數(shù)字化環(huán)境下綜合檔案管理工作創(chuàng)新路徑

袁 娟

（武漢市大軍山泵站管理處，湖北 武漢 430000）

計算機科技的迅猛發(fā)展，深刻影響人類社會的政治經(jīng)濟及生活方式，電子政務(wù)相繼出現(xiàn)，對信息化建設(shè)提出更高的要求。檔案管理模式必須有所創(chuàng)新。國務(wù)院印發(fā)《國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略》支出，信息化是推動社會經(jīng)濟發(fā)展的重要力量，推進(jìn)信息化是貫徹科學(xué)發(fā)展觀的戰(zhàn)略舉措，是建設(shè)創(chuàng)新型國家的迫切需要。國家相繼實施系列推動信息化發(fā)展的政策，我國信息化步伐加快，檔案領(lǐng)域受到?jīng)_擊，將信息技術(shù)引入檔案管理中。檔案信息化是檔案工作適應(yīng)信息化發(fā)展的必然要求。檔案數(shù)字化建設(shè)是信息化建設(shè)的重要部分，借助智能檢索手段，向用戶提供豐富的檔案信息資源。數(shù)字化時代加強對綜合檔案管理工作創(chuàng)新是當(dāng)前面臨的重要工作。

1 檔案數(shù)字化管理概述

檔案數(shù)字化是社會信息化的產(chǎn)物，1992年戈爾提出信息高速公路法案，1993年美國政府實施國家信息基礎(chǔ)設(shè)施計劃，只在建立提供超量信息的信息高速公路，通過網(wǎng)絡(luò)計算機組成高速網(wǎng)絡(luò)，向人們提供圖文聲像的快速傳輸服務(wù)。1993年我國信息化工作起步，至今國家信息化建設(shè)步入穩(wěn)定發(fā)展階段。隨著信息化的發(fā)展，檔案工作受到很大影響。檔案數(shù)字化成為檔案工作的主要趨勢。

檔案數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容，指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、高速掃描技術(shù)等手段，將紙質(zhì)文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件與電子檔案，系統(tǒng)組成有序結(jié)構(gòu)的檔案數(shù)字信息庫，檔案數(shù)字化與信息化建設(shè)息息相關(guān)，是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。由于計算機技術(shù)廣泛使用，辦公流程自動化使得檔案生成方式改變傳統(tǒng)人工操作，形成數(shù)字化檔案。檔案生成方式轉(zhuǎn)變要求將工作重點放在檔案數(shù)字化管理，檔案數(shù)字化具有很大優(yōu)越性，檔案數(shù)字化相比傳統(tǒng)管理方式可節(jié)省保存空間[1]。檔案數(shù)字化可以不斷改善檢索方式，實現(xiàn)檔案信息超時空流動，提高檔案工作效率。檔案數(shù)字化管理是全球信息化發(fā)展的產(chǎn)物，數(shù)字化時代檔案管理特征體現(xiàn)在突出收集利用，側(cè)重數(shù)字檔案，關(guān)注數(shù)據(jù)安全。

當(dāng)前檔案數(shù)字化大戰(zhàn)在即，檔案工作停滯不前會阻礙快速發(fā)展，為提高檔案管理水平，必須加強檔案數(shù)字化管理。數(shù)字化時代檔案管理信息化具有重要意義，體現(xiàn)在是順應(yīng)信息時代的要求，是保證檔案安全的需要。21世紀(jì)是信息化時代，隨著辦公自動化水平的提高，檔案生成方式發(fā)生巨大變化，檔案數(shù)字化成為信息時代的必然要求。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及多媒體技術(shù)的發(fā)展，檔案數(shù)字化將不同載體檔案資源以數(shù)字化形式存儲，滿足信息時代對檔案工作的更高要求。

2 數(shù)字化時代檔案管理中的問題

綜合檔案管理負(fù)責(zé)科技等檔案管理工作，綜合檔案管理取得很大進(jìn)展，但目前檔案管理中仍存在許多問題，綜合檔案管理存在的問題主要包括檔案利用率低，檢索工具落后，檔案數(shù)字化程度低等。需要了解檔案信息化管理現(xiàn)狀，為檔案數(shù)字化管理創(chuàng)新提供依據(jù)。

目前綜合檔案管理使用計算機管理檔案，但機讀目錄主要使用Excel表，檢索較為緩慢，增加查借閱檔案時間，案卷內(nèi)詳細(xì)信息檢索不到。綜合檔案室設(shè)備較為落后，檔案數(shù)字化需要配備各種掃描儀，檔案信息資源服務(wù)器等，目前綜合檔案管理僅有OA系統(tǒng)中歸檔電子檔案，利用量較大的施工圖紙等未進(jìn)行數(shù)字化管理。檔案利用方式主要為檔案外界與電話查詢，由于各部門分布范圍較廣，專業(yè)人員到檔案室查閱檔案往返時間長，遇到緊急情況無法立即查閱相關(guān)檔案[2]。數(shù)字化時代，檔案管理工作歸檔方式多樣化，檔案歸檔資料內(nèi)容是否應(yīng)包含新內(nèi)容成為管理人員關(guān)注的問題。傳統(tǒng)檔案歸檔將圖文檔案分類歸檔，數(shù)字化時代檔案處理具備檔案屬性，目前管理人員工作中難以科學(xué)決定如何歸檔。

分析綜合檔案管理問題原因主要包括檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)不健全，檔案工作宣傳不到位。檔案管理理念重保管輕利用，在檔案利用價值等方面較為被動，導(dǎo)致檔案利用率低，缺乏有效的網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行檔案開發(fā)利用。檔案數(shù)字化工作是基于檔案信息化建設(shè)基層工作，日常管理需建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，才能為檔案管理數(shù)字化提供保障。電子檔案管理缺乏相關(guān)制度導(dǎo)致無法知道檔案信息化。檔案是服務(wù)性工作，日常收集等業(yè)務(wù)工作開展離不開職工對檔案工作的認(rèn)識度提高，需要檔案部門日常工作宣傳，使專業(yè)技術(shù)人員體會到檔案的價值，將其納入信息化建設(shè)中。

3 數(shù)字化環(huán)境下綜合檔案管理創(chuàng)新策略

為確保檔案數(shù)字化工作質(zhì)量，檔案數(shù)字化必須遵循一定原則，根據(jù)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范規(guī)定，紙質(zhì)檔案數(shù)字化原則是使檔案信息資源方便提供利用，滿足社會對檔案利用的需求，綜合檔案數(shù)字化管理創(chuàng)新要遵循安全性，實用性等原則，規(guī)范檔案管理工作流程，提升檔案信息化管理水平。

檔案數(shù)字化管理體系指導(dǎo)思想是以檔案資源信息化為基礎(chǔ)，加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化，要求堅持符合實際的原則，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一原則。檔案數(shù)字化管理要結(jié)合實際情況，將館藏檔案數(shù)字化，通過采用信息技術(shù)滿足用戶利用需要。檔案數(shù)字化管理提供不斷改進(jìn)的平臺，資源建設(shè)是重要基礎(chǔ)，檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)中藥建立標(biāo)準(zhǔn)體系，要求制定指導(dǎo)工作的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范[3]。檔案數(shù)字化管理體系目標(biāo)是通過構(gòu)建應(yīng)用平臺，提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案利用服務(wù)。模塊結(jié)構(gòu)分為數(shù)據(jù)層，服務(wù)層等。檔案數(shù)字化管理不僅是將檔案館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化，重點是檔案信息資源管理模式變化，內(nèi)容包括檔案數(shù)字化加工等方面。

信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，導(dǎo)致檔案工作發(fā)生變革，對傳統(tǒng)檔案管理理念帶來挑戰(zhàn)。檔案工作者要清晰業(yè)務(wù)流程，優(yōu)化檔案收集、檔案資源開發(fā)等業(yè)務(wù)流程，激發(fā)檔案人員積極性。檔案業(yè)務(wù)流程重組是將檔案收集利用等業(yè)務(wù)重新設(shè)計。檔案業(yè)務(wù)路程重組要結(jié)合專業(yè)工作，減少繁瑣冗余環(huán)節(jié)；在檔案服務(wù)方面需要了解用戶需求，如檔案利用流程以往為用戶到檔案室查閱檔案，數(shù)字化時代通過組織專業(yè)技術(shù)人員對檔案數(shù)字化管理路程討論，制定最終利用流程。

檔案數(shù)字化管理是復(fù)雜的工程，必須建立支持海量存儲的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫的訪問服務(wù)系統(tǒng)，需要配備良好的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施，實際實施中采用大量信息技術(shù)，檔案管理規(guī)范必須建立健全。檔案數(shù)字化管理是借助網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案傳遞，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全，檔案信息發(fā)布等非常重要。要對局域網(wǎng)用戶實行域管理，具有高水平的可管理性的廣域網(wǎng)連接方式有效控制對網(wǎng)絡(luò)病毒傳播。數(shù)字檔案室應(yīng)配套必要基礎(chǔ)設(shè)施，包括服務(wù)器、掃描儀等加工輸出輸入設(shè)備。

4 結(jié)語

數(shù)字化時代檔案管理要順應(yīng)時代分鐘，對檔案管理流程進(jìn)行重新審視。為順應(yīng)信息時代的發(fā)展需求，檔案數(shù)字化成為檔案行業(yè)工作方向。本文通過運用調(diào)查等方法收集大量文獻(xiàn)資料，通過理論分析對檔案數(shù)字化管理模式進(jìn)行研究，探討數(shù)字化時代綜合檔案管理創(chuàng)新路徑，對構(gòu)建檔案數(shù)字化管理體系提出建議。對檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展具有參考價值。