做好人事檔案管理工作的分析

◎趙桂華

人事檔案是個(gè)人經(jīng)歷的工作實(shí)踐的歷史記錄，其記錄著個(gè)人的思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)以及其成長過程的真實(shí)寫照。其是既能反映出個(gè)人的經(jīng)歷、學(xué)歷及技術(shù)職稱，同時(shí)又能反映個(gè)人的社會關(guān)系及獎(jiǎng)懲等情況的基礎(chǔ)資料。人事檔案管理既是一項(xiàng)政治性的工作，又是一項(xiàng)專業(yè)性的工作；既是一項(xiàng)服務(wù)性的工作，又是一項(xiàng)機(jī)密性的工作。其工作質(zhì)量的好與壞，直接關(guān)系到整個(gè)單位的工作效率與質(zhì)量，是衡量一個(gè)單位工作的重要條件之一。

一、人事管理工作的現(xiàn)狀即存在的問題

人事檔案是人才信息的重要載體，同時(shí)也是一個(gè)單位管理人員配置、選拔人才的重要依據(jù)和基礎(chǔ)。是知人善任、選賢舉能的重要憑據(jù)，管理好人事檔案，對人才資源開發(fā)起著重要的作用。人事檔案是社會公共信息非常重要的組成部分，通過人事檔案可以證實(shí)一個(gè)人的所有經(jīng)歷，為用人單位提供一個(gè)客觀、準(zhǔn)確的人才信息。但由于人事檔案本身并不能給單位帶來直接的經(jīng)濟(jì)效益，導(dǎo)致很多用人單位對人事檔案工作的重視程度不夠，同時(shí)在管理過程中也會出現(xiàn)很多的問題。

1.認(rèn)識不夠。

長期以來，一些單位對人事檔案管理工作存在著一定的誤解，認(rèn)為人事檔案管理工作就是保管性的事務(wù)工作，因此就沒有列入到單位的重要工作內(nèi)容當(dāng)中，認(rèn)為只要做好人事檔案的不丟失、不泄密，能夠應(yīng)付人員的調(diào)配以及查閱就可以了，人事檔案管理工作沒有得到應(yīng)有的重視。甚至有些單位未把檔案管理工作納入到正常的議事日程當(dāng)中，對檔案管理工作不重視、不研究、不安排的現(xiàn)象很普遍。致使一些單位在調(diào)配人事的過程中常出現(xiàn)這樣那樣的問題，給后續(xù)的人員調(diào)配工作造成了阻礙。同時(shí)，一些單位從事人事檔案管理工作的人員還存在“兼職”的現(xiàn)象，專業(yè)性不強(qiáng)，也容易導(dǎo)致人事檔案管理工作的問題出現(xiàn)。

2.管理制度相對落后。

當(dāng)前，隨著人事制度的不斷深化和改革，人才的流動(dòng)性更加的頻繁，單位選拔人才的手段和使用人才的手續(xù)得到了不斷簡化。但由于傳統(tǒng)的人事檔案管理中有“任何人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”規(guī)定，致使個(gè)人的檔案得不到及時(shí)的補(bǔ)充、存檔和修正，這種形式大大的阻礙了人才的流動(dòng)以及檔案的完整性。這種情況的出現(xiàn)，容易導(dǎo)致人才在調(diào)崗、“跳槽”、再就業(yè)時(shí)由于檔案的不完整性從而影響人才的正常工作秩序。同時(shí)，也容易出現(xiàn)虛假檔案，個(gè)別人員為謀求更好的個(gè)人利益，弄虛作假，還有相關(guān)人員會通過偽造檔案來實(shí)行打擊報(bào)復(fù)，給職工群眾帶來了極大的傷害。這種現(xiàn)象的發(fā)生，嚴(yán)重影響了檔案制度的嚴(yán)肅性、準(zhǔn)確性和唯一性。

3.相關(guān)工作人員不夠?qū)I(yè)。

在當(dāng)前的人事檔案管理工作人員中，存在用人隨意和人員專業(yè)性不強(qiáng)的問題。用人隨意主要表現(xiàn)在單位對人事檔案管理工作的不夠重視，許多單位把人事檔案管理工作簡單化，不會把優(yōu)秀的人才用于人事檔案管理工作中，也沒有根據(jù)本單位自身的工作性質(zhì)篩選出適合檔案管理的人員。專業(yè)性不強(qiáng)主要表現(xiàn)在許多單位從事人事檔案管理的人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓(xùn)，從事人事檔案管理工作多數(shù)都是“半路出家”，致使在實(shí)際的檔案管理工作過程中容易出現(xiàn)漏洞。同時(shí)，人事檔案管理工作是一項(xiàng)有著自身一套完整理論、法規(guī)和方法的工作，具有獨(dú)立的任務(wù)和程序，從事該項(xiàng)工作的人員需要一定的時(shí)間和基礎(chǔ)去進(jìn)行學(xué)習(xí)，而當(dāng)前許多單位對檔案管理工作人員的調(diào)動(dòng)頻繁，勢必會影響檔案管理工作的正常運(yùn)行。

二、加強(qiáng)人事檔案管理的措施

1.轉(zhuǎn)變思想觀念。

首先要強(qiáng)化檔案管理的意識，加大單位對檔案管理的重視程度，特別是單位的領(lǐng)導(dǎo)階層，要充分認(rèn)識到人事檔案管理工作在人事工作中的重要性，重視和加強(qiáng)認(rèn)識人事檔案管理工作。同時(shí)，要找準(zhǔn)工作重心，把人事檔案管理工作的重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到服務(wù)的形式上來，從而使人事檔案管理工作能夠?yàn)槿肆Y源的開發(fā)提供有力的基礎(chǔ)。

2.提高人員素質(zhì)。

在單位發(fā)展的同時(shí)，要具有長遠(yuǎn)的眼光，根據(jù)單位自身的發(fā)展前景選用合適的人員來進(jìn)行人事檔案管理工作。這就要求從事人事檔案管理工作的人員要具備專業(yè)的素質(zhì)，具備熟悉人事工作、熟悉檔案工作同時(shí)具備一定的計(jì)算機(jī)專業(yè)水平。另外，人事檔案管理工作又是一項(xiàng)保密性很強(qiáng)的工作，所以要求從事其工作的相關(guān)人員要具有政治性很強(qiáng)的工作立場。同時(shí)，檔案員要通過不斷的學(xué)習(xí)以及業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷地豐富自身的專業(yè)知識，提高自身的業(yè)務(wù)能力，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，以滿足當(dāng)前檔案管理工作的需求。

3.健全工作制度，優(yōu)化管理。

人事檔案管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程，其是通過不斷地收集補(bǔ)充、檔案材料的鑒別、檔案的移交和轉(zhuǎn)遞、檔案得登記、借閱、檢查等環(huán)節(jié)都要建立相關(guān)的規(guī)章制度，并在實(shí)際的工作過程中不斷地完善，以保證人事工作的政策性與紀(jì)律性；內(nèi)容的連續(xù)性、完整性；歸檔材料的的真實(shí)性和精煉。同時(shí)，隨著管理制度的不斷改革，傳統(tǒng)的管理方法已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)前的社會需求，所以，在當(dāng)前的人事檔案管理工作過程中，要堅(jiān)持以服務(wù)為宗旨，加大工作過程中軟、硬件的投入力度，提高人事檔案管理的科技含量。

三、結(jié)語

人事檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜而艱巨的工程，隨著人員管理制度的不斷改革和完善，人事檔案管理工作必須要做到適應(yīng)新形勢的要求，做到科學(xué)、規(guī)范、與時(shí)俱進(jìn)。這就要求從事相關(guān)工作的人員從觀念上轉(zhuǎn)變，從制度上做到更新，從管理上做到完善，采取有效的措施，不斷改進(jìn)，只有這樣，才能使人事檔案更好的為人事工作服務(wù)，為當(dāng)前的社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。我國現(xiàn)大部分地區(qū)已經(jīng)能夠更加的規(guī)范化進(jìn)行人事檔案管理工作。以國家相關(guān)法律法規(guī)為中心，各地方及各單位也形成了各有所長的人事檔案管理辦法。值得慶幸的是如今人事檔案管理工作得到了重視。這與當(dāng)下事業(yè)單位能夠更好的服務(wù)于社會、服務(wù)于人民的歷程中獲得的經(jīng)驗(yàn)是密不可分的。在目前的發(fā)展趨勢下，應(yīng)當(dāng)本著創(chuàng)新為本、加強(qiáng)意識、不斷進(jìn)取為目標(biāo)將人事檔案工作效率質(zhì)量繼續(xù)升華，更加完美的服務(wù)與社會和人民。相信在未來的奮斗旅程當(dāng)中從事人事檔案工作的人才們會為本項(xiàng)工作創(chuàng)造出一個(gè)嶄新的明天。