檔案管理信息化建設(shè)的問(wèn)題研究

符朝妮

（中海石油（中國(guó)）有限公司湛江/海南分公司，廣東 湛江 524057）

和其他的技術(shù)革新一樣，都是為了更好地順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展才進(jìn)行創(chuàng)新，信息化檔案管理也是為了可以更好地適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展需要，這種發(fā)展模式會(huì)舍棄原本的紙質(zhì)記錄，所有資料都會(huì)保存在計(jì)算機(jī)上面。在記錄和保存的過(guò)程中，會(huì)通過(guò)一系列信息化手段實(shí)現(xiàn)，這種方式的優(yōu)點(diǎn)就是可以節(jié)省很多成本，而且能夠提高工作效率，對(duì)檔案的格式和內(nèi)容進(jìn)行了統(tǒng)一整理，在查找資料的時(shí)候也會(huì)更加方便。

1 檔案管理信息化在事業(yè)單位檔案管理中的重要作用

1）能夠有效改善檔案管理模式。對(duì)我國(guó)的檔案管理進(jìn)行分析以后發(fā)現(xiàn)，因?yàn)槭艿搅藗鹘y(tǒng)觀念的影響，現(xiàn)在我國(guó)的檔案管理模式還存在很多問(wèn)題，比如管理模式比較落后，單一性等問(wèn)題，這對(duì)我國(guó)的檔案管理信息化發(fā)展帶來(lái)很大的影響。時(shí)代在不斷進(jìn)步，很多工作制度也都在逐步完善和改進(jìn)，以前的檔案管理模式已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)在的社會(huì)需求，無(wú)法完成對(duì)檔案管理的開(kāi)放性，很多工作無(wú)法進(jìn)行，造成了檔案管理長(zhǎng)期都在封閉的空間中。如果可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理的科學(xué)信息化管理，就可以更好地整合內(nèi)部的信息資源，提高工作效率和質(zhì)量，對(duì)我國(guó)檔案管理信息化發(fā)展也有至關(guān)重要的作用。

2）能夠有效擴(kuò)大檔案服務(wù)區(qū)域。檔案管理工最重要的環(huán)節(jié)就是信息資源管理。在該過(guò)程中，需要保證信息資源的利用率，體現(xiàn)出來(lái)信息資源的價(jià)值，保證信息的高效性和質(zhì)量，對(duì)檔案管理工作很關(guān)鍵。所以，企業(yè)需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理制度的完善，找到適合企業(yè)發(fā)展需求的現(xiàn)代化管理辦法，保證對(duì)檔案信息的保存和管理，才能夠推動(dòng)信息資源的開(kāi)發(fā)和使用，提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力和社會(huì)地位，同時(shí)也可以增加檔案的服務(wù)范圍，以上工作對(duì)檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)有重要作用。

3）能夠讓檔案信息儲(chǔ)存量不斷增加。這些年來(lái)，社會(huì)經(jīng)濟(jì)得到了迅速的提升，科技發(fā)展也在不斷提高，我國(guó)各行各業(yè)都開(kāi)始重視信息化檔案管理工作。所以說(shuō)，完成信息化檔案管理工作對(duì)社會(huì)和單位發(fā)展都有很重要的意義。當(dāng)完成了檔案管理信息化管理工作后，就會(huì)大大增加信息的儲(chǔ)存量，其儲(chǔ)存的質(zhì)量和空間也會(huì)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。

2 檔案管理信息化建設(shè)所面臨的問(wèn)題

1）重視程度不足。現(xiàn)在，檔案信息化管理工作存在的主要問(wèn)題就是沒(méi)有受到重視，缺少規(guī)范化管理，需要改進(jìn)和完善。其主要的原因就是因?yàn)?，上?jí)領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有重視對(duì)信息化檔案管理工作的重視，存在資金短缺、設(shè)備落后和管理模式落后導(dǎo)致的，對(duì)我國(guó)的檔案管理信息化建設(shè)有不利的影響。

2）標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范不統(tǒng)一。檔案管理制度主要包括對(duì)行業(yè)整體規(guī)范、行業(yè)內(nèi)部制度、激勵(lì)制度和績(jī)效考核。檔案管理是一個(gè)完整的體系，需要設(shè)置一個(gè)專(zhuān)門(mén)的機(jī)構(gòu)對(duì)上下級(jí)關(guān)系進(jìn)行規(guī)范化管理，才可以更好地找到同級(jí)檔案和專(zhuān)業(yè)檔案之間的聯(lián)系，找到檔案管理工作存在的漏洞，保證檔案資源在社會(huì)資源中的共享能力和地位。對(duì)我我國(guó)現(xiàn)在的檔案管理制度來(lái)說(shuō)，如果可以在一個(gè)地區(qū)和城市建立一個(gè)專(zhuān)門(mén)的檔案館就有很大幫助，可以把省級(jí)綜合檔案館升級(jí)，變成最重要的中心檔案館，才可以有效的解決資源分割、爭(zhēng)奪出門(mén)和各自為政的問(wèn)題，提高檔案館的地位和影響力。

3）安全問(wèn)題。檔案管理信息化建設(shè)最需要解決的問(wèn)題就是安全性。隨著互聯(lián)網(wǎng)和科技手段的發(fā)展，也給很多不法分子制造了機(jī)會(huì)。檔案信息的安全性是我們需要面對(duì)的一個(gè)重要問(wèn)題。而且，檔案管理信息化建設(shè)會(huì)因?yàn)槿藶橐蛩睾捅４娴耐緩蕉霈F(xiàn)漏洞和安全問(wèn)題，這也是造成檔案信息化管理的重要因素之一。

4）人員素質(zhì)不高。檔案館信息化建設(shè)是將人作為主體所開(kāi)展的一次革新，專(zhuān)業(yè)人才可以用很快的速度掌握到先進(jìn)的技術(shù)，并運(yùn)用到檔案信息化建設(shè)工作當(dāng)中，充分運(yùn)用其能力，避免出現(xiàn)技術(shù)和管理無(wú)用的現(xiàn)象。現(xiàn)在的檔案信息化建設(shè)缺少能夠?qū)n案管理和計(jì)算機(jī)結(jié)合的專(zhuān)業(yè)型人才。這也導(dǎo)致現(xiàn)在的檔案管理出現(xiàn)問(wèn)題以后，只能去找專(zhuān)業(yè)的計(jì)算機(jī)人員來(lái)解決，造成了很多的麻煩。

3 解決檔案管理信息化建設(shè)存在問(wèn)題的對(duì)策

1）提高檔案信息化認(rèn)識(shí)力度。企業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人要盡快的轉(zhuǎn)變自己的思想，意識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要。將檔案信息化建設(shè)作為最終目標(biāo)，提升檔案管理部門(mén)的地位。現(xiàn)在的科技發(fā)展越來(lái)越快，人事制度經(jīng)過(guò)創(chuàng)新，檔案管理人員也會(huì)遇到更多的問(wèn)題，身為工作人員需要保持清醒，及時(shí)的學(xué)習(xí)心得檔案管理技能和計(jì)算機(jī)操作技能，為我國(guó)的檔案信息化管理建設(shè)提供長(zhǎng)久的發(fā)展動(dòng)力。

2）提高檔案管理人員的水平和能力。檔案管理信息化工作需要很多專(zhuān)業(yè)人員，所以企業(yè)需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的技能培訓(xùn)，提高他們的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和專(zhuān)業(yè)技術(shù)。第一項(xiàng)工作就是提高他們對(duì)檔案信息化管理工作的理論認(rèn)識(shí)。需要熟悉相關(guān)的操作能力，以免在工作的時(shí)候不適應(yīng)，定期的對(duì)員工進(jìn)行考核，考核不過(guò)關(guān)的需要重新培訓(xùn)，直到通過(guò)為止。而且，大力引進(jìn)專(zhuān)業(yè)能力強(qiáng)的檔案信息化管理人員，對(duì)人員職位調(diào)整也是很重要的工作。制定相關(guān)的獎(jiǎng)勵(lì)制度，優(yōu)秀的員工要及時(shí)給予獎(jiǎng)勵(lì)和鼓勵(lì)。對(duì)外界的交流也是必不可少的一項(xiàng)工作，讓員工學(xué)習(xí)到更多先進(jìn)的檔案管理知識(shí)，提高企業(yè)檔案管理信息化制度的綜合水平。

3）加強(qiáng)檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用?，F(xiàn)在的科技水平越來(lái)越好，不管是企業(yè)單位還是個(gè)人，對(duì)檔案信息的追求都在改變，不一樣的單位對(duì)檔案管理軟件的需求也不一樣，這就造成了檔案管理開(kāi)發(fā)的不適應(yīng)性。以前的檔案儲(chǔ)存方式都是采用紙質(zhì)，會(huì)占用很大的空間，而且和消耗很多成本，對(duì)環(huán)境的要求也很高，沒(méi)有辦法長(zhǎng)期保存。查找資料的時(shí)候也會(huì)很不方便，嚴(yán)重影響了工作效率和質(zhì)量。隨著現(xiàn)代科技手段的豐富，已經(jīng)有很多新的安全技術(shù)應(yīng)用到了檔案信息化建設(shè)工作中，這對(duì)檔案數(shù)據(jù)的保存和管理有重要作用，也給檔案管理信息化帶來(lái)了很多便利。

4）不斷完善和規(guī)范檔案管理制度。參照《中華人民共和國(guó)檔案法》和《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》，我國(guó)企事業(yè)單位從自身角度出發(fā)，對(duì)相關(guān)檔案制度和管理制度進(jìn)行完善，明確工作人員的責(zé)任和崗位。保證每一項(xiàng)制度 順利的完成。而且，檔案管理責(zé)任和目標(biāo)也需要慢慢調(diào)整，找到適合企業(yè)的方向。對(duì)于不同類(lèi)型的檔案資料需要分類(lèi)保管，也可以根據(jù)價(jià)值不同加強(qiáng)保管力度，做出針對(duì)性的管理制度。

4 結(jié)語(yǔ)

檔案管理信息化發(fā)展是當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展需要，和以前的檔案管理對(duì)比，信息化可以提高檔案資料的價(jià)值。完成檔案信息化管理工作可以更好地體現(xiàn)出檔案資料的價(jià)值，在具體的工作中體現(xiàn)出來(lái)。檔案信息化管理工作需要具備新的創(chuàng)新管理模式，推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)的完成，最大限度的體現(xiàn)檔案價(jià)值。