大數(shù)據(jù)背景下會(huì)計(jì)檔案電子化管理的路徑優(yōu)化研究

鄧鈞陽(yáng)

（齊齊哈爾市碾子山區(qū)財(cái)政局國(guó)庫(kù)支付中心，黑龍江 齊齊哈爾 161046）

對(duì)于運(yùn)營(yíng)發(fā)展中的單位來(lái)說(shuō)，會(huì)計(jì)原始憑證、會(huì)計(jì)賬簿信息、記賬憑證以及財(cái)務(wù)報(bào)告記錄等會(huì)計(jì)檔案能夠反映出單位經(jīng)濟(jì)發(fā)展情況，也是相關(guān)單位業(yè)務(wù)處理的重要依據(jù)，對(duì)于單位整體管理與發(fā)展都具有重要意義。隨著現(xiàn)代電子技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)手工檔案管理逐漸被電子化作業(yè)所取代，管理人員可以根據(jù)實(shí)際需求隨時(shí)調(diào)取會(huì)計(jì)檔案歷史信息，這極大地提升了會(huì)計(jì)檔案信息檢索效率。因此相關(guān)單位應(yīng)注重會(huì)計(jì)檔案信息化管理系統(tǒng)的構(gòu)建，并且不斷增加檔案模塊功能，實(shí)現(xiàn)更大化信息存儲(chǔ)目標(biāo)，在保障檔案信息安全的情況下，最大程度提升會(huì)計(jì)檔案管理效率與質(zhì)量。

1 會(huì)計(jì)檔案電子化管理常見問(wèn)題與優(yōu)勢(shì)

1.1 會(huì)計(jì)檔案電子化管理優(yōu)勢(shì)分析

相對(duì)于傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理方式來(lái)說(shuō)，電子化檔案管理具有絕對(duì)優(yōu)勢(shì)。首先會(huì)計(jì)電子化檔案管理能夠有效實(shí)現(xiàn)信息共享功能，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，會(huì)計(jì)電子檔案能夠通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)采集、處理數(shù)據(jù)信息，具有速度快、耗時(shí)短、遠(yuǎn)距離傳輸、多人同時(shí)查詢檔案等特點(diǎn)，并且電子檔案在網(wǎng)絡(luò)上具有較高的共享性能、協(xié)調(diào)性能。其次會(huì)計(jì)電子化檔案管理簡(jiǎn)化了工作流程，在實(shí)際工作期間會(huì)計(jì)人員通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不僅可以完成采購(gòu)作業(yè)，還能夠?qū)崿F(xiàn)會(huì)計(jì)電子發(fā)票開具與領(lǐng)取等一系列功能，這有效解決了傳統(tǒng)會(huì)計(jì)發(fā)票容易流失的問(wèn)題，并且電子化會(huì)計(jì)檔案管理更加規(guī)范化，能夠減輕管理人員勞動(dòng)量。與此同時(shí)如果電子檔案出現(xiàn)誤差，那么管理人員可以線上糾錯(cuò)、修改，具有較強(qiáng)的可操作性，但是在管理過(guò)程中我們應(yīng)注意，要及時(shí)對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份保存，以防數(shù)據(jù)丟失給相關(guān)單位造成無(wú)法彌補(bǔ)的損失[1]。

1.2 會(huì)計(jì)檔案電子化管理常見問(wèn)題分析

首先在開展會(huì)計(jì)檔案管理過(guò)程中，部分單位認(rèn)為電子化檔案政策只是為了應(yīng)付上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檢查，沒(méi)有實(shí)質(zhì)意義，從而導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案電子化管理流于形式化，在日常工作期間仍采用紙質(zhì)檔案管理。與此同時(shí)由于會(huì)計(jì)檔案電子化管理工作重視程度不夠，因此檔案管理工作期間一些細(xì)節(jié)被忽略，各個(gè)流程開展不夠規(guī)范，沒(méi)能將會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)信息及時(shí)存儲(chǔ)備份到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)當(dāng)中，電子檔案數(shù)據(jù)收集、處理、保存、備份等功能的作用沒(méi)有得到充分發(fā)揮，在這樣的前提下不僅檔案保管經(jīng)費(fèi)隨之增加，工作效率還大打折扣，不利于電子財(cái)務(wù)管理技術(shù)的發(fā)展。其次由于目前會(huì)計(jì)電子檔案管理體系不夠健全，因此管理風(fēng)險(xiǎn)依舊存在，在工作人員無(wú)法明確自身職責(zé)的前提下，各項(xiàng)管理流程也無(wú)法規(guī)范化實(shí)施，在管理過(guò)程中丟失、泄露以及隨意修改數(shù)據(jù)信息的現(xiàn)象屢見不鮮，與此同時(shí)文件資料在相關(guān)管理平臺(tái)中額存放也存在混亂問(wèn)題，保管期限劃分不夠明確，導(dǎo)致移交手續(xù)不齊、檔案銷毀不及時(shí)等問(wèn)題發(fā)生，給后期檔案處理工作帶來(lái)了消極影響。除此之外在大數(shù)據(jù)背景下，會(huì)計(jì)檔案電子化管理要求檔案管理人員具備相應(yīng)綜合素質(zhì)，這樣才能夠勝任檔案電子化管理工作，但是現(xiàn)階段即了解電子檔案數(shù)據(jù)收集、處理、存儲(chǔ)知識(shí)，又能夠掌握軟件系統(tǒng)安全功能、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)維護(hù)專業(yè)技術(shù)的人才較為匱乏，從而無(wú)法保障電子檔案?jìng)鬏斒褂眠^(guò)程中數(shù)據(jù)信息安全、真實(shí)性[2]。

2 會(huì)計(jì)檔案電子化管理優(yōu)化路徑分析

2.1 會(huì)計(jì)檔案電子化管理制度的構(gòu)建與完善

為了保障會(huì)計(jì)檔案電子化管理的安全、規(guī)范性，相關(guān)單位需要進(jìn)一步建設(shè)與健全電子檔案管理制度，根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》要求，將單位相關(guān)會(huì)計(jì)報(bào)表、現(xiàn)金記賬、記賬憑證以及銀行存款信息納入電子檔案管理平臺(tái)當(dāng)中，并且做好打印及立卷歸檔工作。如果開展會(huì)計(jì)檔案電子化管理工作，那么單位應(yīng)結(jié)合自身實(shí)際情況，具有針對(duì)性構(gòu)建保管制度，盡量選擇高品質(zhì)磁盤介質(zhì)存儲(chǔ)與備份會(huì)計(jì)檔案信息，采取備用盤與存儲(chǔ)盤共同保管、分離存放的方式進(jìn)行管理，與此同時(shí)對(duì)不同類別的檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理人員查找檔案[3]。在這樣的前提下管理人員還應(yīng)注重節(jié)約手續(xù)制度的完善，由專人負(fù)責(zé)檔案的查閱批準(zhǔn)工作，在出示相應(yīng)證件辦理借閱手續(xù)后才能夠查詢相關(guān)檔案，以防會(huì)計(jì)檔案丟失或泄露的現(xiàn)象發(fā)生。

2.2 會(huì)計(jì)檔案電子化管理風(fēng)險(xiǎn)防控體系的構(gòu)建

大數(shù)據(jù)環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案電子化管理存在較多風(fēng)險(xiǎn)，要想實(shí)現(xiàn)安全有效的電子化管理，相關(guān)單位就應(yīng)強(qiáng)化自身檔案風(fēng)險(xiǎn)防控工作。從電子數(shù)據(jù)、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)以及人為管理等多方面考慮，及時(shí)發(fā)現(xiàn)與消除系統(tǒng)漏洞，以防安全隱患問(wèn)題的遺留，與此同時(shí)在會(huì)計(jì)電子檔案使用過(guò)程中，需要針對(duì)管理者與使用者，授予不同的操作、管理權(quán)限，不得越權(quán)使用檔案，從而保障檔案使用各個(gè)環(huán)節(jié)的安全性。在安裝相應(yīng)軟件過(guò)程中，后臺(tái)操作人員需具有針對(duì)性的設(shè)置安全參數(shù)，根據(jù)實(shí)際情況設(shè)置不同模式的安全參數(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)修改、刪除風(fēng)險(xiǎn)的有效預(yù)防，如在會(huì)計(jì)電子檔案形成、處理與保存?zhèn)鬏斊陂g，管理人員可以將系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置為可下載模式、可讀模式、禁止拷貝模式等等，促進(jìn)會(huì)計(jì)檔案電子化管理質(zhì)量、安全性的提高[4]。

2.3 會(huì)計(jì)檔案電子化管理人員專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)

大數(shù)據(jù)背景下，我們對(duì)于會(huì)計(jì)檔案電子化管理人員提出了更高的要求，從業(yè)人員不僅要具備良好的職業(yè)道德，還應(yīng)熟練掌握相關(guān)會(huì)計(jì)專業(yè)及計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)，具備計(jì)算機(jī)操作技能，在招聘、崗前培訓(xùn)階段相關(guān)單位應(yīng)注重工作人員各項(xiàng)能力的培養(yǎng)，可以定期組織工作人員開展座談會(huì)活動(dòng)，讓管理人員互相交流工作經(jīng)驗(yàn)，從而實(shí)現(xiàn)共同進(jìn)步的目標(biāo)，也可以邀請(qǐng)專業(yè)講師，為電子檔案管理人員傳授相關(guān)知識(shí)，從而加深管理人員對(duì)于會(huì)計(jì)電子檔案重要性的理解，并且積極主動(dòng)參與到培訓(xùn)活動(dòng)當(dāng)中。在開展會(huì)計(jì)電子檔案管理崗前培訓(xùn)工作過(guò)程中，可以采取理論與實(shí)際操作相結(jié)合的培訓(xùn)方式，使管理人員在理解電子化管理莫斯的同時(shí)，加強(qiáng)自身計(jì)算機(jī)操作技能熟練度，更好的服務(wù)于電子檔案需求人員，促進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理效率與質(zhì)量的提升。

3 總結(jié)語(yǔ)

綜上所述，會(huì)計(jì)檔案管理是會(huì)計(jì)工作的重要組成部分，具有監(jiān)督職能、會(huì)計(jì)核算與強(qiáng)化審計(jì)等作用，在大數(shù)據(jù)背景下傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理模式無(wú)法滿足社會(huì)發(fā)展需求，而信息技術(shù)逐漸與會(huì)計(jì)檔案管理相結(jié)合，通過(guò)實(shí)踐調(diào)查可以發(fā)現(xiàn)，這種會(huì)計(jì)電子檔案方式更具優(yōu)勢(shì)，不僅與社會(huì)發(fā)展相適應(yīng)，還有利于檔案管理效率與質(zhì)量的提升，因此本文我們對(duì)大數(shù)據(jù)背景下，會(huì)計(jì)檔案電子化管理優(yōu)化路徑進(jìn)行了分析，以期保障會(huì)計(jì)檔案管理的安全性與有效性。