市場競爭。四是企業(yè)采購規(guī)范化流程管理的保障是采購各個環(huán)節(jié)的監(jiān)督。監(jiān)督是有效的管理措施之一，尤其涉及的錢財物的管理工作中更應加強監(jiān)督管理，在監(jiān)督管理工作中不單要由采購部門自身的監(jiān)督，同時也要有來自于企業(yè)其他部門以及獨立于企業(yè)外的專家、技術人員的監(jiān)督，通過體系化的監(jiān)督，確保采購規(guī)范化流程管理的合法合規(guī)性。五是企業(yè)采購規(guī)范化流程管理的根本是通過評價機制不斷完善和優(yōu)化采購管理的規(guī)范性。評價機制就是對采購規(guī)范化流程管理的科學性、嚴謹性以及適用性的評價，在評價的基礎上及時修正，使采購管理工作更加有效率、有質量的為企業(yè)發(fā)展服務好。

三、企業(yè)采購規(guī)范化流程管理建議

企業(yè)采購規(guī)范化流程管理是提升采購效率、質量、安全性、穩(wěn)定性的有效保障措施。在企業(yè)采購規(guī)范化流程管理工作的開展中，結合工作實踐提出以下三個方面建議。一是企業(yè)采購規(guī)范化流程管理工作應加強對現(xiàn)代企業(yè)管理理論與企業(yè)采購規(guī)范化管理實踐的學習和總結，通過先進的管理理論和較為成功、行之有效的采購規(guī)范化流程創(chuàng)設與管理經驗指導本企業(yè)的采購管理工作。二是企業(yè)采購規(guī)范化流程管理工作應加強企業(yè)內部各個生產環(huán)節(jié)和生產部門的信息交流機制建立，通常企業(yè)采購工作不只是一個生產部門和環(huán)節(jié)所需要，而是諸多生產環(huán)節(jié)和生產部門的組合。因此，在企業(yè)采購規(guī)范化流程管理工作中應建立各個生產環(huán)節(jié)和生產部門的信息共享與交流機制，通過相互的交流為企業(yè)采購管理部門提供有益的意見和建議。三是企業(yè)采購規(guī)范化流程管理應動態(tài)完善和優(yōu)化采購流程管理的制度、崗位、流程和監(jiān)督內容和方式方法，結合企業(yè)發(fā)展的實際情況創(chuàng)新管理模式、管理技術和管理方法，更好的服務企業(yè)發(fā)展。