檔案管理中的保存和利用管理方法

◎馬滕飛

新時(shí)期的市場競爭比較激烈，單位想要提高自身市場競爭力，在復(fù)雜的市場環(huán)境下獲得較好的發(fā)展空間，應(yīng)當(dāng)積極加強(qiáng)檔案管理質(zhì)量。檔案管理包含比較多的內(nèi)容，例如檔案收集、整理、歸檔、保存、調(diào)閱、利用等方面。在檔案管理中，檔案的保存與利用是非常關(guān)鍵的兩個(gè)方面。雖然部分單位已經(jīng)加強(qiáng)了檔案保存與利用的管理力度，但是在實(shí)際過程中仍然存在不少問題，這就需要相關(guān)人員積極探索新的發(fā)展道路。

一、現(xiàn)階段檔案管理保存和利用管理存在的問題分析

首先，缺少健全的檔案保存和利用管理制度。部分單位對(duì)檔案管理重視度不足，缺少完善的檔案保存和利用管理制度。部分老舊的檔案管理制度與新時(shí)期管理工作要求適用性不高，存在比較多的漏洞，這樣也會(huì)提高檔案管理風(fēng)險(xiǎn)；其次，檔案保存和利用管理人員素質(zhì)有待提升。檔案保存和利用管理是一項(xiàng)具有較強(qiáng)系統(tǒng)性、復(fù)雜性和長期性的工作內(nèi)容，但是部分單位的檔案管理人員存在人員結(jié)構(gòu)老齡化問題，對(duì)于先進(jìn)的信息化檔案管理技術(shù)了解不多，無法適應(yīng)電子檔案管理工作模式。而且部分檔案人員的工作方式、工作態(tài)度存在問題，崗位責(zé)任意識(shí)欠缺、創(chuàng)新能力不足，這樣也會(huì)給檔案的保存與利用管理帶來一定滯后性；另外，檔案保存和利用管理信息化建設(shè)有待提升。檔案管理信息化建設(shè)是檔案管理工作的發(fā)展趨勢，然而部分單位由于各種原因，仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理模式。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案難以長期保存，容易出現(xiàn)檔案字跡不清晰或者紙張脆化等情況。紙質(zhì)檔案在借閱過程中，存在破損、損壞、丟失等風(fēng)險(xiǎn)，這樣就會(huì)造成嚴(yán)重的檔案資源損失。而且傳統(tǒng)模式下的檔案管利用率不高，無法及時(shí)識(shí)別檔案中的重要資源和數(shù)據(jù)信息，這樣就會(huì)造成檔案資源的浪費(fèi)。

二、檔案管理中的保存和利用管理方法分析

1. 建立健全檔案保存和利用管理制度體系。

健全的檔案管理制度是提高檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)，因此要積極建立健全檔案保存和利用管理制度體系，并以此為基礎(chǔ)開展相應(yīng)的檔案管理工作。首先，要求檔案資料的收集要及時(shí)，內(nèi)容要真實(shí)有效、完整，尤其是一些重要的聲像檔案、學(xué)術(shù)檔案等，要加強(qiáng)收集管理；其次，嚴(yán)格遵守相關(guān)檔案調(diào)閱制度，嚴(yán)禁無關(guān)人員接觸檔案，避免私自調(diào)閱檔案的情況發(fā)生。調(diào)閱的紙質(zhì)檔案必須要在規(guī)定時(shí)間完成歸還，針對(duì)電子檔案要做好保密工作，避免出現(xiàn)私自下載檔案等情況；另外，要制定詳細(xì)的懲罰機(jī)制，必要時(shí)可以結(jié)合相關(guān)法律法規(guī)制定管理?xiàng)l例，主要針對(duì)竊取檔案信息，導(dǎo)致檔案破損、損壞或者丟失，逾期后反復(fù)催還但仍未歸還等行為。此外，檔案中有比較多的秘密檔案，因此要對(duì)這些重要檔案采取相應(yīng)的保密管理措施。

2.建立一支具有高水平的檔案管理隊(duì)伍。

想要做好檔案管理中的保存和利用管理工作，必須要加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的基礎(chǔ)建設(shè)。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)定期開展檔案管理培訓(xùn)教育工作，培訓(xùn)內(nèi)容要做到豐富全面，既要包含新時(shí)期檔案管理理論知識(shí)、檔案管理技巧等方面，又要包含檔案信息化管理技術(shù)，提高檔案管理人員的信息化管理能力。此外，還應(yīng)當(dāng)積極開展思想政治教育培訓(xùn)工作，提高檔案管理人員的崗位責(zé)任意識(shí)、奉獻(xiàn)精神和創(chuàng)新能力，這樣有助于提高檔案管理質(zhì)量。檔案管理部門要定期開展崗位績效考核，一方面針對(duì)培訓(xùn)結(jié)果展開考核，另一方面針對(duì)日常崗位工作情況進(jìn)行考核。考核結(jié)果可以與崗位績效工資和崗位晉升相結(jié)合，并采取激勵(lì)機(jī)制，對(duì)于考核結(jié)果優(yōu)異的人員采取適當(dāng)?shù)奈镔|(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于不合格的人員采取相應(yīng)處罰措施，這樣能夠提高檔案管理人員的工作質(zhì)量和效率，從而讓檔案保存質(zhì)量和檔案利用效率變得更高。

3.加快檔案保存和利用管理信息化建設(shè)進(jìn)程。

信息化已經(jīng)被運(yùn)用到各個(gè)領(lǐng)域中，在檔案管理工作中運(yùn)用信息化技術(shù)對(duì)于提高檔案管理質(zhì)量，提升檔案的保存質(zhì)量和利用效率具有重要意義。檔案管理走信息化發(fā)展道路，不僅是檔案管理工作發(fā)展的必經(jīng)之路，同時(shí)也是時(shí)代發(fā)展為檔案管理提出的必然要求。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)劃撥?？?，用于檔案保存和利用方面的信息化建設(shè)，加快對(duì)檔案信息化建設(shè)中涉及到的硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)的建設(shè)效率，并做好相應(yīng)的日常維護(hù)、保養(yǎng)、升級(jí)等工作。在信息化系統(tǒng)平臺(tái)中，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案可以轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，檔案管理人員不再擔(dān)心天氣環(huán)境因素和時(shí)間因素對(duì)紙質(zhì)檔案管理帶來的問題，而且電子檔案的保存時(shí)間比較長、保存安全性相對(duì)較高。在電子檔案管理模式下，檔案可以做到精確查找、快速傳遞和分享，極大的提高了檔案利用率。通過大數(shù)據(jù)分析，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案中有價(jià)值的數(shù)據(jù)和信息，從而做到深挖檔案資源，這也是檔案有效利用的重要體現(xiàn)。

4.加強(qiáng)對(duì)檔案保存利用過程中的監(jiān)督力度。

檔案保存和利用的監(jiān)督管理，是檔案管理中的重要環(huán)節(jié)。管理部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案利用過程的監(jiān)督管理，尤其對(duì)于一些秘密檔案，加強(qiáng)監(jiān)督管理非常重要。針對(duì)電子檔案，要建設(shè)防火墻系統(tǒng)，一旦發(fā)現(xiàn)非法入侵或者私自調(diào)閱、下載檔案等行為要及時(shí)進(jìn)行處理，自動(dòng)關(guān)閉平臺(tái)系統(tǒng)，并發(fā)出預(yù)警警告。針對(duì)紙質(zhì)檔案，要制定嚴(yán)格的檔案歸還時(shí)限，如果檔案內(nèi)容涉及秘密內(nèi)容，則要求檔案人員不允許攜帶電子照相、攝錄設(shè)備進(jìn)入檔案室，并在檔案室內(nèi)完成調(diào)閱不允許帶出檔案室，避免檔案出現(xiàn)泄漏情況。必要時(shí)，應(yīng)當(dāng)在檔案室內(nèi)安裝全方位監(jiān)控系統(tǒng)，嚴(yán)控竊取、毀壞檔案的行為。

結(jié)語：為了提高單位的市場競爭力，提高自身的服務(wù)能力和社會(huì)群眾滿意度，單位應(yīng)當(dāng)不斷提高檔案管理保存和利用質(zhì)量。相關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)這一方面的重視程度，要建立健全檔案保存和利用管理制度體系、建立一支具有高水平的檔案管理隊(duì)伍、加快檔案保存和利用管理信息化建設(shè)進(jìn)程、加強(qiáng)對(duì)檔案利用過程中的監(jiān)督力度，這樣才能提高單位的檔案管理質(zhì)量，并充分發(fā)揮出檔案自身價(jià)值，推動(dòng)單位的健康發(fā)展。