檔案管理工作中存在的問(wèn)題及對(duì)策分析

◎楊國(guó)祥

一、檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.檔案管理方法相對(duì)落后。現(xiàn)階段，檔案管理工作存在的管理力度較為薄弱的缺點(diǎn)，其原因在于未建立完善的檔案管理工作隊(duì)伍。在我國(guó)的事業(yè)單位中，一般情況下，檔案管理工作由辦公室的勤雜人員負(fù)責(zé)，同時(shí)勤雜人員流動(dòng)較為頻繁，且專(zhuān)業(yè)素質(zhì)水平低下，無(wú)法對(duì)檔案管理工作進(jìn)行妥善處理，如發(fā)生某些方面的問(wèn)題，甚至?xí)霈F(xiàn)問(wèn)題拖延的現(xiàn)象，為事業(yè)單位帶來(lái)巨大的經(jīng)濟(jì)損失。首先，檔案管理人員對(duì)檔案的目錄號(hào)和類(lèi)別號(hào)、全宗號(hào)以及案卷號(hào)未高度重視，在日常的工作中，經(jīng)常出現(xiàn)混淆的現(xiàn)象，并時(shí)常發(fā)生蓋錯(cuò)章或記錯(cuò)編號(hào)的問(wèn)題。其次，在檔案管理工作過(guò)程中，缺少相關(guān)的檔案目錄管理索引，極容易出現(xiàn)目錄索引不全面或錯(cuò)誤的狀況，甚至年代相對(duì)久遠(yuǎn)的檔案，未有相應(yīng)的索引表，致使無(wú)法對(duì)檔案進(jìn)行及時(shí)的信息檢索，對(duì)檔案管理部門(mén)的工作效率造成一定的影響。

2.檔案管理崗位人員缺乏穩(wěn)定性、專(zhuān)業(yè)性。檔案管理工作需要具有一定的專(zhuān)業(yè)性、技術(shù)性、連續(xù)性，所以對(duì)其崗位人員要求要相對(duì)固定性、專(zhuān)業(yè)性。如果想建設(shè)高素質(zhì)的檔案管理人員隊(duì)伍，就要求檔案管理人員要具備專(zhuān)業(yè)的知識(shí)結(jié)構(gòu)和精湛的業(yè)務(wù)技能，如果檔案人員不穩(wěn)定，對(duì)檔案人員本身也會(huì)造成諸多不良影響，如檔案管理人員對(duì)檔案工作的責(zé)任心不強(qiáng)，缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)的管理計(jì)劃；檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)匱乏，總覺(jué)得檔案管理用不到專(zhuān)業(yè)的知識(shí)，做檔案管理就是想要個(gè)清閑的養(yǎng)老的崗位，業(yè)務(wù)不精通，缺乏全面的、系統(tǒng)的掌握檔案管理方面的知識(shí)結(jié)構(gòu)。大部分管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太熟悉，檔案收集意識(shí)淡薄，一些歸檔的材料不夠真實(shí)和準(zhǔn)確。這些問(wèn)題的形成主要是檔案的人員調(diào)整頻繁、管理缺乏專(zhuān)業(yè)性造成的。

3.檔案管理信息化程度不高。隨著科技的不斷進(jìn)步和發(fā)展，信息化技術(shù)已經(jīng)逐漸滲透到我們生活中的各個(gè)領(lǐng)域。信息化是檔案管理工作未來(lái)發(fā)展的重要方向。從當(dāng)前的檔案信息化建設(shè)上來(lái)看，大部分企事業(yè)單位建立了內(nèi)部的OA（辦公自動(dòng)系統(tǒng)），配備了現(xiàn)代化的管理設(shè)備，為檔案信息化管理提供了必要的硬件環(huán)境，有的還配備了檔案信息化管理軟件系統(tǒng)。但由于檔案信息的范圍和種類(lèi)處于不斷擴(kuò)展和變化之中，有的企業(yè)檔案工作仍停留于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案階段，或介于傳統(tǒng)與現(xiàn)代信息化兩種工作方式之間；有的企業(yè)所使用的檔案軟件通用性差，檔案軟件升級(jí)改造后，檔案信息很難有效移植；有的企業(yè)的辦公自動(dòng)化軟件與檔案管理軟件未實(shí)現(xiàn)對(duì)接，致使辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的文件數(shù)據(jù)不能自動(dòng)轉(zhuǎn)成檔案數(shù)據(jù)，需要人為地在檔案管理系統(tǒng)中手工地輸入檔案數(shù)據(jù)，極大地增加了檔案工作人員的工作量。

4.檔案管理制度有待完善。檔案管理制度的不健全也是影響到檔案管理工作的重要因素。就當(dāng)前的發(fā)展情況來(lái)看，很多企業(yè)由于受到種種客觀因素的制約，缺少專(zhuān)門(mén)的檔案管理設(shè)施，而專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)檔案管理的人員存在很大的數(shù)量缺口，檔案管理人員無(wú)論是在數(shù)量上還是質(zhì)量上都不能很好地滿(mǎn)足檔案管理工作的需要，普遍存在無(wú)檔案室、無(wú)檔案制度等混亂現(xiàn)象，沒(méi)有根據(jù)自身的實(shí)際情況來(lái)建立起相應(yīng)的檔案管理制度。在這種環(huán)境下，雖然企業(yè)也能夠開(kāi)展相應(yīng)的檔案管理工作，但是此時(shí)的管理工作顯得更加雜亂無(wú)序，檔案破損以及遺失等現(xiàn)象在所難免。

二、檔案管理工作對(duì)策分析

1.加強(qiáng)檔案管理意識(shí)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為經(jīng)濟(jì)建設(shè)是發(fā)展的關(guān)鍵，而檔案管理工作重要性不大，這種觀點(diǎn)是錯(cuò)誤而片面的，更加導(dǎo)致檔案管理工作經(jīng)費(fèi)不足、工作含糊的問(wèn)題。因此，為改變這一現(xiàn)象，在實(shí)際工作中，應(yīng)時(shí)刻地關(guān)注檔案工作的情況，注重合作與交流，認(rèn)真分析工作中存在的不足和問(wèn)題，并加以解決。要引起各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注、支持。同時(shí)，應(yīng)根據(jù)相關(guān)的法律和法規(guī)，在經(jīng)費(fèi)預(yù)算計(jì)劃中，將檔案事業(yè)費(fèi)納入其中，并逐年增加用于檔案工作的經(jīng)費(fèi)開(kāi)支。采取有效措施提高檔案管理的信息化水平和工作效率，改善工作環(huán)境，配齊基礎(chǔ)設(shè)備，注重檔案管理人才隊(duì)伍的穩(wěn)定性和人員的培養(yǎng)。

2.強(qiáng)化檔案管理法制意識(shí)。樹(shù)立法制意識(shí)，是做好企業(yè)檔案工作的基礎(chǔ)。搞好企業(yè)檔案工作著重要從“提高認(rèn)識(shí)、強(qiáng)化制度”上下功夫，使依法治檔深入人心。首先是提高執(zhí)法的認(rèn)識(shí)，要大力宣傳《檔案法》等國(guó)家法律法規(guī)，做到知法、懂法，明確執(zhí)法的嚴(yán)肅性，提高工作的自覺(jué)性，從而解決和杜絕檔案工作可有可無(wú)等錯(cuò)誤思想。其次要提高重要性的認(rèn)識(shí)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作人員對(duì)檔案工作重要性的正確認(rèn)識(shí)是推進(jìn)和搞好檔案工作的重要基礎(chǔ)。第三要加強(qiáng)檔案工作的制度建設(shè)和管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，把檔案任務(wù)欄入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和年度計(jì)劃，保證檔案工作專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，落實(shí)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檔案工作責(zé)任制，建立一支訓(xùn)練有素的專(zhuān)兼職檔案人員隊(duì)伍，在各項(xiàng)工作中，實(shí)行檔案管理“四同步”、“三納入”等制度，使依法治檔工作落到實(shí)處。

3.加強(qiáng)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、規(guī)范化。要加強(qiáng)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、規(guī)范化，要從檔案的時(shí)效性、完整性、明確分工方面入手。在嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷(xiāo)毀辦法》的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)歸檔資料價(jià)值的最大化，案卷完整化，在此一定要盡可能避免相近公文的重復(fù)與立卷組合的無(wú)序問(wèn)題，形成歸檔的文件主要以本單位形成的文件為主的原則。時(shí)效性上，對(duì)于歸檔文件，必須是已經(jīng)完成整個(gè)工作任務(wù)的文件，否則極有可能造成歸檔的無(wú)序、混亂現(xiàn)象。完整性上，檔案管理人員分清主次的同時(shí)還要防止有效文件以及已歸檔文件散失，檔案管理人員可以將同類(lèi)或者具有關(guān)聯(lián)的文件歸類(lèi)同一個(gè)案卷內(nèi)，或者采用連續(xù)序號(hào)標(biāo)識(shí)等方式，將文件存放到一起，使在研究一個(gè)問(wèn)題的時(shí)候能夠在最短的時(shí)間內(nèi)將該問(wèn)題的處理過(guò)程的文件全部拿出，提高文檔的利用價(jià)值。在明確分工上，檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)都由不同的人員進(jìn)行管理，對(duì)存檔文件進(jìn)行區(qū)分，具體問(wèn)題具體分析，減少檔案中的重復(fù)與信息冗余，提高檔案利用率的同時(shí)還能夠明確責(zé)任，提高管理人員的管理責(zé)任意識(shí)。

結(jié)束語(yǔ)：企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作，在信息化快速發(fā)展的今天，政府部門(mén)的檔案管理工作顯得愈發(fā)重要。但是，新階段的檔案管理工作中存在的問(wèn)題，需要政府部門(mén)工作人員高度重視，積極配合相關(guān)問(wèn)題的探討與研究，并針對(duì)存在的問(wèn)題提出相關(guān)的解決措施，同時(shí)檔案管理人員應(yīng)提升自身的檔案管理意識(shí)。另外檔案管理機(jī)構(gòu)還應(yīng)提高管理人員的綜合素質(zhì)，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行科學(xué)化的規(guī)范，促進(jìn)檔案管理工作的順利進(jìn)行。