大數(shù)據(jù)時(shí)代行政事業(yè)單位信息檔案管理的路徑探討

■呂文娟

（魚(yú)臺(tái)縣人民政府辦公室）

引 言

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，傳統(tǒng)檔案模式已無(wú)法緊跟時(shí)代發(fā)展的腳步，人們對(duì)于行政事業(yè)單位的檔案管理工作提出更高的要求。相關(guān)檔案管理工作者在進(jìn)行檔案管理信息化發(fā)展的過(guò)程中，雖取得了一定的成績(jī)，但也遇到了很多問(wèn)題，這就需要相關(guān)政府部門、行政事業(yè)單位以及具體檔案管理者從思想認(rèn)知、制度完善、人員管理、軟件建設(shè)等多個(gè)角度進(jìn)行優(yōu)化與改革，促使檔案管理工作在大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景下能夠更加健康、持久的發(fā)展。

1 行政事業(yè)單位信息檔案管理的意義

作為我國(guó)國(guó)家機(jī)構(gòu)的重要組成部分，行政事業(yè)單位具有明顯的管理性、行政性和服務(wù)性特征，其能否保持良性的健康發(fā)展，對(duì)于國(guó)家的發(fā)展與運(yùn)轉(zhuǎn)具有重要的影響。信息檔案管理是行政事業(yè)單位日常管理工作中的重要組成環(huán)節(jié)，科學(xué)合理的信息檔案管理是確保行政事業(yè)單位持續(xù)健康發(fā)展的重要因素。同時(shí)，在進(jìn)行信息檔案管理時(shí)，能夠在歸納和整理歷史文件的過(guò)程中吸取豐富的歷史經(jīng)驗(yàn)，為行政事業(yè)單位進(jìn)行發(fā)展規(guī)劃或行動(dòng)決策時(shí)提供更多的實(shí)踐參考。行政事業(yè)單位制定決策或者司法部門開(kāi)展調(diào)查都需要頻繁的使用檔案，而信息檔案管理則能夠有效提升檔案的使用效率。在決策制定層面，檔案中記錄的真實(shí)歷史活動(dòng)信息是良好的參考依據(jù)；在司法實(shí)踐層面，檔案中的真實(shí)信息會(huì)成為關(guān)鍵性的法律依據(jù)，由此可以看出，行政事業(yè)單位信息檔案管理具有深遠(yuǎn)的意義[1]。

如果為增加安全性而直接增多圖形的行數(shù)或列數(shù)，如將3*3的九宮格改為3*4或4*3的矩陣，其密碼組合個(gè)數(shù)雖然增加，但所占屏幕的空間會(huì)大幅增加，壓縮圖形又會(huì)使圖形中的點(diǎn)過(guò)于密集而不便操作。因此應(yīng)該從占據(jù)空間與3*3式密碼相近，但形狀不同的圖案入手?；诖耍O(shè)計(jì)了以下幾種圖形密碼：八邊形式圖形密碼、正三角形式圖形密碼、等腰直角三角形式圖形密碼、弦圖式圖形密碼。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代行政事業(yè)單位信息檔案管理的問(wèn)題

2.1 不完善的管理制度

隨著社會(huì)發(fā)展進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，我國(guó)大部分行政事業(yè)單位都積極進(jìn)行管理工作的優(yōu)化與改革工作，但在實(shí)踐過(guò)程中仍存在許多亟待改進(jìn)的不足之處，其中，以信息檔案管理制度最為突出。從檔案管理工作人員的層面看，現(xiàn)階段行政事業(yè)單位的部分檔案管理工作人員存在崗位職業(yè)素養(yǎng)低下的情況，缺乏對(duì)外界誘惑的抵制能力。一旦現(xiàn)行信息檔案管理制度出現(xiàn)漏洞，存在約束缺失的情況，這些素養(yǎng)低下的工作人員極容易為了個(gè)人利益而做出有意丟失、刪除篡改信息檔案的以權(quán)謀私行為，不僅對(duì)行政事業(yè)單位造成不可逆的重大損失，還嚴(yán)重制約了信息檔案管理工作的健康發(fā)展[2]。

2.2 落后低下管理方式

隨著時(shí)代的進(jìn)步，檔案管理方式也應(yīng)進(jìn)行不斷的優(yōu)化與發(fā)展。然而，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，現(xiàn)代化信息技術(shù)與運(yùn)營(yíng)管理理念的發(fā)展速度都遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于信息檔案管理方式的優(yōu)化與改進(jìn)速度，嚴(yán)重降低了信息檔案管理和使用的實(shí)操性。即便是相關(guān)技術(shù)人員研發(fā)出了多種先進(jìn)、高效的信息檔案管理軟件，但受到相關(guān)管理工作人員信息化管理技術(shù)缺失因素的影響，信息檔案管理方式的發(fā)展也難以跟上大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展腳步。除此以外，由于信息檔案管理對(duì)檔案的完整性和安全性有更高的要求，所以在檔案管理方式在建立健全檔案安全保護(hù)機(jī)制層面還有很大提升空間[3]。

重視信息檔案的安全性管理。現(xiàn)代化電子信息技術(shù)雖然為檔案的保存、傳遞、使用工作帶來(lái)了質(zhì)的改變，但也顯著增加了檔案的安全性隱患。隨著信息檔案丟失、篡改事件的頻繁發(fā)生，相關(guān)管理人員應(yīng)將檔案安全管理作為現(xiàn)階段的工作重點(diǎn)，提升安全管理意識(shí)。一方面，要施行嚴(yán)格的信息檔案訪問(wèn)權(quán)限制度，確保檔案查閱與使用的安全性，一旦發(fā)生問(wèn)題，能夠快速縮小調(diào)查范圍；另一方面，信息檔案管理網(wǎng)絡(luò)應(yīng)獨(dú)立敷設(shè)，與無(wú)關(guān)儲(chǔ)存器斷開(kāi)連接，確保管理網(wǎng)絡(luò)的安全性，有效避免網(wǎng)絡(luò)黑客對(duì)檔案文件的破壞；此外，還要編制專用殺毒軟件，并定期維護(hù)升級(jí)。

2.3 檔案管理設(shè)備不足

我國(guó)現(xiàn)已進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，高精尖的現(xiàn)代化信息技術(shù)正不斷在各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域普及，對(duì)于檔案管理來(lái)說(shuō)，也應(yīng)緊跟時(shí)代潮流，進(jìn)行信息化發(fā)展。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代行政事業(yè)單位信息檔案管理的路徑

3.1 完善管理制度、加強(qiáng)工作人員的管理

第三代圖書(shū)館服務(wù)平臺(tái)將更加貼近讀者的生活、閱讀需求及知識(shí)獲取和利用方式，為讀者提供高度定制化的服務(wù)。通過(guò)對(duì)讀者互聯(lián)網(wǎng)社交媒體、多種文化生活場(chǎng)所的集成與覆蓋，對(duì)讀者興趣與閱讀行為的深入分析，從資源組織與內(nèi)容服務(wù)等多個(gè)角度實(shí)現(xiàn)對(duì)讀者服務(wù)的高度定制化。

從人員管理的角度出發(fā)，大數(shù)據(jù)背景下，行政事業(yè)單位檔案管理人員的現(xiàn)代化信息技術(shù)與時(shí)代化管理理念亟需提升。通過(guò)以下三點(diǎn)措施，能夠有效提升檔案管理人員的工作能力。第一點(diǎn)，優(yōu)化人才引進(jìn)制度。事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理崗位人員招聘工作時(shí)，應(yīng)深入剖析大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下管理工作的崗位能力需求，采取針對(duì)性的手段對(duì)滿足單位用人需求的復(fù)合型人才進(jìn)行招聘，從而深化檔案管理崗位的人才儲(chǔ)備，為后續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。第二點(diǎn)，加大人員培訓(xùn)力度。事業(yè)單位應(yīng)采取多樣化的形式對(duì)檔案管理在崗員工進(jìn)行定期培訓(xùn)，通過(guò)學(xué)習(xí)、講座、考察交流等形式，提升相關(guān)工作人員的綜合職業(yè)素養(yǎng)、樹(shù)立積極工作理念，促進(jìn)信息檔案管理工作的有序進(jìn)行。第三點(diǎn)，鼓勵(lì)經(jīng)驗(yàn)交流。事業(yè)單位應(yīng)鼓勵(lì)相關(guān)工作人員經(jīng)常性開(kāi)展業(yè)務(wù)交流與討論活動(dòng)，促進(jìn)優(yōu)秀工作技能和管理理念的傳播，為信息檔案管理工作發(fā)展?fàn)I造良好環(huán)境[5]。

3.2 提高對(duì)檔案管理的重視程度

重視信息檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)工作。信息檔案管理不同于傳統(tǒng)檔案管理，在大數(shù)據(jù)技術(shù)支持下，其管理過(guò)程是一個(gè)動(dòng)態(tài)過(guò)程，因此，在信息檔案管理和使用過(guò)程中要重視對(duì)管理系統(tǒng)的維護(hù)與更新工作。在系統(tǒng)使用過(guò)程中，要確保檔案信息輸入的完整性與準(zhǔn)確性，為后期信息檔案的分析與管理提供可靠性基礎(chǔ)。還要組建專業(yè)性管理系統(tǒng)維護(hù)團(tuán)隊(duì)，定期對(duì)信息檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行專業(yè)化維護(hù)與更新，并引導(dǎo)檔案管理人員形成良好的數(shù)據(jù)更新意識(shí)[6]。

從管理制度的角度出發(fā)，檔案管理制度應(yīng)納入行政事業(yè)單位管理制度體系中。特別是在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案信息體量非常大，結(jié)構(gòu)類型也愈發(fā)詳細(xì)和豐富，對(duì)檔案管理工作提出了更為苛刻的要求。在這種時(shí)代背景下，行政事業(yè)單位需要建立健全信息檔案管理制度，明確管理內(nèi)容及標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)各類信息檔案實(shí)施規(guī)范化管理。信息檔案管理制度建立需要注意以下幾點(diǎn)原則：首先，制度應(yīng)以《檔案法》、《檔案管理規(guī)則》作為制定基礎(chǔ)，確保制度的法律約束性；其次，要與單位其他管理制度相聯(lián)系，形成制度約束系統(tǒng)，確保檔案管理工作的有序性和高效性；最后，要定期組織檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)法律法規(guī)學(xué)習(xí)，根據(jù)最新的法律法規(guī)，及時(shí)更新和補(bǔ)充現(xiàn)行檔案管理制度，確保制度具有時(shí)代性、社會(huì)性以及高效性。

2.4.1 試驗(yàn)設(shè)計(jì)與結(jié)果及建模 采用Box-Behnken響應(yīng)面法，以乳化劑質(zhì)量分?jǐn)?shù)（A）、助乳化劑質(zhì)量分?jǐn)?shù)（B）、油相質(zhì)量分?jǐn)?shù)（C）3個(gè)因素為響應(yīng)因子，以Y1、Y2、Y3為考察指標(biāo)，以O(shè)D為響應(yīng)值，采用3因素3水平設(shè)計(jì)試驗(yàn)，每個(gè)水平平行試驗(yàn)3次求其平均值[10]。因素與水平見(jiàn)表2，試驗(yàn)方案與結(jié)果見(jiàn)表3。

政府及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，直接決定了行政事業(yè)單位信息檔案管理工作的資源投入力度與監(jiān)管力度，對(duì)信息檔案管理工作的發(fā)展具有至關(guān)重要的影響。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，對(duì)檔案管理工作的重視主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)層面。

3.3 檔案管理信息化發(fā)展

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，為了使信息檔案管理工作更好的滿足行政事業(yè)單位的需求，我國(guó)政府加大了相關(guān)信息化技術(shù)的研發(fā)工作力度并積極引進(jìn)國(guó)外先進(jìn)的檔案信息化管理技術(shù)與設(shè)備。但是，部分偏遠(yuǎn)地區(qū)的政府領(lǐng)導(dǎo)仍沒(méi)有提升對(duì)信息檔案管理的重視，導(dǎo)致當(dāng)?shù)匦畔n案管理設(shè)備明顯落后于時(shí)代發(fā)展，最常見(jiàn)的表現(xiàn)為電子光盤(pán)形式的檔案信息處理需求無(wú)法得到滿足，加大了檔案信息在保存、傳遞、使用等方面的難度，容易對(duì)檔案形成間接性的損害，而這種損害通常是不可修復(fù)的[4]。

隨著時(shí)間的推移，檔案管理數(shù)據(jù)量不斷增加的同時(shí)檔案信息利用率卻沒(méi)有提高，同時(shí)，傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)也無(wú)法滿足現(xiàn)階段海量數(shù)據(jù)信息的儲(chǔ)存需求，更不要說(shuō)數(shù)據(jù)分析及跨地域快速傳播需求了。因此，為了順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，滿足人們檔案使用需求，行政事業(yè)單位應(yīng)基于現(xiàn)代化信息技術(shù)對(duì)傳統(tǒng)檔案管理方式進(jìn)行以下優(yōu)化：第一點(diǎn)，通過(guò)電子掃描、計(jì)算機(jī)錄入等方式將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，并利用計(jì)算機(jī)技術(shù)及大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案信息分類，建立詳細(xì)的信息檔案系統(tǒng)，從而提升檔案資源的使用效率；第二點(diǎn)，研發(fā)和引進(jìn)先進(jìn)的信息檔案管理系統(tǒng)，通過(guò)現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)檔案的批量處理工作；第三點(diǎn)，結(jié)合動(dòng)靜態(tài)管理和縱橫分析手段，在確保檔案信息準(zhǔn)確性的同時(shí)，深入挖掘檔案信息的內(nèi)在使用價(jià)值。

3.4 完善管理軟件的建設(shè)

檔案管理軟件是信息檔案管理工作的實(shí)施基礎(chǔ)，軟件的建設(shè)情況直接影響到管理工作的發(fā)展程度，因此，行政事業(yè)單位必須要完善管理軟件的管理工作。管理軟件建設(shè)工作主要包含兩方面內(nèi)容：一方面是對(duì)正在使用的管理軟件進(jìn)行及時(shí)更新。由于新版本通常會(huì)對(duì)老版本進(jìn)行漏洞修復(fù)、功能優(yōu)化、功能增加等改進(jìn)，因此，保持管理軟件的最新型，能夠有效提升管理效率；另一方面是基于工作性質(zhì)、實(shí)際需求自主研發(fā)管理軟件。不同檔案的管理重點(diǎn)不同，對(duì)軟件的功能需求也不同，統(tǒng)一化的管理軟件并不一定適用，因此，需要事業(yè)單位結(jié)合自身實(shí)際需求，研發(fā)專用的管理軟件，從而切實(shí)有效的、有針對(duì)性地提升信息檔案管理能力。

由圖1中(b)可知，2種醬油的氨基酸態(tài)氮在成熟期的變化趨勢(shì)與總氮變化趨勢(shì)基本一致。pH 5.4條件下的醬油氨基酸態(tài)氮由40天時(shí)的約0.99 g/dL逐漸升高至約1.06 g/dL。pH 6.5條件下的醬油發(fā)酵55～60天有較為明顯的升高，而后逐漸升高至與pH 5.4條件下醬油相同的氨基酸態(tài)氮值。

4 結(jié) 語(yǔ)

綜上所述，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，信息檔案管理工作雖有不小的進(jìn)步，但在管理制度、管理方式、管理設(shè)備方面還有很多亟待改進(jìn)的問(wèn)題，這就需要行政事業(yè)單位通過(guò)完善管理制度、加強(qiáng)人員管理、提升重視程度、促進(jìn)信息化發(fā)展、完善軟件建設(shè)等途徑對(duì)當(dāng)前信息檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新，從而全面促進(jìn)大數(shù)據(jù)背景下信息檔案管理的健康發(fā)展。