淺談煤炭企業(yè)檔案管理的重要性及實踐

◎保芷倩

隨著近年來我國社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的不斷提升，整體的經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)也產(chǎn)生了變化，這對于煤炭企業(yè)來說，產(chǎn)生了一定的沖擊性，在企業(yè)發(fā)展過程當(dāng)中，檔案管理工作開展的重要性也逐漸凸顯了出來。在傳統(tǒng)的發(fā)展過程當(dāng)中，煤炭企業(yè)對于檔案管理工作開展的重視程度不足，由此導(dǎo)致檔案管理處于一種無序發(fā)展?fàn)顟B(tài)，在煤炭企業(yè)發(fā)展過程中不能起到參考作用，檔案自身的價值也難以被凸顯。但是現(xiàn)在檔案管理工作開展的重要性逐漸得到了認(rèn)可，為此需要結(jié)合當(dāng)前檔案管理中的問題，來探尋解決措施，對煤炭企業(yè)的檔案管理做實踐性思考?？茖W(xué)合理的檔案管理會促進(jìn)煤炭企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展，有助于企業(yè)工作效率的提升，為此企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員，都要及時轉(zhuǎn)變自身觀念，采取合理化措施來做好管理工作。

一、開展檔案管理工作的重要性

1.有助于企業(yè)經(jīng)營策略的制定。

煤炭企業(yè)在發(fā)展的過程當(dāng)中，會產(chǎn)生諸多的數(shù)據(jù)資料，他們以文字、圖像、音頻等多樣化的形式被保存下來，這些資料內(nèi)容對于煤炭企業(yè)未來的發(fā)展來說，會起到依據(jù)性作用，也會直接關(guān)系到企業(yè)未來的發(fā)展方向，因此需要對這些資料進(jìn)行整合和利用，這個過程就是進(jìn)行檔案管理的過程。如今我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展愈發(fā)完善，經(jīng)濟(jì)體制也做出了深入改革，煤炭企業(yè)如果想要實現(xiàn)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展，那么就要制定出企業(yè)發(fā)展需要的方針政策，方針政策既要契合時代發(fā)展需求，同時也要契合企業(yè)的實力。這時檔案資料的作用便得到了凸顯，煤炭企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者可以對檔案中的各種數(shù)據(jù)和發(fā)展信息加以匯集，從而對煤炭企業(yè)當(dāng)前的發(fā)展現(xiàn)狀有一個正確的認(rèn)識進(jìn)而及時調(diào)整企業(yè)的供銷結(jié)構(gòu)，提高煤炭企業(yè)抵抗市場風(fēng)險的能力。在一定的條件下，檔案還可以發(fā)揮出憑據(jù)性作用，對企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益加以保障。

2.有助于促進(jìn)員工積極性。

檔案管理工作的開展，有助于強(qiáng)化企業(yè)員工對企業(yè)的認(rèn)同感和歸屬感，進(jìn)而得以使員工工作的積極性得以提高，員工的向心力會更強(qiáng)，由此便使得企業(yè)的凝聚力會大大提高，這有助于煤炭企業(yè)多方工作的開展，使企業(yè)內(nèi)部的各種資源都可以得到優(yōu)化配置。

二、煤炭企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀

1.對檔案的重視程度不足。

大多數(shù)煤炭企業(yè)在發(fā)展過程中，總是將經(jīng)濟(jì)效益的謀取放在首位，由于檔案管理工作無法產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益，所以很多煤炭企業(yè)對這項工作的重視程度不足，并沒有結(jié)合當(dāng)前時代發(fā)展需求來開展工作。在傳統(tǒng)的檔案管理中，往往是做簡單抄寫和整理，然后做資料保存，總體來看無聊且機(jī)械，所以工作人員和企業(yè)都沒有將檔案的作用和價值充分利用。如今在市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展背景下，煤炭企業(yè)面臨的競爭壓力越來越大，但是由于檔案管理的不足，所以沒有意識到檔案管理對企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要作用。大多數(shù)檔案管理人員只是認(rèn)為檔案不丟失不泄密就夠了，而如何對檔案中的信息進(jìn)行利用卻沒有得到足夠重視。目前還有一些煤炭企業(yè)并沒有在內(nèi)部設(shè)置專業(yè)的檔案管理部門和人員，因此在調(diào)檔和查檔時也會出現(xiàn)諸多不便，檔案管理的秩序難以得到保障。

2.檔案管理制度不夠完善。

在進(jìn)行檔案管理工作時，完善的制度可以起到規(guī)范性作用，但是現(xiàn)在很多煤炭企業(yè)內(nèi)部并沒有設(shè)立專門的檔案管理部門，進(jìn)行檔案管理的工作人員也并未接受到專業(yè)化培訓(xùn)，所以在專業(yè)素質(zhì)方面有著不足之處。還有一些企業(yè)中的檔案管理人員身兼數(shù)職，檔案管理只是日常工作的一部分，所以能夠投入的工作精力極為有限，無法及時的進(jìn)行歸檔整理工作。對檔案管理也沒有正確認(rèn)識，工作效率自然低下。由于缺乏專門的檔案管理部門，所以相關(guān)的檔案都分散在各個部門當(dāng)中，無法進(jìn)行統(tǒng)一管理，完整的檔案體系也就無法形成，這樣在進(jìn)行決策制定時，檔案查閱便會出現(xiàn)不便的問題。

三、煤炭企業(yè)檔案管理實踐

1.促進(jìn)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的提高。

在新時期發(fā)展背景下，檔案管理工作不再是可有可無的，所以煤炭企業(yè)既要設(shè)置專門的檔案管理部門，同時也要聘用專業(yè)的檔案管理人員，并且結(jié)合著管理需求來開展業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)。當(dāng)前煤炭企業(yè)檔案管理的問題，和管理人員專業(yè)素質(zhì)有所關(guān)聯(lián)，理論知識和專業(yè)技能都存在不足，尤其是信息化發(fā)展不斷深化的背景下，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)難以契合當(dāng)前發(fā)展需求，所以要求管理人員可以及時轉(zhuǎn)變觀念，并且的管理知識和管理技能方面也要進(jìn)行更新。所以培訓(xùn)工作的進(jìn)行極為必要，管理人員也應(yīng)該積極主動的學(xué)習(xí)。經(jīng)過不斷的發(fā)展實踐，煤炭企業(yè)的檔案管理工作有所改進(jìn)，規(guī)范性也大大提高。

2.領(lǐng)導(dǎo)人員要加強(qiáng)重視程度。

煤炭企業(yè)發(fā)展的各項決策都是領(lǐng)導(dǎo)制定的，所以想要強(qiáng)化檔案管理，首先企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員就要加強(qiáng)重視，領(lǐng)導(dǎo)人員對于檔案管理的支持會迅速促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部管理質(zhì)量的提高。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變思想觀念，認(rèn)識到當(dāng)前時代的發(fā)展特點(diǎn)，以及檔案在企業(yè)決策中所發(fā)揮的作用，從維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的角度出發(fā)，來強(qiáng)化對檔案管理工作的重視，樹立起大局意識，加強(qiáng)對檔案管理的資金投入，只有領(lǐng)導(dǎo)人員重視了，工作人員才能夠更好的投入到工作過程當(dāng)中為了進(jìn)一步促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重視，檔案管理人員還可以及時進(jìn)行匯報工作，讓領(lǐng)導(dǎo)意識到檔案管理的作用和檔案信息的價值。

3.進(jìn)一步加強(qiáng)信息化管理。

近年來科技發(fā)展取得了很大的進(jìn)步，越來越多先進(jìn)技術(shù)被應(yīng)用到了檔案管理工作中，這直接促進(jìn)了檔案信息化管理的實現(xiàn)，這不僅節(jié)省了檔案存儲的空間，而且使得檔案管理的便捷性也大大提高，當(dāng)需要檔案信息時，可以隨時提調(diào)。但是信息化管理需要設(shè)備支持，現(xiàn)代化的硬件設(shè)備投入力度比較大，所以煤炭企業(yè)要加大資金投入，引進(jìn)安全可靠的檔案管理軟件，既促進(jìn)檔案管理信息化和自動化水平的提高，同時也確保檔案信息的安全性。

4.加強(qiáng)檔案資源開發(fā)利用。

進(jìn)行檔案管理就是為了使檔案資源可以得到更充分的應(yīng)用，為企業(yè)相關(guān)決策的制定奠定基礎(chǔ)，所以在進(jìn)行檔案管理工作時，就要加強(qiáng)對檔案資源的開發(fā)利用，使得檔案中的內(nèi)容能夠為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。這樣為了滿足開發(fā)應(yīng)用需求，在管理方面也自然會進(jìn)行更新，比如說對檔案信息資料進(jìn)行合理歸檔，并且建立起目錄索引。

四、結(jié)語

綜上，就當(dāng)前發(fā)展?fàn)顩r來看，煤炭企業(yè)在發(fā)展過程中逐漸意識到了檔案管理工作開展的重要性，但是在管理實踐過程中，也不可避免的會存在一些問題，這些問題對于檔案管理的有效性也產(chǎn)生了不利影響，所以在未來的發(fā)展過程當(dāng)中，需要進(jìn)一步樹立起正確的檔案管理意識，對檔案管理工作開展的重要性加以了解，并且將現(xiàn)代技術(shù)手段應(yīng)用到管理過程當(dāng)中，使其可以更好的適應(yīng)時代發(fā)展需要，促進(jìn)檔案管理工作可以實現(xiàn)有序開展。