城市規(guī)劃管理檔案的數字化建設

◎何云媛

現如今信息技術發(fā)展迅速，各行各業(yè)都朝著信息化的方向前進，當然城市規(guī)劃檔案管理也不除外，實現了對信息技術的有效應用，有助于更好地推動城市發(fā)展，提高城市規(guī)劃工作水平。為了能夠進一步加快城市規(guī)劃管理檔案的前進步伐，提高其工作質量。本文從城市規(guī)劃管理檔案的特點及現狀出發(fā)，對其數字化建設展開分析。

一、城市規(guī)劃管理檔案的特點

根據時間可以將城市規(guī)劃管理方案劃分為前期及后期兩個時間段的管理檔案資料。前期資料涵蓋內容較多，主要涵蓋了建設單位建房申請書、個人建房申請書、基礎建設計劃批準相關文件、建設規(guī)劃申請表、踏勘報告表、土地征用批準書，多為工程建設相關的穩(wěn)健材料。這些文件完整是保證工程合法性的重要依據。上述材料中，工程建設圖、土地協(xié)議書、建房申請書以及建設用地審批表等均為核心組成部分，后續(xù)進行查考工作也需要上述材料完成。規(guī)劃檔案管理同工程竣工檔案有著明顯的不同。工程竣工檔案的重點在于工程情況的體現，其內容主要包括工程記錄、材料記錄及報告、工程質量驗收材料等，體現工程技術水平。但是規(guī)劃管理檔案主要記錄個人在建設工程的過程中辦理的相關手續(xù)及前期準備工作，主要體現在工程的合法性及政策性方面。某種程度來說，相較于工程竣工檔案，城市規(guī)劃管理檔案更加重要。

二、城市規(guī)劃管理檔案數字化建設的重要性

數字化信息檔案主要指對一些紙質的檔案資料使用信息技術完成收集、篩選和加工，從形式上改變，從紙質材料成為文獻信息，被人們應用。通過對各種信息技術的利用實現檔案單位資源的數字化，進而能夠使檔案信息的價值得以發(fā)揮和實現。同時信息技術的出現為檔案工作帶來了諸多便利，提高了其效率但是同時也伴隨著巨大的挑戰(zhàn)，信息時代檔案工作的模式需要對傳統(tǒng)模式進行革新。加快城市規(guī)劃檔案管理數字化建設有助于提高工作效率，解決廣大群眾所關心的問題，如小區(qū)環(huán)境建設、房產產權證等等，使城市建設檔案單位成為高效、便利的服務部門。

三、城市規(guī)劃檔案管理現狀

目錄管理是當下城市規(guī)劃檔案管理的主要方式，根據其形式的差異性可將其劃分為簿式目錄和目錄管理軟件兩種。前者也被稱為卡片式目錄，多用于手工檢索，但是便利度較差，效率不佳，并且工作人員的工作量較大，費時費力。在查目錄的全程都需要保持精神高度集中，否則可能稍微走神，尋找的東西便溜走了。后者是一項發(fā)展較快的信息技術，使用該方法能夠有效整理和檢索存儲于數據庫中的目錄信息，具有極高的工作效率。通過這一方法，只需要搜索關鍵詞便能夠在短時間內獲得查找的信息，方便快捷。

四、城市規(guī)劃管理檔案數字化建設的措施

1.檔案數字化。

傳統(tǒng)模式紙張為檔案的主要形式，為人們提供了諸多便利，因此當務之急便是對其進行數字化改革。鍵盤錄入屬于一種數字化的形式，但是存在一定的局限性，例如錄入速度較慢，準確性不佳，無法有效保留檔案信息中的圖表、手印等。為了能夠有效提高效率，需要使用掃描儀。主要原理為：保留相應的空間間隔，將紙張分散為點陣，使用數字描述每一個點，由數字組合形成圖像文件，將其存于計算機硬盤或者光盤中。例如城市規(guī)劃管理檔案中的建房申請書、土地協(xié)議書等均可以使用該方法儲存于硬盤中。

2.圖像壓縮法。

通過鍵盤敲打出的文字，均為計算機的標準內碼，所占用的空間非常少。例如，一般情況下一張軟盤所能夠儲存的漢字量約為50 萬字，1G 的硬盤所能儲存的漢字量為5 億字，如果假設每頁有1000 字，那么軟盤則能夠儲存500 頁，硬盤則能夠儲存50 萬頁。相較于文字，圖片在軟盤及硬盤中所占據的存儲空間較大，假設使用150DPI 黑白方式對一頁A4 大小的檔案紙進行掃描，所形成的文件約為300K 左右，在軟盤中均可以存儲幾頁，而大小為1GB的硬盤僅可以存儲4000 頁左右。因此可以使用圖像壓縮法將一些冗雜無用的信息消除，這樣便能夠大大節(jié)省空間，通過壓縮后300K 的圖片會縮至25K 左右，那么這樣來看，1GB 的硬盤大約能夠村村4 萬頁，能夠滿足檔案管理工作的需要。

3.圖像管理。

通常情況下，可以將圖像的存儲方法分為下述兩種：一種指的是將圖像壓縮為文件，但是需要為其一一起名，在使用的過程中需要通過文件名進行詳細查找，具有一定的復雜性和繁瑣性，并且由于所有圖像以文件的形式存儲，導致硬盤中出現大量的碎片，存儲效率較差，查找不便。其第二種方法便是建立專門的圖像庫，在圖像存儲于圖像庫中，通過圖像指針鏈接目錄與圖像，這樣大大提高了效率，省去了編輯名字等無用環(huán)節(jié)。

4.圖像信息局部消藍。

局部消藍指的使一些時間較久，字跡不清的檔案得以恢復，一些年代久遠的檔案可能會出現字跡模糊現象，通常需要調整亮度，將檔案中的大部分文字掃描出來，但部分地方仍然很淺無法有效識別，這邊需要與不同情況結合，對完成掃描的圖像設置不同的亮度及比較值，之后進行轉化，再儲存。該方法能夠將模糊的地方清晰地顯示出來，對于恢復年代久遠的檔案具有重要作用。

5.檔案數據庫管理。

實際應用的過程中，數據庫是關鍵組成部分，其結構較為交單，但是卻能夠記錄非常大的數量。數字庫的元素為數字與文字，不包含圖像，將指針字段設置在數據庫中便能夠有效聯系文字和圖像，這一聯系較為復雜。例如通常一份檔案頁數為幾十頁，而在數據庫僅有一條記錄，這一條記錄便對應諸多圖片和數十頁文字。實現這些功能都需要對數據庫的合理利用。

6.數字化檔案安保體系建設。

為了保證數據庫的安全性，需要強化對電子文件的監(jiān)管工作，確保文件的真實性和有效性。因此數據庫中的局域網需要完全隔離外網，尤其是在身份認證及密鑰管理方面，勢必做到滴水不漏，進而保證網絡傳輸的安全性。同時要深化信息安全意識，以防出現泄密等不良情況。一些沒有公開的檔案信息禁止錄入外網，優(yōu)化防火墻、備份等防護措施，保證信息及系統(tǒng)的安全。

五、結語

總而言之，數字化建設時城市規(guī)劃檔案管理工作前進的方向，合理應用現代化技術手段及管理方式能夠保證信息的高效、安全，并且滿足檔案管理工作的需求，為城市發(fā)展規(guī)劃提供更為優(yōu)質、高效的服務。