新時(shí)期事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案信息安全保密管理的創(chuàng)新探討

■魯 奕

（武漢船用電力推進(jìn)裝置研究所）

引 言

互聯(lián)網(wǎng)的崛起促進(jìn)了行業(yè)的轉(zhuǎn)型發(fā)展，信息化、自動(dòng)化辦公已經(jīng)成為了行業(yè)轉(zhuǎn)型的核心，因此，基于新時(shí)期發(fā)展需求，事業(yè)單位應(yīng)提升對(duì)財(cái)務(wù)檔案信息安全保密管理的重視度，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理思路，促進(jìn)管理模式上的創(chuàng)新發(fā)展，全面推動(dòng)事業(yè)管理財(cái)務(wù)檔案管理的優(yōu)化升級(jí)。

1 財(cái)務(wù)檔案信息安全保密管理常見(jiàn)問(wèn)題分析

1.1 檔案管理制度規(guī)范性不高

總體分析我國(guó)事業(yè)單位內(nèi)部財(cái)務(wù)檔案管理現(xiàn)狀，可發(fā)現(xiàn)一種常見(jiàn)情況的出現(xiàn)。具有良好檔案管理經(jīng)驗(yàn)的工作人員，普遍在信息化技術(shù)水平上存在嚴(yán)重不足，而信息化技術(shù)水平較高的工作人員，往往對(duì)檔案管理工作并不精通。這說(shuō)明在事業(yè)單位內(nèi)部，兼具檔案管理經(jīng)驗(yàn)與信息化技術(shù)的專業(yè)人員較為缺乏，特別是在一些基層事業(yè)單位中，這種現(xiàn)象更加明顯，造成檔案在查閱、安全保密管理等方面的缺失。另外，檔案管理制度健全程度不高，將進(jìn)一步使安全保密制度在內(nèi)容上存在不完整性，在檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的情況下，即使基于檔案管理經(jīng)驗(yàn)可得到一定的標(biāo)準(zhǔn)，但是無(wú)法實(shí)現(xiàn)在內(nèi)部的普及化，導(dǎo)致員工在檔案安全保密管理中，呈現(xiàn)出專業(yè)性不強(qiáng)的特點(diǎn)。因此，基于當(dāng)前形勢(shì)，迫切需要事業(yè)單位在內(nèi)部完善財(cái)務(wù)檔案管理制度，確保信息化管理標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一性，切實(shí)推進(jìn)財(cái)務(wù)管理信息化發(fā)展。

1.2 檔案管理認(rèn)知缺失

檔案管理是事業(yè)單位內(nèi)部日常工作中的基礎(chǔ)部分，其作用在于可為事業(yè)單位內(nèi)部決策、管理提供有效的資源保障和數(shù)據(jù)參考，具有極強(qiáng)的服務(wù)性。信息化時(shí)代推動(dòng)社會(huì)的深入發(fā)展，對(duì)檔案管理的要求也更加嚴(yán)格。目前，檔案管理人員服務(wù)意識(shí)上的缺失十分嚴(yán)重，沒(méi)有明確檔案的保密觀念。同時(shí)，在對(duì)自身工作內(nèi)容、性質(zhì)認(rèn)知不全的情況下，整體工作方向存在嚴(yán)重偏離，具體工作思路與整體管理要求出現(xiàn)偏差，造成檔案管理安全性難以得到保障[1]。

1.3 檔案管理信息化水平不足

事業(yè)單位應(yīng)以檔案管理水平提升作為工作出發(fā)點(diǎn)，優(yōu)先檔案管理模式的創(chuàng)新，通過(guò)深入研究計(jì)算機(jī)等相關(guān)信息技術(shù)，并將其引入到管理流程中，可實(shí)現(xiàn)管理人員工作負(fù)擔(dān)的減輕，管理資源實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)換，這也將進(jìn)一步完善現(xiàn)代化檔案管理理念。目前，我國(guó)在檔案管理中，信息化水平不足問(wèn)題十分常見(jiàn)，傳統(tǒng)管理方法在日常管理中被長(zhǎng)期沿用，內(nèi)部對(duì)先進(jìn)技術(shù)使用的態(tài)度不積極，造成檔案管理信息化水平較為落后。特別是針對(duì)基層事業(yè)單位，其內(nèi)部檔案管理完善度缺失，相關(guān)檔案管理應(yīng)用與實(shí)際內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)匹配度不高，無(wú)法發(fā)揮信息化技術(shù)具有的優(yōu)越性，使檔案信息化管理難以得到有效落實(shí)。

2 財(cái)務(wù)檔案信息安全保密管理的創(chuàng)新研究

2.1 強(qiáng)化檔案管理制度建設(shè)

要將檔案審查納入到總體檔案安全保密管理方案中，實(shí)現(xiàn)管理思路上的更新。事業(yè)單位要把財(cái)務(wù)檔案安全保密管理水平的提升作為工作重點(diǎn)，著力于制度建設(shè)，體現(xiàn)內(nèi)部管理的規(guī)范性特征。目前，我國(guó)行政單位管理思路單一，創(chuàng)新思維的缺乏造成管理全環(huán)節(jié)的發(fā)展滯后。因此，相關(guān)事業(yè)單位應(yīng)深入研究財(cái)務(wù)檔案安全保密管理理論基礎(chǔ)，為實(shí)現(xiàn)全面構(gòu)建檔案管理制度提供思想保障，建立在現(xiàn)有的制度基礎(chǔ)上，結(jié)合當(dāng)前內(nèi)部發(fā)展現(xiàn)狀，逐條審查制度條款，并針對(duì)其中存在的缺陷、漏洞予以完善，確保制度建設(shè)與總體發(fā)展規(guī)劃相契合。以檔案管理制度建設(shè)助力信息安全保密管理制度檔案、監(jiān)督制度的落實(shí)。明確工作人員在檔案安全保密方面的管理方法以及標(biāo)準(zhǔn)。借助具體的懲罰制度，切實(shí)提升檔案的保密性。除此之外，相關(guān)部門(mén)應(yīng)做好檔案管理的后期監(jiān)督工作，通過(guò)設(shè)置專門(mén)部門(mén)，嚴(yán)格審查檔案管理過(guò)程，避免出現(xiàn)定期大規(guī)模補(bǔ)齊檔案的情況。一旦發(fā)現(xiàn)檔案管理人員工作態(tài)度消極，工作與制度規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)不相符合的現(xiàn)象，監(jiān)督人員應(yīng)在第一時(shí)間指出問(wèn)題所在，并按照規(guī)定予以懲處，確保制度在建設(shè)完成后得到有效落實(shí)。同時(shí)，應(yīng)建立多次審核的基礎(chǔ)上，完成制度的出臺(tái)，使制度與實(shí)際工作得以一一對(duì)應(yīng)，以免制度懸空，使其無(wú)法為監(jiān)督人員以及檔案管理人員的工作提供指導(dǎo)。強(qiáng)化檔案管理全環(huán)節(jié)的監(jiān)督，注意對(duì)人力、財(cái)力等資源的合理規(guī)劃，杜絕資源浪費(fèi)問(wèn)題。

2.2 明確檔案管理重要性認(rèn)知

出于對(duì)內(nèi)部檔案管理員工素質(zhì)參差不齊情況的考慮，事業(yè)單位應(yīng)著力于人才培養(yǎng)機(jī)制的構(gòu)建，將檔案管理整體水平作為工作方向，強(qiáng)化培訓(xùn)工作落實(shí)。其培訓(xùn)工作具體包括檔案信息安全保密、檔案管理信息化技能兩個(gè)方面，將其細(xì)化為理論與實(shí)踐兩個(gè)部分。通過(guò)對(duì)檔案管理理論知識(shí)的學(xué)習(xí)，借助實(shí)踐設(shè)計(jì)，使工作人員能夠正確將理論知識(shí)融入到實(shí)際工作中，促進(jìn)工作人員業(yè)務(wù)技能的提升。以檔案管理隊(duì)伍建設(shè)出發(fā)，建立在專業(yè)技能培養(yǎng)的基礎(chǔ)上，要求工作人員應(yīng)具有良好的政治素養(yǎng)。在不斷接受培訓(xùn)的過(guò)程中，明確檔案管理重要性，加強(qiáng)自身對(duì)職業(yè)性質(zhì)的認(rèn)知，了解檔案管理涉及到的相關(guān)規(guī)定，提升自身信息安全保密意識(shí)，使檔案管理技能應(yīng)用更加靈活，滿足現(xiàn)代化檔案管理需求。人才是檔案信息化建設(shè)的核心動(dòng)力，因此，事業(yè)單位要將人才綜合素質(zhì)培養(yǎng)作為一項(xiàng)終身性的事業(yè)，從員工入職開(kāi)始，就要落實(shí)其在培訓(xùn)中的參與度，確保其與相關(guān)信息化知識(shí)的連接性，使工作人員能夠?qū)踩?zé)任意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)在檔案管理全過(guò)程中貫穿始終。利用量化考核形式，優(yōu)化崗位考核標(biāo)準(zhǔn)，可實(shí)現(xiàn)檔案管理工作得到進(jìn)一步調(diào)整更新。事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)部門(mén)的不同，完善檔案管理人員工作職責(zé)，由專人完成監(jiān)督，并配備相應(yīng)的糾錯(cuò)機(jī)制，使檔案管理更具有完整性，相關(guān)數(shù)據(jù)信息準(zhǔn)確性更高，可參考性更強(qiáng)。加大培訓(xùn)力度，可使事業(yè)單位內(nèi)部工作人員豐富檔案管理知識(shí)積累，促進(jìn)其工作實(shí)踐能力的提升，推動(dòng)檔案管理工作信息化、科學(xué)化進(jìn)程加快[2]。

2.3 加快檔案管理信息化技術(shù)普及

事業(yè)單位應(yīng)在內(nèi)部樹(shù)立憂患意識(shí)，緊緊把控行業(yè)改革脈絡(luò)，集中分析市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)規(guī)律，基于當(dāng)前檔案管理發(fā)展環(huán)境，著力于檔案安全保密的規(guī)律研究，以制度建設(shè)作為依托，技術(shù)提升作為保障，全面推動(dòng)檔案信息的安全保密管理。根據(jù)自身檔案管理實(shí)際條件，應(yīng)強(qiáng)化其與國(guó)家檔案管理軟件的匹配度，促進(jìn)檔案安全保密管理逐漸向信息化轉(zhuǎn)變。通過(guò)檔案?jìng)浞?，合理設(shè)置擋火墻，定期殺毒等操作，為檔案信息安全管理創(chuàng)造有利的外部環(huán)境，杜絕各種檔案安全問(wèn)題的發(fā)生。

3 財(cái)務(wù)檔案信息安全保密管理具體應(yīng)用

3.1 案例分析

某基層事業(yè)單位主要負(fù)責(zé)區(qū)域內(nèi)水利行政建設(shè)管理，其工作性質(zhì)往往涉及到大量財(cái)務(wù)檔案的管理。因此，該基層事業(yè)單位切實(shí)強(qiáng)化了內(nèi)部財(cái)務(wù)檔案管理的信息化進(jìn)程，目前，相關(guān)信息化技術(shù)已經(jīng)完成了與內(nèi)部工作的融合，效果顯著。但是其內(nèi)部檔案安全保密管理缺失的情況長(zhǎng)期存在，使檔案安全性和完整性受到了嚴(yán)重影響。因此，該事業(yè)單位進(jìn)一步完善了內(nèi)部檔案安全管理框架建設(shè)，統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)了檔案安全保密管理的持續(xù)性、有效性。下文中將針對(duì)該事業(yè)單位在內(nèi)部財(cái)務(wù)檔案管理建設(shè)中的成功經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行研究，為其他事業(yè)單位檔案安全保密管理改革提供借鑒。

3.2 檔案信息安全管理具體應(yīng)用

3.2.1 檔案管理信息設(shè)施投入

該事業(yè)單位以檔案管理時(shí)效性出發(fā)，秉承著安全性、保密性原則，明確了檔案管理的基本要求。建立在信息化技術(shù)深入發(fā)展的基礎(chǔ)上，著力于強(qiáng)化管理設(shè)備投入，確保相關(guān)檔案信息資料得到快速處理，提升檔案的服務(wù)性能。在靈活運(yùn)用先進(jìn)科技的前提下，強(qiáng)化對(duì)檔案管理的安全措施控制，為人們及時(shí)查閱檔案資料提供便利通道，確保信息的真實(shí)性。

3.2.2 提高檔案管理重視度

借助監(jiān)督管理機(jī)制的完善，促進(jìn)內(nèi)部良好檔案管理氛圍的形成。該事業(yè)單位將重點(diǎn)放在員工對(duì)檔案信息安全保密管理的思想重視度方面，借助理論知識(shí)學(xué)習(xí)，并在實(shí)踐中明確，檔案信息安全性所具有的深刻意義。將檔案管理融入到目標(biāo)管理責(zé)任制之中，以安全管理為核心，細(xì)化全環(huán)節(jié)工作流程。事業(yè)單位調(diào)整了檔案管理在績(jī)效考核中的占比，進(jìn)一步完善了相關(guān)激勵(lì)制度。將檔案安全保密管理事業(yè)納入到事業(yè)單位內(nèi)部整體發(fā)展目標(biāo)之中，確保其與崗位考核的銜接，有效實(shí)現(xiàn)了對(duì)內(nèi)部員工檔案安全保密管理行為的規(guī)范。

3.2.3 強(qiáng)化檔案信息化管理機(jī)制構(gòu)建

基于事業(yè)單位檔案信息化管理進(jìn)程的加快，事業(yè)單位內(nèi)部普遍實(shí)現(xiàn)了電子檔案管理。作為重要的信息資源，電子檔案為事業(yè)單位財(cái)務(wù)工作的開(kāi)展提供了極大的便利，其不僅與內(nèi)部數(shù)據(jù)運(yùn)行密切相關(guān)，還關(guān)系到內(nèi)部大量財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)處理工作的開(kāi)展。因此，該事業(yè)單位除加強(qiáng)傳統(tǒng)檔案安全管理管控外，還高度重視對(duì)電子檔案安全保密管理措施的研究，在最大程度上降低相關(guān)檔案安全事故發(fā)生的概率，確保事業(yè)單位內(nèi)部得到更為良好的檔案信息安全性管控[3]。

結(jié) 論

總而言之，以互聯(lián)網(wǎng)新常態(tài)思路出發(fā)，應(yīng)系統(tǒng)分析在檔案安全管理中的具體問(wèn)題，并借助安全管理機(jī)制的構(gòu)建，全面提升工作人員的安全保密意識(shí)，將相關(guān)保密守則牢記心中，建立在明確的管理目標(biāo)和管理方向的基礎(chǔ)上，促進(jìn)安全保密管理效果與時(shí)代發(fā)展特征的一致性，確保事業(yè)單位內(nèi)部財(cái)務(wù)檔案安全性的強(qiáng)化。