新形勢(shì)下檔案管理創(chuàng)新途徑的分析

◎王正梅

新時(shí)期，檔案工作也需要全面融入科技，通過(guò)載體創(chuàng)新、渠道創(chuàng)新，推動(dòng)檔案管理工作向前發(fā)展。隨著檔案管理手段、方式、內(nèi)容的不斷變革，檔案管理工作也要應(yīng)時(shí)而為，適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展需要，進(jìn)而全面有效提高當(dāng)代社會(huì)的和諧度，全面滿足檔案服務(wù)功能需求。檔案是一個(gè)單位的活動(dòng)記錄，有著較高的歷史價(jià)值，所以說(shuō)，全面做好檔案管理是一個(gè)組織的重要部分，檔案管理要通過(guò)理念、方式、系統(tǒng)創(chuàng)新，有效提升檔案管理能力與水平，檔案管理創(chuàng)新途徑較廣泛，主要闡述如下。

一、高質(zhì)量創(chuàng)新服務(wù)理念

在當(dāng)前檔案載體不斷變革的今天，檔案管理人員也要?jiǎng)?chuàng)新理念，多角度思考、全方位思維，與時(shí)俱進(jìn)跟上時(shí)代的發(fā)展，才能全面適應(yīng)新社會(huì)、新技術(shù)。檔案管理不是一成不變的，也就是說(shuō)，社會(huì)在變化，那么人的思維也需要變化，人們對(duì)檔案信息的需求已經(jīng)不僅僅是單一的了，而是多方面的、多角度的，一個(gè)檔案需要由多種形式展現(xiàn)內(nèi)容，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)與信息技術(shù)發(fā)展，正好給檔案工作提供了良好的時(shí)機(jī)，要通過(guò)理念創(chuàng)新、形式創(chuàng)新，為用戶提供更加便捷的服務(wù)，滿足用戶不同角度的需求。檔案管理人員需要隨時(shí)了解社會(huì)的變化，只有全面創(chuàng)新理念，才能做好檔案管理工作，提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

檔案管理人員不僅要有傳統(tǒng)的知識(shí)，更需要跟上時(shí)代的發(fā)展，系統(tǒng)學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，在具備基礎(chǔ)管理、基本業(yè)務(wù)能力后，合理科學(xué)的利用好一切便利條件，對(duì)檔案全過(guò)程進(jìn)行優(yōu)化管理。要不斷推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化、資源數(shù)字化，打破傳統(tǒng)定式，使傳統(tǒng)的檔案簡(jiǎn)單存儲(chǔ)，向有效開發(fā)和利用方向發(fā)展。

二、科學(xué)建立檔案管理系統(tǒng)

檔案信息較多，內(nèi)容較雜，要想全面做好管理工作，必須要通過(guò)科技來(lái)實(shí)現(xiàn)，使檔案管理更加優(yōu)化、合理。目前，檔案載體呈現(xiàn)了多元化發(fā)展態(tài)勢(shì)，如果利用傳統(tǒng)方式管理檔案，勢(shì)必會(huì)增加工作難度，同時(shí)，也容易出現(xiàn)問(wèn)題，不利于檔案和現(xiàn)代化管理。特別是當(dāng)前，各種電子文件越來(lái)越多，新興檔案管理需要新的方法，只有充分利用好計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)，建立起符合組織運(yùn)行特征的檔案管理系統(tǒng)，使檔案工作更加專業(yè)、標(biāo)準(zhǔn)。一個(gè)組織活動(dòng)會(huì)產(chǎn)生大量的信息，隨著信息越來(lái)越多，數(shù)據(jù)資源變得十分龐大，傳統(tǒng)方法保存非常困難，計(jì)算機(jī)管理簡(jiǎn)化了人們的勞動(dòng)，通過(guò)系統(tǒng)輸入輸出，就能夠全面導(dǎo)出所需要的信息，并對(duì)公眾及時(shí)開放，方便公眾對(duì)檔案資源的了解與應(yīng)用，有力的提高了檔案管理工作效率與質(zhì)量。

檔案的形式多種多樣，傳統(tǒng)的紙、膠片、磁帶（盤）、光盤等多種形式并存，檔案收集、管理、保存，均受到條件的限制，隨著技術(shù)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)硬盤、云存儲(chǔ)等方式相繼出現(xiàn)，豐富了檔案管理的內(nèi)容，不同載體、不同方式為檔案管理工作帶來(lái)了更多的空間，檔案存儲(chǔ)不斷多元多樣化。

三、創(chuàng)新管理方式方法

檔案管理方式流程各有側(cè)重，隨著檔案載體不斷發(fā)生變革，傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后時(shí)代，根本無(wú)法有效適應(yīng)社會(huì)快速發(fā)展，在第一時(shí)間滿足人們對(duì)檔案資源的利用。檔案管理方式是隨著技術(shù)發(fā)展而不斷變化的，所以說(shuō)，檔案管理人員需要不斷研究新方式，對(duì)檔案進(jìn)行管理過(guò)程中，全面加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)的應(yīng)用，不斷進(jìn)行推廣，提升檔案管理效能，使檔案管理工作效率與質(zhì)量得到全面的提高，同時(shí)，也能夠在一定程度上確保檔案資源安全共享。檔案管理工作涉及到的內(nèi)容較多，在保證內(nèi)容完整的同時(shí)，更要保證安全，檔案管理提升不是簡(jiǎn)單口號(hào)，也不是做做樣子，需要通過(guò)真實(shí)的渠道、途徑，不斷進(jìn)行提升，把各項(xiàng)工作落到實(shí)處，檔案管理人員需要在傳統(tǒng)基礎(chǔ)上，不斷創(chuàng)新管理方法，載體發(fā)生了變化，則存儲(chǔ)的條件、環(huán)境也會(huì)發(fā)生變化，特別是一些膠片、磁帶（盤）、光盤等載體，需要全面保證存儲(chǔ)的環(huán)境符合載體要求，不斷研究不同載體對(duì)環(huán)境變化的適應(yīng)性，同時(shí)，為了保證檔案的安全性，還需要進(jìn)行載體的全方位轉(zhuǎn)化，將不同載體檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行信息轉(zhuǎn)化，形成不同格式、可供調(diào)閱的電子文件形式，既保證了安全，又方便了檔案資源統(tǒng)一利用。

各級(jí)檔案管理人員需要學(xué)習(xí)新理論、新經(jīng)驗(yàn)、新技能，通過(guò)實(shí)踐轉(zhuǎn)化，實(shí)現(xiàn)檔案管理方法上的創(chuàng)新，要學(xué)會(huì)提升，利用好互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)，建立安全可靠的檔案管理網(wǎng)，從收集、保存、到利用，均實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)傳輸與管理

四、創(chuàng)新檔案管理內(nèi)容

檔案管理內(nèi)容較廣泛，任何一種形式的信息存在，均能夠歸屬于檔案管理范疇，傳統(tǒng)檔案管理工作管理范圍有限，主題明確，隨著人們對(duì)信息不同層次的需求，檔案管理內(nèi)容也需要不斷拓寬，滿足人們對(duì)信息的需要。傳統(tǒng)管理內(nèi)容不是很廣泛，而新時(shí)期的檔案管理，則內(nèi)容更加全面，各級(jí)檔案管理人員也要與時(shí)俱進(jìn)、跟上時(shí)代的發(fā)展，不斷創(chuàng)新管理內(nèi)容、增加管理范疇，不斷豐富完善檔案管理的范圍，使管理內(nèi)容更加豐富、多樣，有效提高檔案利用價(jià)值。要根據(jù)時(shí)代的變化，增加服務(wù)內(nèi)容，全面了解檔案發(fā)展變化，檔案管理部門也要加強(qiáng)對(duì)管理人員培訓(xùn)力度，從業(yè)務(wù)能力、整體素養(yǎng)上不斷提高，使檔案管理人員能夠在自己的崗位上，不斷創(chuàng)新內(nèi)容，豐富管理層級(jí)，通過(guò)管理內(nèi)容上的全面創(chuàng)新，為人們提供各種版本的個(gè)性化、差異化服務(wù)，提高檔案管理工作的重要功能。

五、合理應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)

大數(shù)據(jù)是當(dāng)前最先進(jìn)的應(yīng)用，要不斷開發(fā)新應(yīng)用，隨著檔案管理數(shù)據(jù)量越來(lái)越龐大，就需要充分利用好大數(shù)據(jù)，全面保證檔案管理應(yīng)用。一是存儲(chǔ)模式更加方便。從大數(shù)據(jù)技術(shù)原理中可以看到，其存儲(chǔ)模式非常安全可靠，與檔案管理原則相一致，同時(shí)，還能夠有效解決檔案存儲(chǔ)空間不足的問(wèn)題。保證了檔案的完整性，方便日后對(duì)詳細(xì)內(nèi)容的查找與使用。二是用戶數(shù)據(jù)正確分析。大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，能夠有效提供各種服務(wù)，能夠做到用戶的個(gè)性化服務(wù)，自動(dòng)記錄能夠全面保證精準(zhǔn)的服務(wù)，使用戶在檔案資源中遇到的問(wèn)題快速。三是提高數(shù)字化檔案檢索能力。檢索是檔案管理重要的部分，只有檢索方便，才能有利于使用，用戶通過(guò)檢索能夠快速、準(zhǔn)確找到自己需要的檔案資料，提高用戶的滿意度，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的可持續(xù)性。

六、結(jié)語(yǔ)

檔案載體變革，則需要在檔案管理工作中，不斷創(chuàng)新思路，更新服務(wù)理念，全面建立有效的檔案管理系統(tǒng)，通過(guò)應(yīng)用大數(shù)據(jù)，確保檔案利用率，創(chuàng)新是提高檔案管理的重要內(nèi)容，能夠有效提升檔案管理工作的水平與質(zhì)量，提高管理人員服務(wù)水平，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)我國(guó)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。