城建檔案數(shù)字化管理研究

姚遠(yuǎn)成YAO Yuan-cheng

（大同區(qū)房產(chǎn)和建筑市場(chǎng)綜合服務(wù)中心，大慶163515）

0 引言

所謂“城建檔案”可以理解為，在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理等有關(guān)活動(dòng)中，形成并歸檔的科學(xué)技術(shù)文件材料。實(shí)現(xiàn)城建檔案的數(shù)字化管理，不僅能助力檔案資源的開(kāi)發(fā)和利用，還可以在數(shù)字化共享模式下，促進(jìn)地方在生產(chǎn)力布局方面實(shí)現(xiàn)合理化目標(biāo)。目前，“城建檔案數(shù)字化管理”已成為業(yè)界所熱議的話題，且也構(gòu)成了本文研究的理論背景。實(shí)踐表明，加強(qiáng)城建檔案數(shù)字化管理能夠提高區(qū)域開(kāi)發(fā)的質(zhì)量和效率，也能為地方政府統(tǒng)籌規(guī)劃城鎮(zhèn)建設(shè)方案提供強(qiáng)大的數(shù)據(jù)支撐。但在實(shí)踐中也需關(guān)注城建檔案數(shù)字化管理的安全性問(wèn)題，如在數(shù)字化共享模式下，怎樣保護(hù)國(guó)家土地資源信息的安全性，該問(wèn)題也在近年來(lái)得到了業(yè)界有關(guān)人士的重視。

1 本文研究的理論背景

目前，圍繞著城建檔案數(shù)字化管理形成了以下主要觀點(diǎn)，這些觀點(diǎn)構(gòu)成了本文研究的理論背景。

觀點(diǎn)1 認(rèn)為，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通訊的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的城建檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)不能滿足需求，當(dāng)前需加強(qiáng)城建檔案數(shù)字化建設(shè)以確保檔案資料的系統(tǒng)性、完整性及檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。該觀點(diǎn)成為了當(dāng)前業(yè)界的主流意向，而且在體制內(nèi)大力提升信息化通訊水平的大環(huán)境下，城建部門也需同步提升自身的檔案信息化管理水平。觀點(diǎn)2 認(rèn)為，在新形勢(shì)下，城建檔案也應(yīng)朝著數(shù)字化管理的方向邁進(jìn)，積極采取數(shù)字化管理策略，逐步突破技術(shù)層面的難題。從目前實(shí)踐所反饋的信息中可知，城建單位一般采取業(yè)務(wù)外包的形式來(lái)為檔案數(shù)字化管理提供技術(shù)保障，但其中也存在著檔案信息的保密問(wèn)題。就筆者的調(diào)研可知，目前的數(shù)字化技術(shù)問(wèn)題已不構(gòu)成“問(wèn)題”。觀點(diǎn)3認(rèn)為，當(dāng)前需著力研究城建照片、音頻、視頻檔案數(shù)字化管理的具體舉措。從檔案利用與開(kāi)發(fā)的角度出發(fā)，該觀點(diǎn)能夠?yàn)樵鰪?qiáng)檔案信息的利用效率提供啟示。觀點(diǎn)4 認(rèn)為，隨著城建檔案數(shù)字化外包業(yè)務(wù)的推廣，在外包過(guò)程中會(huì)遇到安全、保密、人員素質(zhì)、質(zhì)量等風(fēng)險(xiǎn)。該觀點(diǎn)表明，在業(yè)務(wù)外包的過(guò)程中，檔案信息安全管理已被業(yè)界所重視。觀點(diǎn)5認(rèn)為，當(dāng)前在城建檔案數(shù)字化發(fā)展中，在質(zhì)量控制層面上仍舊存有較多問(wèn)題，要注重對(duì)各項(xiàng)質(zhì)量問(wèn)題進(jìn)行分析，探究數(shù)字化過(guò)程中質(zhì)量控制必要性。

以上所存在的觀點(diǎn)在業(yè)界具有一定的代表性，同行都能立足于互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代背景，關(guān)注城建檔案數(shù)字化建設(shè)的議題。上述觀點(diǎn)分別就城建檔案數(shù)字化管理的方向、難題、安全性、質(zhì)量控制等進(jìn)行了研究。從中也不難發(fā)現(xiàn)，隨著城建檔案數(shù)字化管理實(shí)踐的不斷深入，關(guān)于有效開(kāi)發(fā)和利用電子檔案信息的議題也應(yīng)得到重視，然而在上述觀點(diǎn)中似乎并未涉及。由此，這就構(gòu)成了本文強(qiáng)調(diào)在城建檔案數(shù)字化管理中，需大力開(kāi)發(fā)和利用檔案信息的原由。無(wú)論是共享檔案信息，還是為政府有關(guān)部門提供檔案信息，都需建立在改造后的城建檔案信息的基礎(chǔ)之上。這樣才能為非專業(yè)人士提供可操作的信息資源，進(jìn)而降低城建檔案信息在共享和提供信息支撐時(shí)的交易成本。

2 城建檔案數(shù)字化管理所面臨的挑戰(zhàn)

2.1 城建檔案數(shù)字化管理的指向性模糊 所謂“指向性模糊”是指，固然城建部門在信息化時(shí)代已經(jīng)著手實(shí)施城建檔案數(shù)字化管理，但對(duì)數(shù)字化管理的著眼點(diǎn)并不清晰，這從目前所開(kāi)展的相關(guān)工作中可以看出。目前，在城建檔案數(shù)字化管理中，主要開(kāi)展了將紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)換為電子檔案信息的工作，并為此在城建單位內(nèi)部提升了信息化保障水平。然而，這種對(duì)城建檔案信息遷移的形式，并未對(duì)單位或外協(xié)主體形成可供利用的檔案信息，無(wú)非為共享城建檔案信息提供了便利。現(xiàn)實(shí)表明，城建檔案原始信息十分龐雜，而外協(xié)主體卻需要對(duì)城建檔案信息實(shí)施精準(zhǔn)提取，這就為城建檔案的有效利用造成了難題。

2.2 城建檔案數(shù)字化管理的內(nèi)構(gòu)性缺失 之所以目前在城建檔案數(shù)字化管理中的指向性模糊，可歸因于數(shù)字化管理的內(nèi)構(gòu)性缺失。所謂“內(nèi)構(gòu)性缺失”可以理解為，城建單位在實(shí)施城建檔案數(shù)字化管理時(shí)未能建立本土化標(biāo)準(zhǔn)，而是以常態(tài)化、通識(shí)化的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)而為之，這就必然弱化城建檔案在數(shù)字化后的利用績(jī)效。各地區(qū)的城鎮(zhèn)化建設(shè)水平不同，生產(chǎn)力布局的形態(tài)不同，這些都要求在城建檔案中得以數(shù)據(jù)顯示，進(jìn)而為政府在城鎮(zhèn)化建設(shè)中提供依據(jù)?？梢?jiàn)，內(nèi)構(gòu)性缺失導(dǎo)致城建檔案數(shù)字化管理的區(qū)域植根性淡化，這就對(duì)城建檔案的再次開(kāi)發(fā)和利用造成了極大的困難。從中不難知曉，需建立與區(qū)域社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展相聯(lián)系的城建檔案數(shù)字化管理模式。

2.3 城建檔案數(shù)字化管理的植根性缺乏 由內(nèi)構(gòu)性缺失問(wèn)題所帶來(lái)的挑戰(zhàn)，主要反映為城建檔案數(shù)字化管理的植根性缺乏。在城市生產(chǎn)力布局中，需要厘清區(qū)域在城鎮(zhèn)化建設(shè)中的功能區(qū)規(guī)劃信息，即哪里為工業(yè)區(qū)、哪里為商業(yè)區(qū)、哪里為居民區(qū)，以及哪里為城市與外界相聯(lián)系的主干線。這些信息不僅政府需要，而且在招商引資背景下各廠商也需要。正如上文所指出的那樣，由于城建檔案數(shù)字化后依照常態(tài)化的管理模式，這就增大了檔案信息需求主體在搜索相關(guān)信息中的交易成本，而且在非專業(yè)的理解下可能造成需求主體做出誤判。

3 對(duì)策

根據(jù)以上所述，對(duì)策可從以下四個(gè)方面來(lái)構(gòu)建：

3.1 以“走出去”獲取城建檔案數(shù)字化管理的具體指向 在實(shí)施城建檔案數(shù)字化管理過(guò)程中，需要建立事前、事中、事后的全過(guò)程管理模式。因此，在事前管理中，需以“走出去”來(lái)獲取城建檔案數(shù)字化管理的具體指向。具體的對(duì)策：①城建檔案數(shù)字化管理團(tuán)隊(duì)，應(yīng)在城建單位管理層的牽頭下，與政府招商引資部門、工商部門等行政機(jī)構(gòu)合作，共同研討城建檔案數(shù)字化管理的植根性議題，從中來(lái)明確開(kāi)展數(shù)字化管理的落腳點(diǎn)。②隨著“走出去”工作的結(jié)束，城建檔案數(shù)字化管理團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)在單位內(nèi)部進(jìn)行研討，制訂城建檔案數(shù)字化管理的數(shù)據(jù)儲(chǔ)存標(biāo)準(zhǔn)，以及對(duì)檔案資源的開(kāi)發(fā)與利用擬訂實(shí)施方案。

3.2 建立“一般”與“特殊”相統(tǒng)一的數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn) 為了便利對(duì)數(shù)字化城建檔案的開(kāi)發(fā)與利用，以及增強(qiáng)城建檔案數(shù)字化管理的區(qū)域植根性，這里需建立“一般”與“特殊”相統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。具體的對(duì)策為：①應(yīng)將工作重點(diǎn)放在對(duì)城建檔案特殊標(biāo)準(zhǔn)的制訂上，在制訂中應(yīng)關(guān)注政府、社會(huì)其他主體的需求偏好。②在實(shí)現(xiàn)二者統(tǒng)一的過(guò)程中，建議將城建檔案分模塊進(jìn)行處理，即將原則層面、宏觀層面的檔案信息納入到“一般”標(biāo)準(zhǔn)體系之中，而將具有微觀效應(yīng)、實(shí)操效應(yīng)的檔案信息納入到“特殊”標(biāo)準(zhǔn)體系之中。后者如，可規(guī)劃使用的工業(yè)用地面積、城市功能區(qū)建設(shè)的年度或中期計(jì)劃、方案，這些信息對(duì)于政府決策和社會(huì)其他主體研判將產(chǎn)生重大影響。

3.3 形成開(kāi)放、安全的城建檔案數(shù)字化共享管理新形態(tài) 在城建檔案數(shù)字化管理的事中階段，則需要增強(qiáng)檔案信息服務(wù)區(qū)域社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的效能。為此，應(yīng)形成開(kāi)發(fā)、安全的城建檔案數(shù)字化共享管理新形態(tài)。對(duì)于城建檔案的安全問(wèn)題而言，城建部門應(yīng)在保密制度的約束下，嚴(yán)格篩選可供共享的檔案信息。具體的對(duì)策為：②在共享數(shù)字化檔案信息時(shí)，需采取實(shí)名制，且只有法人主體具備共享檔案信息的資格。為此，應(yīng)建立由多部門共管的，檔案數(shù)字化信息共享進(jìn)入標(biāo)準(zhǔn)。②應(yīng)嚴(yán)格管控檔案信息安全，以防止為投機(jī)客提供前瞻性的策略選擇，所以可共享的檔案信息應(yīng)以實(shí)證性數(shù)據(jù)、制度為主要內(nèi)容，避免出現(xiàn)年度或中長(zhǎng)期城建規(guī)劃等檔案信息。

3.4 加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)提升開(kāi)發(fā)與利用績(jī)效 在形成“一般”與“特殊”相統(tǒng)一的城建檔案數(shù)字化管理模式下，還需加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力以提升檔案開(kāi)發(fā)與利用績(jī)效。具體的對(duì)策為：①在體制內(nèi)開(kāi)展跨單位之間的檔案數(shù)字化管理經(jīng)驗(yàn)交流，通過(guò)經(jīng)驗(yàn)共享、問(wèn)題共商等互動(dòng)學(xué)習(xí)，來(lái)提升城建檔案管理人員的工作意識(shí)和工作思路。目前，民政部門的檔案數(shù)字化管理初具成效，所以城建部門可以重點(diǎn)與民政部門合作，就檔案資源開(kāi)發(fā)與利用問(wèn)題進(jìn)行交流互動(dòng)，在條件允許的情況下可以邀請(qǐng)對(duì)方單位的業(yè)務(wù)骨干前來(lái)開(kāi)設(shè)講座。②城建單位管理層應(yīng)重視城建檔案管理人員的能力培訓(xùn)，并為業(yè)務(wù)骨干提供調(diào)研和在職學(xué)習(xí)的條件，在傳幫帶的機(jī)制下整體提升城建檔案數(shù)字化管理的質(zhì)量。這里需要重視提升業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)發(fā)和利用能力，進(jìn)而使涉密數(shù)字化管理任務(wù)能夠在單位內(nèi)部解決。最后指出，城建單位檔案管理部門應(yīng)采取蹲點(diǎn)制，將有限的人力資源定向于各自負(fù)責(zé)的城建領(lǐng)域，通過(guò)深入到各領(lǐng)域的生產(chǎn)實(shí)踐一線，以及在線與社會(huì)需求主體進(jìn)行信息溝通，來(lái)充分把握社會(huì)需求主體對(duì)檔案信息的需求情況。通過(guò)建立一種開(kāi)放式的城建檔案數(shù)字化管理模式，來(lái)不斷增強(qiáng)城建部門服務(wù)地方社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的能力。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在實(shí)施城建檔案數(shù)字化管理過(guò)程中，需要建立事前、事中、事后的全過(guò)程管理模式。因此，在事前管理中，需以“走出去”來(lái)獲取城建檔案數(shù)字化管理的具體指向。為了便利對(duì)數(shù)字化城建檔案的開(kāi)發(fā)與利用，以及增強(qiáng)城建檔案數(shù)字化管理的區(qū)域植根性，這里需建立“一般”與“特殊”相統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。在城建檔案數(shù)字化管理的事中階段，則需要增強(qiáng)檔案信息服務(wù)區(qū)域社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的效能。為此，應(yīng)形成開(kāi)發(fā)、安全的城建檔案數(shù)字化共享管理新形態(tài)。對(duì)于城建檔案的安全問(wèn)題而言，城建部門應(yīng)在保密制度的約束下，嚴(yán)格篩選可供共享的檔案信息。在形成“一般”與“特殊”相統(tǒng)一的城建檔案數(shù)字化管理模式下，還需加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力以提升檔案開(kāi)發(fā)與利用績(jī)效。