關(guān)于醫(yī)院檔案管理中電子檔案系統(tǒng)的應(yīng)用初探

唐嘉蔓

（內(nèi)江市第二人民醫(yī)院，四川 內(nèi)江 641100）

1 背景

醫(yī)院檔案管理工作絕不是一項簡單的工作，很多人認(rèn)為檔案管理就是整理工作。其實檔案管理設(shè)計到很多方面的工作，設(shè)計到資料整理、數(shù)據(jù)分析、檔案儲存。通過檔案管理還能夠合理地進(jìn)行信息資源的共享。但是很多醫(yī)院在開展檔案保密管理過程中還存在著很多問題，例如信息程度不高、安全性不強等問題，這樣對于檔案工作開展是什么不利地。醫(yī)院在日常管理過程中必然要有效地解決這些問題，從而更好地促進(jìn)醫(yī)院健康的發(fā)展。另外在新時期，對于醫(yī)院檔案管理提出了更高的要求，這就需要醫(yī)院要打破傳統(tǒng)檔案管理的方法，積極引進(jìn)數(shù)字化管理系統(tǒng)，不僅能夠提高檔案信息的電子化管理，還可以有效防止紙質(zhì)檔案出現(xiàn)數(shù)據(jù)損壞問題，提高檔案保存年限。

2 醫(yī)院檔案管理過程中電子檔案應(yīng)用存在的問題

2.1 管理制度和管理理念滯后

我國醫(yī)院在檔案管理理念還存在著一定的滯后性，雖然很多醫(yī)院在發(fā)展過程中已經(jīng)建立了完善的檔案管理體制，但是這種體制并沒有隨著時代的變換植入新的內(nèi)容，導(dǎo)致檔案安全管理存在著一定的問題。例如隨著黑客技術(shù)的發(fā)展，新的病毒層出不窮，如果沒有升級安全防護(hù)系統(tǒng)，這樣使用舊的系統(tǒng)很容易發(fā)生信息泄露，給醫(yī)院造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。另外很多醫(yī)院在開展檔案安全管理過程中也沒有意識到人力資源管理的重要性，導(dǎo)致人力資源管理沒有在檔案管理中發(fā)揮相應(yīng)的作用和功能。

2.2 缺乏專業(yè)的信息技術(shù)人才

很多醫(yī)院對于檔案管理的重視程度不夠。大多數(shù)檔案管理人員都是公務(wù)員，在工作過程中缺乏一定的創(chuàng)新性，尤其是缺乏信息管理能力。很多醫(yī)院在人事招聘方面也不會去招聘專業(yè)的信息管理人員，只是根據(jù)崗位的需求來對于錄取人員進(jìn)行隨機(jī)分配，在分配方面并沒有完全考慮到檔案管理人員的專業(yè)、綜合素質(zhì)以及工作經(jīng)驗。這樣對于醫(yī)院開展信息化建設(shè)也是十分不利地。很多醫(yī)院在信息化管理培訓(xùn)方面的工作也存在著一定的問題，導(dǎo)致很多人員沒有得到系統(tǒng)的和專業(yè)的培訓(xùn)，使得他們對于很多管理軟件不熟悉，導(dǎo)致檔案管理效率不高，如何更好地提高檔案管理人員的素質(zhì)，是檔案管理信息化建設(shè)的重要舉措。

2.3 信息管理體系不夠完善

電子檔案系統(tǒng)的應(yīng)用和建設(shè)是醫(yī)院信息化發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。在開展信息化建設(shè)過程中需要結(jié)合醫(yī)院實際規(guī)模以及檔案管理發(fā)展的情況來合理開展系統(tǒng)的建立和完善。在建設(shè)管理過程中要充分發(fā)揮信息技術(shù)的作用，將各種檔案管理相關(guān)環(huán)節(jié)數(shù)字化和系統(tǒng)化，減少紙質(zhì)存儲所占的比例，將各種業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)移到線上，能夠方便用戶和管理者的管理，從而也減少了用戶辦理相關(guān)業(yè)務(wù)所需要的時間。但是很多醫(yī)院在推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)過程中缺乏一定的指導(dǎo)，使得檔案管理效率不高，這樣對于醫(yī)院檔案管理是十分不利地。如何更好地更好地開展信息化系統(tǒng)建設(shè)也是醫(yī)院發(fā)展需要考慮的重要問題。

3 加強醫(yī)院檔案管理中電子檔案系統(tǒng)應(yīng)用的幾點建議

3.1 著力加快“智慧檔案”體系建設(shè)步伐

加強檔案信息系統(tǒng)建設(shè)是檔案管理信息化發(fā)展需要考慮的重要問題。在建設(shè)過程中需要加大對于軟硬件的投入力度。尤其是需要加強新技術(shù)的應(yīng)用，例如數(shù)據(jù)庫技術(shù)、區(qū)塊鏈技術(shù)等。通過建立虛擬云，將所有的生產(chǎn)檔案資料全部上傳到這個虛擬云當(dāng)中，通過權(quán)限控制技術(shù)能夠使得不同層級的人員具有不同的讀寫權(quán)限。另外通過引進(jìn)區(qū)塊鏈技術(shù)，工作人員只需要把自己負(fù)責(zé)的那部分內(nèi)容傳到區(qū)塊鏈里實現(xiàn)信息共享。另外通過云計算和分析能夠完成高級信息檢索，通過數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)能夠?qū)τ谏a(chǎn)檔案中的數(shù)據(jù)進(jìn)行有效挖掘，更好地得到數(shù)據(jù)背后的規(guī)律，從而服務(wù)于醫(yī)院的發(fā)展。

3.2 加強人力資源制度在檔案管理過程中的應(yīng)用

人力資源在檔案安全管理和利用過程中發(fā)揮著積極地促進(jìn)作用。醫(yī)院可將人力資源管理制度有效地應(yīng)用到檔案保密工作的管理和建設(shè)當(dāng)中。因此要積極制定相關(guān)的福利政策來吸引具有扎實信息技術(shù)基礎(chǔ)、掌握工程管理專業(yè)知識的高素質(zhì)人才。為了加強人資資源管理制度在生產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用，首先需要不斷完善制度建設(shè)。根據(jù)醫(yī)院實際情況，不斷制定完善的管理標(biāo)準(zhǔn)以及相關(guān)責(zé)任制度，明確各個崗位的責(zé)任以及負(fù)責(zé)內(nèi)容，哪個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題要追究相關(guān)人員的責(zé)任。另外還需要規(guī)范生產(chǎn)檔案管理的具體環(huán)節(jié)，規(guī)范檔案的歸檔和借閱環(huán)節(jié)，嚴(yán)禁任何人利用職責(zé)借閱檔案，避免生產(chǎn)檔案出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失或者損毀。切實發(fā)揮生產(chǎn)檔案管理制度的優(yōu)勢，提高管理水平。

3.3 注意信息管理人才的培養(yǎng)

在開展檔案現(xiàn)代化和信息化建設(shè)過程當(dāng)中，還需要認(rèn)識到信息管理人員的重要性。在開展檔案管理工作過程中，要建立一支素質(zhì)較高的檔案管理人才，從而更好地勝任檔案管理工作?？梢猿浞謧鲙蛶У膬?yōu)勢，讓老員工帶動新員工。和想新員工相比，老員工往往更具有經(jīng)驗，這樣能夠更好地幫助新員工成長，更容易掌握檔案管理的相關(guān)經(jīng)驗和技巧，而新員工在信息軟件學(xué)習(xí)能力方面更強，同樣可以提升老員工的信息軟件處理能力。通過建立這種機(jī)制不僅能夠提升員工的綜合素質(zhì)，而且更加有利于營造良好的學(xué)習(xí)和工作氛圍，更好地開展檔案管理工作。另外還需要做好管理培訓(xùn)工作，制定完善的培訓(xùn)制度，幫助員工系統(tǒng)地學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)內(nèi)容，從而更好地勝任檔案管理工作。

4 結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院檔案管理中電子檔案系統(tǒng)的應(yīng)用和發(fā)展對于提高檔案管理質(zhì)量和效率發(fā)揮著積極地促進(jìn)作用。在開展電子檔案管理系統(tǒng)信息化和電子化建設(shè)過程當(dāng)中，還需要考慮到人才的建設(shè)，只有這樣才能夠地發(fā)揮電子檔案系統(tǒng)的作用。