會(huì)計(jì)電算化工作可能出現(xiàn)的問(wèn)題及對(duì)策

文| 潘慧敏

會(huì)計(jì)電算化是指依托網(wǎng)絡(luò)信息及計(jì)算機(jī)技術(shù)，運(yùn)用會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理的系列過(guò)程。它采用一系列新興綜合技術(shù)，運(yùn)用專(zhuān)業(yè)的電子化方式，完成了財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算與會(huì)計(jì)處理等系列會(huì)計(jì)活動(dòng)，實(shí)現(xiàn)了從傳統(tǒng)手工記賬向會(huì)計(jì)電子化記賬方式轉(zhuǎn)變，提高了會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的準(zhǔn)確性，減輕了會(huì)計(jì)工作強(qiáng)度，并使會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理質(zhì)量大大提升，推動(dòng)了企業(yè)管理向現(xiàn)代化方向發(fā)展。

會(huì)計(jì)電算化工作可能出現(xiàn)的問(wèn)題

1.觀念沒(méi)有轉(zhuǎn)變，沒(méi)有引起足夠重視。如今，部分企業(yè)沒(méi)有轉(zhuǎn)變管理觀念，對(duì)會(huì)計(jì)電算化的運(yùn)用不夠重視，有的單位在會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用上沒(méi)有深入研究，會(huì)計(jì)電算化在企業(yè)運(yùn)用中流于形式，會(huì)計(jì)電算化與企業(yè)的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)沒(méi)有很好的融合，沒(méi)有根據(jù)企業(yè)實(shí)際進(jìn)行調(diào)整，只是簡(jiǎn)單地應(yīng)用，沒(méi)有更好地發(fā)揮會(huì)計(jì)電算化的作用。一是企業(yè)負(fù)責(zé)人對(duì)會(huì)計(jì)電算化工作開(kāi)展沒(méi)有重視，認(rèn)為會(huì)計(jì)電算化是會(huì)計(jì)部門(mén)的事，沒(méi)有納入到企業(yè)管理中，會(huì)計(jì)電算化的推進(jìn)受到一定程度的影響。；二是對(duì)會(huì)計(jì)電算化的實(shí)質(zhì)沒(méi)有全面領(lǐng)會(huì)。有的企業(yè)對(duì)會(huì)計(jì)電算化缺少正確認(rèn)識(shí)，認(rèn)為會(huì)計(jì)電算化就是用計(jì)算機(jī)代替了傳統(tǒng)的手工記賬，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)系統(tǒng)具有更多功能，沒(méi)有根據(jù)企業(yè)實(shí)際進(jìn)行軟硬件升級(jí)，只是在初次投入之后沒(méi)有進(jìn)一步維護(hù)，導(dǎo)致會(huì)計(jì)電算化一直處于會(huì)計(jì)核算層面，其作用難以發(fā)揮出來(lái)。三是會(huì)計(jì)素質(zhì)不高，不能滿(mǎn)足會(huì)計(jì)電算化的需要。有的會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)電算化業(yè)務(wù)操作不熟練，一些功能不會(huì)操作，影響了會(huì)計(jì)電算化的運(yùn)用。

2.會(huì)計(jì)內(nèi)控管理不完善，會(huì)計(jì)電算化操作安全度低。在一部分企業(yè)中，沒(méi)有加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化內(nèi)控建設(shè)，會(huì)計(jì)內(nèi)部控制沒(méi)有很好的履行，在會(huì)計(jì)電算化業(yè)務(wù)操作中安全沒(méi)有保障，缺少完善的相互牽制制度。一是會(huì)計(jì)人員配備不全，沒(méi)有系統(tǒng)管理員，會(huì)計(jì)主管兼會(huì)計(jì)系統(tǒng)的維護(hù)和管理，可以直接修改系統(tǒng)數(shù)據(jù)，影響減會(huì)計(jì)信的安全性。二是會(huì)計(jì)操作人員不足，一人兼任多項(xiàng)操作，會(huì)計(jì)信息處理安全保障程度低，產(chǎn)生會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)的概率較高。三是沒(méi)有進(jìn)行日清月結(jié)，沒(méi)有根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際發(fā)生情況及時(shí)進(jìn)行會(huì)計(jì)處理，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)集中在月底輸入，平時(shí)不能及時(shí)掌握會(huì)計(jì)信息。

3.不重視會(huì)計(jì)檔案的電子備份與管理。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后，企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案有紙質(zhì)和電子兩種存儲(chǔ)方式，一些企業(yè)沒(méi)有很好地做好兩類(lèi)檔案的保管。有的企業(yè)只是將紙質(zhì)憑證打印保管起來(lái)，沒(méi)有打印將報(bào)表和賬簿紙質(zhì)材料打印裝訂起來(lái)，不便于平時(shí)查找會(huì)計(jì)信息。有的企業(yè)對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案?jìng)浞莨芾碇匾暡蛔悖瑳](méi)有建立完善的會(huì)計(jì)電子檔案?jìng)浞葜贫?，沒(méi)有在會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理后進(jìn)行及時(shí)備份，或者系統(tǒng)設(shè)置自動(dòng)備份，有的月份終了也沒(méi)有進(jìn)行備份，年終也只是備份在一臺(tái)操作電腦上，沒(méi)有將年度會(huì)計(jì)電子檔案導(dǎo)入磁盤(pán)保存，沒(méi)有進(jìn)異步備份存檔，導(dǎo)致會(huì)計(jì)電子檔案存在丟失風(fēng)險(xiǎn)。如果電腦損壞將會(huì)導(dǎo)致會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)，給企業(yè)帶來(lái)極大損失。

加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化管理的具體對(duì)策

1.轉(zhuǎn)變管理觀念，重視會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用。要推進(jìn)會(huì)計(jì)電算化建設(shè)，就要重視會(huì)計(jì)電算化工作。為此，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人必須轉(zhuǎn)變管理觀念，高度重視會(huì)計(jì)工作，重視會(huì)計(jì)電算化在企業(yè)中的應(yīng)用，將會(huì)計(jì)電算化與企業(yè)管理提升結(jié)合起來(lái)，在企業(yè)管理中高度重視會(huì)計(jì)電算化工作，使之在企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益提升中發(fā)揮作用。為此，要重視會(huì)計(jì)人員培訓(xùn)，提高會(huì)計(jì)人員電算化操作水平，使會(huì)計(jì)人員能夠及時(shí)做好會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理，為企業(yè)決策及時(shí)提供參考依據(jù)。

2.完善會(huì)計(jì)內(nèi)部控制，規(guī)范會(huì)計(jì)電算化操作。在推進(jìn)會(huì)計(jì)電算化過(guò)程中，要根據(jù)系統(tǒng)管理的要求，優(yōu)化付流程設(shè)計(jì)，做好會(huì)計(jì)崗位設(shè)置，要建立完善的會(huì)計(jì)電算化責(zé)任制度，做好頂層設(shè)計(jì)，有效控制會(huì)計(jì)操作風(fēng)險(xiǎn)。一是設(shè)計(jì)好會(huì)計(jì)電算化業(yè)務(wù)操作流程，規(guī)范會(huì)計(jì)電算化業(yè)務(wù)操作。二設(shè)計(jì)好會(huì)計(jì)電算化操作崗位，做好職責(zé)與操作權(quán)限設(shè)計(jì)。要根據(jù)崗位特點(diǎn)設(shè)置相應(yīng)的操作權(quán)限，實(shí)行相互牽制，實(shí)行日清月結(jié)，做好會(huì)計(jì)日常內(nèi)控監(jiān)督。三是做好會(huì)計(jì)內(nèi)控體系建設(shè)，強(qiáng)化內(nèi)控操作管理。要加大付核審力度，保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸入準(zhǔn)確性。要強(qiáng)化內(nèi)審職能，加強(qiáng)內(nèi)審監(jiān)督，保證會(huì)計(jì)信息質(zhì)量安全可靠。

3.優(yōu)化會(huì)計(jì)電算化運(yùn)行環(huán)境，做好會(huì)計(jì)電子檔案的存儲(chǔ)與備份。在會(huì)計(jì)電算化運(yùn)行環(huán)境下，要重視會(huì)計(jì)檔案管理，加強(qiáng)會(huì)計(jì)電子檔案建設(shè)。一是要抓好會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作，做好紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理，健全會(huì)計(jì)資料搜集體系，保證紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案完備。二是加強(qiáng)會(huì)計(jì)電子檔案建設(shè)，做好會(huì)計(jì)電子檔案的存儲(chǔ)和保管工作。一方面，要建立會(huì)計(jì)電子檔案管理制度，明確存儲(chǔ)備份管理方式，要將會(huì)計(jì)電子信息實(shí)行雙備份，設(shè)置在不同的電腦設(shè)備上，同時(shí)，要在第三方存儲(chǔ)設(shè)備上實(shí)行備份，防止會(huì)計(jì)信息丟失風(fēng)險(xiǎn)；另一方面，要對(duì)業(yè)務(wù)實(shí)行時(shí)時(shí)備份，加強(qiáng)備份管理，按月、季度、年度進(jìn)行備份檢查，建立電子備份庫(kù)，作為重要電子檔案納入檔案管理體系中，實(shí)行集中保管。

結(jié)語(yǔ)

會(huì)計(jì)電算化大大提高了會(huì)計(jì)工作效率，在實(shí)踐中可能存在一些問(wèn)題。因此，加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化操作培訓(xùn)，注重會(huì)計(jì)電子檔案管理，防止會(huì)計(jì)電子檔案丟失風(fēng)險(xiǎn)。