供應(yīng)鏈集成服務(wù)企業(yè)物資集中采購(gòu)的規(guī)范化管理研究

◎馬寧

引言

改革開放以來，國(guó)家經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，建筑業(yè)成為了國(guó)民經(jīng)濟(jì)的支柱產(chǎn)業(yè)之一。其中物資采購(gòu)是建筑業(yè)供應(yīng)鏈集成服務(wù)的最重要環(huán)節(jié)之一，大多數(shù)工程項(xiàng)目物資采購(gòu)成本占整個(gè)工程項(xiàng)目費(fèi)用比例高達(dá)60%。物資集中采購(gòu)也是承載物流流通貿(mào)易的重要平臺(tái)與樞紐，能有效降低物流成本、提高工作效率、減少運(yùn)輸費(fèi)用。因此采取物資集中采購(gòu)是實(shí)現(xiàn)企業(yè)利潤(rùn)最大化、降低施工總成本的有效途徑。物資集中采購(gòu)的有效實(shí)施，關(guān)鍵在于風(fēng)險(xiǎn)的控制和防范。在實(shí)際工作中，常常通過構(gòu)建規(guī)范的物資采購(gòu)模式來規(guī)避可能遇到的風(fēng)險(xiǎn)。因此，物資采購(gòu)的規(guī)范化對(duì)于集采工作精細(xì)化管理、高質(zhì)量開展各項(xiàng)工作有著重要的意義。本文從物資集中采購(gòu)的風(fēng)險(xiǎn)因素分析入手，對(duì)物資集中采購(gòu)規(guī)劃化管理工作進(jìn)行研究，提出從制度規(guī)范化、崗位規(guī)范化、流程規(guī)范化、監(jiān)督規(guī)范化、考核規(guī)范化等五個(gè)方面的物資集中采購(gòu)規(guī)范化管理思路的基礎(chǔ)上，結(jié)合工作實(shí)踐，提出相關(guān)工作建議。

一、物資集中采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)因素

工程項(xiàng)目投資規(guī)模大、建設(shè)工期長(zhǎng)、質(zhì)量要求高，受環(huán)境影響范圍廣，所以，物資集中采購(gòu)受風(fēng)險(xiǎn)因素影響很大。為了更詳細(xì)地分析物資集中采購(gòu)造成的風(fēng)險(xiǎn)，經(jīng)驗(yàn)上可將物資集中采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)分為外部風(fēng)險(xiǎn)因素和內(nèi)部管理因素。

1.外部風(fēng)險(xiǎn)因素。

物資采購(gòu)過程中的面對(duì)外部風(fēng)險(xiǎn)因素有很多，主要可分為成本風(fēng)險(xiǎn)、到場(chǎng)時(shí)間風(fēng)險(xiǎn)和質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。與采購(gòu)活動(dòng)關(guān)系較大的成本變動(dòng)因素主要是資金變動(dòng)、價(jià)格波動(dòng)、預(yù)付款和倉(cāng)儲(chǔ)成本等方面。例如工程項(xiàng)目所需物資種類繁多，然而不同物資品種生產(chǎn)周期、運(yùn)輸時(shí)間各不相同，材料市場(chǎng)波動(dòng)頻繁，就鋼材市場(chǎng)而言，鋼鐵網(wǎng)價(jià)格每天變更，采銷價(jià)格波動(dòng)問題是很難避免的。2010 年武鋼技改項(xiàng)目中，合同總額近20 億，預(yù)付款比例基本都在20%-40%之間，上游供應(yīng)商不能及時(shí)供貨或意外喪失供應(yīng)能力，預(yù)付款極有可能產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)。在項(xiàng)目施工過程中，會(huì)出現(xiàn)采購(gòu)來的物資不能及時(shí)達(dá)到施工現(xiàn)場(chǎng)，一定程度上會(huì)影響到工程進(jìn)度。項(xiàng)目多、板塊多，工程物資人員提報(bào)計(jì)劃不準(zhǔn)確，設(shè)計(jì)圖紙變更，報(bào)送前未進(jìn)行平衡利庫等方面。因意外事件發(fā)生影響貨運(yùn)時(shí)間，途中造成物資損壞，造成物資進(jìn)場(chǎng)時(shí)間延遲。一個(gè)正在施工的地鐵項(xiàng)目，一個(gè)鋼筋加工場(chǎng)工人50 人，一批鋼筋不能，導(dǎo)致無法正常施工，不但影響工程進(jìn)步，一天消耗的人力成本也隨之增加，從而提高了采購(gòu)成本。質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)是指由于所采購(gòu)的物資質(zhì)量不符合國(guó)家質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和物資集中采購(gòu)所要求的標(biāo)準(zhǔn)而導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)。產(chǎn)品是物資采購(gòu)的主體對(duì)象，如果供應(yīng)商供應(yīng)的材料存在質(zhì)量問題，將會(huì)導(dǎo)致嚴(yán)重的連鎖反應(yīng)。首先，企業(yè)花費(fèi)了大量的成本采購(gòu)低質(zhì)的產(chǎn)品用于工程施工，不僅影響了工程的進(jìn)展，將會(huì)導(dǎo)致工程無法通過質(zhì)量驗(yàn)收；其次，企業(yè)需要再次投入成本進(jìn)行返工；第三，由于采購(gòu)材料不符合標(biāo)準(zhǔn)可能造成重大的安全事故。采購(gòu)物資成本過高，沒有預(yù)先進(jìn)行價(jià)格比對(duì)，增加工程的成本。西安地鐵三號(hào)線奧凱電纜事件，約有20 多種、規(guī)格有40 多種，低壓電纜5 個(gè)抽檢樣品不合格，總造價(jià)4000 多萬，不合格的產(chǎn)品大約有3000 萬，質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)作為物資采購(gòu)過程中的外部風(fēng)險(xiǎn)因素，能夠決定物資管理的是否有效，如果質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)控制不得當(dāng)，甚至?xí)l(fā)企業(yè)的生存危機(jī)。

對(duì)于外部風(fēng)險(xiǎn)因素而言，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)市場(chǎng)價(jià)格、政策變化、供應(yīng)商管理、規(guī)范材料標(biāo)準(zhǔn)等方面進(jìn)行動(dòng)態(tài)研判，及時(shí)提出預(yù)測(cè)預(yù)警這就需要有相應(yīng)的制度和相關(guān)的崗位設(shè)置，提升物資集中采購(gòu)的抗風(fēng)險(xiǎn)能力。

2.內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)。

物資采購(gòu)過程中的面對(duì)內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)因素主要包括了管理風(fēng)險(xiǎn)與業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)兩類風(fēng)險(xiǎn)。管理風(fēng)險(xiǎn)主要是指由于企業(yè)管理在制度規(guī)范、崗位設(shè)置、流程管理、有效監(jiān)督等方面的缺失所導(dǎo)致的的風(fēng)險(xiǎn)。物資采購(gòu)的內(nèi)部管理風(fēng)險(xiǎn)因素主要體現(xiàn)在管理上。企業(yè)如果沒有建立一套規(guī)范的采購(gòu)管理機(jī)制，沒有制定嚴(yán)密的采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)行為不符合法律要求、采購(gòu)程序不規(guī)范、評(píng)標(biāo)過程不公平、合同管理不嚴(yán)格、監(jiān)督措施不完善等將會(huì)導(dǎo)致采購(gòu)無序性；其次，采購(gòu)物資成本過高，沒有預(yù)先進(jìn)行價(jià)格比對(duì)，增加工程的成本。管理風(fēng)險(xiǎn)因素，也是物資采購(gòu)管理中最為可控的因素，同時(shí)，加強(qiáng)管理風(fēng)險(xiǎn)控制可以提升企業(yè)的外部抗風(fēng)險(xiǎn)能力。

業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)主要是指由于物資采購(gòu)人員的專業(yè)水平不足產(chǎn)生的內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)。首先，采購(gòu)物資的價(jià)格與質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，物資采購(gòu)人員專業(yè)水平不到位，無法有效分析市場(chǎng)上相關(guān)物資價(jià)格的浮動(dòng)規(guī)律，比對(duì)物資產(chǎn)品的生產(chǎn)質(zhì)量，容易產(chǎn)生購(gòu)買高價(jià)物資，造成企業(yè)采購(gòu)成本增加。其次，采購(gòu)物資的法律風(fēng)險(xiǎn)，物資采購(gòu)人員與供應(yīng)商簽訂合同時(shí)，無法識(shí)別合同中的風(fēng)險(xiǎn)因素，導(dǎo)致供應(yīng)商鉆合同漏洞，供應(yīng)劣質(zhì)物資或減少物資數(shù)量。

對(duì)于物資集中采購(gòu)的內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)則需要通過相應(yīng)的管理規(guī)范化、加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)與業(yè)務(wù)總結(jié)以及運(yùn)用信息技術(shù)輔助管理等方式進(jìn)行有效內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)防范。

在物資集中采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)防范方面中鐵物貿(mào)集團(tuán)提供了有益的經(jīng)驗(yàn)，該公司通過制定《物資采購(gòu)管理制度》、《中國(guó)中鐵業(yè)財(cái)共享平臺(tái)》、《采購(gòu)電子商務(wù)系統(tǒng)》，對(duì)市場(chǎng)調(diào)查與策劃、計(jì)劃管理、采購(gòu)管理、合同管理、驗(yàn)收管理等物資管理的主要環(huán)節(jié)提出要求。同時(shí)依托信息化手段逐步實(shí)現(xiàn)采購(gòu)模式和采購(gòu)質(zhì)量分析分析。通過制度建設(shè)與管理的規(guī)范化，該公司物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)得到了有效的降低，物資采購(gòu)的價(jià)格與質(zhì)量為公司高質(zhì)量開展工程建設(shè)提供了保障，間接為公司產(chǎn)生更好的生態(tài)效益、社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益提供了支撐。

二、物資集中采購(gòu)規(guī)范化體系構(gòu)建思考

物資集中采購(gòu)規(guī)劃化管理工作應(yīng)精準(zhǔn)解決存在的物資采購(gòu)?fù)獠匡L(fēng)險(xiǎn)與內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)，從制度規(guī)范化、崗位規(guī)范化、流程規(guī)范化、監(jiān)督規(guī)范化、考核規(guī)范化等五個(gè)方面構(gòu)建物資集中采購(gòu)規(guī)范化管理思路與實(shí)施。一是制度規(guī)范化。制度是開展各項(xiàng)工作的依據(jù)，也是各項(xiàng)工作開展的規(guī)范，建立健全物資采購(gòu)相關(guān)制度，加強(qiáng)對(duì)信息流通規(guī)范化管理，是企業(yè)規(guī)范管理的基礎(chǔ)。規(guī)范物資采購(gòu)的各個(gè)環(huán)節(jié)，能夠使物資采購(gòu)的各個(gè)環(huán)節(jié)都能夠在合法合規(guī)的框架下開展。要明確采購(gòu)目標(biāo)、原則和工作程序，讓工程物資人員了解制度，按制度規(guī)范工作，減少采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的可能性，明確采購(gòu)中應(yīng)該遵循的原則和工作程序。崗位的分類與職責(zé)的設(shè)定對(duì)于開展各項(xiàng)工作起著提升效率的重要作用。物資集中采購(gòu)規(guī)范化管理中重要的內(nèi)容是對(duì)物資采購(gòu)崗位進(jìn)行設(shè)定以及崗位職責(zé)進(jìn)行明確。把握采購(gòu)工程中質(zhì)量保證、檢驗(yàn)和出廠前檢驗(yàn)、材料監(jiān)督、性能檢驗(yàn)、質(zhì)保期等環(huán)節(jié)，規(guī)范物資采購(gòu)管理者的職責(zé)，同時(shí)也能夠?qū)⑽镔Y各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行梳理與規(guī)范。物資集中采購(gòu)規(guī)范化管理中核心的內(nèi)容是流程的規(guī)范性。工作流程的嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范能夠有效的保障工作內(nèi)容的規(guī)范性與實(shí)效性。在物資采購(gòu)規(guī)范化管理中應(yīng)對(duì)物資采購(gòu)流程進(jìn)行梳理與再造，集中采購(gòu)優(yōu)于分散采購(gòu)的地方就在于價(jià)格低，不足之處在于它不能夠保證生產(chǎn)的順利進(jìn)行。所以實(shí)施集中采購(gòu)，必須在保證生產(chǎn)順利進(jìn)行的前提下才能進(jìn)行，利用節(jié)約的時(shí)間來制定相關(guān)的投產(chǎn)計(jì)劃、主生產(chǎn)計(jì)劃、物料清單計(jì)劃，進(jìn)行項(xiàng)目的建設(shè)和生產(chǎn)。對(duì)于能夠促進(jìn)和提升物資采購(gòu)效率與質(zhì)量的流程進(jìn)行優(yōu)化，促進(jìn)物資集中采購(gòu)規(guī)范化管理的開展。監(jiān)督是提升工作效率與質(zhì)量的有效途徑。對(duì)于監(jiān)督而言，應(yīng)從自身監(jiān)督與外部監(jiān)督兩個(gè)方面進(jìn)行開展。有效利用紀(jì)檢監(jiān)察、群眾監(jiān)督及社會(huì)監(jiān)督體制，監(jiān)控違規(guī)違紀(jì)、控制失效等方面的風(fēng)險(xiǎn)，不同的監(jiān)督主體其監(jiān)督的內(nèi)容有所側(cè)重。相關(guān)部門應(yīng)共同組建監(jiān)督的小組，進(jìn)行全過程動(dòng)態(tài)監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、及時(shí)梳理問題、及時(shí)整改問題。同時(shí)還可以引入外部獨(dú)立于企業(yè)的專家、從業(yè)者進(jìn)行第三方監(jiān)督，提升監(jiān)督的客觀性和公正性?？己四軌蛱嵘芾碚?、從業(yè)者的積極性和工作熱情。作為供應(yīng)鏈集成服務(wù)企業(yè)，規(guī)范化管理中應(yīng)引入考核機(jī)制，對(duì)管理者、從業(yè)者的工作實(shí)效進(jìn)行考核，從正負(fù)激勵(lì)兩個(gè)方面開展考核工作，進(jìn)而提升企業(yè)物資采購(gòu)工作的效率與質(zhì)量。

三、物資集中采購(gòu)物資采購(gòu)規(guī)范化管理工作建議

物資集中采購(gòu)規(guī)范化管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性、長(zhǎng)期性的內(nèi)部管理工作，在規(guī)范化管理工作中，管理者與執(zhí)行者應(yīng)不斷提升自身專業(yè)技術(shù)能力和綜合素養(yǎng)，以此提升物資采購(gòu)規(guī)范化管理的水平和質(zhì)量，結(jié)合工作實(shí)踐，對(duì)于物資采購(gòu)規(guī)范化管理提出以下三個(gè)方面的工作建議。一是加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)。物資采購(gòu)規(guī)范化管理是理論與實(shí)踐相結(jié)合的企業(yè)管理工作，在開展相關(guān)工作中應(yīng)加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代化企業(yè)管理理論與相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，一方面是對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)管理的新理論、新成果的學(xué)習(xí)，特別是對(duì)于現(xiàn)代化企業(yè)管理工作中的采購(gòu)管理相關(guān)理論與研究成果的學(xué)習(xí)，另一方面則是對(duì)內(nèi)部管理以及采購(gòu)管理的相關(guān)法律法規(guī)及規(guī)范的學(xué)習(xí)，通過理論學(xué)習(xí)不斷提升業(yè)務(wù)能力，促進(jìn)物資采購(gòu)管理的規(guī)范化。二是注重業(yè)務(wù)總結(jié)。物資集中采購(gòu)規(guī)范化管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期性、動(dòng)態(tài)性的工作，隨著工作的開展和深入會(huì)不斷出現(xiàn)新問題、新情況。因此，在物資集采規(guī)范化管理工作中，應(yīng)善于進(jìn)行業(yè)務(wù)總結(jié)，不單是對(duì)于自身業(yè)務(wù)的總結(jié)，同時(shí)也要對(duì)其他行業(yè)、其他企業(yè)的工作成效進(jìn)行借鑒和學(xué)習(xí)，將業(yè)務(wù)總結(jié)轉(zhuǎn)化為提升規(guī)范化管理的參考，提升物資采購(gòu)規(guī)范化管理的水平和質(zhì)量。三是善于運(yùn)行信息技術(shù)。物資集中采購(gòu)規(guī)范化管理很重要的內(nèi)容是對(duì)各項(xiàng)管理的數(shù)據(jù)進(jìn)行客觀、科學(xué)的分析，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)所帶來的數(shù)據(jù)云存儲(chǔ)技術(shù)、大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、大數(shù)據(jù)分析技術(shù)都廣泛的運(yùn)用在了企業(yè)管理工作中，提升了企業(yè)管理的精準(zhǔn)性與實(shí)效性。因此，在物資集中采購(gòu)規(guī)范化管理工作中，應(yīng)善于運(yùn)用信息技術(shù)所帶來的決策參考信息與決策參考數(shù)據(jù)，提升物資集中采購(gòu)規(guī)范化管理的效率和精準(zhǔn)性。

四、結(jié)束語

強(qiáng)化物資集中采購(gòu)管理，完善規(guī)章制度，規(guī)范業(yè)務(wù)流程，抓好物資采購(gòu)的過程控制，能夠有效提高采購(gòu)效率，保證采購(gòu)物資質(zhì)量，降低采購(gòu)成本。在物資集中采購(gòu)管理工作中，應(yīng)突出制度的規(guī)范化，崗位的明確性、流程的嚴(yán)謹(jǐn)性、監(jiān)督的有效性以及考核的科學(xué)性，從物資采購(gòu)管理的規(guī)范化整體提升物資采購(gòu)的合法合規(guī)，進(jìn)而提升物資集中采購(gòu)在新時(shí)代經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中的作用，也促進(jìn)企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中產(chǎn)生更好的社會(huì)效益和更多的經(jīng)濟(jì)效益。