城建檔案信息化管理工作的發(fā)展現(xiàn)狀及未來(lái)展望

文| 柳玉瑤

城建檔案信息化管理工作的現(xiàn)狀

缺乏先進(jìn)的信息設(shè)備

在一些經(jīng)濟(jì)發(fā)展相對(duì)落后的地區(qū)，由于沒(méi)有雄厚的資金支持，城建檔案信息化管理建設(shè)往往得不到有效的開(kāi)展和落實(shí)。而這些信息設(shè)備的缺失將會(huì)造成城市無(wú)法完成高效的檔案信息建設(shè)，長(zhǎng)此以往將導(dǎo)致城市建設(shè)的落后，城市發(fā)展缺乏應(yīng)有的活力，城市發(fā)展過(guò)程爆發(fā)出各種問(wèn)題。此外，一些地區(qū)即使配備了城建檔案信息管理的相關(guān)科學(xué)設(shè)備，但是由于對(duì)設(shè)備沒(méi)有進(jìn)行定時(shí)的故障修理、性能檢查與維護(hù)，造成一些硬件設(shè)施損耗嚴(yán)重，其工作性能大幅度下降，最終導(dǎo)致這些地區(qū)的檔案信息化管理質(zhì)量水平降低，無(wú)法發(fā)揮城建檔案信息化管理的作用。

現(xiàn)代信息技術(shù)的方式較為單一

現(xiàn)代信息技術(shù)雖然在城建檔案管理工作中得到了應(yīng)用，但是往往形式較為單一。新時(shí)代的高速發(fā)展要求城建檔案管理人員應(yīng)當(dāng)建立與時(shí)俱進(jìn)的意識(shí)，確保現(xiàn)代信息技術(shù)能在日常的工作中充分發(fā)揮效用。

在信息技術(shù)發(fā)展的影響下，傳統(tǒng)模式下的城建檔案管理已經(jīng)不再符合當(dāng)今社會(huì)的需求，城建檔案管理工作應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步完善現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用。然而在實(shí)際工作中，部分城建檔案管理人員仍舊以較為傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理作為工作中的主要內(nèi)容，他們即使隨著時(shí)代的趨勢(shì)應(yīng)用計(jì)算機(jī)，也是通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行一些較為簡(jiǎn)單的工作，如檔案的分類與管理等，沒(méi)有更好的發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)越性，使得城建檔案管理的信息化建設(shè)方面信息化程度不高。

信息化管理工作缺乏有效的規(guī)范

從目前城建檔案管理工作的整體情況看，大部分城建檔案館在對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理的過(guò)程中，均存在管理不規(guī)范的問(wèn)題。尤其是在檔案的基礎(chǔ)性整理環(huán)節(jié)，經(jīng)常會(huì)由于人為因素而導(dǎo)致檔案管理工作效率過(guò)低、檔案管理出現(xiàn)嚴(yán)重錯(cuò)誤等問(wèn)題。

這些問(wèn)題的出現(xiàn)，歸根結(jié)底是由于檔案管理工作缺乏有效的規(guī)范，檔案管理人員在實(shí)際工作中缺乏責(zé)任意識(shí)，沒(méi)有對(duì)自身行為進(jìn)行約束造成的。如果不能采取措施進(jìn)行應(yīng)對(duì)將會(huì)導(dǎo)致檔案信息管理水平難以得到有效提升，城建檔案的各種社會(huì)服務(wù)功能也無(wú)法發(fā)揮出來(lái)，這會(huì)對(duì)城市的可持續(xù)發(fā)展造成嚴(yán)重的負(fù)面影響。

城建檔案信息化管理工作的未來(lái)展望

增加城建檔案信息化建設(shè)的資金投入

當(dāng)下城建檔案管理資金主要來(lái)源于政府的財(cái)政投入，這樣就需要城建檔案管理部門(mén)利用各種渠道，爭(zhēng)取上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)城建檔案信息化建設(shè)重要性的認(rèn)可，得到各層領(lǐng)導(dǎo)的大力支持，尤其是資金方面的投入，是積極推進(jìn)信息化基礎(chǔ)建設(shè)的重中之重。應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要來(lái)配備計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備以及硬件，在選擇主流產(chǎn)品和主流技術(shù)的前提下去購(gòu)買(mǎi)設(shè)備和平臺(tái)的軟件。要選擇成熟、先進(jìn)的適用技術(shù)，避免追求比較片面的高級(jí)技術(shù)帶來(lái)的資金浪費(fèi)情況，要不斷提高城建檔案管理軟件的技術(shù)水平。通過(guò)審查和鑒定來(lái)選擇更適合檔案管理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，避免重復(fù)開(kāi)發(fā)造成時(shí)間浪費(fèi)和資金浪費(fèi)，為城建檔案的信息互換實(shí)現(xiàn)資源共享創(chuàng)造更好的條件。

加快改變傳統(tǒng)的城建檔案管理方式

為了做好城建檔案信息化管理工作，必須加快改變傳統(tǒng)的城建檔案信息化管理工作方式，利用現(xiàn)代信息技術(shù)改善城建檔案信息化管理工作，提高城建檔案信息化管理工作的效率與質(zhì)量水平。

具體來(lái)說(shuō)，在案卷編制的環(huán)節(jié)，減少人工的手動(dòng)輸入與核對(duì)環(huán)節(jié)，采用信息設(shè)備利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)完成簡(jiǎn)單的輸入核對(duì)內(nèi)容，提高工作的效率，減少了在簡(jiǎn)單工作上的人力物力投入；在信息化的存儲(chǔ)時(shí)，可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)擴(kuò)大信息收集的范圍，增加信息收集的廣度，通過(guò)計(jì)算機(jī)完成城建檔案的統(tǒng)計(jì)、整理等工作；在建立信息查詢系統(tǒng)時(shí)，要利用信息技術(shù)整合數(shù)據(jù)資源，設(shè)計(jì)編碼來(lái)自動(dòng)進(jìn)行數(shù)據(jù)的分類，并且按照城建檔案的特征，建立分類和編號(hào)體系，建立搜索的轉(zhuǎn)移引擎系統(tǒng)，提高信息搜索的速度和準(zhǔn)確率。

總之，將傳統(tǒng)的城建檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)橄冗M(jìn)的信息化管理模式，將檔案信息的被動(dòng)備查服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榉e極主動(dòng)的配送服務(wù)，充分發(fā)揮城建檔案信息的使用潛能。

構(gòu)建科學(xué)完善的城建檔案管理服務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)

城建檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)是城建檔案信息化管理過(guò)程中的主體，其建設(shè)和利用水平對(duì)城建檔案信息化管理的水平和效率有直接的影響。因此，在今后的城建檔案管理工作中，必須要正確認(rèn)識(shí)檔案管理服務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的重要性，通過(guò)構(gòu)建完善統(tǒng)一網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)、計(jì)算機(jī)設(shè)備以及信息傳遞的有機(jī)融合。同時(shí)，還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化應(yīng)用平臺(tái)的構(gòu)建，為后續(xù)的城建檔案管理以及資源的共享傳輸提供便利。

結(jié)語(yǔ)

總之，在今后工作中，相關(guān)檔案管理人員要加大對(duì)城建檔案管理的意識(shí)，結(jié)合實(shí)際情況不斷優(yōu)化管理方式，積極引進(jìn)先進(jìn)信息設(shè)備，構(gòu)建完善網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)等，為提高城建檔案管理水平奠定良好基礎(chǔ)。