企業(yè)銷售業(yè)務內(nèi)部控制建設芻議

□ 文| 龍 穎

關鍵字：銷售業(yè)務 內(nèi)部控制 建設

企業(yè)銷售業(yè)務內(nèi)部控制建設的完善，是從企業(yè)內(nèi)部出發(fā)，從銷售業(yè)務的每個環(huán)節(jié)入手，打造屬于企業(yè)自己的內(nèi)部控制體系，發(fā)揮企業(yè)優(yōu)勢，降低企業(yè)的審計風險，進一步擴大銷售業(yè)務。銷售業(yè)務內(nèi)部控制建設是否科學合理將最大程度保證企業(yè)落實銷售政策的實施，確保銷售業(yè)務有條不紊的進行。利用科學合理內(nèi)部控制來帶動企業(yè)的的發(fā)展，發(fā)揮企業(yè)獨特優(yōu)勢，為企業(yè)創(chuàng)造價值。

企業(yè)銷售業(yè)務內(nèi)部控制建設的設計方向

訂貨環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制建設

企業(yè)銷售業(yè)務內(nèi)部控制建設設計的首要環(huán)節(jié)便是訂貨環(huán)節(jié)的建設。在合同擬定環(huán)節(jié)做好事前控制，保證客戶的信息受到保護的同時也保證后續(xù)各環(huán)節(jié)的流暢。其設計的重點便是，在建立內(nèi)部控制體系時，對負責接收訂貨客戶信息的員工進行嚴格的權限設置，是保護客戶信息的關鍵，也是確保企業(yè)利益不受侵害的至關重要的操作。

另外，銷售合同的訂立不僅僅需要考慮研發(fā)、設計、生產(chǎn)等部門的業(yè)務能力，還應盡量在合同評審環(huán)節(jié)汲取各專業(yè)部門的審定意見，例如法務部門、財務部門、技術部門。以免在合同上出現(xiàn)不必要的瑕疵從而增加企業(yè)的風險。訂貨環(huán)節(jié)的內(nèi)部建設設計的主要任務是保證客戶權益，同時也要保護企業(yè)自身利益，擴大企業(yè)優(yōu)勢，發(fā)揮企業(yè)銷售業(yè)務內(nèi)部的聯(lián)動效應，明確訂貨環(huán)節(jié)的責任制度，建立科學可靠的制度，提高企業(yè)的可靠度。使企業(yè)在參與市場競爭時凸顯自身的優(yōu)勢，提高自己的企業(yè)信賴度，獲得廣大的客戶群。

發(fā)貨及驗貨環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制建設

發(fā)貨環(huán)節(jié)是整個銷售業(yè)務的重點，在銷售業(yè)務進行過程中，由于企業(yè)訂單數(shù)據(jù)的龐大，各個銷售合同的具體交貨要求不盡相同，最容易出錯的便是發(fā)貨環(huán)節(jié)。所以企業(yè)發(fā)貨環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制建設顯得尤為重要。發(fā)貨環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制建設主要是針對銷售貨物的質量、數(shù)量，以及對合同具體要求來進行的。保證客戶在收到貨物時產(chǎn)品的質量和數(shù)量能得到保證，并且符合客戶的交付要求，是企業(yè)的銷售業(yè)務能順利進行的前提條件。在這個過程中，發(fā)貨環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制建設通過發(fā)貨流程的設計，來確保企業(yè)相關作業(yè)的進行。通過發(fā)貨單據(jù)的雙向軌道，建立起企業(yè)與客戶之間的聯(lián)系，利用科學合理的發(fā)貨流程使企業(yè)銷售訂單有序進行。確保整個流程能受到監(jiān)督，發(fā)貨環(huán)節(jié)責任明確。

驗收環(huán)節(jié)是評價企業(yè)是否具備收入確認條件的關鍵環(huán)節(jié)。有些具有特殊用途的產(chǎn)品，或者客戶對產(chǎn)品參數(shù)要求更為精確的產(chǎn)品，可能需要增加驗貨環(huán)節(jié)。而驗貨環(huán)節(jié)又可能涉及銷售方自檢、客戶檢驗或者客戶委托第三方檢驗的情況。在合同訂立之初，就應該在合同中明確驗貨責任，在交貨之前嚴格按照雙方約定履行驗貨責任，才能為銷售收入的確認做好準備。以便在銷售收入確認之時為企業(yè)做好閉環(huán)管理。

應收賬款回收環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制建設

企業(yè)應收賬款回收環(huán)節(jié)是企業(yè)價值實現(xiàn)的具體表現(xiàn)之一。對企業(yè)來說最重要的便是資金的有效流入。所以確保應收賬款回收環(huán)節(jié)的穩(wěn)定進行是至關重要的。而這個環(huán)節(jié)主要的設計重點便是確保資金的回收，無論最終以何種方式進行交易，都要收錄好收款單據(jù)。應收賬款回收環(huán)節(jié)的順利進行在某種程度上為企業(yè)和客戶建立起了良好的商業(yè)信任，為企業(yè)之間今后的合作打好了基礎。也是對企業(yè)銷售業(yè)務內(nèi)部控制建設的有效輸出，對保證企業(yè)資金的周轉正常有較大影響。

對企業(yè)銷售業(yè)務內(nèi)部控制建設的實施策略

通過企業(yè)訂單數(shù)據(jù)庫建設規(guī)范訂貨環(huán)節(jié)內(nèi)部控制

訂貨環(huán)節(jié)涉及到企業(yè)多方面的訂貨要素，利用當前的大數(shù)據(jù)背景，合理安排訂貨計劃，建立訂單數(shù)據(jù)庫，并圍繞訂貨要素開展銷售業(yè)務內(nèi)部控制建設的科學設計。要做好銷售業(yè)務訂貨環(huán)節(jié)內(nèi)部控制建設，主要從三個方面開始著手。

一方面，建立訂單客戶信息檔案，可建立單個客戶信息，以便管理?？蛻粜畔n案的建立可使訂單信息一目了然，確保后續(xù)流程的有序進行。另一方面，在銷售過程中，建立客戶檔案后需取得銷售業(yè)務授權批準程序。在取得訂單后，為了今后銷售業(yè)務的順利進行，獲得相關訂單業(yè)務的授權批準，有利于在銷售業(yè)務進行過程中使銷售權責更加明確，保證雙方的利益。最后，建立企業(yè)銷售業(yè)務內(nèi)部審核程序。在訂貨環(huán)節(jié)，所有權限都已做好的前提下，為了保證內(nèi)部控制建設的完善，確保客戶的權益，需在所有訂貨環(huán)節(jié)結束后進行內(nèi)部審核。這三方面的完美配合形成了企業(yè)自身的訂貨體系，最終將其訂貨內(nèi)容完美的涵蓋在企業(yè)訂單數(shù)據(jù)庫中，通過企業(yè)訂單數(shù)據(jù)庫的建設來規(guī)范訂貨環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制。

規(guī)范企業(yè)物流渠道確保發(fā)貨相關環(huán)節(jié)內(nèi)部控制有效

發(fā)貨環(huán)節(jié)是企業(yè)銷售業(yè)務的重要一環(huán)，發(fā)貨環(huán)節(jié)的有效進行，直接影響了企業(yè)與客戶之間的關系，為了確?？蛻羰盏降呢浳镌谫|量上和數(shù)量上得到保證，發(fā)貨環(huán)節(jié)不容馬虎。首先，從規(guī)范企業(yè)物流渠道開始。一方面，企業(yè)需要與客戶建立聯(lián)系，在選用合作的物流公司方面達成協(xié)議，確保物流軌跡的雙向建立，使整個流程公開有效。另一方面，發(fā)貨單據(jù)的保存與使用需要格外注意，發(fā)貨單據(jù)設計合理，傳遞有效，在單據(jù)的保存上設立專門的管理體系，無論是以何種方式開具的發(fā)貨單據(jù)，都需將銷售數(shù)據(jù)與發(fā)貨數(shù)據(jù)建立聯(lián)系，保證貨物的正常發(fā)送，避免單據(jù)存在少開、多開或者單據(jù)遺失的情況。最后，由于發(fā)貨環(huán)節(jié)牽扯到三方的責任，企業(yè)應做好物流渠道的規(guī)范化。

企業(yè)應該建設專業(yè)的人才隊伍，設計完善的驗貨流程。讓自身產(chǎn)品在設計生產(chǎn)和出廠檢驗兩個環(huán)節(jié)做好質量雙保險。另一個值得重視的驗貨條款是驗貨時間條款的規(guī)定，防止收入確認條件瑕疵。

做好收款環(huán)節(jié)與售后環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制

收款環(huán)節(jié)對企業(yè)來說是銷售業(yè)務最重要的環(huán)節(jié)，它的順利進行將直接影響到資金的流入以及企業(yè)的正常周轉。而售后環(huán)節(jié)的良好開展，又對企業(yè)今后的發(fā)展前景有著重要影響，是銷售業(yè)務的重要一環(huán)。對企業(yè)建立良好形象有著重要意義。所以要做好收款與售后環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制建設。一方面，企業(yè)需要建立完善的催收體系，確保資金的有效流入?？蛻粼谝咽肇浀粗Ц兜那闆r下應及時通知相關業(yè)務部門積極催收。另一方面，建立完善的核銷系統(tǒng)，在訂單進行完成后，及時對已完成的訂單進行核銷，確保企業(yè)對訂單的核查，以免在以后的訂單中出現(xiàn)差錯。同時在已經(jīng)進行過核銷操作的系統(tǒng)中，為了保證核銷的準確性，需再進行一次人工校對。最后，對于超過收款期限而未實現(xiàn)收款的訂單，企業(yè)需評估訂單風險，對相關客戶信息進行備注，防止在以后的銷售中，出現(xiàn)“風險訂單”，第一時間保護企業(yè)的利益。

對于售后環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制建設，最主要的便是建立售后回訪記錄體系，保證客戶的使用體驗，提高企業(yè)的可靠性。售后環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制建設，在很大程度上保證了客戶的使用權益，擴大了企業(yè)的客戶群。售后環(huán)節(jié)所接收到的客戶回訪信息，將作為今后企業(yè)優(yōu)化產(chǎn)品的重要方向，為企業(yè)擴大競爭優(yōu)勢奠定了基礎。

結論

企業(yè)銷售業(yè)務的內(nèi)部控制建設對企業(yè)發(fā)展至關重要。因此，企業(yè)應該更加重視銷售環(huán)節(jié)內(nèi)部控制建設，確保客戶利益的同時實現(xiàn)企業(yè)自身的價值。要提高企業(yè)銷售業(yè)務內(nèi)部控制建設，企業(yè)需從訂貨、發(fā)貨再到收款與售后提出完備的實施策略，以此來保證客戶權益，擴大企業(yè)競爭優(yōu)勢最終實現(xiàn)企業(yè)的快速成長。