大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新模式解析

邱輪超

（中國建筑材料工業(yè)地質(zhì)勘查中心安徽總隊(duì)，安徽 合肥 230031）

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和創(chuàng)新，數(shù)字化時代逐漸拉開序幕，這就意味著傳統(tǒng)數(shù)據(jù)記錄、保存和存檔的方式大部分會被更為新型的新式數(shù)據(jù)記錄方式所替代，而在這些迅速發(fā)展的新式數(shù)據(jù)記錄中，大數(shù)據(jù)與檔案資源以高效性、及時性等優(yōu)勢特點(diǎn)成為各行業(yè)和社會范圍內(nèi)容的重要發(fā)展的數(shù)字技術(shù)之一，并在各行業(yè)和檔案事業(yè)發(fā)展與管理中逐漸占據(jù)不可或缺的地位。

1 企業(yè)檔案管理中存在的問題分析

1.1 企業(yè)檔案信息化建設(shè)滯后

目前在企業(yè)檔案管理中，因傳統(tǒng)的思維模式和觀念，還普遍存在檔案管理信息化建設(shè)重視度不足的情況。不少企業(yè)仍將檔案管理視作普通資料的保管工作，缺乏企業(yè)戰(zhàn)略高度的認(rèn)識；一些企業(yè)管理者對于信息化檔案管理系統(tǒng)還停留在檔案信息化建設(shè)階段，對于檔案信息化管理缺乏整體管理意識，因此企業(yè)檔案信息數(shù)字化建設(shè)需要對傳統(tǒng)落后的檔案管理方法和理念予以摒棄，對信息數(shù)字化檔案管理制度體系進(jìn)行建立和完善。

1.2 保密性技術(shù)應(yīng)用薄弱

作為企業(yè)發(fā)展歷程中的重要信息資源，企業(yè)檔案涵蓋了大量企業(yè)商業(yè)機(jī)密以及員工個人信息，隨著網(wǎng)絡(luò)開放程度的不斷發(fā)展，對企業(yè)檔案數(shù)據(jù)也帶來了嚴(yán)重的安全威脅。目前對企業(yè)檔案管理的安全性造成影響的因素主要有：企業(yè)相關(guān)檔案管理人員安全保密意識缺乏，在操作過程中未嚴(yán)格按照相關(guān)保密制度或管理制度進(jìn)行，不當(dāng)操作或操作中的失誤使檔案外泄、破壞或刪除等，另外就是來自外部環(huán)境，如：黑客、病毒入侵等，對企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫造成嚴(yán)重影響，導(dǎo)致信息泄露、數(shù)據(jù)丟失、篡改等，使企業(yè)蒙受不可估量的損失。

1.3 檔案管理人員水平不足

隨著信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，檔案管理工作也從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理逐漸向電子信息數(shù)字化檔案發(fā)展，這對以往的檔案管理模式和方法造成了極大的沖擊，對檔案管理人員提出了更高的要求。檔案管理人員不僅需要具備檔案管理的基本知識，同時還要對信息化技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等的應(yīng)用有所了解和掌握，確保信息數(shù)字化檔案的安全性、有效性、及時性和完整性，通過先進(jìn)技術(shù)手段的應(yīng)用，使檔案管理水平有效提高。

2 大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新策略

2.1 運(yùn)用新型數(shù)據(jù)技術(shù)

大數(shù)據(jù)時代，自媒體高度發(fā)達(dá)，微博、微信、APP、網(wǎng)站等成為信息發(fā)布的重要載體，熟練運(yùn)用上述平臺開展檔案信息資源管理工作十分必要。此外，相比于紙質(zhì)檔案，信息資源在安全技術(shù)上管理難度更大，病毒、黑客、網(wǎng)絡(luò)等原因都有可能對檔案信息資源造成危害。必要的安全技術(shù)，如信息加密技術(shù)、數(shù)據(jù)遷移、數(shù)據(jù)長期保存等技術(shù)，能確保檔案數(shù)據(jù)資源的可讀性與可利用性。大數(shù)據(jù)技術(shù)，如數(shù)據(jù)挖掘，能夠從海量信息中迅速獲取有價值的檔案信息；數(shù)據(jù)分析，能夠根據(jù)用戶的信息習(xí)慣預(yù)測用戶的信息需求；信息服務(wù)，能熟練操作檔案信息管理系統(tǒng)為用戶提供高效便捷的信息服務(wù)。

2.2 增強(qiáng)檔案形成與利用意識

大數(shù)據(jù)環(huán)境下，辦公條件日益自動化，檔案形成者的范圍不斷增加，各種小體都是檔案形成的主體。但是，多數(shù)員工對檔案管理不重視、不了解，從而造成歸檔意識薄弱。而個人的歸檔不及時不全面會導(dǎo)致檔案整體的不完整。為了強(qiáng)化員工的檔案形成意識：首先，檔案機(jī)構(gòu)加強(qiáng)宣傳，讓員工知道檔案形成與利用意識的重要性，幫助其正確認(rèn)識檔案管理工作。其次，完善相關(guān)制度，保障檔案的及時主動歸檔。再次，運(yùn)用大數(shù)據(jù)的存儲空間，選擇私有云存儲功能，借助云存儲具有成本較低、空間大、安全性高等功能，高效管理個人檔案資料，以此實(shí)現(xiàn)個人檔案的管理工作。大數(shù)據(jù)時代，檔案運(yùn)用多樣化，網(wǎng)絡(luò)利用逐漸增加，給利用者帶來了便捷。但相對應(yīng)的，也對利用者提出了更高的要求，自身素養(yǎng)的提升，自身能力水平的提高都會讓利用者更快地從大量的檔案信息中快速找到所需要的信息資料，滿足自己的需求。

2.3 注重信息分析處理

檔案利用服務(wù)體系建設(shè)當(dāng)中，平臺可以利用一些最常見的相關(guān)軟件，不斷加強(qiáng)檢索功能，對大數(shù)據(jù)的收集、處理、解析以及運(yùn)用等相關(guān)環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格管理，從而提升檔案管理的效果。與此同時，還能提升檔案信息服務(wù)的安全、可靠性，讓每個用戶需求得到滿足。對檔案信息大數(shù)據(jù)服務(wù)體系來說，其內(nèi)容涵蓋了下面幾點(diǎn)：一是檔案收集。通常來說，檔案資源分為內(nèi)部資源、外部資源、多媒體網(wǎng)絡(luò)資源等。在檔案數(shù)據(jù)收集過程中，要利用大數(shù)據(jù)平臺實(shí)現(xiàn)對檔案資料的采集工作，接下來對內(nèi)部、外部資源開展相關(guān)的整理工作以及存儲，提升了檔案數(shù)據(jù)的安全性。二是檔案數(shù)據(jù)的加工。在檔案資料收集完成后，要對各種數(shù)據(jù)作出相關(guān)的整理工作，把整理之后的檔案數(shù)據(jù)錄入到大數(shù)據(jù)檢索平臺中。三是檔案信息的運(yùn)用服務(wù)。提供檔案信息服務(wù)的過程中，要在檔案數(shù)據(jù)上深入分析，利用平臺檢索、不同分類、用戶查詢等為用戶提供更加便捷與優(yōu)質(zhì)服務(wù)，并結(jié)合用戶實(shí)際需求，讓他們享受到各種鏈接網(wǎng)址。

2.4 以私有云保障，推進(jìn)數(shù)字檔案建設(shè)

雖然在數(shù)字化時代快速發(fā)展趨勢下，檔案數(shù)字化建設(shè)是必然，但是對于部分新興行業(yè)和檔案事業(yè)來說，一則是沒有足夠的資金和人才支持，二則是數(shù)字檔案建設(shè)的風(fēng)險(xiǎn)性帶來的損失無法承擔(dān)，前者的問題可以通過引入各類新型的融資資金來解決，而后者則需要更新推進(jìn)數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，采用了私有云保障，建立立體式數(shù)字檔案館。這種立體式數(shù)字檔案館存在著信息采集編輯、存儲安全、服務(wù)平臺完善的優(yōu)勢，對于沒有足夠技術(shù)保障的數(shù)字檔案建設(shè)者特別適合，且該類還存在私有云的獨(dú)立設(shè)置，主要針對數(shù)字檔案中存在的私密和重要內(nèi)容，不同檔案庫建設(shè)者有著不同的私有云，不僅僅能夠阻擋網(wǎng)絡(luò)惡意對檔案系統(tǒng)的攻擊，還能對數(shù)據(jù)信息內(nèi)容進(jìn)行加密和加權(quán)，只有建設(shè)者所處平臺可以進(jìn)行查詢，而其他建設(shè)者不可進(jìn)行查詢，有效保障了數(shù)字檔案的安全性、私密性和真實(shí)性，且私有云中存在著各種信息儲存方式，不局限于紙質(zhì)、視頻等，豐富檔案內(nèi)容的同時，加強(qiáng)了對各類網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源的收集和組織，為數(shù)字檔案建設(shè)者提供了更為全面化和準(zhǔn)確性的信息內(nèi)容，建成更為高質(zhì)量的數(shù)字檔案信息庫。另外，還應(yīng)該進(jìn)一步開發(fā)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息化技術(shù)，將數(shù)字檔案建設(shè)工作進(jìn)行深化和發(fā)展，從而提高數(shù)字檔案建設(shè)的質(zhì)量，滿足檔案建設(shè)的發(fā)展需求，促進(jìn)檔案工作的高質(zhì)量進(jìn)行。

2.5 加強(qiáng)數(shù)字檔案信息服務(wù)工作

信息化時代，人們對大數(shù)據(jù)有了新的認(rèn)識，高速信息網(wǎng)已經(jīng)成為數(shù)字化信息存儲和傳播的場所，網(wǎng)絡(luò)將信息服務(wù)帶給人們，使人們的家庭生活與辦公效率提升。數(shù)字檔案資源建設(shè)和檔案管理需要從以往的收藏存儲走向信息化和公開化，向公眾提供優(yōu)質(zhì)公共文化服務(wù)，這是經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，也是受眾對知識與文化的需要。應(yīng)用信息技術(shù)將數(shù)字檔案資源整合，為檔案建立網(wǎng)站集群，為分散的數(shù)字檔案網(wǎng)站建立統(tǒng)一信息檢索平臺，為公眾查詢提供統(tǒng)一服務(wù)。在數(shù)字檔案資源的收集中擴(kuò)大覆蓋面，加強(qiáng)對不同資源的收集和整理，應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)拉近檔案部門和社會的距離。

3 結(jié)束語

大數(shù)據(jù)與檔案資源作為現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息化數(shù)據(jù)的重要基礎(chǔ)內(nèi)容，在數(shù)據(jù)信息瘋狂增長的模式下，必然成為各個行業(yè)和檔案事業(yè)進(jìn)一步發(fā)展、創(chuàng)新和優(yōu)化的必要基礎(chǔ)，則針對大數(shù)據(jù)與檔案資源開發(fā)利用分析，必要且重要，明確數(shù)據(jù)信息檔案的戰(zhàn)略重要性和優(yōu)化創(chuàng)新重要性。在現(xiàn)有的開發(fā)利用基礎(chǔ)上，不斷推進(jìn)和優(yōu)化開發(fā)利用的種類和方案，完善相關(guān)的制度內(nèi)容，通過科學(xué)技術(shù)不斷輔助推進(jìn)，利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案資源的深度挖掘，進(jìn)一步促進(jìn)大數(shù)據(jù)與檔案資源的開發(fā)利用水平，維護(hù)各個行業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展。